Verfügbarkeit: Die Kapazitätsplanung ist verfügbar in Connect v4 und im DSP HR Admin-Plan. In Starter-, Growth- und Connect v3-Plänen ist diese Funktion nicht verfügbar.
Kapazitätsplanung aktivieren
Gehe zu Schichtplan > Einstellungen > Kapazitätsplanung.
Schiebe den Regler bei Kapazitätsplanung aktivieren nach rechts.
Aktiviere Teilweise Abdeckung zulassen, wenn Schichten, die den Zeitraum nicht vollständig abdecken, trotzdem als erfüllte Kapazität gezählt werden sollen (empfohlen).
Neuen Schichttyp erstellen
Ein Schichttyp definiert, wie viele Mitarbeiter mit welchen Rollen Du für einen bestimmten Zeitraum benötigst — zum Beispiel "Montag Frühschicht: 3 Kassierer, 2 Lageristen". Schichttypen bilden die Grundlage für die Kapazitätsanzeige im Schichtplan.
Gehe zu Schichtplan > Schichtpläne und klicke auf den Button Kapazität unten links.
Klicke oben rechts auf Neuer Schichttyp.
Fülle die allgemeinen Informationen aus:
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Klicke Weiter.
Definiere den Personalbedarf: Lege die Anzahl der Mitarbeiter pro Rolle fest. Klicke auf (+) um eine Rolle hinzuzufügen oder auf das Papierkorb-Symbol zum Löschen.
Klicke Speichern.
Hinweis: Die angezeigte Standardwoche ist die aktuelle Woche. Nutze die blauen Pfeile in der Wochenanzeige oben links, um eine andere Woche zu planen. Ganz rechts kannst Du nach Standort filtern, um die Kapazitätsabdeckung aller Standorte zu sehen.
Schichttypen auf Tage verteilen
Sobald Du einen oder mehrere Schichttypen erstellt hast, verteile sie auf die gewünschten Wochentage.
Klicke in das Feld eines Wochentags in der Kapazitätsansicht.
Wähle den Schichttyp aus.
Gib bei Bedarf unter Wiederholen am einen Wiederholungsrhythmus an.
Unter Erweiterte Optionen kannst Du eine Häufigkeit und ein Enddatum der Wiederholung angeben.
Klicke auf Hinzufügen.
Die Kapazität zeigt jetzt die Soll-Besetzung für den Schichttyp. Solange noch keine Schichten veröffentlicht wurden, liegt die Abdeckung bei 0.
Um die Kapazität zu füllen, gehe zum Schichtplan und öffne die Vorlagen
Ziehe die Vorlage per Drag & Drop auf passende Mitarbeiter
Klicke auf Veröffentlichen.
Öffne die Kapazitätsansicht.
Die Farben der Kapazitätszellen zeigen an, ob die Soll-Besetzung erreicht wurde:
Farbe | Bedeutung |
Grün | Soll-Besetzung vollständig erreicht |
Orange | Teilweise abgedeckt |
Rot | Nicht abgedeckt |
Oben rechts in der Kapazitätsansicht siehst Du die vier Kennzahlen für den ausgewählten Tag:
Kennzahl | Berechnung / Bedeutung |
Benötigt | Summe aller Mitarbeiter, die laut Schichttypen für diesen Tag gebraucht werden |
Zugewiesen | Anzahl der Mitarbeiter, die tatsächlich eingeplant sind |
Fehlend | Benötigt − Zugewiesen |
Abdeckung | Zugewiesen ÷ Benötigt × 100 (in Prozent) |
Die Wochenzusammenfassung ganz oben zeigt zusätzlich die Gesamtstunden aller geplanten Schichten für die gesamte Woche als schnellen Überblick über die Abdecklung.
Offene Kapazitäten als offene Schichten veröffentlichen
Wenn die Kapazität nicht vollständig gedeckt ist, kannst Du fehlende Schichten direkt als offene Schichten im Schichtplan anlegen Ddamit können sich Mitarbeiter bewerben.
Klicke in der Kapazitätsansicht auf eine Kapazität an einem bestimmten Tag.
Klicke auf Als offene Schichten veröffentlichen. Alle nicht abgedeckten Schichten des Tages werden als offene Schichten im Schichtplan angelegt.
Schichttyp bearbeiten und verwalten
Klicke in der Kapazitätsansicht auf Schichttypen.
Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem gewünschten Schichttyp.
Wähle Bearbeiten, Duplizieren oder Löschen.
Teilweise Abdeckung verstehen
Wenn Teilweise Abdeckung zulassen aktiviert ist, zählen auch Schichten als erfüllte Kapazität, die den definierten Zeitraum nur teilweise abdecken — solange sie innerhalb des Zeitraums liegen.
Schichttyp | Geplante Schicht | Teilweise AN | Teilweise AUS |
6:00 – 12:00 | 8:00 – 12:00 | zählt | zählt nicht |
9:00 – 12:00 | 9:30 – 12:00 | zählt | zählt nicht |
9:00 – 12:00 | 9:30 – 11:30 | zählt | zählt nicht |
Häufige Fragen
Was bedeuten die Farben grün, orange und rot in der Kapazitätsansicht?
Grün bedeutet, die Soll-Besetzung ist vollständig erreicht. Orange bedeutet, sie ist teilweise abgedeckt. Rot bedeutet, kein einziger Mitarbeiter ist für diesen Schichttyp eingeplant.
Kann ich Kapazitätsplanung nur für bestimmte Standorte aktivieren?
Nein. Die Einstellung gilt global für den gesamten Schichtplan. Du kannst jedoch in der Kapazitätsansicht rechts nach Standort filtern, um die Abdeckung standortweise zu prüfen.
Was passiert, wenn ich eine bereits geplante Schicht lösche?
Die Kapazitätsanzeige wird sofort aktualisiert. Wenn durch das Löschen die Soll-Besetzung unterschritten wird, wechselt die Farbe entsprechend auf orange oder rot.
Was ist der Unterschied zwischen einem Schichttyp und einer Vorlage?
Ein Schichttyp definiert die Soll-Besetzung (wie viele Mitarbeiter mit welcher Rolle werden benötigt). Eine Vorlage speichert die Details einer einzelnen Schicht (Zeit, Standort, Rolle) und dient zum schnellen Erstellen. Beim Erstellen eines Schichttyps kannst Du die Option "Vorlagen basierend auf der Schicht erstellen" aktivieren, damit beides automatisch angelegt wird.