Glossar
Begriff | Bedeutung |
Zyklus | Der Zeitraum, für den ein Abwesenheitsanspruch gilt — meistens ein Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember). Manche Unternehmen nutzen ein abweichendes Geschäftsjahr. |
Grundanspruch | Die Anzahl an Tagen oder Stunden, die ein Mitarbeiter pro Zyklus laut Richtlinie erhält — z.B. 24 Urlaubstage pro Jahr. |
Guthaben | Der aktuelle Stand auf der Abwesenheitskarte: Grundanspruch plus Übertrag plus manuelle Anpassungen, minus bereits genommene und geplante Tage. |
Übertrag | Nicht genommene Urlaubstage aus dem vorherigen Zyklus, die in den neuen Zyklus mitgenommen werden. Ob und wie viel übertragen wird, legt die Richtlinie fest. |
Resturlaub | Noch verfügbare Urlaubstage im laufenden Zyklus — also Guthaben minus bereits genehmigter Abwesenheiten. |
Die Abwesenheitskarte lesen
Unter Abwesenheit > Persönlich siehst Du für jede zugewiesene Richtlinie eine Abwesenheitskarte. Sie zeigt auf einen Blick, wie Dein Guthaben aufgeteilt ist.
Wert | Bedeutung |
Gesamter Anspruch | Alle Tage oder Stunden, die Dir in diesem Zyklus zustehen — Grundanspruch plus Anpassungen, Übertrag, Extra-Anspruch (z.B Jahresurlaub, + 1 Tag Urlaub aufgrund Betriebszugehörigkeit, Resturlaub aus Vorjahr) |
Bereits genommen | Tage oder Stunden aus abgelaufenen, genehmigten Abwesenheiten |
Geplant | Tage oder Stunden aus zukünftigen Anfragen — inklusive noch ausstehender Genehmigungen |
Verfügbar / Anzahl verfügbarer Tage/Stunden | Gesamter Anspruch − Bereits genommen − Geplant |
(eventuell) Übertrag aus dem letzten Zyklus | Nicht genommene Tage oder Stunden aus dem vorherigen Zyklus |
Details-Ansicht verstehen
Klicke auf Details in der Abwesenheitskarte um eine vollständige Aufschlüsselung Deines Guthabens zu sehen. Die Ansicht hat drei Tabs: Aktueller Zyklus, Nächster Zyklus und Vorheriger Zyklus.
Kachel | Bedeutung |
Aktueller Zyklus | zeigt wie sich Dein Gesamtanspruch zusammensetzt, zum Beispiel Grundanspruch, Übertrag aus dem Vorjahr und eventueller Senioritäts-Anspruch. Darunter siehst Du bereits genommene und geplante Tage sowie Dein verbleibendes Guthaben. Wenn Übertragstage verfallen, wird hier das Verfallsdatum angezeigt. |
Nächster Zyklus | zeigt den voraussichtlichen Anspruch, den erwarteten Übertrag und das geplante Endguthaben für den kommenden Zyklus, basierend auf Deiner aktuellen Konfiguration und bereits beantragten Abwesenheiten. |
Vorheriger Zyklus | zeigt dieselben Informationen rückblickend für den letzten abgeschlossenen Zyklus. |
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⚠️ Die Details-Ansicht ist nur sichtbar, wenn Dein Admin Richtlinien-Details in Abwesenheitskarten für Mitarbeiter anzeigen aktiviert hat.
Verstehen wie der Gesamte Anspruch berechnet wird
Der Gesamte Anspruch setzt sich aus mehreren Komponenten zusammen:
Komponente | Bedeutung |
Anspruch im Zyklus | Grundanspruch laut Richtlinie — fest oder anteilig berechnet |
+ Anpassung | Manuelle Anpassung durch Admin oder Vorgesetzten |
+ Übertrag aus dem letzten Zyklus | Nicht genommene Tage aus dem vorherigen Zyklus |
+ Anpassung des Übertrags | Manuell korrigierte übertragene Urlaubstage |
− Verfallener Übertrag | Übertrag, der vor dem Verfallsdatum nicht genutzt wurde |
+ Extra Anspruch für geleistete Arbeitsjahre | Anspruch aufgrund von Betriebszugehörigkeit laut Richtlinienregeln |
+ Überstundenkompensation | Überstunden, die in Abwesenheitstage umgewandelt wurden |
− Negatives Guthaben aus letztem Zyklus | Negativer Saldo, der aus dem vorherigen Zyklus übertragen wurde |
Rechnung Verfügbare Tage/Stunden = Gesamter Anspruch − Bereits genommen − Geplant
⚠️Hinweis: Geplant umfasst alle zukünftigen Anfragen — auch solche, die noch nicht genehmigt sind. Der Wert ändert sich sofort, wenn eine Anfrage erstellt, bearbeitet oder storniert wird.
Übertrag verstehen
Der Übertrag — nicht genommene Tage oder Stunden aus dem vorherigen Zyklus — wird am Anfang des neuen Zyklus automatisch auf das Guthaben des Mitarbeiters gutgeschrieben. Ob und in welcher Höhe Übertrag möglich ist, hängt von der Richtlinienkonfiguration ab.
Konfiguration | Verhalten |
Übertrag deaktiviert | Alle nicht genutzten Tage verfallen bei Beginn des neuen Zyklus |
Übertrag begrenzt | Maximal X Tage oder Stunden werden übertragen, der Rest verfällt |
Übertrag unbegrenzt | Alle nicht genutzten Tage werden übertragen |
Übertrag mit Verfallsdatum | Übertragene Tage müssen bis zu einem bestimmten Datum genutzt werden |
⚠️Wichtig: Mitarbeiter müssen bald verfallene Tage beantragen, Vorgesetzte müssen sie genehmigen, und Mitarbeiter müssen sie nehmen — alles vor dem Verfallsdatum.
Ausstehender Übertrag und Verfallsdatum
Wenn ein Verfallsdatum konfiguriert ist, zeigt die Karte Verfällt am [Datum] neben dem Übertragsaldo. Mitarbeiter sehen dieses Datum, wenn Richtlinien-Details in Abwesenheitskarten aktiviert ist.
⚠️ Wichtig: Kenjo setzt abgelaufene Übertragstage am vom Admin gesetzten Verfallsdatum automatisch auf null und reduziert das Gesamtguthaben entsprechend. Es gibt keine automatische Benachrichtigung an Mitarbeiter oder Admins vor dem Verfall. Informiere Deine Mitarbeiter rechtzeitig — lies dazu den Abschnitt Mitarbeiter an auslaufenden Übertrag erinnern weiter unten.
Das Verfallsdatum konfigurierst Du unter Abwesenheit > Einstellungen > Richtlinie > Guthaben > Erlaube den Übertrag ungenutzten Anspruches in den nächsten Zyklus > Verfällt nach.
Verstehen was am Jahresende passiert
Am Ende eines Zyklus führt Kenjo automatisch folgende Schritte aus:
Verfallener Übertrag wird auf null gesetzt — sofern ein Verfallsdatum konfiguriert ist und dieses vor oder exalt am Zyklusende liegt
Neuer Zyklus startet — ein neues Guthaben wird angelegt
Übertrag wird gutgeschrieben — nicht genommene Tage werden in den neuen Zyklus übertragen (sofern in Richtlinie konfiguriert)
Negativer Saldo wird übertragen — wenn ein negativer Kontostand erlaubt ist, wird dieser als Negatives Guthaben aus letztem Zyklus vom neuen Gesamtanspruch abgezogen
Neuer Grundanspruch wird gewährt — entsprechend der konfigurierten Vergabemethode (monatlich oder zu Beginn des Zyklus)
Was sich nicht automatisch ändert:
Manuelle Anpassungen aus dem alten Zyklus — diese bleiben im Archiv des alten Zyklus
Anfragen aus dem alten Zyklus — bleiben ihrem ursprünglichen Zyklus zugeordnet
Hinweis: Den alten Zyklus und seine Details siehst Du in der Karte unter Details > Vorheriger Zyklus.
Urlaubsguthaben oder Übertrag eines Mitarbeiters korrigieren
Diese Funktion korrigiert ausschließlich den Guthabensaldo. Diese Funktion korrigiert ausschließlich den Guthabensaldo. Sie ist nicht geeignet, um das Datum, die Dauer oder die Abwesenheitsart einer bestehenden Anfrage zu ändern.
Guthaben anpassen
Gehe zu Abwesenheit > Unternehmen
Klicke auf die drei Punkte am rechten Ende der Zeile des Mitarbeiters
Wähle Guthaben anpassen
Gib den neuen Wert ein und füge bei Bedarf eine Begründung hinzu
Klicke Anpassen
Übertrag anpassen
Gehe zu Abwesenheit > Unternehmen
Klicke auf die drei Punkte am rechten Ende der Zeile des Mitarbeiters
Wähle Guthaben anpassen und wechsle zum Tab Übertrag
Gib den neuen Wert ein und klicke Anpassen
Hinweis: Anpassungen am Übertrag sind an das konfigurierte Verfallsdatum der Richtlinie gebunden.
Genommene Tage anpassen
Gehe zu Abwesenheit > Unternehmen
Klicke auf die drei Punkte am rechten Ende der Zeile des Mitarbeiters
Wähle Genommene Tage anpassen
Gib die neue Anzahl ein und klicke Anpassen
Beachte: Die Anzahl bezieht sich auf die gesamten genommenen Tage seit Beginn des Anspruchs — nicht auf einen bestimmten Zeitraum.
Den Urlaubsstand eines Mitarbeiters nachvollziehen
Wenn ein Urlaubsstand unerwartet aussieht, kannst Du die Ursache in der Abwesenheitshistorie Schritt für Schritt nachvollziehen. Sie zeigt jede Buchung, jede Richtlinienänderung und jede manuelle Korrektur.
Abwesenheitshistorie öffnen
Die Historie ist an zwei Stellen sichtbar:
Mitarbeiter > [Mitarbeiter] > Abwesenheit > Abwesenheitshistorie für die vollständige Ansicht als Admin oder Vorgesetzter
Abwesenheit > Persönlich > Karte > Details für den Mitarbeiter selbst, nur wenn die Details-Ansicht in der Richtlinie aktiviert ist
Ob Du die vollständige Historie siehst, hängt von Deinen Berechtigungen ab.
Richtlinienänderungen einblenden
Ein häufiger Grund für einen unerwarteten Wert ist eine Änderung der Richtlinie mitten im Zyklus. Wenn Du die Einstellungen einer Richtlinie aktualisierst, berechnet Kenjo den Anspruch für alle zugewiesenen Mitarbeiter neu.
Nutze den Filter Antragsstatus und filtere nach Richtlinien-Updates.
Jetzt siehst Du alle relevanten Änderungen innerhalb der Richtlinien
Prüfe die eingeblendeten Einträge auf Änderungen des Grundanspruchs oder der Übertragsregeln.
Manuelle Korrekturen erkennen
Hat ein Admin oder Vorgesetzter den Stand von Hand angepasst, hinterlässt das eine Spur in der Historie, oft mit einem Kommentar zum Grund. Achte auf Einträge wie Negative Anpassung des Guthabens oder einen Hinweis, dass der Übertrag angepasst wurde. Klicke auf den Eintrag, um Datum, Wert und Beschreibung zu sehen.
Anteiligen Anspruch bei unterjährigem Eintritt prüfen
Tritt ein Mitarbeiter unterjährig ein, berechnet Kenjo den Anspruch zeitanteilig. Ein falsch hinterlegter Einstellungstag führt zwangsläufig zu einem falschen Urlaubsstand.
Öffne das Profil des Mitarbeiters und gehe zum Reiter Persönlich.
Prüfe das Feld Einstellungstag unter den Arbeitsinformationen.
Gleiche das Datum mit den Vorgaben der Abwesenheitsrichtlinie ab.
Wochenstunden als Ursache prüfen
Wechselt ein Mitarbeiter zwischen Voll- und Teilzeit, berechnet Kenjo den Anspruch anhand der hinterlegten Wochenstunden neu. Stimmen diese nicht, ist auch der Urlaubsanspruch falsch.
Öffne das Profil des Mitarbeiters und gehe zum Reiter Persönlich.
Prüfe das Feld Vertraglich wöchentliche Stunden unter den Arbeitsinformationen.
Gleiche den Wert mit dem tatsächlichen Beschäftigungsgrad des Mitarbeiters ab.
Eine fehlerhafte Saldoanpassung rückgängig machen
Wenn Du versehentlich den Guthabensaldo falsch angepasst hast, lässt sich die Anpassung nicht löschen, das ist eine Produktlimitation. Erstelle stattdessen eine neue Anpassung mit dem umgekehrten Wert:
Du hast versehentlich +3 Tage hinzugefügt, erstelle eine neue Anpassung mit −3 Tagen.
Gib im Feld Grund einen Hinweis ein, zum Beispiel "Korrektur der Anpassung vom [Datum]".
Beide Anpassungen sind danach in der Historie sichtbar.
Abwesenheitsdaten exportieren
Kenjo bietet keinen direkten Excel-Export aus der Abwesenheitsübersicht. Abwesenheits- und Guthabendaten lassen sich über zwei Wege abrufen:
Analytics
Gehe zu Analytics > Dashboards und wähle einen der Abwesenheitsberichte.
Die Berichte enthalten Felder wie Anspruch, genommene Tage, verbleibende Tage und Übertrag pro Mitarbeiter. Über die Filterfunktion kannst Du den Zeitraum und die Richtlinie eingrenzen. Der Export aus Analytics erfolgt als CSV oder Excel.
⚠️ Hinweis: Für Urlaubsrückstellungen: Die Analytics-Berichte zeigen Momentaufnahmen, keine Bewegungsdaten pro Monat. Wenn Du monatliche Urlaubsrückstellungen für die Buchhaltung benötigst ist eine manuelle Aufbereitung der exportierten Daten notwendig. Es gibt aktuell keinen fertigen BWA-kompatiblen Export.
iCal-Kalenderabonnement
Gehe zu Abwesenheit > Übersicht — dort findest Du einen iCal-Link, den Du in externe Kalender (Google Calendar, Outlook) einbinden kannst. Dieser Link zeigt Abwesenheiten als Kalendereinträge, ist aber kein Datenexport für die Buchhaltung.
Mitarbeiter an ablaufenden Resturlaub erinnern
Da Kenjo keine automatische Erinnerung vor dem Verfall sendet, musst Du Deine Mitarbeiter aktiv informieren.
Schritt 1: Verfallsdatum überprüfen
Gehe zu Abwesenheit > Einstellungen > Richtlinie > Guthaben und prüfe:
Ist Erlaube den Übertrag ungenutzten Anspruches in den nächsten Zyklus aktiviert?
Ist unter Verfällt nach ein begrenzter Zeitraum (Monate/Wochen) eingestellt?
Schritt 2: Erinnerung versenden
Nutze die Ankündigungsfunktion unter Home > Neuen Beitrag erstellen oder Deine internen Kommunikationskanäle oder einen Workflow. Stelle sicher, dass die Erinnerung folgende Informationen enthält:
Wie viele Übertragstage maximal genutzt werden können
Bis wann diese Tage beantragt, genehmigt und genutzt sein müssen
Hinweis an Vorgesetzte, Anfragen rechtzeitig zu bearbeiten
⚠️ Wichtig: Nach Ablauf des Verfallsdatums setzt Kenjo den Übertrag automatisch auf null — auch wenn Anfragen bereits gestellt, aber noch nicht genehmigt wurden.
Häufige Fragen
Warum hat sich der Gesamte Anspruch meines Mitarbeiters plötzlich reduziert?
Der häufigste Grund ist ein abgelaufener Übertrag. Kenjo setzt verfallene Übertragstage am konfigurierten Verfallsdatum automatisch auf null. Prüfe unter Abwesenheit > Persönlich > Details ob Übertrag - verfallene Tage einen Wert zeigt und welches Datum unter Am [Datum] verfallen steht.
Warum ist Geplant schon reduziert, obwohl die Anfrage noch nicht genehmigt ist?
Das ist korrekt. Geplante Zeit oder Geplant enthält alle zukünftigen Anfragen — inklusive ausstehender Genehmigungen. Das verhindert, dass Mitarbeiter mehr Tage beantragen als verfügbar sind, solange eine Anfrage noch offen ist.
Warum sehe ich beim Mitarbeiter ein negatives Guthaben?
Das passiert, wenn die Richtlinie negativen Kontostand erlaubt und der Mitarbeiter mehr Tage beantragt hat als verfügbar waren. Das negative Guthaben wird am Anfang des nächsten Zyklus als Negatives Guthaben aus letztem Zyklus vom neuen Anspruch abgezogen.
Kenjo hat Übertragtage abgezogen, obwohl der Mitarbeiter seinen Resturlaub vor dem Verfallsdatum genommen hat. Warum?
Kenjo verwaltet das allgemeine Guthaben und den Übertrag getrennt voneinander. Beim Verfall zieht Kenjo automatisch den hinterlegten Übertragswert vom Gesamtguthaben ab, unabhängig davon, ob das Guthaben vorher manuell angepasst wurde. Wenn Du den Saldo eines Mitarbeiters über Guthaben anpassen oder Genommene Tage anpassen korrigierst, bleibt der Übertrag unverändert und der Abzug erfolgt trotzdem am Verfallsdatum.
Um das zu verhindern: Wenn Tage aus dem Übertrag ausbezahlt wurden oder anderweitig nicht mehr zur Verfügung stehen, passe den Übertrag direkt an. Gehe zu Abwesenheit > Unternehmen, wähle den Mitarbeiter aus, klicke auf die drei Punkte und wähle Übertrag anpassen. Reduziere den Übertrag um die betroffenen Tage. Kenjo zieht beim Verfallsdatum dann nur noch den verbleibenden Betrag ab.
Was passiert mit dem Urlaubsanspruch, wenn einem Mitarbeiter unterjährig eine neue Richtlinie zugewiesen wird?
Kenjo berechnet automatisch einen Vorschlagswert für das neue Guthaben, abhängig vom gewählten Startdatum der neuen Richtlinie. Dieses Ergebnis wird Dir im Dialog unter Verfügbares Guthaben angezeigt und kann vor dem Speichern manuell angepasst werden. Den Richtlinienwechsel nimmst Du unter Abwesenheit > Unternehmen vor, indem Du den Mitarbeiter auswählst und über die drei Punkte die Richtlinie änderst.
Warum sieht der Mitarbeiter keine Details in seiner Karte?
Die Details-Ansicht ist nur sichtbar, wenn Richtlinien-Details in Abwesenheitskarten für Mitarbeiter anzeigen in der Richtlinienkonfiguration aktiviert ist. Aktiviere diese Option unter Abwesenheit > Einstellungen > Richtlinie > Guthaben.
Kann ich einen abgelaufenen Übertrag rückgängig machen?
Nicht automatisch. Du kannst den Übertrag manuell wieder gutschreiben über Abwesenheit > Unternehmen > Guthaben anpassen > Übertrag. Beachte, dass das neue Verfallsdatum der aktuellen Richtlinienkonfiguration folgt.
Warum stimmt der Übertrag am Anfang des neuen Zyklus nicht?
Jede Änderung an einer Anfrage aus dem vorherigen Zyklus beeinflusst den Übertrag. Wenn nachträglich eine Abwesenheit aus dem alten Zyklus bearbeitet oder storniert wird, passt Kenjo den Übertrag entsprechend an.
Ich habe eine manuelle Anpassung gemacht und möchte sie wieder löschen — wie geht das?
Das ist aktuell nicht möglich. Einmal gespeicherte Anpassungen können nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Erstelle stattdessen eine Gegenanpassung mit dem umgekehrten Wert und trage im Feld Grund einen Hinweis zur Korrektur ein.
Ein Mitarbeiter kommt aus der Elternzeit zurück und der Resturlaub aus dem Vorjahr wurde nicht übertragen — warum?
Wenn der Mitarbeiter während der Elternzeit von der Richtlinie abgemeldet war und jetzt neu zugewiesen wird, wird kein historischer Übertrag automatisch mitgenommen. Du musst den Resturlaub manuell über Abwesenheit > Unternehmen > Guthaben anpassen > Übertrag gutschreiben.