Glossar
Begriff | Bedeutung |
Zyklus | Der Zeitraum, für den ein Abwesenheitsanspruch gilt — meistens ein Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember). Manche Unternehmen nutzen ein abweichendes Geschäftsjahr. |
Grundanspruch | Die Anzahl an Tagen oder Stunden, die ein Mitarbeiter pro Zyklus laut Richtlinie erhält — z.B. 24 Urlaubstage pro Jahr. |
Guthaben | Der aktuelle Stand auf der Abwesenheitskarte: Grundanspruch plus Übertrag plus manuelle Anpassungen, minus bereits genommene und geplante Tage. |
Übertrag | Nicht genommene Urlaubstage aus dem vorherigen Zyklus, die in den neuen Zyklus mitgenommen werden. Ob und wie viel übertragen wird, legt die Richtlinie fest. |
Resturlaub | Noch verfügbare Urlaubstage im laufenden Zyklus — also Guthaben minus bereits genehmigter Abwesenheiten. |
Die Abwesenheitskarte lesen
Unter Abwesenheit > Persönlich siehst Du für jede zugewiesene Richtlinie eine Abwesenheitskarte. Sie zeigt auf einen Blick, wie Dein Guthaben aufgeteilt ist.
Wert | Bedeutung |
Gesamter Anspruch | Alle Tage oder Stunden, die Dir in diesem Zyklus zustehen — Grundanspruch plus Anpassungen, Übertrag, Extra-Anspruch (z.B Jahresurlaub, + 1 Tag Urlaub aufgrund Betriebszugehörigkeit, Resturlaub aus Vorjahr) |
Bereits genommen | Tage oder Stunden aus abgelaufenen, genehmigten Abwesenheiten |
Geplant | Tage oder Stunden aus zukünftigen Anfragen — inklusive noch ausstehender Genehmigungen |
Verfügbar / Anzahl verfügbarer Tage/Stunden | Gesamter Anspruch − Bereits genommen − Geplant |
(eventuell) Übertrag aus dem letzten Zyklus | Nicht genommene Tage oder Stunden aus dem vorherigen Zyklus |
Details-Ansicht verstehen
Klicke auf Details in der Abwesenheitskarte um eine vollständige Aufschlüsselung Deines Guthabens zu sehen. Die Ansicht hat drei Tabs: Aktueller Zyklus, Nächster Zyklus und Vorheriger Zyklus.
Kachel | Bedeutung |
Aktueller Zyklus | zeigt wie sich Dein Gesamtanspruch zusammensetzt, zum Beispiel Grundanspruch, Übertrag aus dem Vorjahr und eventueller Senioritäts-Anspruch. Darunter siehst Du bereits genommene und geplante Tage sowie Dein verbleibendes Guthaben. Wenn Übertragstage verfallen, wird hier das Verfallsdatum angezeigt. |
Nächster Zyklus | zeigt den voraussichtlichen Anspruch, den erwarteten Übertrag und das geplante Endguthaben für den kommenden Zyklus, basierend auf Deiner aktuellen Konfiguration und bereits beantragten Abwesenheiten. |
Vorheriger Zyklus | zeigt dieselben Informationen rückblickend für den letzten abgeschlossenen Zyklus. |
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⚠️ Die Details-Ansicht ist nur sichtbar, wenn Dein Admin Richtlinien-Details in Abwesenheitskarten für Mitarbeiter anzeigen aktiviert hat.
Verstehen wie der Gesamte Anspruch berechnet wird
Der Gesamte Anspruch setzt sich aus mehreren Komponenten zusammen:
Komponente | Bedeutung |
Anspruch im Zyklus | Grundanspruch laut Richtlinie — fest oder anteilig berechnet |
+ Anpassung | Manuelle Anpassung durch Admin oder Vorgesetzten |
+ Übertrag aus dem letzten Zyklus | Nicht genommene Tage aus dem vorherigen Zyklus |
+ Anpassung des Übertrags | Manuell korrigierte übertragene Urlaubstage |
− Verfallener Übertrag | Übertrag, der vor dem Verfallsdatum nicht genutzt wurde |
+ Extra Anspruch für geleistete Arbeitsjahre | Anspruch aufgrund von Betriebszugehörigkeit laut Richtlinienregeln |
+ Überstundenkompensation | Überstunden, die in Abwesenheitstage umgewandelt wurden |
− Negatives Guthaben aus letztem Zyklus | Negativer Saldo, der aus dem vorherigen Zyklus übertragen wurde |
Rechnung Verfügbare Tage/Stunden = Gesamter Anspruch − Bereits genommen − Geplant
⚠️Hinweis: Geplant umfasst alle zukünftigen Anfragen — auch solche, die noch nicht genehmigt sind. Der Wert ändert sich sofort, wenn eine Anfrage erstellt, bearbeitet oder storniert wird.
Übertrag verstehen
Der Übertrag — nicht genommene Tage oder Stunden aus dem vorherigen Zyklus — wird am Anfang des neuen Zyklus automatisch auf das Guthaben des Mitarbeiters gutgeschrieben. Ob und in welcher Höhe Übertrag möglich ist, hängt von der Richtlinienkonfiguration ab.
Konfiguration | Verhalten |
Übertrag deaktiviert | Alle nicht genutzten Tage verfallen bei Beginn des neuen Zyklus |
Übertrag begrenzt | Maximal X Tage oder Stunden werden übertragen, der Rest verfällt |
Übertrag unbegrenzt | Alle nicht genutzten Tage werden übertragen |
Übertrag mit Verfallsdatum | Übertragene Tage müssen bis zu einem bestimmten Datum genutzt werden |
⚠️Wichtig: Mitarbeiter müssen bald verfallene Tage beantragen, Vorgesetzte müssen sie genehmigen, und Mitarbeiter müssen sie nehmen — alles vor dem Verfallsdatum.
Ausstehender Übertrag und Verfallsdatum
Wenn ein Verfallsdatum konfiguriert ist, zeigt die Karte Verfällt am [Datum] neben dem Übertragsaldo. Mitarbeiter sehen dieses Datum, wenn Richtlinien-Details in Abwesenheitskarten aktiviert ist.
⚠️ Wichtig: Kenjo setzt abgelaufene Übertragstage am vom Admin gesetzten Verfallsdatum automatisch auf null und reduziert das Gesamtguthaben entsprechend. Es gibt keine automatische Benachrichtigung an Mitarbeiter oder Admins vor dem Verfall. Informiere Deine Mitarbeiter rechtzeitig — lies dazu den Abschnitt Mitarbeiter an auslaufenden Übertrag erinnern weiter unten.
Das Verfallsdatum konfigurierst Du unter Abwesenheit > Einstellungen > Richtlinie > Guthaben > Erlaube den Übertrag ungenutzten Anspruches in den nächsten Zyklus > Verfällt nach.
Verstehen was am Jahresende passiert
Am Ende eines Zyklus führt Kenjo automatisch folgende Schritte aus:
Verfallener Übertrag wird auf null gesetzt — sofern ein Verfallsdatum konfiguriert ist und dieses vor oder exalt am Zyklusende liegt
Neuer Zyklus startet — ein neues Guthaben wird angelegt
Übertrag wird gutgeschrieben — nicht genommene Tage werden in den neuen Zyklus übertragen (sofern in Richtlinie konfiguriert)
Negativer Saldo wird übertragen — wenn ein negativer Kontostand erlaubt ist, wird dieser als Negatives Guthaben aus letztem Zyklus vom neuen Gesamtanspruch abgezogen
Neuer Grundanspruch wird gewährt — entsprechend der konfigurierten Vergabemethode (monatlich oder zu Beginn des Zyklus)
Was sich nicht automatisch ändert:
Manuelle Anpassungen aus dem alten Zyklus — diese bleiben im Archiv des alten Zyklus
Anfragen aus dem alten Zyklus — bleiben ihrem ursprünglichen Zyklus zugeordnet
Hinweis: Den alten Zyklus und seine Details siehst Du in der Karte unter Details > Vorheriger Zyklus.
Guthaben manuell anpassen
Als Admin oder Vorgesetzter kannst Du das Guthaben, den Übertrag und die genommenen Tage eines Mitarbeiters manuell korrigieren.
Guthaben anpassen
Gehe zu Abwesenheit > Unternehmen
Klicke auf die drei Punkte am rechten Ende der Zeile des Mitarbeiters
Wähle Guthaben anpassen
Gib den neuen Wert ein und füge bei Bedarf eine Begründung hinzu
Klicke Anpassen
Übertrag anpassen
Gehe zu Abwesenheit > Unternehmen
Klicke auf die drei Punkte am rechten Ende der Zeile des Mitarbeiters
Wähle Guthaben anpassen und wechsle zum Tab Übertrag
Gib den neuen Wert ein und klicke Anpassen
Hinweis: Anpassungen am Übertrag sind an das konfigurierte Verfallsdatum der Richtlinie gebunden.
Genommene Tage anpassen
Gehe zu Abwesenheit > Unternehmen
Klicke auf die drei Punkte am rechten Ende der Zeile des Mitarbeiters
Wähle Genommene Tage anpassen
Gib die neue Anzahl ein und klicke Anpassen
Beachte: Die Anzahl bezieht sich auf die gesamten genommenen Tage seit Beginn des Anspruchs — nicht auf einen bestimmten Zeitraum.
Anpassungshistorie verwenden
Historie einsehen
Die Anpassungshistorie ist an zwei Stellen sichtbar:
Abwesenheit > Persönlich > Karte > Details — für den Mitarbeiter selbst (nur wenn Details aktiviert sind)
Mitarbeiterprofil > Abwesenheit > Abwesenheitshistorie — aktiviere den Schalter Zeige Richtlinienänderungen an und klicke auf den Pfeil neben dem Eintrag
Anpassung korrigieren oder rückgängig machen
Einmal gespeicherte Anpassungen lassen sich nicht bearbeiten oder löschen — das ist eine Produktlimitation. Wenn Du eine Anpassung korrigieren möchtest, erstelle eine neue Gegenanpassung:
Du hast versehentlich +3 Tage hinzugefügt → Erstelle eine neue Anpassung mit −3 Tagen
Gib im Feld Grund einen Hinweis ein, z.B. "Korrektur der Anpassung vom [Datum]..."
Beide Anpassungen sind danach in der Anpassungshistorie sichtbar.
Abwesenheitsdaten exportieren
Kenjo bietet keinen direkten Excel-Export aus der Abwesenheitsübersicht. Abwesenheits- und Guthabendaten lassen sich über zwei Wege abrufen:
Analytics
Gehe zu Analytics > Dashboards und wähle einen der Abwesenheitsberichte.
Die Berichte enthalten Felder wie Anspruch, genommene Tage, verbleibende Tage und Übertrag pro Mitarbeiter. Über die Filterfunktion kannst Du den Zeitraum und die Richtlinie eingrenzen. Der Export aus Analytics erfolgt als CSV oder Excel.
⚠️ Hinweis: Für Urlaubsrückstellungen: Die Analytics-Berichte zeigen Momentaufnahmen, keine Bewegungsdaten pro Monat. Wenn Du monatliche Urlaubsrückstellungen für die Buchhaltung benötigst ist eine manuelle Aufbereitung der exportierten Daten notwendig. Es gibt aktuell keinen fertigen BWA-kompatiblen Export.
iCal-Kalenderabonnement
Gehe zu Abwesenheit > Übersicht — dort findest Du einen iCal-Link, den Du in externe Kalender (Google Calendar, Outlook) einbinden kannst. Dieser Link zeigt Abwesenheiten als Kalendereinträge, ist aber kein Datenexport für die Buchhaltung.
Mitarbeiter an ablaufenden Resturlaub erinnern
Da Kenjo keine automatische Erinnerung vor dem Verfall sendet, musst Du Deine Mitarbeiter aktiv informieren.
Schritt 1: Verfallsdatum überprüfen
Gehe zu Abwesenheit > Einstellungen > Richtlinie > Guthaben und prüfe:
Ist Erlaube den Übertrag ungenutzten Anspruches in den nächsten Zyklus aktiviert?
Ist unter Verfällt nach ein begrenzter Zeitraum (Monate/Wochen) eingestellt?
Schritt 2: Erinnerung versenden
Nutze die Ankündigungsfunktion unter Home > Neuen Beitrag erstellen oder Deine internen Kommunikationskanäle oder einen Workflow. Stelle sicher, dass die Erinnerung folgende Informationen enthält:
Wie viele Übertragstage maximal genutzt werden können
Bis wann diese Tage beantragt, genehmigt und genutzt sein müssen
Hinweis an Vorgesetzte, Anfragen rechtzeitig zu bearbeiten
⚠️ Wichtig: Nach Ablauf des Verfallsdatums setzt Kenjo den Übertrag automatisch auf null — auch wenn Anfragen bereits gestellt, aber noch nicht genehmigt wurden.
Häufige Fragen
Warum hat sich der Gesamte Anspruch meines Mitarbeiters plötzlich reduziert?
Der häufigste Grund ist ein abgelaufener Übertrag. Kenjo setzt verfallene Übertragstage am konfigurierten Verfallsdatum automatisch auf null. Prüfe unter Abwesenheit > Persönlich > Details ob Übertrag - verfallene Tage einen Wert zeigt und welches Datum unter Am [Datum] verfallen steht.
Warum ist Geplant schon reduziert, obwohl die Anfrage noch nicht genehmigt ist?
Das ist korrekt. Geplant enthält alle zukünftigen Anfragen — inklusive ausstehender Genehmigungen. Das verhindert, dass Mitarbeiter mehr Tage beantragen als verfügbar sind, solange eine Anfrage noch offen ist.
Warum sehe ich beim Mitarbeiter ein negatives Guthaben?
Das passiert, wenn die Richtlinie negativen Kontostand erlaubt und der Mitarbeiter mehr Tage beantragt hat als verfügbar waren. Das negative Guthaben wird am Anfang des nächsten Zyklus als Negatives Guthaben aus letztem Zyklus vom neuen Anspruch abgezogen.
Warum sieht der Mitarbeiter keine Details in seiner Karte?
Die Details-Ansicht ist nur sichtbar, wenn Richtlinien-Details in Abwesenheitskarten für Mitarbeiter anzeigen in der Richtlinienkonfiguration aktiviert ist. Aktiviere diese Option unter Abwesenheit > Einstellungen > Richtlinie > Guthaben.
Kann ich einen abgelaufenen Übertrag rückgängig machen?
Nicht automatisch. Du kannst den Übertrag manuell wieder gutschreiben über Abwesenheit > Unternehmen > Guthaben anpassen > Übertrag. Beachte, dass das neue Verfallsdatum der aktuellen Richtlinienkonfiguration folgt.
Warum stimmt der Übertrag am Anfang des neuen Zyklus nicht?
Jede Änderung an einer Anfrage aus dem vorherigen Zyklus beeinflusst den Übertrag. Wenn nachträglich eine Abwesenheit aus dem alten Zyklus bearbeitet oder storniert wird, passt Kenjo den Übertrag entsprechend an.
Ich habe eine manuelle Anpassung gemacht und möchte sie wieder löschen — wie geht das?
Das ist aktuell nicht möglich. Einmal gespeicherte Anpassungen können nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Erstelle stattdessen eine Gegenanpassung mit dem umgekehrten Wert und trage im Feld Grund einen Hinweis zur Korrektur ein.
Ein Mitarbeiter kommt aus der Elternzeit zurück und der Resturlaub aus dem Vorjahr wurde nicht übertragen — warum?
Wenn der Mitarbeiter während der Elternzeit von der Richtlinie abgemeldet war und jetzt neu zugewiesen wird, wird kein historischer Übertrag automatisch mitgenommen. Du musst den Resturlaub manuell über Abwesenheit > Unternehmen > Guthaben anpassen > Übertrag gutschreiben.
Du möchtest wissen, wie viele Urlaubstage oder Stunden Dir noch zur Verfügung stehen? In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du die Abwesenheitstabellen nutzt und alle wichtigen Informationen zu Deinem Abwesenheitsguthaben verstehst. Das ist besonders hilfreich, wenn Du Deine Urlaubsplanung überblicken möchtest.
1. Abwesenheitstabellen nutzen
Die neuen Abwesenheitstabellen für die Nutzung von Kenjo auf dem Browser für tägliche und stündliche Abwesenheiten sehen wie folgt aus:
Diese Tabellen enthalten alle Informationen, die Du benötigst, um das Verhältnis zwischen den Urlaubstagen der Arbeitnehmer zu verstehen.
1. Gesamter Anspruch
Der Gesamte Anspruch stellt die Gesamtzahl der Tage oder Stunden dar, die ein Mitarbeiter in einem bestimmten Zyklus zur Verfügung hat.
Gesamter Anspruch = Basisanspruch + manuel angepasster Anspruch (so wohl bei einer Zuweisung als auch die Anpassung der Bilanz) + ursprünglicher Übertrag + manuel angepasster Übertrag - verfallener Übertrag + vergebene extra Tage + Gewährung von Kompensationen - negatives Startguthaben.
2. Bereits genommene Tage prüfen
Dies zeigt an, wie viele Tage oder Stunden bereits genommen wurden. Sobald der Zeitraum abgelaufen ist und der Antrag von dem Genehmiger (falls eine Genehmigung erforderlich ist) genehmigt wurde, wird der Urlaub als genommen gekennzeichnet.
3. Geplante Tage
Es bezieht sich auf die Gesamtzahl der Tage oder Stunden des aktuellen Zyklus, die für die Zukunft geplant sind. Dieser Wert wird aktualisiert, sobald eine Anfrage hinzugefügt, bearbeitet oder storniert wird, selbst wenn die Genehmigung noch aussteht.
Es ist wichtig zu beachten, dass Anfragen nur bearbeitet werden können, bevor das Startdatum erreicht ist.
4. Verfügbare Tage
Das ist die Anzahl der Tage/Stunden, die jedem Arbeitnehmer noch zur Verfügung stehen.
Verfügbare Tage = Gesamter Anspruch - genommene Tage - geplante Tage
2. Überträge
Dies sind die Tage oder Stunden, die der Mitarbeiter aus dem vorherigen Zyklus nicht in Anspruch genommen hatte. Bitte beachte, dass jede Änderung eines Antrags aus dem vorherigen Zyklus den Übertrag beeinflusst.
Wie Du sehen kannst:
Überträge aus dem letzten Jahr: Tage oder Stunden, die die Mitarbeiter aus dem letzten Zuklus übertragen haben. Diese könnten auf Grund von Richtlinieneinstellungen begrenzt sein.
Verfallener Übertrag: Ausstehende Tage oder Stunden, welche ein Mitarbeiter nicht in Anspruch genommen hat, bevor diese verfallen sind.
Ausstehender Übertrag: Die noch verfügbaren Tage oder Stunden, die ein Mitarbeiter im aktuellen Zyklus hat, bevor diese verfallen.
Hinweis:
Hinweis: Wenn Du mit dem Mauszeiger über die Tabellen fährst, kannst Du das Verfallsdatum einsehen.
3. Details-Anzeige
Auf der Tabelle kannst Du weitere Informationen entsprechend der Einstellungen in eurer Richtlinie anzeigen, indem Du auf die Schaltfläche DETAILS klickst.
Negative Anpassung aus dem vorherigen Zyklus: Wenn ein Mitarbeiter den Zyklus mit einem negativen Saldo beendet, kann dieser Saldo auf den neuen Zyklus übertragen werden, je nachdem, wie die Richtlinie konfiguriert ist. Der Gesamtanspruch wird dann von dem negativen Saldo abgezogen.
Anspruchsanpassung: Hierbei handelt es sich um negative oder positive Korrekturen im Guthaben, die ein Admin oder auch Vergesetzter für jeden Mitarbeiter vornehmen kann.
Anpassung der Überträge: Hierbei handelt es sich um negative oder positive Anpassungen, die ein Admin oder Vorgesetzter am Übertrag eines Mitarbeiters aus einem früheren Zyklus vornehmen kann, um Tage/Stunden hinzuzufügen oder abzuziehen. Diese Anpassungen sind an das Verfallsdatum gebunden, welches in der Richtlinie festgestellt wird.
Zusätzlicher Anspruch: Dies ist die Gesamtzahl der zusätzlichen Zulagen (Tage oder Stunden), die einem Mitarbeiter auf der Grundlage seiner gearbeiteten Jahre gewährt werden. Die Regeln für den zusätzlichen Anspruch wird in den Einstellungen der Richtlinie festgelegt.
Vergabe von Kompensationen: Das sind die extra Tage oder Stunden, die dem Mitarbeiter vergeben werden, wenn Überstunden in eine Abwesenheit umgeandelt wird.
Hinweis:
Wir empfehlen, dass alle Richtlinien die Details-Funktion aktiv haben, damit die Mitarbeiter eine klare und detaillierte Übersicht über ihre eigenen Abwesenheiten erhalten.
4. Abwesenheitstabelle auf dem Handy
Darüber hinaus hat unsere mobile App neue Tabellen erhalten, damit Mitarbeiter, die Kenjo nicht auf dem Browser verwenden, immer die Information zur eigener Abwesenheit abrufen können. Öffne einfach die App und gehen zum Abschnitt meine Abwesenheit.
