Kenjo kennt vier geplante Stundenwerte. Sie unterscheiden sich in zwei Punkten: Ist der Abzug von Abwesenheiten und Feiertagen enthalten (brutto oder netto), und ist der Vertrag oder der Arbeitsplan die Grundlage?

Dazu kommen diese Werte:

Der Arbeitsplan eines Mitarbeiters ist einer von drei Typen:

Bei regulärem Arbeitsplan kommen Geplante Stunden aus dem Arbeitsplan. Bei unregelmäßigem Arbeitsplan gibt es keine Tageswerte im Arbeitsplan. Dort zählen die veröffentlichten Schichten, sofern der Schichtplan für den Mitarbeiter aktiv ist, sonst sind die Geplanten Stunden 0h.

Sieh Dir dieses Video für einen kurzen Überblick an:

Bei regulärem Arbeitsplan bleibt eine veröffentlichte Schicht als Referenz in Anwesenheit sichtbar, neben dem Arbeitsplan-Wert. Sie ist rein informativ und ändert nichts an den Sollstunden.

Ein Mitarbeiter wird im Schichtplan erst berücksichtigt, wenn Du ihn im Mitarbeiterprofil aktivierst. Ob ein Mitarbeiter aktiv ist, siehst Du direkt in der Kopfzeile unter Meine Anwesenheit als Textfeld.

Die Sollstunden richten sich nach dem Vertrag, nicht nach dem Plan. Sie bleiben deshalb unabhängig von der täglichen operativen Planung. Sie sind die feste Basis, um zu bestimmen, wie viel Zeit für Feiertage und bezahlte Abwesenheiten anerkannt wird, auch wenn der Arbeitsplan die Stunden ungleich auf die Wochentage verteilt.

Feiertage und Abwesenheiten reduzieren die Sollstunden. Das gilt unabhängig davon, ob die Geplanten Stunden aus Schichtplan, Arbeitsplan oder Vertrag stammen.

Wie viel eine Abwesenheit vom Abwesenheitssaldo abzieht, stellst Du in jeder Abwesenheitsrichtlinie mit zwei getrennten Einstellungen ein: Abgezogene Tage legt fest, welche Tage abgezogen werden. Stunden pro abgezogenem Tag legt fest, wie viele Stunden ein abgezogener Tag zählt. Die vollständige Anleitung mit Szenarien findest Du in Abzugsregeln für Abwesenheiten einrichten.

Zwei Einstellungen beeinflussen die Überstunden:

Werte können sich je nach Ansicht oder Bericht leicht unterscheiden, weil Sollstunden intern pro Tag nicht unter 0 begrenzt werden. Die Begrenzung auf 0 passiert erst in der jeweiligen Ansicht.

Dadurch kann eine Ansicht, die zuerst den Gesamtzeitraum summiert und danach begrenzt, zu einer leicht anderen Zahl kommen als eine Ansicht, die jeden Tag einzeln begrenzt und dann summiert. Für die Überstundenrechnung ist das unerheblich: Sie zählt immer nach der Formel Erfasste Stunden − Sollstunden, mit der Begrenzung pro Tag, unabhängig davon, welche Ansicht oder welcher Bericht die Zahl anzeigt.

Zählt die Schicht oder der Vertrag für Überstunden?

Immer der Vertrag (Sollstunden). Die im Schichtplan geplanten Stunden dienen nur der operativen Planung und fließen nicht in die Überstundenberechnung ein.

Werden bei jedem Mitarbeiter Überstunden erfasst?

Nein. Überstunden werden nur erfasst, wenn die Überstundenverfolgung im Arbeitsplan des Mitarbeiters aktiviert ist.

Warum zeigt eine veröffentlichte Schicht andere Stunden als mein Arbeitsplan, ändert aber nichts an meinen Sollstunden?

Bei einem regulären Arbeitsplan bestimmt der Arbeitsplan die Geplanten Stunden, unabhängig vom Schichtplan. Die Sollstunden richten sich nach dem Vertrag. Die veröffentlichte Schicht wird nur informativ angezeigt.

Gibt es Ausnahmen, wo eine veröffentlichte Schicht trotzdem zählt, auch bei regulärem Arbeitsplan?

Ja, in vier Fällen:

Beispiel für eine Woche mit Zusatzschicht:

Warum zeigen Geplante Stunden 0h, obwohl mein Mitarbeiter arbeitet?

Meistens hat der Mitarbeiter einen unregelmäßigen Arbeitsplan. Dann gibt es keine festen Tageswerte, und Geplante Stunden kommen nur aus veröffentlichten Schichten. Ist der Schichtplan aktiv und für den Tag keine Schicht veröffentlicht, zeigt Kenjo 0h. Ist der Schichtplan gar nicht aktiv, zeigt Kenjo ebenfalls 0h. Bei regulären Arbeitsplänen sollte das nicht passieren, weil dort der Arbeitsplan zählt. Prüfe in diesem Fall, ob der Arbeitsplan korrekt zugewiesen und die Wochentage darin aktiviert sind.

Warum sehe ich bei einem unregelmäßigen Arbeitsplan keine Tageswerte für das Soll?

Ein unregelmäßiger Arbeitsplan enthält nur eine Gesamtstundenzahl pro Woche oder Monat, aber keine Stunden pro Wochentag. Ohne Schichtplan gibt es deshalb keinen verlässlichen Tageswert, und Kenjo zeigt in den normalen Ansichten keinen an. Orientiere Dich an den Werten für Woche oder Monat.

Ich habe ein DSP-Konto, wo finde ich meinen Arbeitsplan?

Für DSPs gibt es aktuell keinen Arbeitsplan mit Fest, Flexibel oder Unregelmäßig. Geplante Stunden und Sollstunden kommen bei Dir immer aus Mitarbeiterprofil > Geschäftlich > Vertragliche Stunden und Wochentage.

Kann ich Sollstunden manuell für einen einzelnen Mitarbeiter ändern?

Nein, nicht direkt. Sollstunden ergeben sich automatisch aus der wöchentlichen Mindestarbeitszeit im Mitarbeiterprofil (Mitarbeiter > [Mitarbeiter] > Geschäftlich). Um sie zu ändern, passe dort die vertraglichen Wochenstunden an.

Können Mindestarbeitszeit und Sollstunden gleich sein?

Ja. Gibt es im Zeitraum keine bezahlten Abwesenheiten und keine Feiertage, entspricht die Mindestarbeitszeit den Sollstunden.

Kann ich das Abzugsverhalten für bestimmte Mitarbeiter deaktivieren?

Nein. Das Verhalten wird pro Abwesenheitsrichtlinie in der Abzugseinstellung festgelegt, nicht pro Mitarbeiter. Brauchst Du unterschiedliches Verhalten für verschiedene Gruppen, erstelle separate Abwesenheitsrichtlinien mit unterschiedlichen Abzugseinstellungen.

Was passiert, wenn eine Schicht nach der Genehmigung einer Abwesenheit geändert oder gelöscht wird?

Der Abwesenheitsabzug ist auf den Betrag gesperrt, der beim Genehmigen der Anfrage abgezogen wurde. Das Ändern oder Entfernen der Schicht danach berechnet den Saldo nicht neu.

Was passiert, wenn sich eine Schicht ändert, bevor ich eine Abwesenheit genehmige?

Nicht genehmigte Abwesenheitsanfragen werden neu berechnet, wenn der Abwesenheitstag ankommt, nach dem Standardprozess. Bereits genehmigte Anfragen werden zum Zeitpunkt der Genehmigung fixiert. Du wirst dabei gefragt, welcher Wert beibehalten werden soll, und danach wird nicht mehr neu berechnet.