Für wen: Admin, Vorgesetzter
Erfahre, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit Anwesenheits- und Stundendaten direkt im Schichtplan sichtbar werden, und wie Du Probleme bei der Anzeige behebst.
Voraussetzungen für die Datenanzeige
Schichtplan-Berechtigungen und Zeiterfassungs-Berechtigungen sind voneinander unabhängig. Damit ein Planer Anwesenheitsdaten direkt im Schichtplan sieht, müssen alle vier Voraussetzungen erfüllt sein:
Voraussetzung | Wo konfiguriert |
Schichtplan-Zugriff vorhanden | Einstellungen > Profile & Berechtigungen > Schichtplanung |
"Anwesenheit anzeigen" aktiviert | Schichtplan > Einstellungen > Anzeigeoptionen |
Zeiterfassung für das Unternehmen aktiv | Einstellungen > Zeiterfassung |
Berechtigung "Anwesenheitsübersicht anzeigen" für die betreffenden Mitarbeiter | Einstellungen > Profile & Berechtigungen > Anwesenheit |
Hinweis: Fehlt eine der vier Voraussetzungen, kann der Planer weiterhin Schichten planen, sieht aber keine Zeiterfassungsdaten im Plan. Um die vollständige Anwesenheitsseite eines Mitarbeiters zu öffnen (z.B. über einen Link im Schichtplan), ist zusätzlich die Berechtigung "Anwesenheitsdetails anzeigen" erforderlich.
Was im Schichtplan sichtbar wird
Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, erscheinen folgende Informationen direkt im Schichtplan:
Stundensaldo pro Mitarbeiter (Time Info Card)
Neben jedem Mitarbeiter erscheint ein farbiger Chip mit den geplanten Stunden. Ein Klick öffnet die Time Info Card mit sechs Zeilen: Vertragsstunden, Abwesenheit, Feiertag, Erforderlich, Geplant und Differenz. Die vollständige Erklärung der einzelnen Felder findest Du im Artikel Schichtplan-Ansichten verstehen.
Der Chip wechselt seine Farbe je nach Differenzwert:
Farbe | Bedeutung |
Grün | Differenz positiv — Mitarbeiter hat mehr geplante als erforderliche Stunden |
Gelb / Neutral | Differenz ausgeglichen |
Rot | Differenz negativ — Mitarbeiter hat weniger geplante als erforderliche Stunden |
Hinweis: Ob der Chip das Überstundensaldo oder das Zeitkontosaldo anzeigt, hängt vom Stundenmodell Deines Unternehmens ab. Beide nutzen denselben Chip, aber mit unterschiedlichen Berechnungsgrundlagen.
Abwesenheiten und Feiertage
Abwesenheiten: Ein farbiger Balken an einem Tag signalisiert eine genehmigte Abwesenheit. Klicke auf den Balken, um Typ und Zeitraum zu sehen.
Feiertage: Wenn unter Schichtplan > Einstellungen > Anzeigeoptionen die Option Feiertage anzeigen aktiviert ist, werden Feiertage der ausgewählten Standorte direkt im Plan hervorgehoben. Feiertage werden bei der Berechnung der Erforderlichen Stunden automatisch berücksichtigt.
"Active in Shiftplan" in der Anwesenheitsansicht
Wenn Du die Anwesenheitsseite eines Mitarbeiters öffnest, zeigt Kenjo im Header einen Tag "Active in Shiftplan", wenn der Mitarbeiter für den Schichtplan aktiviert ist. Dieser Tag hilft Dir beim schnellen Überblick, ohne zwischen den Modulen wechseln zu müssen.
Die Berechnungsgrundlage für die Erforderlichen Stunden folgt dieser Prioritätskette:
Schichtplan: Wenn der Mitarbeiter aktiv im Schichtplan ist, werden die geplanten Schichtstunden als Grundlage verwendet.
Arbeitsplan: Wenn kein Schichtplan vorhanden ist, greift der konfigurierte Arbeitsplan.
Vertrag: Wenn kein Arbeitsplan vorhanden ist, werden die Vertragsstunden verwendet.
Bekannte Einschränkungen
Situation | Verhalten |
Mitarbeiter ist für den Schichtplan aktiviert, hat aber keine Schichten im aktuellen Zeitraum | Der Chip zeigt 0 Stunden für "Geplant". Das ist kein Fehler — es gibt schlicht noch keine geplanten Schichten für diesen Zeitraum. |
Mitarbeiter wechselt von Schichtplan zu regulärem Arbeitsplan | Nach Deaktivierung im Schichtplan greift die nächste Stufe der Prioritätskette (Arbeitsplan oder Vertrag). |
Anwesenheitsdaten werden im Schichtplan nicht angezeigt | Prüfe alle vier Voraussetzungen aus dem Abschnitt oben. Häufigste Ursache: fehlende Berechtigung "Anwesenheitsübersicht anzeigen" in den Anwesenheits-Berechtigungen. |
Häufige Fragen
Ich sehe keine Stundendaten neben den Mitarbeitern. Was ist die häufigste Ursache?
Meistens fehlt die Berechtigung "Anwesenheitsübersicht anzeigen" unter Einstellungen > Profile & Berechtigungen > Anwesenheit. Prüfe alle vier Voraussetzungen in der Tabelle am Anfang dieses Artikels.
Warum zeigt der Chip 0 Stunden, obwohl der Mitarbeiter aktiv ist?
Der Mitarbeiter hat im aktuell sichtbaren Zeitraum noch keine geplanten Schichten. Sobald Schichten erstellt und veröffentlicht werden, aktualisiert sich der Chip automatisch.
Was ist der Unterschied zwischen dem Überstundensaldo und dem Zeitkontosaldo im Chip?
Beide erscheinen im gleichen Chip, verwenden aber unterschiedliche Berechnungsmodelle. Welches Modell Dein Unternehmen nutzt, ist in den Zeiterfassungseinstellungen konfiguriert. Der Inhalt des Chips passt sich automatisch an.
Kann ich sehen, ob ein Mitarbeiter für den Schichtplan aktiviert ist, ohne den Schichtplan zu öffnen?
Ja. Öffne die Anwesenheitsseite des Mitarbeiters — im Header erscheint der Tag "Active in Shiftplan", wenn er aktiviert ist.
Werden Feiertage automatisch bei der Stundenberechnung berücksichtigt?
Ja. Feiertage werden bei der Berechnung der Erforderlichen Stunden automatisch abgezogen (Vertragsstunden minus Abwesenheit minus Feiertage). Du musst sie nicht manuell anpassen.