Für wen: Admin, Vorgesetzter
Erstelle Schichten im Schichtplan, weise sie Mitarbeitern oder als offene Schicht zu und veröffentliche den Plan, damit Deine Mitarbeiter ihre Einteilung sehen können.
Schicht erstellen
Den Schichtplan erreichst Du über Schichtplan > Schichtpläne. Navigiere zur gewünschten Woche und klicke auf (+) neben dem Mitarbeiternamen am gewünschten Tag oder auf den Button Neue Schicht oben links.
Fülle im Dialog die folgenden Felder aus. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) markiert:
Feld | Hinweis |
Wiederholen am * | Wähle einen oder mehrere Wochentage. Ohne Auswahl wird eine Einzel-Schicht erstellt. |
Startzeit * | Mindestdauer: 15 Minuten, maximale Dauer: 23h 45min |
Endzeit * |
|
Dauer der Pause | Optional. Die Pause kann nicht länger als die Schicht sein. |
Standort * | Nur für den Schichtplan aktivierte Standorte stehen zur Auswahl. |
Arbeitsbereich | Optional. Filtert die Mitarbeitervorschläge mit ein. |
Rolle * | Filtert die Mitarbeitervorschläge. Mindestens eine Rolle muss in den Einstellungen angelegt sein. |
Markierung | Optional. Z.B. für Sprachkenntnisse oder Qualifikationen. |
Mitarbeiter | Wähle einen oder mehrere Mitarbeiter (max. 15) oder lasse die Schicht als Offene Schicht offen. |
Notizen | Optional. Wird dem zugewiesenen Mitarbeiter angezeigt. |
Klicke auf Speichern. Die Schicht wird im Status unveröffentlicht gespeichert, erkennbar an den Streifen auf der Schichtkarte.
Mitarbeiter zuweisen
Das Mitarbeiter-Dropdown zeigt zuerst die Mitarbeiter unter Entsprechend der Rolle / dem Standort — also alle, die dem Standort und der Rolle der Schicht entsprechen. Symbole neben dem Namen weisen auf Folgendes hin:
Oranges Kalender-Symbol: Der Mitarbeiter hat an einem ausgewählten Tag eine Abwesenheit
Oranges Kreis-Symbol: Der Mitarbeiter ist an einem ausgewählten Tag als nicht verfügbar markiert
Unter Alle weiteren Mitarbeiter findest Du alle anderen aktiven Schichtmitarbeiter, deren Rolle oder Standort nicht vollständig passt.
Offene Schicht erstellen
Wähle im Mitarbeiterfeld die Option Offene Schicht (kein Mitarbeiter zugewiesen), wenn Du noch niemanden zuweisen möchtest oder Mitarbeiter sich selbst bewerben sollen. Dann erscheinen zwei zusätzliche Felder:
Slots pro Tag hinzufügen: Wie viele Mitarbeiter diese offene Schicht gleichzeitig übernehmen können (max. 50)
Offene Schichteinteilung: Erfordert Genehmigung (Du musst die Bewerbung manuell bestätigen) oder Automatisch dem ersten Bewerber zuweisen
Um eine offene Schicht nachträglich einem Mitarbeiter zuzuweisen oder eine geplante Schicht in eine offene umzuwandeln, öffne die Schichtkarte, klicke auf das Stift-Symbol und passe das Mitarbeiterfeld entsprechend an.
Schicht wiederholt erstellen
Wenn Du mehrere Wochentage ausgewählt hast, erscheint der Schalter Erweiterte Einstellungen. Aktiviere ihn, um dieselbe Schicht über mehrere Wochen zu wiederholen:
Frequenz: Wöchentlich oder alle 2-24 Wochen
Endet am: Enddatum der Wiederholung
Kenjo erstellt dann alle Schichten auf einmal (max. 10.000). Während der Erstellung zeigt Kenjo den Ladebildschirm Erstellung von Serienschichten vorbereiten — lasse das Fenster bis zum Abschluss offen.
Hinweis: Wenn Konflikte in einer Schicht erkannt werden, zeigt der Dialog diese direkt als farbige Felder an. Du kannst die Schicht trotzdem speichern und den Konflikt später lösen. Weitere Informationen dazu findest Du im Artikel Schichtkonflikte verwalten.
Schicht bearbeiten, neu zuweisen und löschen
Klicke auf eine Schichtkarte, um den Dialog zu öffnen. Über das Stift-Symbol bearbeitest Du alle Felder (Datum, Zeit, Standort, Rolle, Mitarbeiter, Notizen). Nach dem Speichern siehst Du eine Bestätigung.
Schicht per Drag & Drop verschieben
Unveröffentlichte Schichten lassen sich per Drag & Drop zwischen Mitarbeitern verschieben. Ziehe die Schichtkarte einfach in die Zeile eines anderen Mitarbeiters — die Stunden werden automatisch angepasst. Das funktioniert in der Mitarbeiter- und in der Rollenansicht.
Hinweis: Drag & Drop funktioniert nur bei unveröffentlichten Schichten. Veröffentlichte Schichten müssen manuell über das Stift-Symbol neu zugewiesen werden.
Schicht löschen
Klicke auf das Mülleimer-Symbol. Beim Löschen gilt:
Unveröffentlichte Schicht: Kenjo fragt einmal zur Bestätigung, dann wird die Schicht dauerhaft gelöscht.
Veröffentlichte Schicht: Kenjo fragt, ob der zugewiesene Mitarbeiter per Push-Benachrichtigung informiert werden soll.
Beim Bearbeiten einer veröffentlichten Schicht erscheint der Hinweis: "Dies ist eine veröffentlichte Schicht. Deine Mitarbeiter können bei Änderungen benachrichtigt werden." Aktiviere den Schalter Benachrichtige Deine Mitarbeiter nach erfolgter Bearbeitung, wenn Mitarbeiter über die Änderung informiert werden sollen.
Schichten veröffentlichen
Unveröffentlichte Schichten sind nur für Admins und Vorgesetzte sichtbar, erkennbar an den Quer-Streifen auf der Karte. Mitarbeiter sehen sie erst nach der Veröffentlichung. Solange es unveröffentlichte Schichten gibt, zeigt Kenjo einen Hinweis-Banner mit der Anzahl.
Klicke oben rechts auf Veröffentlichen.
Es erscheint ein Bestätigungsdialog mit einer Zusammenfassung der geplanten Einsätze: Anzahl der Mitarbeiter, Gesamtstunden und Anzahl der Schichten. Hier kannst Du auch den Benachrichtigungs-Schalter aktivieren oder deaktivieren. Wenn aktiv, erhalten betroffene Mitarbeiter eine Push-Benachrichtigung.
Klicke ein weiteres Mal auf Veröffentlichen. Die Schichtkarten erscheinen ab sofort in Vollfarbe und sind für Mitarbeiter in der App sichtbar.
Hinweis:
Die Veröffentlichung erfolgt wochenweise: ein Klick auf Veröffentlichen veröffentlicht alle unveröffentlichten Schichten der aktuellen Woche.
Wenn mehrere Planungsverantwortliche gleichzeitig arbeiten, werden beim Klick auf Veröffentlichen alle vorhandenen unveröffentlichten Schichten freigegeben, unabhängig davon, wer sie angelegt hat.
Nach der Veröffentlichung kannst Du jederzeit neue unveröffentlichte Schichten hinzufügen. Diese erkennst Du weiterhin an den Streifen, bis Du sie erneut veröffentlichst.
Häufige Fragen
Kann ich eine Schicht mehreren Mitarbeitern gleichzeitig zuweisen?
Ja, bis zu 15 Mitarbeitern. Wähle im Mitarbeiterfeld einfach mehrere Namen aus.
Was passiert, wenn ich eine veröffentlichte Schicht lösche?
Kenjo fragt, ob der Mitarbeiter per Push-Benachrichtigung informiert werden soll. Nach der Bestätigung wird die Schicht dauerhaft gelöscht und ist auch in der App nicht mehr sichtbar.
Warum sehe ich bestimmte Mitarbeiter nicht im Dropdown?
Das Dropdown zeigt nur aktive Schichtmitarbeiter. Wenn ein Mitarbeiter fehlt, prüfe ob er unter Schichtplan > Einstellungen > Schichtmitarbeiter aktiviert ist.
Können sich Mitarbeiter auf offene Schichten bewerben?
Ja, sofern die Funktion unter Schichtplan > Einstellungen > Offene Schichten aktiviert ist. Je nach Einstellung wird die erste Bewerbung automatisch zugewiesen oder muss vom Vorgesetzten genehmigt werden.
Werden Mitarbeiter automatisch informiert, wenn ich den Plan veröffentliche?
Nur wenn Push-Benachrichtigungen unter Schichtplan > Einstellungen > Benachrichtigungen aktiviert sind. Den Toggle kannst Du auch direkt im Veröffentlichungs-Dialog ein- oder ausschalten.
Kann ich per Drag & Drop auch veröffentlichte Schichten verschieben?
Nein. Drag & Drop funktioniert nur bei unveröffentlichten Schichten. Veröffentlichte Schichten müssen über das Stift-Symbol manuell neu zugewiesen werden.