Standorte für den Schichtplan aktivieren
Bevor die Schichten von Mitarbeiter geplant werden können, müssen die Standorte, an denen Schichtplanung genutzt wird, aktiviert sein. Der Schichtplan zieht die Standorte aus den allgemeinen Unternehmenseinstellungen. Du kannst sie dort nicht direkt anlegen, nur auswählen, welche aktiv sein sollen.
Gehe zu Schichtplan > Einstellungen > Standorte.
Du siehst alle Standorte, die in Kenjo angelegt sind. Inaktive Standorte sind ausgegraut und können nicht für die Planung verwendet werden.
Klicke auf einen Standort, um ihn für den Schichtplan zu aktivieren.
Wenn ein Standort, den Du benötigst, nicht in der Liste erscheint, muss er zuerst unter Einstellungen > Mein Unternehmen > Büros angelegt werden.
Hinweis:
Wenn Du einen Standort löschst, steht er bei der Erstellung von Schichten nicht mehr als verfügbarer Standort zur Verfügung.
Ein Standort kann nicht deaktiviert oder gelöscht werden, wenn er mit Mitarbeiterprofilen und geplanten Einsätzen verknüpft ist.
Arbeitsbereiche und Rollen einrichten
Arbeitsbereiche (z.B. Küche, Kasse, Lager) gruppieren Mitarbeiter innerhalb eines Standorts. Rollen (z.B. Schichtleiter, Kassierer) beschreiben, mit welcher Qualifikation ein Mitarbeiter eingeplant werden soll. Beide sind optional, helfen aber bei der Kapazitätsplanung und beim Überblick im Schichtplan.
Arbeitsbereich anlegen
Gehe zu Schichtplan > Einstellungen > Arbeitsbereiche.
Klicke auf (+) Arbeitsbereich hinzufügen.
Vergib einen Namen und weise den Arbeitsbereich einem Standort zu.
Klicke auf Speichern.
Ein Arbeitsbereich kann mehreren Standorten zugeordnet werden. Im Schichtplan kannst Du später nach Arbeitsbereich filtern und gruppieren.
Um einen Arbeitsbereich zu bearbeiten oder zu löschen, klicke auf das Symbol Stift bzw. Mülleimer.
Hinweis: Arbeitsbereiche können nicht gelöscht werden, wenn sie Mitarbeitern zugewiesen wurden oder Schichten mit diesem Arbeitsbereich erstellt wurden.
Rolle anlegen
Gehe zu Schichtplan > Einstellungen > Rollen & Markierungen > Rollen.
Klicke auf (+) Rolle hinzufügen.
Vergib einen Namen (z.B. Service, Kassierer, Schichtleiter) und wähle eine Farbe. Die Farbe dient später zur Unterscheidung der Rollen im Plan.
Klicke auf Speichern.
Um eine Rolle zu bearbeiten oder zu löschen, klicke auf das Symbol Stift bzw. Mülleimer. Eine Rolle kann nicht gelöscht werden, solange Mitarbeiter mit ihr verbunden sind.
Markierung anlegen
Markierungen sind freie Kennzeichnungen, die Du Mitarbeitern für die Planung vergeben kannst (z.B. Zertifiziert, Führerschein Klasse B, Deutsch fließend). Sie lassen sich wie Rollen als Filterkriterium beim Erstellen von Schichten nutzen.
Gehe zu Schichtplan > Einstellungen > Rollen & Markierungen > Markierungen.
Klicke auf (+) Markierung hinzufügen.
Vergib einen Namen und wähle eine Kategorie: Fähigkeiten, Info oder Andere.
Klicke auf Speichern.
Mitarbeiter für den Schichtplan aktivieren
Jeder Mitarbeiter, der im Schichtplan angezeigt werden soll, muss einzeln aktiviert werden. Dabei durchläufst Du einen kurzen Einrichtungsassistenten, der Standort, Arbeitsbereich, Rollen und Markierungen für diesen Mitarbeiter festlegt.
Gehe zum Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters (Mitarbeiter > [Mitarbeiter auswählen] > Persönlich)
Im Reiter Persönlich erscheint rechts der Link Für den Schichtplan aktivieren
Der Assistent öffnet sich: Standort → Arbeitsbereich → Rollen → Markierungen → Speichern
Schritt | Was Du festlegst |
Standort | An welchem Standort der Mitarbeiter eingeplant wird  |
Arbeitsbereich | Welchem Arbeitsbereich er zugeordnet ist (optional)  |
Rollen | Welche Rollen er übernehmen kann (optional)  |
Markierungen | Welche Markierungen ihm zugewiesen werden (optional)  |
Klicke auf Speichern. Der Mitarbeiter erscheint ab sofort in der Schichtplanung.
Hinweis: Die Aktivierung muss derzeit für jeden Mitarbeiter einzeln vorgenommen werden. Eine Massenaktivierung ist nicht verfügbar.
Berechtigungen und Vorgesetztenrollen verstehen
Wer im Schichtplan was sehen und tun darf, wird durch das Berechtigungsprofil des jeweiligen Mitarbeiters gesteuert. Wenn Du möchtest, dass ein Mitarbeiter den Schichtplan aktiv verwaltet, stehen Dir zwei Wege zur Verfügung:
Weise den Mitarbeiter einem der Standardprofile zu: HR Admin, Admin oder Manager/Vorgesetzer.
Erstelle ein benutzerdefiniertes Profil, um spezifische Rechte präzise zu vergeben.
Die Schichtplan-Berechtigungen findest Du unter Einstellungen > Profile & Berechtigungen. Scrolle dort nach unten zum Bereich Schichtplanung.
Berechtigung | Was sie erlaubt |
Schichtplan-Einstellungen aufrufen | Zugriff auf Schichtplan > Einstellungen |
Schichtplan-Ansicht aufrufen | Zugriff auf Schichtplan > Schichtpläne |
Mitarbeiterprofil bearbeiten | Schichtplan-Profile für Mitarbeiter aktivieren und konfigurieren (eigene / benutzerdefinierte / alle) |
Rollen | Rollen erstellen, bearbeiten, löschen |
Arbeitsbereiche | Arbeitsbereiche erstellen, bearbeiten, löschen |
Markierungen | Markierungen erstellen, bearbeiten, löschen |
Verwaltung der Schichtplanung
Berechtigung | Was sie erlaubt |
Geplante Schichten | Veröffentlichte und unveröffentlichte Schichten sehen, erstellen, bearbeiten, löschen |
Offene Schichten | Offene Schichten sehen, erstellen, bearbeiten, löschen |
Kapazitätsmanagement | Kapazitätsziele pro Schicht und Rolle einsehen und bearbeiten |
Schichten kopieren | Schichten in andere Wochen oder Perioden kopieren  |
Schichten massenweise löschen | Mehrere Schichten auf einmal löschen  |
Schichten veröffentlichen | Schichten für Mitarbeiter sichtbar machen |
Vorlagen | Vorlagen lesen, erstellen, bearbeiten, löschen  |
Um die Sichtbarkeit eines Profils auf bestimmte Teams, Abteilungen oder Standorte zu beschränken, erstelle ein benutzerdefiniertes Profil und wähle unter Mitarbeiterprofil bearbeiten die Option Ausgewählte Mitarbeiter gemäß den Kriterien.
Aktionen, die nur HR Admin und Admin ausführen können
Einige Aktionen sind nicht über Profile & Berechtigungen konfigurierbar, sondern systemseitig festgelegt:
Aktion | HR Admin | Admin | Standard-Manager |
Schichtplanung aktivieren/deaktivieren | Ja | Ja | Nein |
Standorte aktivieren/deaktivieren | Ja | Ja | Nein |
Benachrichtigungen aktivieren/deaktivieren | Ja | Ja | Nein |
Pausenzeitkonfiguration aktivieren/deaktivieren | Ja | Ja | Nein |
Was das Standard-Vorgesetzen-Profil sieht
Ein Mitarbeiter mit dem Standardprofil Vorgesetzter sieht im Schichtplan nur die Mitarbeiter, die laut dem Feld Berichtet an in seinem Team liegen: also Mitarbeiter, bei denen er als direkte Führungskraft eingetragen ist/Mitarbeiter ist ein Untergeordneter.
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Wenn ein Vorgesetzter Schichten für Mitarbeiter plant, die nicht direkt an ihn berichten, muss entweder:
die Berichtet-an-Zuordnung im Mitarbeiterprofil angepasst werden, oder
dem Vorgesetzten ein benutzerdefiniertes Berechtigungsprofil mit erweiterter Sichtbarkeitsregel zugewiesen werden, konfigurierbar unter Einstellungen > Profile & Berechtigungen.
Hinweis: Wenn Du die Schichtplan-Berechtigungen im Profil nicht siehst, fehlt vermutlich einer der Schritte aus dem Abschnitt Standorte aktivieren. Die Berechtigungen erscheinen erst, wenn die Funktion aktiv ist.
Weitere Einstellungen konfigurieren
Unter Schichtplan > Einstellungen findest Du nach der Grundeinrichtung weitere Konfigurationsoptionen. Die folgenden Tabs sind je nach Bedarf einzurichten:
Einstellung | Was sie steuert |
Schichtmitarbeiter |  gibt Dir eine Übersicht aller Mitarbeiter im Unternehmen mit ihrem jeweiligen Schichtplan-Status (Aktiv, Inaktiv, Unvollständig) sowie den zugewiesenen Standorten, Rollen, Arbeitsbereichen und Markierungen. Von hier aus kannst Du bestehende Schichtplan-Profile bearbeiten — aber keine neuen aktivieren. Neue Aktivierungen starten immer über das Mitarbeiterprofil. |
Benachrichtigungen | Push-Benachrichtigung an Mitarbeiter, wenn ihre Schicht aktualisiert wird (Desktop: Glocke oben rechts, Mobil: Glocke im App-Menü) |
Anzeigeoptionen | Mehrere Optionen: Abwesenheiten im Plan einblenden; Schicht-Kartenfelder anpassen; Mitarbeiter können Nicht-Verfügbarkeiten anderer sehen; Feiertage pro Standort einblenden; Anwesenheits- und Zeitkontosalden im Plan anzeigen
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Sobald der Grundbetrieb läuft, empfehlen wir als nächsten Schritt Pausen, Konflikte & Automatisierungen einzurichten — damit erkennt Kenjo Planungsfehler wie Überschneidungen oder Verstöße gegen Ruhezeiten automatisch. Schichttausch, Verfügbarkeit und Kapazitätsplanung sind optional und lassen sich jederzeit nachrüsten.
Häufige Fragen
Warum sieht ein Vorgesetzer nicht alle Schichten seines Teams?
Das Standard-Vorgesetzten-Profil zeigt nur Mitarbeiter, bei denen der Vorgesetzte im Feld Berichtet an eingetragen ist. Prüfe zuerst das Mitarbeiterprofil unter dem Reiter Persönlich. Wenn die Zuordnung korrekt ist, kann ein benutzerdefiniertes Berechtigungsprofil mit erweiterter Sichtbarkeit eine Lösung sein.
Kann ich die Schichtplanung für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig aktivieren?
Nein. Die Aktivierung muss derzeit für jeden Mitarbeiter einzeln über den Assistenten unter Schichtplan > Einstellungen > Schichtmitarbeiter erfolgen.
Was ist der Unterschied zwischen Rollen und Arbeitsbereichen?
Arbeitsbereiche sind physische oder organisatorische Einheiten innerhalb eines Standorts (z.B. Küche, Empfang). Rollen beschreiben eine Qualifikation oder Funktion des Mitarbeiters (z.B. Schichtleiter). Ein Mitarbeiter kann einem Arbeitsbereich zugeordnet sein und gleichzeitig mehrere Rollen haben.
Muss ich Arbeitsbereiche und Rollen zwingend einrichten?
Nein, beide sind optional. Du kannst Mitarbeiter auch ohne Arbeitsbereich oder Rolle einplanen. Sie werden vor allem für die Kapazitätsplanung und strukturierte Filtermöglichkeiten relevant.
Ein Mitarbeiter erscheint nicht in der Schichtplanung. Woran liegt das?
Prüfe, ob der Mitarbeiter unter Schichtplan > Einstellungen > Schichtmitarbeiter den Status Aktiv hat. Bei Status Inaktiv oder Unvollständig muss die Aktivierung abgeschlossen oder wiederholt werden.