Vorlagen verwenden
Vorlagen speichern die Details einer Schicht (Standort, Rolle, Zeit, Arbeitsbereich, Markierungen) und lassen sich immer wieder verwenden. Klicke oben auf den Button Vorlagen, um das Vorlagen-Panel zu öffnen.
Neue Vorlage erstellen
Klicke im Vorlagen-Feld auf (+).
Fülle die Felder aus: Name der Vorlage, Standort, Rolle, Startzeit, Endzeit (Pflichtfelder). Arbeitsbereich, Pause, Markierungen und Notizen sind optional.
Klicke auf Speichern. Die Vorlage erscheint farblich nach Rolle markiert in der Liste.
Hinweis: Alle Vorlagen im Unternehmen sind für alle Admins und Manager sichtbar und verwendbar, unabhängig davon, wer sie erstellt hat.
Vorlage per Drag & Drop anwenden
Bewege den Mauszeiger über die sechs Punkte (⋮⋮) links neben einer Vorlage.
Klicke, halte und ziehe die Vorlage auf das gewünschte Feld eines Mitarbeiters oder auf einen Tag in der Rollenansicht. Eine neue unveröffentlichte Schicht wird sofort erstellt.
Vorlage für mehrere Mitarbeiter verwenden
Klicke auf das (+) Symbol neben einer Vorlage (Schicht aus Vorlage hinzufügen).
Der Dialog Neue Schicht hinzufügen öffnet sich mit vorausgefüllten Vorlagendaten.
Wähle mehrere Mitarbeiter aus und klicke auf Speichern. Kenjo erstellt für jeden Mitarbeiter eine eigene Schicht.
Vorlage bearbeiten oder löschen
Zum Bearbeiten, bewege den Mauszeiger über eine Vorlage und klicke auf das Stift-Symbol.
Im Dialog kannst Du alle Details ändern und speichern.
Zum Löschen klicke im selben Dialog auf den roten Mülleimer-Button und bestätige mit JA, LÖSCHEN.
Schichten kopieren
Mit der Funktion Schichten kopieren kannst Du alle Schichten einer Woche in eine andere Woche übertragen, ohne sie manuell neu erstellen zu müssen.
Klicke oben rechts auf AKTIONEN.
Wähle Schichten kopieren.
Wähle die Zielwoche und bestätige. Die kopierten Schichten werden als unveröffentlicht eingefügt.
Hinweis: Du benötigst die Berechtigung Schichten kopieren unter Einstellungen > Profile & Berechtigungen > Schichtplanung.
Schichten massenweise verwalten
Mehrere Schichten auswählen und löschen
Klicke oben rechts auf AKTIONEN > Wähle Schichten aus.
Klicke auf die Schichtkarten, die Du löschen möchtest, oder nutze Alle auswählen.
Klicke auf Ausgewählte Schichten löschen.
Du kannst bis zu 2.000 Schichten gleichzeitig löschen. Nutze die Filter, um die Auswahl einzuschränken, wenn Du mehr als 2.000 Schichten löschen möchtest.
Alle unveröffentlichten Schichten löschen
Klicke auf AKTIONEN > Planung löschen, um alle unveröffentlichten Schichten der aktuellen Woche auf einmal zu löschen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Mit KI planen
Die KI versteht Befehle auf allen Sprachen, die Kenjo anbietet, also Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Niederländisch und Italienisch. Sie kann Vorlagen nutzen, Muster erkennen (jeden zweiten Tag, nur Wochentage, jede zweite Woche), mehrere Mitarbeiter gleichzeitig planen und Ausnahmen verarbeiten. Alles in einer einzigen Anweisung/Prompt.
Klicke auf das Feld KI-fragen (Sterne-Symbol).
Gib einen Prompt auf Deutsch oder Englisch ein.
Klicke auf Generieren. Kenjo zeigt die vorgeschlagenen Schichten in einer Vorschau-Ansicht.
Prüfe die Vorschläge. Klicke auf Anwenden, um alle zu übernehmen, oder auf Alle verwerfen, um von vorn zu beginnen.
Was die KI berücksichtigt:
Eingetragene Verfügbarkeiten und Wunschtage der Mitarbeiter
Bereits geplante Schichten in der Zielwoche
Feiertage pro Mitarbeiter (standortabhängig): Die KI überspringt Feiertage standardmäßig; Füge keine Feiertage überspringen in den Prompt ein, um auch an Feiertagen zu planen
Regeln zu gesetzlichen Ruhezeiten und maximaler Arbeitszeit
Vorlagen; Referenziere sie direkt im Prompt nach Name
Beispiel-Prompts
Szenario | Prompt-Beispiel |
Einzelne Person, Vorlage, Zeitraum | Create shifts for Anna between 13–18 April using the template Morning |
Muster: jeden zweiten Tag | Create shifts for Anna for the entire month of April every alternate day using the template Morning |
Nur bestimmte Wochentage | Create shifts for Anna every Monday and Wednesday in April using template Morning |
Mehrere Personen, unterschiedliche Vorlagen | Create shifts for Anna and Rishi for April. Use the template Morning for Rishi and Morning Special for Anna |
Ausnahme im Muster | Create shifts for Anna every Tuesday in April except the second Tuesday, using template Morning |
Feiertage einschließen | Create shifts for Anna for April every Mon, Tue, Wed using template Morning. Do not skip public holidays |
Auf Deutsch | Plane Schichten für Anna für den gesamten April jeden zweiten Tag mit der Vorlage Frühschicht |
Offene Schichten erstellen | Create open shifts using morning template between 1 to 15 April |
Offene Schichten mit Anzahl | Create 5 open shifts every day between 1–8 April using the template morning |
Offene Schichten + Wochentage | Create 2 open shifts every Monday and Wednesday in April using template morning |
Gemischt: offen + geplant | Create 2 open shifts every Monday and Wednesday in April using template morning |
Hinweis: Die KI ist tippfehler-tolerant. "plz put anna on mornng tempalte 1 apr to 5 apr" funktioniert. Du musst keine exakte Syntax verwenden.
Du kannst bis zu 10.000 Schichten mit KI erstellen. Wenn KI-generierte Schichten im Vorschau-Modus aktiv sind, sind andere Aktionen blockiert bis Du Anwenden oder Alle verwerfen klickst.
Schichten per Import-Vorlage hochladen
Für große Datenmengen oder die Migration aus einem anderen System kannst Du Schichten per Excel-Vorlage importieren. Kenjo nutzt dafür das allgemeine Daten-Import-Feature.
Gehe zu Einstellungen > Datenimport > [Nutze zum Scrollen den > Pfeil ] > Schichtplan.
Klicke Importieren.
Lade die Import-Vorlage aus dem Daten-Import-Bereich herunter.
Öffne die heruntergeladene Datei.
Trage die Schichtdaten (Datum, Start- und Endzeit, Standort, Rolle, Mitarbeiter) in die Vorlage ein.
Lade die ausgefüllte Datei hoch. Kenjo verarbeitet die Schichten und fügt sie als unveröffentlichte Einträge in den Schichtplan ein.
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Schichtplan als PDF exportieren
Du kannst den Schichtplan als PDF für den Aushang oder das Archiv exportieren.
Klicke oben rechts auf AKTIONEN > PDF generieren.
Wähle im Dialog die Optionen und Details wie z.B. Ansicht, Standort, Zeitraum aus
Klicke auf PDF Generieren. Das PDF wird als Datei heruntergeladen.
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Häufige Fragen
Können alle Manager Vorlagen sehen und verwenden?
Ja, alle Vorlagen sind unternehmensweit sichtbar. Bearbeiten und löschen kann eine Vorlage jedoch nur, wer die entsprechende Berechtigung unter Einstellungen > Profile & Berechtigungen > Schichtplanung > Vorlagen hat.
Was passiert, wenn die KI keine passenden Mitarbeiter findet?
Schichten, für die kein passender Mitarbeiter gefunden wurde, werden als Offene Schichten angelegt. Du kannst sie danach manuell besetzen.
Kann ich KI-generierte Schichten vor dem Anwenden bearbeiten?
Nein. Im Vorschau-Modus sind Bearbeitungen blockiert. Klicke zuerst auf Anwenden, und passe die Schichten dann manuell an.
Wie viele Schichten kann ich gleichzeitig kopieren?
Die Funktion Schichten kopieren kopiert alle Schichten der ausgewählten Woche. Es gibt keine explizite Obergrenze, aber bei sehr vielen Schichten kann der Vorgang länger dauern.