Die wichtigsten Begriffe verstehen
Begriff | Bedeutung | Wo zu finden |
Wöchentliche Mindestarbeitszeit | Die vertraglich festgelegten Stunden (z.B. 40h/Woche). Ändert sich nie automatisch. | Mitarbeiterprofil > Geschäftlich |
Sollstunden | Die Stunden, die der Mitarbeiter tatsächlich arbeiten muss — vertragliche Stunden abzüglich Abwesenheiten und Feiertagen. | Anwesenheit > Zeiterfassung Übersicht |
Geplante Stunden | Wenn Schichtplan aktiv: die veröffentlichten Schichtstunden. Wenn nicht: die Stunden aus dem Arbeitsplan oder Mitarbeiterprofil. | Schichtplan oder Mitarbeiterprofil |
Erfasste Stunden | Die Stunden, die der Mitarbeiter tatsächlich eingestempelt hat, plus bezahlte Abwesenheiten und bezahlte Feiertage. | Anwesenheit > Zeiterfassung Übersicht |
Wie werden Geplante Stunden/Geplant ermittelt?
Kenjo ermittelt die geplanten Stunden jedes Mitarbeiters aus verschiedenen Quellen automatisch. Je nachdem welche Quelle für diesen Mitarbeiter anhand der folgenden Prioritätsreihenfolge:
Schichtplanung (höchste Priorität): Sind dem Mitarbeiter Schichten im Schichtplan zugewiesen, verwendet das System ausschließlich diese Schichten.
Hinweis: Wenn der Mitarbeiter in der Schichtplanung aktiviert ist, aber für einen bestimmten Tag keine Schicht für ihn hinterlegt, betragen seine geplanten Stunden für diesen Tag 0.
Arbeitsplan: Ist der Mitarbeiter kein Schichtmitarbeiter, verwendet das System das Arbeitsmuster aus dem zugewiesenen Arbeitsplan. Den Arbeitsplan des Mitarbeiters findest Du im Bereich Geschäftliche Informationen im Mitarbeiterprofil.
Vertragliche Stunden (wie im Mitarbeiterprofil hinterlegt): Ist kein Arbeitsplan zugewiesen, greift das System auf die vertraglichen Wochenstunden und vertraglichen Arbeitstage im Bereich Geschäftliche Informationen des Mitarbeiterprofils zurück. Die Wochenstunden werden auf die Arbeitstage verteilt, um einen täglichen Durchschnitt zu berechnen.
💡 Tipp: Aktiviere die Schichtplanung nur für Mitarbeiter, die sie aktiv nutzen, damit die geplanten Stunden stets korrekt berechnet werden.
🔍 Schnell-Check: Die aktuelle Quelle eines Mitarbeiters ist direkt in der Kopfzeile unter Meine Anwesenheit sichtbar – dort wird ein Badge angezeigt, wenn dem Mitarbeiter Schichten zugewiesen sind.
Die drei Berechnungspfade verstehen
Jeder Mitarbeiter fällt je nach Einrichtung in einen von drei Pfaden.
| Pfad A | Pfad B | Pfad C |
Setup | Schichtplan aktiv | Arbeitsplan zugewiesen | Nur vertragliche Stunden |
Quelle für geplante Stunden | Veröffentlichte Schichten im Schichtplan | Muster aus dem Arbeitsplan | Vertragsstunden ÷ vertragliche Arbeitstage |
Quelle für Sollstunden | Vertragsstunden − Abwesenheiten − Feiertage | Vertragsstunden − Abwesenheiten − Feiertage | Vertragsstunden − Abwesenheiten − Feiertage |
Verstehen wie jeder Pfad funktioniert
Pfad A — Schichtplanmitarbeiter
Geplante Stunden stammen ausschließlich aus veröffentlichten Schichten. Vertragsstunden werden nur für die Sollstunden verwendet.
Situation | Geplante Stunden | Sollstunden |
Tag mit veröffentlichter Schicht | Summe der Schichtstunden (abzüglich Pausenabzug wenn aktiviert) | Vertragsstunden − Abwesenheiten − Feiertage |
Tag ohne veröffentlichte Schicht | 0h | Vertragsstunden − Abwesenheiten − Feiertage |
Feiertag | Schichtstunden wenn veröffentlicht, sonst 0h | 0h |
Abwesenheit (bezahlt/unbezahlt) | Schichtstunden wenn veröffentlicht, sonst 0h | 0h |
Abwesenheit (stundenbasiert) | Schichtstunden wenn veröffentlicht, sonst 0h | Vertragsstunden − Stunden der Abwesenheitsanfrage |
Abwesenheit — kein Abzug | Schichtstunden wenn veröffentlicht, sonst 0h | Vertragsstunden (kein Abzug) |
Hinweis:
Geplante Stunden werden ausschließlich durch Schichten bestimmt — Abwesenheiten und Feiertage reduzieren sie nicht.
Sollstunden werden unabhängig aus den Vertragsstunden berechnet. Beide Werte können am selben Tag sehr unterschiedlich sein.
Ist der Schichtplan aktiv, aber keine Schichten zugewiesen, zeigen geplante Stunden für alle Tage 0h. Sollstunden spiegeln trotzdem die Vertragsstunden wider.
Pfad B1 — Regulärer Arbeitsplan
Feste Stunden pro Tag (z.B. Mo–Fr, jeweils 8h).
Situation | Geplante Stunden | Sollstunden |
Normaler Arbeitstag | Stunden laut Arbeitsplan | Wie geplante Stunden |
Arbeitsfreier Tag (laut Arbeitsplan) | 0h | 0h |
Feiertag | Stunden laut Arbeitsplan | 0h |
Abwesenheit (bezahlt/unbezahlt) | Stunden laut Arbeitsplan | 0h |
Abwesenheit (stundenbasiert) | Stunden laut Arbeitsplan | Wöchentliche Vertragsstunden − Stunden der Abwesenheitsanfrage |
Abwesenheit — kein Abzug | Stunden laut Arbeitsplan | Geplante Stunden (kein Abzug) |
Hinweis: Geplante Stunden werden nie durch Abwesenheiten oder Feiertage beeinflusst. Nur die Sollstunden ändern sich.
Pfad B2 — Unregelmäßiger Arbeitsplan (ohne Schichtplan)
Ausgewählte Arbeitstage, keine festen Tagesstunden. Sollstunden werden auf die Mindestarbeitstage pro Woche verteilt.
Situation | Geplante Stunden | Sollstunden |
Ausgewählter Arbeitstag | Berechnete Tagesstunden (Wochenstunden ÷ Mindestarbeitstage) | Wie geplante Stunden |
arbeitsfreier Tag | 0h | 0h |
Feiertag | Berechnete Tagesstunden | 0h |
Abwesenheit (bezahlt/unbezahlt) | Berechnete Tagesstunden | 0h |
Abwesenheit (stundenbasiert) | Berechnete Tagesstunden | Berechnete Tagesstunden − Stunden der Abwesenheitsanfrage |
Abwesenheit — kein Abzug | Berechnete Tagesstunden | Berechnete Tagesstunden (kein Abzug) |
Hinweis: Geplante Stunden zeigen auch an Abwesenheits- und Feiertagen berechnete Stunden. Nur die Sollstunden werden reduziert.
Beispiel 1 — Tagesstunden ≤ gesetzliches Tageslimit → gleichmäßige Verteilung:
Einstellung | Wert |
Wöchentliche Sollstunden | 32h |
Mindestarbeitstage | 4 |
Gesetzliches Tageslimit | 8h |
Rechnung: 32 ÷ 4 = 8h → 8h werden den ersten 4 Arbeitstagen zugewiesen.
Beispiel 2 — Tagesstunden > gesetzliches Tageslimit → Deckelung und Ausweitung:
Einstellung | Wert |
Wöchentliche Sollstunden | 32h |
Mindestarbeitstage | 3 |
Gesetzliches Tageslimit | 8h |
Rechnung: 32 ÷ 3 = 10,67h → überschreitet das Tageslimit. Die restlichen Stunden müssen auf einen zusätzlichen Arbeitstag verteilt werden.
Hinweis: Diese Verteilung der Sollstunden siehst Du nicht in der Monatsansicht unter Mitarbeiterprofil > Anwesenheit für einzelne Tage. Du siehst sie unter Anwesenheit > Zeiterfassung Übersicht im Tab Zeitspanne.
Pfad C — Nur vertragliche Stunden
Kein Schichtplan, kein Arbeitsplan zugewiesen. Geplante Stunden = wöchentliche Vertragsstunden ÷ vertragliche Arbeitstage (z.B. 32h ÷ 4 Tage = 8h/Tag).
Situation | Geplante Stunden | Sollstunden |
Normaler Arbeitstag | Vertraglicher Tagesdurchschnitt | Wie geplante Stunden |
Arbeitsfreier Tag (z.B. Sonntag) | 0h | 0h |
Feiertag | Vertraglicher Tagesdurchschnitt | 0h |
Abwesenheit (bezahlt/unbezahlt) | Vertraglicher Tagesdurchschnitt | 0h |
Abwesenheit (stundenbasiert) | Vertraglicher Tagesdurchschnitt | Vertraglicher Tagesdurchschnitt − Stunden der Abwesenheitsanfrage |
Abwesenheit — kein Abzug | Vertraglicher Tagesdurchschnitt | Vertraglicher Tagesdurchschnitt (kein Abzug) |
Hinweis: Geplante Stunden werden nie durch Abwesenheiten oder Feiertage beeinflusst. Nur die Sollstunden ändern sich.
Wann geplante Stunden 0h anzeigen
Pfad | Geplante Stunden zeigen 0h, wenn... |
A — Schichtplan | Keine veröffentlichte Schicht (unabhängig von Abwesenheiten oder Feiertagen) |
B1 — Regulärer Arbeitsplan | Arbeitsfreier Tag laut Arbeitsplan |
B2 — Unregelmäßiger Arbeitsplan | Nicht ausgewählter Tag oder Tag jenseits der wöchentlichen Mindestarbeitstage |
C — Nur vertragliche Stunden | Arbeitsfreier Tag |
Wichtig: Abwesenheiten und Feiertage führen nie dazu, dass geplante Stunden 0h anzeigen — außer bei Pfad A, wenn keine Schicht veröffentlicht wurde.
Was die Sollstunden reduziert
Gilt für alle Pfade:
Situation | Sollstunden an diesem Tag |
Feiertag / Abwesenheit (ganztägig) | 0h - voller Abzug |
Feiertag / Abwesenheit (halbtägig) | Halbe geplante Stunden — hälftiger Abzug |
Stundenbasierte Abwesenheit | Geplante Stunden − [minus] Stunden der Abwesenheitsanfrage (min. 0h) |
Abwesenheit — kein Abzug | Keine Änderung |
Wie Feiertage berechnet werden
Kenjo zieht pro Feiertag immer den vertraglichen Tagesdurchschnitt ab — nicht die tatsächlich geplante Schichtdauer an diesem Tag.
Formel: Wöchentliche Vertragsstunden ÷ Arbeitstage = Abzug pro Feiertag
Beispiel: 40h ÷ 5 Tage = 8h Abzug pro Feiertag — unabhängig davon, ob an dem Tag eine 6h- oder 10h-Schicht geplant war. Das schützt den Mitarbeiter vor einem unverschuldeten Minus im Arbeitszeitkonto.
Konkretes Monatsbeispiel:
17 Arbeitstage × 8h = 136h vertragliche Stunden im Monat
2 Feiertage × 8h = 16h Abzug
Sollstunden = 120h
Überstunden verfolgen
Ist die Überstundenverfolgung aktiviert, siehst Du in der Zeiterfassung Übersicht auf der rechten Seite eine zusätzliche Überstunden-Zusammenfassung. Alle anderen Werte bleiben unverändert.
Häufige Fragen
Warum zeigt mein Mitarbeiter geplante Stunden von 0h, obwohl er arbeiten soll?
Der häufigste Grund: Der Mitarbeiter ist im Schichtplan aktiviert, aber für diesen Tag wurde noch keine Schicht veröffentlicht. Prüfe, ob die Schicht im Schichtplan veröffentlicht wurde. Soll der Mitarbeiter nie über den Schichtplan verwaltet werden, deaktiviere den Schichtplan in seinem Profil.
Warum unterscheiden sich geplante Stunden und Sollstunden am selben Tag?
Das ist gewollt. Geplante Stunden spiegeln die operative Planung wider (welche Schicht eingeplant war). Sollstunden spiegeln die vertragliche Verpflichtung wider (was der Mitarbeiter laut Vertrag arbeiten muss). An einem Tag mit einer 10h-Schicht zeigen geplante Stunden 10h, Sollstunden jedoch 8h (vertraglicher Tagesdurchschnitt). Das System trennt diese Werte bewusst aus lohnabrechnungsrelevanten Gründen.
Warum zeigt mein Mitarbeiter geplante Stunden an einem Feiertag?
Bei Pfad B und C werden geplante Stunden nie durch Feiertage reduziert — nur die Sollstunden. Die an Feiertagen angezeigten geplanten Stunden dienen im Hintergrund der korrekten Berechnung des Feiertagsabzugs für die Lohnabrechnung. Der Mitarbeiter soll an diesem Tag nicht arbeiten.
Warum sehe ich die Sollstunden-Verteilung nicht in der Monatsansicht?
Die Sollstunden für unregelmäßige Arbeitspläne werden im Hintergrund als Rechenbasis verteilt — sie erscheinen nicht pro Tag in der Monatsansicht. Wechsle zu Anwesenheit > Zeiterfassung Übersicht und klicke auf den Tab Zeitspanne, um die Verteilung zu sehen.
Was ist der Unterschied zwischen wöchentlicher Mindestarbeitszeit und Sollstunden?
Die wöchentliche Mindestarbeitszeit ist im Vertrag des Mitarbeiters festgelegt und ändert sich nie automatisch. Sollstunden sind das, was der Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum tatsächlich arbeiten muss — Vertragsstunden abzüglich Feiertagen und genommener Abwesenheiten.
Was passiert, wenn kein Feiertag im Feiertagskalender hinterlegt ist?
Ist ein gesetzlicher Feiertag nicht im zugewiesenen Feiertagskalender eingetragen, zählt der Tag als normaler Arbeitstag und wird nicht von den Sollstunden abgezogen. Prüfe, ob der Mitarbeiter einem Feiertagskalender zugeordnet ist unter Einstellungen > Mein Unternehmen.