Die wichtigsten Begriffe verstehen
Begriff | Bedeutung | Wo zu finden |
Wöchentliche Mindestarbeitszeit | Die vertraglich festgelegten Stunden (z.B. 40h/Woche). Ändert sich nie automatisch. | Mitarbeiterprofil > Geschäftlich |
Sollstunden | Was der Mitarbeiter in einem Zeitraum wirklich arbeiten muss: die vertraglichen Stunden, abzüglich Abwesenheiten und Feiertagen. Grundlage für Lohnabrechnung und Überstunden. | Anwesenheit > Zeiterfassung Übersicht |
Geplante Stunden | Die operativ eingeplante Arbeitszeit. Bei regulärem Arbeitsplan: die Stunden aus dem Arbeitsplan, unabhängig vom Schichtplan. Bei unregelmäßigem Arbeitsplan mit aktivem Schichtplan: nur veröffentlichte Schichtstunden, sonst 0h. | Schichtplan oder Mitarbeiterprofil |
Erfasst | Die tatsächlich eingestempelte Zeit. | Mitarbeiterprofil > Anwesenheit |
Gesamtzeit | Erfasst + bezahlte Abwesenheit + gesetzliche Feiertage. | Mitarbeiterprofil > Anwesenheit |
Regulärer Arbeitsplan: Fest | Jeden Arbeitstag dieselbe Stundenzahl, z. B. immer Mo–Fr je 8h. Ein Wochenmuster, das sich exakt wiederholt. | Mitarbeiterprofil > Geschäftliche Informationen > Arbeitsplan |
Regulärer Arbeitsplan: Flexibel | Auch ein festes Wochenmuster, aber mit unterschiedlichen Stunden je Wochentag, z. B. Mo–Do je 8,5h und Fr 6h (genau unser Rechenbeispiel weiter oben im Artikel). Kenjo kennt für jeden Wochentag eine konkrete, hinterlegte Stundenzahl, nur eben nicht überall dieselbe. | Mitarbeiterprofil > Geschäftliche Informationen > Arbeitsplan |
Unregelmäßiger Arbeitsplan | Es gibt kein festes Tages-Muster. Hinterlegt ist nur eine Gesamtstundenzahl pro Woche/Monat, ohne dass feststeht, wie viele Stunden auf welchen Wochentag fallen. Die tatsächliche Verteilung ergibt sich entweder automatisch (gleichmäßig verteilt) oder, wenn der Schichtplan aktiv ist, komplett aus den veröffentlichten Schichten. | Mitarbeiterprofil > Geschäftliche Informationen > Arbeitsplan |
Vertrag gegen Realität: Die wöchentliche Mindestarbeitszeit ist die feste Vereinbarung aus dem Vertrag. Die Sollstunden sind das, was nach Abzug von bezahlten Abwesenheiten und Feiertagen tatsächlich übrig bleibt. Gibt es im Zeitraum keine Abwesenheiten und keine Feiertage, sind beide Werte gleich.
ℹ️ Der ältere Begriff Erwartete Stunden wird nicht mehr verwendet. Falls Du ihn noch irgendwo siehst, ist damit Sollstunden gemeint.
Woher kommen Geplante Stunden: Arbeitsplan oder Schichtplan?
Kurz gesagt: Hat Dein Mitarbeiter feste Arbeitszeiten (z. B. immer Mo–Fr 8h), zählt der Arbeitsplan, komplett egal, was im Schichtplan steht. Nur bei wechselnden, unregelmäßigen Arbeitszeiten übernimmt der Schichtplan.
Entscheidend ist also nicht, ob der Schichtplan aktiv ist, sondern ob der zugrunde liegende Arbeitsplan regulär (fest oder flexibel) o. unregelmäßig ist.
Regulärer Arbeitsplan (fest oder flexibel): Geplante Stunden und Sollstunden kommen immer aus dem Arbeitsplan, selbst wenn der Schichtplan für den Mitarbeiter aktiv ist, und unabhängig davon, ob an dem Tag eine Schicht veröffentlicht wurde. Dasselbe gilt, wenn gar kein Arbeitsplan-Verlauf hinterlegt ist, dann zählen die alten wöchentlichen Stunden- und Arbeitstage-Einstellungen.
Unregelmäßiger Arbeitsplan mit aktivem Schichtplan: Hier zählen ausschließlich veröffentlichte Schichten. Ein Tag ohne veröffentlichte Schicht hat 0 Geplante Stunden. Die Sollstunden werden trotzdem gleichmäßig aus dem Wochenvertrag verteilt, die Schichten legen nur fest, an welchen Tagen dieser Anteil anfällt, nicht wie viele Stunden.
So aktivierst Du den Schichtplan für einen Mitarbeiter:
Gehe zum Mitarbeiterprofil.
Suche im Menü auf der rechten Seite nach Schichtplan aktivieren.
Aktiviere den Schalter Mitarbeiter für Schichtplanung aktivieren oben rechts.
🔍 Schnell-Check: Ist ein Mitarbeiter aktiv im Schichtplan, siehst Du das direkt in der Kopfzeile unter Meine Anwesenheit als Textfeld.
Wo veröffentlichte Schichten trotzdem zählen, auch bei regulärem Arbeitsplan
Kurz gesagt: Auch wenn der Arbeitsplan normalerweise zählt: Bei Krankheit oder Urlaub kann eine geplante Schicht trotzdem den Ausschlag geben, wie viele Stunden abgezogen werden. Die vier Fälle im Detail:
Abwesenheitsanfragen: Existiert an dem Tag eine veröffentlichte Schicht, ersetzt deren Länge den Arbeitsplan-Wert als Grundlage der Abwesenheit, auch wenn die Schicht kürzer ist.
Saldo-Abzug bei Abwesenheiten: Bei der Standard-Abzugseinstellung Tatsächliche Schicht kommen die abgezogenen Stunden von der veröffentlichten Schicht, unabhängig vom Arbeitsplan-Typ. Beispiel: 8h geplant, ganztägige Abwesenheit, aber 10h veröffentlichte Schicht → Saldo −2h. Andere Abzugseinstellungen (Geplante Stunden, Durchschnitt, Fester Wert) ignorieren die Schicht, siehe Abzugsregeln für Abwesenheiten einrichten.
Tagesansicht der Zeiterfassung Übersicht: Zeigt veröffentlichte Schichten als Blöcke an, wenn der Schichtplan aktiv ist, unabhängig vom Arbeitsplan-Typ. Reine Anzeige, ändert keine Werte.
Check-in-Beschränkung: Ist keine feste Uhrzeit eingestellt, richtet sich die erlaubte Check-in-Zeit nach den Schichten des Tages, sobald der Schichtplan aktiv ist, unabhängig vom Arbeitsplan-Typ.
Praktisches Beispiel
Für einen Mitarbeiter mit einem 40-Stunden-Wochenvertrag, 5 Arbeitstagen und ohne aktiven Schichtplan:
Täglicher Durchschnitt: 8 Stunden (40 ÷ 5).
Am 23. des Monats: Die kumulierten Geplanten Stunden betragen 17 Arbeitstage × 8 Std. = 136 Std.
Bei 2 gesetzlichen Feiertagen im Zeitraum: Die Sollstunden betragen 136 Std. − (2 × 8 Std.) = 120 Std.
Warum weichen Sollstunden und Geplante Stunden unter der Woche ab?
Die Sollstunden (Netto-Vertragszeit) bleiben unabhängig von der täglichen operativen Planung, um die vertragliche Integrität zu wahren. Sie dienen als feste Basis, um zu bestimmen, wie viel Zeit für Feiertage und bezahlte Abwesenheiten anerkannt wird, auch wenn der Arbeitsplan die Stunden ungleich auf die Wochentage verteilt.
Praktisches Beispiel
Für einen Mitarbeiter mit einem 40-Stunden-Wochenvertrag, 5 Arbeitstagen und einem Arbeitsplan mit ungleicher Verteilung (8,5 Std. Mo–Do, 6 Std. Fr):
Vertraglicher Tagesdurchschnitt: 8 Stunden (40 ÷ 5), unabhängig von der tatsächlichen Tagesverteilung.
Fällt ein Feiertag auf einen Montag (laut Arbeitsplan ein 8,5-Stunden-Tag): Das System erkennt trotzdem nur 8 Std. an, den vertraglichen Durchschnitt.
Fällt ein Feiertag auf einen Freitag (laut Arbeitsplan ein 6-Stunden-Tag): Auch hier erkennt das System 8 Std. an, nicht die geringeren 6 Std.
Ergebnis: Die Sollstunden bleiben unabhängig davon, auf welchen Wochentag der Feiertag fällt, immer gleich, sie werden nicht durch die ungleiche Verteilung im Arbeitsplan beeinflusst.
Was die Sollstunden reduziert
Unabhängig davon, ob die Geplanten Stunden aus Schichtplan, Arbeitsplan oder Vertrag stammen, gilt:
Situation | Sollstunden an diesem Tag |
Feiertag / Abwesenheit (ganztägig) | 0h: Voller Abzug der Sollstunden |
Stundenbasierte Abwesenheit | Sollstunden − Stunden der Abwesenheitsanfrage (min. 0h) |
Abwesenheit: kein Abzug in Richtlinie ausgewählt | Keine Änderung |
Wie wird der Abzug bei Abwesenheiten berechnet?
In jeder Abwesenheitsrichtlinie stellst Du zwei separate Einstellungen für den Abzug ein: welche Tage abgezogen werden, und wie viele Stunden pro abgezogenem Tag. Die vollständige Anleitung mit Szenarien und Entscheidungstabelle findest Du in Abzugsregeln für Abwesenheiten einrichten.
Überstunden berechnen
Die wichtigste Regel: Über- und Unterstunden ergeben sich immer aus Erfasste Stunden − Sollstunden. Die Geplanten Stunden aus dem Schichtplan spielen dabei keine Rolle, Schichtplan und Vertrag sind zwei komplett getrennte Größen.
Beispiel: Für einen Mitarbeiter sind an einem Tag laut Schichtplan 5h 30min veröffentlicht (Geplante Stunden), sein Vertrag sieht für diesen Wochentag aber 7 Sollstunden vor. Arbeitet er tatsächlich 5h 45min, ergibt sich: 5h 45min − 7h = −1h 15min. Das Minus ist korrekt, auch wenn er 15 Minuten länger gearbeitet hat, als im Schichtplan stand, denn verglichen wird gegen den Vertrag, nicht gegen die Schicht.
Damit ein Mitarbeiter positive Überstunden aufbaut, muss er an einem Tag mehr als seine vertraglich vereinbarten Sollstunden arbeiten, unabhängig davon, was im Schichtplan geplant war.
Zwei Einstellungen, die das beeinflussen:
Überstundenverfolgung: Nur Mitarbeiter, für die diese Einstellung im Arbeitsplan aktiviert ist, werden überhaupt für Überstunden erfasst.
Minusstunden zulassen: Ist diese Option aktiviert, bleiben negative Tage als Minusstunden bestehen und gleichen sich mit späteren Plusstunden aus, statt auf 0 gerundet zu werden.
Warum können sich Werte je nach Ansicht/Bericht leicht unterscheiden?
Sollstunden werden intern pro Tag nicht unter 0 begrenzt, sondern erst in der jeweiligen Ansicht auf 0 gedeckelt. Dadurch kann es vorkommen, dass eine Ansicht, die den Gesamtzeitraum zuerst summiert und danach deckelt, zu einer leicht anderen Zahl kommt als eine Ansicht, die jeden Tag einzeln vor dem Summieren deckelt. Für die Überstundenrechnung ist das unerheblich: Die zählt immer nach der Formel Erfasste Stunden − Sollstunden, mit der Tages-Deckelung, unabhängig davon, welche Ansicht oder welcher Bericht die Zahl anzeigt.
Häufige Fragen
Zählt die Schicht oder der Vertrag für Überstunden?
Immer der Vertrag (Sollstunden). Die im Schichtplan geplanten Stunden dienen nur der operativen Planung und fließen nicht in die Überstundenberechnung ein.
Werden bei jedem Mitarbeiter Überstunden erfasst?
Nein, nur wenn die Überstundenverfolgung im Arbeitsplan des Mitarbeiters aktiviert ist.
Warum zeigt eine veröffentlichte Schicht andere Stunden als mein Arbeitsplan, ändert aber nichts an meinen Sollstunden?
Bei einem regulären Arbeitsplan bestimmt weiterhin der Arbeitsplan die Geplanten Stunden und Sollstunden, unabhängig vom Schichtplan. Die veröffentlichte Schicht wird nur informativ angezeigt. Eine Ausnahme gibt es bei Abwesenheiten: Existiert für den Tag eine veröffentlichte Schicht, kann deren Länge den Abwesenheitsabzug bestimmen, je nachdem, welche Abzugseinstellung Deine Abwesenheitsrichtlinie nutzt.
Warum zeigen Geplante Stunden 0h, obwohl mein Mitarbeiter arbeitet?
Meistens, weil der Mitarbeiter einen unregelmäßigen Arbeitsplan mit aktivem Schichtplan hat und für den Tag keine Schicht veröffentlicht ist. Bei regulären Arbeitsplänen sollte das nicht passieren, da dort der Arbeitsplan zählt, unabhängig vom Schichtplan, prüfe in diesem Fall, ob der Arbeitsplan korrekt zugewiesen und die Wochentage darin aktiviert sind.
Kann ich Sollstunden manuell für einen einzelnen Mitarbeiter ändern?
Sollstunden ergeben sich automatisch aus der wöchentlichen Mindestarbeitszeit im Mitarbeiterprofil (Mitarbeiter > [Mitarbeiter] > Geschäftlich). Um sie zu ändern, passe dort die vertraglichen Wochenstunden an, nicht die Sollstunden direkt.
Können Mindestarbeitszeit und Sollstunden gleich sein?
Ja. Gibt es im Zeitraum keine bezahlten Abwesenheiten oder Feiertage, entspricht die Mindestarbeitszeit den Sollstunden.