Anwesenheit zeigt bewusst unterschiedliche Zahlen an unterschiedlichen Orten — je nachdem, welche Frage sie beantwortet:

In der Monatsansicht unter Mitarbeiterprofil > Anwesenheit siehst Du eine Aufschlüsselung. Beispiel:

Erfasst 132h 0min

Abwesenheit 8h 0min

Gesetzliche Feiertage 8h 0min
= Gesamtzeit 148h 0min

So erkennst Du auf einen Blick, wie viel der Mitarbeiter selbst eingestempelt hat (Erfasst) und wie viel durch bezahlte Abwesenheiten und Feiertage dazukommt. Diese Stunden fließen sichtbar in die Gesamtzeit ein. Das ist gewollt und hat keinen Einfluss auf die Lohnabrechnung.

Kenjo ermittelt die geplanten Stunden jedes Mitarbeiters aus verschiedenen Quellen automatisch. Je nachdem welche Quelle für diesen Mitarbeiter anhand der folgenden Prioritätsreihenfolge:

Jeder Mitarbeiter fällt je nach Einrichtung in einen von drei Pfaden.

Der entscheidende Punkt: Geplante Stunden und Sollstunden werden getrennt berechnet. Die geplanten Stunden folgen der operativen Planung (Schicht/Arbeitsplan), die Sollstunden folgen immer der vertraglichen Basis. Deshalb können beide Werte am selben Tag unterschiedlich sein.

Geplante Stunden stammen ausschließlich aus veröffentlichten Schichten. Vertragsstunden werden nur für die Sollstunden verwendet.

Feste Stunden pro Tag (z.B. Mo–Fr, jeweils 8h).

Ausgewählte Arbeitstage, keine festen Tagesstunden. Sollstunden werden auf die Mindestarbeitstage pro Woche verteilt.

Rechnung: 32 ÷ 4 = 8h → 8h werden den ersten 4 Arbeitstagen zugewiesen.

Rechnung: 32 ÷ 3 = 10,67h → überschreitet das Tageslimit. Die restlichen Stunden müssen auf einen zusätzlichen Arbeitstag verteilt werden.

Kein Schichtplan, kein Arbeitsplan zugewiesen. Geplante Stunden = wöchentliche Vertragsstunden ÷ vertragliche Arbeitstage (z.B. 32h ÷ 4 Tage = 8h/Tag).

Gilt für alle Pfade:

In jeder Abwesenheitsrichtlinie kannst Du unter Abzug festlegen, welche Basis Kenjo beim Abziehen einer Abwesenheit verwendet. Die Einstellung heißt Vertragsstunden für den Stundenabzug verwenden und wirkt auf stundenweise wie auch ganztägige Abwesenheiten:

Bei gleichmäßig verteilten Arbeitszeiten ist das Ergebnis identisch. Ein Unterschied entsteht nur bei ungleich verteilten Tagesstunden — etwa wenn ein Mitarbeiter an manchen Tagen länger arbeitet als an anderen.

An einem Feiertag werden die Sollstunden dieses Tages auf 0 gesetzt. Der Mitarbeiter muss an diesem Tag nichts leisten und gerät dadurch nicht ins Minus. Abgezogen wird genau der Sollstunden-Wert, der für diesen Tag hinterlegt ist.

Bei Schicht- und Vertragsmitarbeitern entspricht dieser Wert dem vertraglichen Tagesdurchschnitt und nicht der tatsächlich geplanten Schichtdauer. So bleibt eine 10h-Schicht am Feiertag ohne nachteilige Wirkung aufs Arbeitszeitkonto.

Formel für den vertraglichen Tagesdurchschnitt =

Wöchentliche Vertragsstunden ÷ Arbeitstage
​Beispiel: 40h ÷ 5 Tage = 8h pro Feiertag — unabhängig davon, ob an dem Tag eine 6h- oder 10h-Schicht geplant war.

Konkretes Monatsbeispiel:

Ist die Überstundenverfolgung aktiviert, siehst Du in der Zeiterfassung Übersicht auf der rechten Seite eine zusätzliche Überstunden-Zusammenfassung. Alle anderen Werte bleiben unverändert.

Der häufigste Grund: Der Mitarbeiter ist im Schichtplan aktiviert, aber für diesen Tag wurde noch keine Schicht veröffentlicht. Prüfe, ob die Schicht im Schichtplan veröffentlicht wurde. Soll der Mitarbeiter nie über den Schichtplan verwaltet werden, deaktiviere den Schichtplan in seinem Profil.

Das ist gewollt. Geplante Stunden spiegeln die operative Planung wider (welche Schicht eingeplant war). Sollstunden spiegeln die vertragliche Verpflichtung wider (was der Mitarbeiter laut Vertrag arbeiten muss). An einem Tag mit einer 10h-Schicht zeigen geplante Stunden 10h, Sollstunden jedoch 8h (vertraglicher Tagesdurchschnitt). Das System trennt diese Werte bewusst aus lohnabrechnungsrelevanten Gründen.

Bei Pfad B und C werden geplante Stunden nie durch Feiertage reduziert — nur die Sollstunden. Die an Feiertagen angezeigten geplanten Stunden dienen im Hintergrund der korrekten Berechnung des Feiertagsabzugs für die Lohnabrechnung. Der Mitarbeiter soll an diesem Tag nicht arbeiten.

Eine Abwesenheit deckt die volle geplante Schicht, damit Du bei Deiner Rückkehr keine Stunden nachholen musst. Sie schenkt aber keine Überstunden, weil Du diese Stunden nicht gearbeitet hast. Überstunden entstehen ausschließlich durch tatsächlich gearbeitete Zeit.

Beispiel: Dein Vertrag sind 40h/Woche (Ø 8h/Tag), aber für Dienstag ist eine 10h-Schicht geplant. Du wirst am Dienstag krank:

In einem Satz: Die Abwesenheit rechtfertigt die vollen 10h, damit Du nichts nachholst — aber sie schenkt keine Überstunden, weil Du nicht gearbeitet hast.

Die Sollstunden für unregelmäßige Arbeitspläne werden im Hintergrund als Rechenbasis verteilt — sie erscheinen nicht pro Tag in der Monatsansicht. Wechsle zu Anwesenheit > Zeiterfassung Übersicht und klicke auf den Tab Zeitspanne, um die Verteilung zu sehen.

Die wöchentliche Mindestarbeitszeit ist im Vertrag des Mitarbeiters festgelegt und ändert sich nie automatisch. Sollstunden sind das, was der Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum tatsächlich arbeiten muss — Vertragsstunden abzüglich Feiertagen und genommener Abwesenheiten.

Ist ein gesetzlicher Feiertag nicht im zugewiesenen Feiertagskalender eingetragen, zählt der Tag als normaler Arbeitstag und wird nicht von den Sollstunden abgezogen. Prüfe, ob der Mitarbeiter einem Feiertagskalender zugeordnet ist unter Einstellungen > Mein Unternehmen.

Minusstunden entstehen aus den Sollstunden, und die berechnet Kenjo aus der wöchentlichen Mindestarbeitszeit im Mitarbeiterprofil — nicht aus dem Schichtplan. Der Schichtplan bestimmt nur die geplanten Stunden; ist die hinterlegte wöchentliche Mindestarbeitszeit höher als die tatsächlich geplante Schichtzeit, entsteht jeden Arbeitstag ein Minus. Prüfe unter Mitarbeiterprofil > Geschäftlich, ob die wöchentliche Mindestarbeitszeit zur realen Arbeitszeit passt.