In diesem Artikel erfährst Du, wie Du den KI-Planer nutzt, um Schichten automatisch zuzuweisen und Deinen Schichtplan zu erstellen. Das Tool berücksichtigt dabei automatisch gesetzliche Ruhezeiten, Mitarbeiterverfügbarkeiten und spezifische Anforderungen wie Zertifikate, um Dir einen optimierten Planungsvorschlag zu generieren. Dieser Artikel ist für Admins relevant, die ihre Schichtplanung automatisieren und effizienter gestalten möchten.
1. KI-Planer im System aufrufen
Falls Du die automatische Zuweisung nutzen willst, dann navigierst Du in den Bereich Schichtplanung. Falls Du dort als Admin angemeldet bist, dann steht Dir das KI-Werkzeug in der Toolbar zur Verfügung.
Klicke im Hauptmenü auf Schichtplanung.
Wähle den Reiter Schichtpläne aus.
Klicke auf die Schaltfläche für die KI-Fragen(Auto-Planer).
2. Rahmenbedingungen für die KI festlegen
Falls die KI einen Plan erstellt, dann benötigt sie vorab Informationen über Standorte und Rollen. Falls Du die Verfügbarkeiten Deiner Mitarbeiter gepflegt hast, dann nutzt die KI diese Daten; falls diese Daten fehlen, dann bleibt die Planung ungenau.
Bestimme Datum und Uhrzeit der Schicht.
Wähle die Standorte, Rolle und Abteilungen aus.
Bitte gib tatsächliche Werte an und bearbeite die Vorschläge des Tools bei Bedarf
Hinweis: Kenjo beachtet automatisch gesetzliche Ruhezeiten. Falls ein Mitarbeiter seine maximale Wochenarbeitszeit erreicht hat, dann wird er von der KI nicht für weitere Einsätze eingeplant.
3. Automatische Zuweisung starten
Falls Du alle Parameter definiert hast, dann startest Du den Berechnungsvorgang. Falls die KI eine passende Lösung findet, dann siehst Du sofort den Entwurf; falls Personalmangel herrscht, dann bleiben unbesetzte Schichten als "Offene Schichten" markiert.
Klicke auf Planung generieren.
Warte, bis die KI alle Kombinationen geprüft hat.
Prüfe den Entwurf in der Kalenderansicht.
Beispiel: Falls Du eine Schicht am Samstag planst, für die ein Ersthelfer nötig ist, dann weist die KI gezielt nur Mitarbeiter mit diesem gültigen Zertifikat zu.
4. Ergebnisse prüfen und anpassen
Falls Du mit dem Vorschlag unzufrieden bist, dann änderst Du die Schichten manuell. Falls Du eine Schicht per Drag-and-Drop verschiebst, dann prüft Kenjo in Echtzeit auf neue Konflikte.
Klicke auf eine Schicht, um den Mitarbeiter zu wechseln.
Achte auf Warnsymbole bei manuellen Änderungen.
Nutze Filter, um Lücken im Plan schnell zu finden.
Vorschlag: Nutze die KI-Planung idealerweise zwei Wochen im Voraus. Falls Du frühzeitig planst, dann können Deine Mitarbeiter rechtzeitig auf ihre Einsätze reagieren oder Schichten tauschen.
5. Dienstplan final veröffentlichen
Falls Du den Entwurf kontrolliert hast, dann gibst Du die Schichten für Dein Team frei. Falls Du die Benachrichtigungen aktivierst, dann erhalten alle eingeplanten Mitarbeiter sofort eine Meldung in ihrer App.
Kontrolliere die Gesamtkosten in der Zusammenfassung.
Klicke auf Veröffentlichen.
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