Für wen: Admin, HR Admin
Lege als DSP fest, wie Deine Mitarbeiter Zeit erfassen, welche Regeln für Arbeitszeit und Pausen gelten und wie Überstunden berechnet werden.
Anwesenheitsrichtlinie anlegen und öffnen
Eine Anwesenheitsrichtlinie legt fest, wie die Zeiterfassung und die Arbeitszeitregeln für die zugewiesenen Mitarbeiter funktionieren.
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinien.
Klicke auf Neue Richtlinie hinzufügen, um eine neue Richtlinie zu erstellen.
Um eine bestehende Richtlinie zu bearbeiten, wähle sie aus, klicke auf das Drei-Punkte-Menü am Ende der Zeile und wähle Richtlinie bearbeiten.
Die Richtlinien-Einstellungen sind in zwei Bereiche gegliedert:
Allgemein: Richtliniendetails, Methoden zur Zeiterfassung, Standort-Erfassung, Berechtigungen.
Regeln: Schichtregeln, Ruheregeln, Überstundenregeln.
Allgemeine Einstellungen konfigurieren
Im Bereich Allgemein legst Du Name, Erfassungsmethoden, Standort-Erfassung und Berechtigungen fest. Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinien > Richtlinie bearbeiten > Allgemein.
Richtliniendetails festlegen
Gib Deiner Richtlinie einen Namen und optional eine Beschreibung, damit sie eindeutig erkennbar ist.
Hinweis: Die Standardrichtlinie kann nicht umbenannt werden. Ihr sind alle Mitarbeiter standardmäßig zugewiesen.
Methoden zur Zeiterfassung wählen
Wähle eine oder mehrere Methoden aus, mit denen Deine Mitarbeiter ein- und auschecken:
Verwaltung der Arbeitszeittabelle: Einträge manuell erstellen oder bearbeiten. Funktioniert auf Desktop und App.
One-Click-Zeiterfassung: Erfassung in Echtzeit per Klick.
Zeiterfassungsterminal: Ein- und auschecken am Terminal per PIN-Code oder QR-Code.
Empfehlung: Viele DSPs kombinieren die One-Click-Zeiterfassung mit Standort-Erfassung oder den Check-in per PIN-Code bzw. QR-Code am Terminal. Die gleichzeitige Aktivierung von One-Click-Zeiterfassung und Terminal (PIN/QR-Code) wird nicht empfohlen.
Standort-Erfassung aktivieren
Aktiviere die Standort-Erfassung, um zu überprüfen, ob die Zeiterfassung innerhalb eines definierten Radius stattfindet. Sie funktioniert nur mit den Methoden Verwaltung der Arbeitszeittabelle oder One-Click-Zeiterfassung und nur, wenn die Mitarbeiter GPS aktiviert haben.
Berechtigungen festlegen
Lege fest, welche Rechte die Mitarbeiter für ihre eigenen Anwesenheitseinträge haben:
Einträge in der Zukunft zulassen: Wenn aktiviert, können Mitarbeiter mit der Methode Verwaltung der Arbeitszeittabelle und Manager Einträge für kommende Tage erstellen und bearbeiten.
Anwesenheitseinträge können nicht editiert werden: Wenn aktiviert, können die zugewiesenen Mitarbeiter ihre eigene Anwesenheit nicht manuell bearbeiten. Andernfalls gelten die Berechtigungen aus dem Profil.
Empfehlung: Wir empfehlen, Einträge in der Zukunft zulassen deaktiviert zu lassen.
Regeln konfigurieren
Im Bereich Regeln legst Du fest, wie das System die Arbeitszeit kontrolliert und welche Automatismen bei Überschreitungen oder vergessenen Buchungen greifen. Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinien > Richtlinie bearbeiten > Regeln.
Hinweis: Admins können alle Regeln übergehen. Regeln gelten ab dem Zeitpunkt der Aktivierung und nicht rückwirkend.
Schichtregeln konfigurieren
Maximale Stunden pro Tag
Lege die Anzahl der Stunden fest, die ein Mitarbeiter pro Tag arbeiten darf. Aktiviere die Regel und trage die Stunden und Minuten im HH:MM-Feld ein. Wähle danach ein Verhalten:
Verhalten | Wirkung |
Zeige einen Konflikt bei einer Überschreitung in der Anwesenheitstabelle | Sobald ein Mitarbeiter das Limit überschreitet, wird in der Zeiterfassung Übersicht ein Konflikt angezeigt. Die Zeit bleibt unverändert. |
Automatische Anpassung der Checkout-Zeit an das Limit | Die Checkout-Zeit wird automatisch so gekürzt, dass sie exakt dem Limit entspricht. |
Hinweis: Die automatische Anpassung greift nur, wenn der Mitarbeiter seine Zeit selbst erfasst. Legt ein Admin oder HR Admin einen Eintrag manuell an oder bearbeitet ihn, wird das Limit nicht angewendet.
Limitierungen für das Einchecken
Lege fest, wann Mitarbeiter sich täglich einchecken dürfen. Aktiviere die Regel und wähle eine Option. Diese Regel gilt nur, wenn dem Mitarbeiter eine geplante Schicht oder ein fester Arbeitsplan zugewiesen ist:
Option | Wirkung |
Einchecken möglich ab | Mitarbeiter können sich erst ab einer festen Uhrzeit einchecken. |
Einchecken vor der geplanten Arbeitszeit nicht möglich | Ein Check-in vor Beginn der geplanten Schicht bzw. des Arbeitsplans wird blockiert. |
Einchecken erst X Minuten vor Beginn der geplanten Arbeitszeit möglich | Mitarbeiter können sich eine definierte Anzahl Minuten vor Schichtbeginn einchecken. Optional wird die Check-in-Zeit automatisch auf den Beginn der geplanten Arbeitszeit angepasst. |
Eintrag nicht vollständig
Lege das Verhalten fest, wenn ein Mitarbeiter vergisst auszuchecken (keine Endzeit erfasst):
Verhalten | Wirkung |
Zeige einen Konflikt in der Anwesenheitstabelle bei einer fehlenden Endzeit | Du erhältst einen Hinweis in der Zeiterfassung Übersicht und korrigierst den Eintrag manuell. |
Mitarbeiter automatisch nach einer bestimmten Zeit auschecken | Der Mitarbeiter wird nach der von Dir definierten Arbeitszeit automatisch ausgecheckt. |
Automatisch erstellter Zeiteintrag
Erfasse automatisch einen Zeiteintrag, der zur Arbeitszeit des Mitarbeiters hinzugefügt wird — zum Beispiel eine feste Umkleidezeit. Aktiviere die Regel, lege fest, ob die Zeit vor Arbeitsbeginn oder nach Arbeitsende hinzugefügt wird, und wähle optional eine Kategorie.
Hinweis: Der automatisch erstellte Zeiteintrag ist nicht änderbar und enthält keine Pausen. Als Admin kannst Du ihn löschen. Diese Funktion und die Limitierungen für das Einchecken können nicht gleichzeitig aktiv sein.
Konflikte bei Überschneidungen
Lege fest, wann Kenjo einen Konflikt in der Anwesenheitstabelle anzeigt, wenn sich ein Zeiteintrag mit einer Abwesenheit oder einem Feiertag überschneidet. Jede Regel lässt sich für die Zeiterfassung und – bei aktivierter Schichtplanung – auch für die Schichtplanung verwenden.
Regel | Verhalten |
Konflikt bei Überschneidung mit einer Abwesenheit | Wähle zwischen zwei Verhalten: Zeiteinträge erlauben und einen Konflikt anzeigen, oder überschneidende Zeiteinträge und Urlaubstage von vornherein verhindern. |
Überschneidung mit einem Feiertag | Zeigt einen Konflikt an, wenn ein Zeiteintrag auf einen Feiertag fällt. |
Ruheregeln konfigurieren
Mit den Ruheregeln stellst Du sicher, dass gesetzliche oder interne Ruhezeiten eingehalten werden. Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinien > Richtlinie bearbeiten > Regeln > Ruheregeln.
Minimale tägliche Ruhezeit
Definiere die nötige Pausendauer (HH:MM) bezogen auf die Arbeitszeit (HH:MM). In Deutschland gilt: bei 06h 01m Arbeit sind 00h 30m Pause nötig, bei 09h 01m Arbeit 00h 45m.
Zusätzlich stehen Dir folgende Optionen zur Verfügung:
Zeige einen Konflikt in der Anwesenheitstabelle: Das System markiert Einträge, welche die Pausenanforderung nicht erfüllen.
Zeige eine Erinnerung für den Mitarbeiter: Der Mitarbeiter erhält einen Hinweis in der App, wenn er die Pause nicht erfasst hat.
Pausen automatisch abziehen: Die Pausenzeit wird ohne manuelles Zutun von der Gesamtarbeitszeit abgezogen. Funktioniert nur für einzelne Zeiteinträge.
Pause zwischen zwei Schichten
Wenn Du den Schichtplan verwendest, kannst Du eine minimale Ruhezeit zwischen zwei Schichten definieren. Versucht der Schichtplaner, eine Schicht zu planen, die diese Ruhezeit unterschreitet, wird die Schicht nicht veröffentlicht und der Schichtplaner erhält eine Fehlermeldung.
Bezahlte Pausen
Aktiviere bezahlte Pausen, damit Pausenzeiten während einer Schicht als Arbeitszeit gelten. Definiere die maximale bezahlte Pausenzeit pro Schicht im Format HH:MM. Die eingestellte Pausenzeit gilt pro Schicht, also für den Zeitraum zwischen Ein- und Ausstempeln. Diese Einstellung wirkt nicht rückwirkend.
Empfehlung: Die Mehrheit unserer DSPs hat die Funktion Bezahlte Pausen deaktiviert.
Überstundenregeln konfigurieren
In den Überstundenregeln legst Du fest, wie Mehrarbeit berechnet wird und ob Deine Mitarbeiter Minusstunden ansammeln dürfen. Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinien > Richtlinie bearbeiten > Regeln > Überstundenregeln.
Hinweis: Änderungen wirken nur auf laufende und kommende Lohnabrechnungen, nicht rückwirkend. Damit keine Überstunden erfasst werden, lasse Überstunden zulassen deaktiviert.
Schritt 1: Überstunden zulassen und Berechnungsmethode wählen
Aktiviere Überstunden zulassen und lege eine Berechnungsmethode fest:
Methode | Grundlage |
Wöchentlich | Die wöchentlichen Schwellenwerte basieren auf den vertraglich vereinbarten Stunden im Mitarbeiterprofil. |
Monatlich erwartet | Du gibst die monatlich erwarteten Stunden an, falls in einigen Monaten mehr oder weniger Arbeit erwartet wird. |
Verstetigte Arbeitszeitberechnung | Du gibst die monatlichen Durchschnittsstunden aufs Jahr gerechnet an, wenn Du gleichbleibende Überstunden erwartest. |
Nach Wahl der Methode kannst Du zusätzlich anpassen:
Reduziere die wöchentlich/monatlich erwartete Arbeitszeit durch bezahlten Urlaub und Feiertage: Wenn aktiviert, senkt das System das Arbeitsziel automatisch, sobald bezahlter Urlaub oder Feiertage anfallen.
Minusstunden erlauben: Wenn aktiviert, werden weniger als erwartet gearbeitete Stunden von der Überstundenbilanz abgezogen; das Zeitkonto kann negativ werden. Die Bilanz berechnet sich als Startsaldo + getrackte Stunden − erwartete Stunden.
Beispiel zur reduzierten Arbeitszeit: Liegt das monatliche Ziel bei 120 Stunden und der Mitarbeiter hat 12 Stunden durch Feiertage und Urlaub frei, reduziert sich sein Soll auf 108 Stunden. Leistet er 110 Stunden, verbucht das System 2 Überstunden. Bleibt die Regel deaktiviert, bleibt das Ziel bei 120 Stunden, sodass keine Überstunden entstehen.
Empfehlung: Wir empfehlen, Überstunden zu aktivieren und als Berechnungsmethode die verstetigte Arbeitszeitberechnung zu verwenden.
Schritt 2: Überstundenregel auszahlen
Lege das Standardverhalten fest, wie das System am Ende jeder Lohnlaufzeit mit den gesammelten Überstunden verfährt:
Überstunden automatisch auszahlen: Alle Überstunden werden am Ende der Abrechnungsperiode automatisch zur Auszahlung vorgemerkt. Manuelle Anpassungen in der Gehaltsliste bleiben möglich.
Überstunden manuell auszahlen: Überstunden sammeln sich in der Überstundenbilanz an. Du legst die Auszahlung für jeden Mitarbeiter manuell in der Gehaltsliste fest.
Schritt 3: Feiertagsregeln
Lege das Standardverhalten fest, wie das System Feiertage vergütet, die auf einen Arbeitstag fallen:
Feiertage automatisch auszahlen: Alle relevanten Feiertage werden automatisch zur Auszahlung erfasst. Manuelle Korrekturen in der Lohnabrechnungstabelle bleiben möglich.
Feiertage manuell auszahlen: Standardmäßig werden keine Feiertage bezahlt. Du wählst je Mitarbeiter in der Lohnabrechnungstabelle aus, welche Feiertage vergütet werden.
Häufige Fragen
Warum wird die Arbeitszeit an einem Tag automatisch gekürzt und an einem anderen nicht?
Die automatische Anpassung an das Tageslimit greift nur, wenn der Mitarbeiter seine Zeit selbst erfasst. Legt ein Admin oder HR Admin einen Eintrag manuell an oder bearbeitet ihn, wird das Limit nicht angewendet und die Zeit bleibt ungekürzt.
Warum kann ich als Admin mehr Stunden erfassen als das Tageslimit erlaubt?
Admins und HR Admins können alle Regeln der Anwesenheitsrichtlinie übergehen, auch das Tageslimit. Mitarbeiter, die das Limit überschreiten müssen, wenden sich daher an einen Admin.
Warum kann ich die Limitierungen für das Einchecken nicht aktivieren?
Die Limitierungen für das Einchecken und die Funktion Automatisch erstellter Zeiteintrag können nicht gleichzeitig aktiv sein. Deaktiviere die eine Regel, um die andere zu aktivieren.
Warum erscheint ein Konflikt erst am Tag nach dem Vorfall?
Die Regel Eintrag nicht vollständig wertet einen Arbeitstag erst nach dessen Ende aus. Der Konflikt wird deshalb am Folgetag in der Anwesenheitstabelle angezeigt.
Warum entstehen keine Überstunden, obwohl mein Mitarbeiter mehr gearbeitet hat?
Prüfe, ob Überstunden zulassen in der Richtlinie aktiviert ist. Ist die Funktion deaktiviert, werden keine Überstunden erfasst. Prüfe außerdem die gewählte Berechnungsmethode und ob die erwartete Arbeitszeit durch Urlaub und Feiertage reduziert wird.
Gelten Änderungen an den Regeln rückwirkend?
Nein. Änderungen an Regeln wie dem Tageslimit, den Überstunden- oder Vergütungsregeln gelten ab dem Zeitpunkt der Aktivierung und wirken nur auf laufende und kommende Lohnabrechnungen. Für frühere Einträge werden weiterhin die alten Werte angezeigt.