Abwesenheitsarten anlegen
Abwesenheitsarten unterscheiden, wofür ein Mitarbeiter frei nimmt, zum Beispiel Urlaub, Krankheit oder Homeoffice. Jedes Unternehmen startet mit Standard-Abwesenheitsarten, die angepasst werden können.
Gehe zu Abwesenheit > Einstellungen und klicke auf das (+)-Symbol neben Abwesenheitsarten.
Vergib einen Namen und lege fest, ob die Abwesenheitsart vergütet oder unvergütet ist.
Bestimme, ob die Abwesenheitsart Sollstunden reduziert (z. B. Urlaub) oder nicht (z. B. Home Office).
Abwesenheitsrichtlinie erstellen: Anspruch und Zyklus
Die Abwesenheitsrichtlinie legt fest, wie viele Tage einer Abwesenheitsart einem Mitarbeiter zustehen und nach welchem Zyklus sich der Anspruch berechnet.
Wähle unter Abwesenheit > Einstellungen die gewünschte Abwesenheitsart aus und klicke auf (+) Neue Richtlinie hinzufügen.
Lege den Anspruch fest: eine feste Anzahl Tage pro Jahr oder ein unbegrenzter Anspruch.
Bestimme den Zyklus, nach dem sich der Anspruch erneuert (z. B. Kalenderjahr oder individuelles Startdatum).
Aktiviere bei Bedarf den anteiligen Anspruch, damit unterjährig eintretende oder austretende Mitarbeiter ihren Anspruch automatisch anteilig berechnet bekommen.
Jedem Mitarbeiter kann pro Abwesenheitsart jeweils nur eine Richtlinie zugewiesen sein. Wenn Teams unterschiedliche Ansprüche benötigen, erstelle für jede Gruppe eine eigene Richtlinie.
Anpassung, Guthaben, Übertrag und Abzugsregel festlegen
Zusätzlich zum Grundanspruch kannst Du in der Richtlinie weitere Regeln definieren, die den verfügbaren Saldo eines Mitarbeiters beeinflussen.
Anpassung (pro rata): passt den Anspruch bei unterjährigem Ein- oder Austritt anteilig an, basierend auf Eintrittsdatum, Vertragsende oder Arbeitsplan.
Negativer Kontostand: legt fest, ob Mitarbeiter über ihr verfügbares Guthaben hinaus Abwesenheit beantragen dürfen — optional begrenzt auf eine maximale Anzahl Tage.
Übertrag: legt fest, wie viele nicht genutzte Tage in den nächsten Zyklus übertragen werden dürfen und ob der Übertrag verfällt.
Abzugsregel: bestimmt, welche Tage bei einer Abwesenheitsanfrage vom Guthaben abgezogen werden — auf Basis des Arbeitsplans, aller Kalendertage oder einer benutzerdefinierten Arbeitswoche.
Beachte: Ohne aktivierten negativen Kontostand kann ein Mitarbeiter keine Abwesenheit beantragen, die seinen verfügbaren Saldo übersteigt. Erlaube einen negativen Saldo nur, wenn dies gewollt ist (z. B. bei Freizeitausgleich für Überstunden).
Mitarbeiter einer Richtlinie zuweisen
Eine Richtlinie wirkt erst, wenn sie den betroffenen Mitarbeitern zugewiesen ist.
Gehe zu Abwesenheit > Unternehmen, klicke auf die drei Punkte neben dem gewünschten Mitarbeiter und wähle Richtlinien verwalten.
Wähle unter Richtlinie zuweisen die gewünschte Richtlinie aus und lege fest, ab wann sie gelten soll.
Für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig nutze die drei Punkte neben der gewünschten Richtlinie unter Abwesenheit > Einstellungen.
Überstunden in Freizeitausgleich umwandeln
Statt Überstunden auszahlen zu lassen, können Mitarbeiter sie über eine spezielle Abwesenheitsart als Freizeitausgleich nehmen.
Lege eine eigene Abwesenheitsart „Freizeitausgleich" an, die unvergütet ist und Sollstunden reduziert.
Aktiviere für diese Abwesenheitsart einen negativen Kontostand, da der Anspruch erst durch geleistete Überstunden entsteht.
Ein Admin überträgt die vom Mitarbeiter geleisteten Überstunden manuell als Guthaben auf diese Abwesenheitsart.
Tipp: Der Übertrag der Überstunden in den Freizeitausgleich erfolgt aktuell manuell durch einen Admin, nicht automatisch aus der Zeiterfassung.
Abwesenheitsanfragen genehmigen
Bevor eine Abwesenheit verbindlich ist, muss sie von einem berechtigten Genehmiger freigegeben werden.
Gehe zu Abwesenheit > Anfragen.
Klicke auf eine Anfrage, um das Detailpanel zu öffnen, und wähle den grünen Haken zum Genehmigen oder das rote Kreuz zum Ablehnen.
Für mehrere Anfragen gleichzeitig: wähle sie aus und nutze Aktionen > Alle genehmigen bzw. Alle ablehnen.
Standardmäßig genehmigt der direkte Vorgesetzte (Feld „Berichtet an") die Anfragen seiner Mitarbeiter. Für einzelne Mitarbeiter kann im Profil unter Persönlich > Geschäftliche Informationen ein abweichender Abwesenheiten-Genehmigender festgelegt werden, der das Feld „Berichtet an" überstimmt.
Bei einem zweistufigen Genehmigungsprozess muss eine Anfrage nacheinander von zwei Genehmigern freigegeben werden, bevor sie endgültig genehmigt ist. Unter Abwesenheit > Einstellungen > Genehmigungen ist der Schalter dafür zu finden. Konfiguriere die zweite Stufe möglichst mit einer spezifischen Person statt einer Gruppe, da sonst alle Gruppenmitglieder Benachrichtigungen für jede Anfrage erhalten.
Berechtigungen und Kalender-Sichtbarkeit verwalten
Über Profile und Berechtigungen steuerst Du, wer welche Abwesenheitsdaten einsehen und wer Anfragen genehmigen darf.
Über Einstellungen > Profile & Berechtigungen steuerst Du in einem benutzerdefinierten Profil, welche Rolle (z. B. Admin, Vorgesetzter, Mitarbeiter mit eingeschränktem Zugriff) im Bereich Abwesenheit Anfragen erstellen, Abwesenheitsdaten einsehen oder Anfragen genehmigen darf. Standardprofile lassen sich hierbei nicht bearbeiten.
Die Kalendersichtbarkeit für Abwesenheiten konfigurierst Du separat unter Kalender > Einstellungen, unter anderem ob vergangene Abwesenheiten und private Abwesenheitsarten im Kalender bzw. Kalenderexport angezeigt werden.
Urlaubssperren einrichten (optional)
Mit Urlaubssperren verhinderst Du, dass Mitarbeiter in geschäftskritischen Zeiträumen Abwesenheiten beantragen (z. B. Jahresabschluss oder Hochsaison).
Gehe zu Abwesenheit > Einstellungen, wähle im vertikalen Menü Urlaubssperren und klicke auf Einstellungen.
Klicke auf Urlaubssperre hinzufügen, gib Titel sowie Start- und Enddatum ein und wähle die betroffenen Abwesenheitsrichtlinien aus.
Beachte: Urlaubssperren sind eine Premium-Funktion und nicht in jedem Tarif enthalten. Ist die Funktion ausgegraut, kannst Du über Einstellungen > Abrechnung ein Upgrade anfragen.
Häufige Fragen
Warum kann ein Mitarbeiter keine Abwesenheit beantragen?
Prüfe, ob dem Mitarbeiter eine Richtlinie für die gewünschte Abwesenheitsart zugewiesen ist und ob sein verfügbarer Saldo ausreicht bzw. ein negativer Kontostand erlaubt ist. Prüfe auch, ob eine aktive Urlaubssperre den gewünschten Zeitraum blockiert.
Wie funktioniert der anteilige Anspruch bei unterjährigem Ein- oder Austritt?
Ist die Anpassung in der Richtlinie aktiviert, berechnet Kenjo den Anspruch automatisch anteilig zum Eintritts- oder Austrittsdatum, statt den vollen Jahresanspruch zu gewähren.
Werden Überstunden automatisch in Freizeitausgleich umgewandelt?
Nein. Ein Admin überträgt geleistete Überstunden aktuell manuell als Guthaben auf die entsprechende Abwesenheitsart.
Kann eine andere Person als der direkte Vorgesetzte Anfragen genehmigen?
Ja, über das Feld Abwesenheiten-Genehmigender im Mitarbeiterprofil kann eine andere Person festgelegt werden. Zusätzlich lässt sich ein zweistufiger Genehmigungsprozess aktivieren.
Warum sehen manche Mitarbeiter die Abwesenheiten ihrer Kollegen nicht im Kalender?
Das hängt von der konfigurierten Kalendersichtbarkeit und der Sichtbarkeitseinstellung der jeweiligen Abwesenheitsart (öffentlich oder privat) ab.