Zwischen Woche und Monat wechseln
Der Schichtplan zeigt standardmäßig die aktuelle Woche. Um zwischen Wochen- und Monatsansicht zu wechseln, klicke oben rechts auf Layout und wähle unter Ansicht die Option Woche oder Monat.
Der erste Wochentag richtet sich nach dem in den Unternehmenseinstellungen konfigurierten Wochenstart, nicht nach der Spracheinstellung des Browsers. Wenn Du den Wochenstart anpassen möchtest, kann ein Admin dies unter Einstellungen > Mein Unternehmen ändern.
Layout wählen
Das Layout bestimmt, nach welchem Kriterium die Zeilen im Schichtplan gruppiert sind. Klicke auf Layout und wähle unter Layout eine der drei Optionen:
Layout | Zeilen zeigen | Wann sinnvoll |
Mitarbeiter | Eine Zeile pro Mitarbeiter | Überblick über einzelne Personen, tägliche Planung |
Rolle | Mitarbeiter gruppiert nach ihren Rollen | Wenn Du sicherstellen willst, dass alle Rollen besetzt sind |
Arbeitsbereich | Mitarbeiter gruppiert nach Arbeitsbereich und Standort | Mehrere Bereiche (z.B. Küche, Kasse, Lager) parallel planen |
Mitarbeiteransicht
Die Mitarbeiteransicht zeigt eine Zeile pro Mitarbeiter mit allen zugewiesenen Schichten. Pro Schicht siehst Du Rolle, Start- und Endzeit ohne Pause, Schichtdauer und Standort. Klicke auf (+) neben dem Mitarbeiternamen am gewünschten Tag, um eine neue Schicht zu erstellen.
Rollenansicht
Die Rollenansicht gruppiert Mitarbeiter nach ihren Rollen. Beim Erstellen einer Schicht ist die Rolle bereits vorausgewählt, Du musst nur noch Standort und Zeit angeben. Das reduziert Fehler bei der Rollenzuweisung und gibt Dir einen besseren Überblick, welche Rollen noch besetzt werden müssen.
Arbeitsbereichsansicht
Die Arbeitsbereichsansicht gruppiert Mitarbeiter nach Arbeitsbereich und Standort. Du kannst Mitarbeiter per Drag & Drop zwischen Arbeitsbereichen verschieben.
Kartengröße einstellen
Die Kartengröße bestimmt, wie viele Informationen auf jeder Schichtkarte sichtbar sind. Klicke auf Layout und wähle unter Kartengröße:
Kartengröße | Was angezeigt wird |
Kompakt | Die unter Schichtplan > Einstellungen > Anzeigeoptionen konfigurierten Felder (max. 2 auswählbar: Rolle, Start/Ende, Dauer, Standort) |
Erweitert | Alle verfügbaren Informationen zur Schicht |
Minimal | Nur die Rolle — maximale Anzahl an Schichten gleichzeitig sichtbar |
Um die Felder für die Kompakt-Ansicht festzulegen, gehe zu Schichtplan > Einstellungen > Anzeigeoptionen und wähle unter Layout anpassen bis zu zwei Felder aus.
Gehe zurück zum Schichtplan, klicke auf Layout und wähle unter Kartengröße die Option Kompakt.
Die Kompakt-Ansicht funktioniert auch in der Rollenansicht:
Hinweis: Die Kartengröße gilt für alle Nutzer mit Zugriff auf den Schichtplan. Nur Admins und Vorgesetzte können zwischen Kompakt, Erweitert und Minimal wechseln.
Mitarbeiter filtern
Die Filterleiste oberhalb des Schichtplans bleibt beim Scrollen sichtbar. Wähle einen oder mehrere Filter und klicke auf Anwenden. Um Filter zu entfernen, klicke auf das X neben dem aktiven Filter und erneut auf Anwenden.
Verfügbare Filterkriterien: Standort, Mitarbeiter, Rollen, Arbeitsbereiche, Markierungen.
Hinweis: Um zum Anfang der Liste zu springen, klicke auf den Pfeil nach oben unten rechts im Schichtplan.
Zwei weitere Filter-Optionen:
Nur mit Schichten im Zeitraum: Blendet Zeilen von Mitarbeitern ohne Schichten im aktuell sichtbaren Zeitraum aus. Wenn dieser Filter aktiv ist, ist der Mitarbeiter-Filter deaktiviert und umgekehrt.
Schichtkonflikte: Zeigt nur Mitarbeiter, bei denen Konflikte vorliegen. Die Anzahl der aktuellen Konflikte wird oben in der Leiste angezeigt. Klicke auf Schichtkonflikte, um den Filter zu aktivieren.
Abwesenheiten, Stundensaldo und Feiertage anzeigen
Abwesenheiten: Ein farbiger Balken an einem Tag zeigt eine genehmigte Abwesenheit für diesen Mitarbeiter an. Klicke auf den Balken, um Typ und Zeitraum der Abwesenheit zu sehen.
Stundensaldo pro Mitarbeiter: Neben jedem Mitarbeiter wird ein umrandetes farbiges Feld mit den geplanten Stunden angezeigt. Klicke auf das Feld, um die Details zu öffnen:
Zeile | Bedeutung |
Vertragsstunden | Vertraglich vereinbarte Stunden im Zeitraum |
Abwesenheit | Genehmigte Abwesenheitszeiten |
Feiertag | Feiertage im Zeitraum |
Erforderlich | Tatsächlich zu planende Stunden (Vertragsstunden minus Abwesenheit und Feiertage) |
Geplant | Bisher geplante Schichtstunden |
Differenz | Geplant minus Erforderlich — positiv bedeutet Überplanung, negativ bedeutet noch offen |
Hinweis: Ob das Feld das Überstundensaldo oder das Zeitkontosaldo zeigt, hängt davon ab, welches Stundenmodell Dein Unternehmen nutzt. Beide nutzen dasselbe Feld, aber mit unterschiedlichen Berechnungsgrundlagen.
Feiertage: Wenn unter Schichtplan > Einstellungen > Anzeigeoptionen die Option Feiertage anzeigen aktiviert ist, werden Feiertage der ausgewählten Standorte direkt im Schichtplan hervorgehoben.
Häufige Fragen
Warum beginnt mein Schichtplan nicht am richtigen Wochentag?
Der Wochenstart ist in den Unternehmenseinstellungen konfiguriert. Wenn der angezeigte Wochentag nicht stimmt, kann ein Admin den Wochenstart unter Einstellungen > Mein Unternehmen anpassen.
Ich sehe nicht alle Mitarbeiter im Schichtplan. Woran liegt das?
Drei mögliche Ursachen: Der Mitarbeiter ist nicht für den Schichtplan aktiviert (prüfe Schichtplan > Einstellungen > Schichtmitarbeiter), der Filter "Nur mit Schichten im Zeitraum" ist aktiv, oder Dein Berechtigungsprofil schränkt die Sichtbarkeit auf bestimmte Teams oder Standorte ein.
Was bedeutet der farbige Balken neben einem Mitarbeiter?
Ein farbiger Balken zeigt eine genehmigte Abwesenheit an diesem Tag an. Klicke auf den Balken, um Typ und Zeitraum zu sehen.
Was ist der Unterschied zwischen Kompakt und Minimal?
Kompakt zeigt die unter Anzeigeoptionen konfigurierten Felder (max. 2). Minimal zeigt nur die Rolle und ist die platzsparendste Option. Erweitert zeigt alle Informationen zur Schicht.
Kann ich die Kartengröße nur für mich persönlich ändern?
Nein. Die Kartengröße gilt für alle Nutzer mit Zugriff auf den Schichtplan. Nur Admins und Vorgesetzte können sie ändern.