Die zwei unabhängigen Entscheidungen
Eine Abwesenheitsrichtlinie legt zwei völlig separate Dinge fest:
Abgezogene Tage: Welche Tage vom Abwesenheitsaldo abgehen. Gemessen in Tagen.
Stunden pro abgezogenem Tag: Wie viel jeder Tag in Stunden wert ist. Gemessen in Stunden.
Beispiel: Ein Mitarbeiter beantragt Mo–Fr (derselbe Antrag).
Richtlinie A: Arbeitstage + Geplante Stunden → 5 Tage, 40 Stunden
Richtlinie B: Kalendertage + Geplante Stunden → 7 Tage, 40 Stunden
So würde derselbe Antrag mit denselben Arbeitsstunden pro Tag (8h) nur durch eine unterschiedliche Abzugs-Einstellung (Abzug basierend auf) auch eine unterschiedliche Anzahl abgezogener Tage bedeuten.
⚠️ Merke: Bei einer Abwesenheitsrichtlinie, die Abwesenheiten in Kalendertagen abzieht, reduzieren Feiertage den Abwesenheitssaldo immer um 1 Tag, auch wenn die Stundenberechnung anders eingestellt ist. Tage und Stunden sind unabhängig voneinander.
Hinweis für DSPs: Eure Organisationen nutzen Vertragsstunden und Arbeitstage aus dem Mitarbeiterprofil (Mitarbeiter > [Mitarbeiter wählen] > Persönlich) statt formaler Arbeitspläne. Die Einstellung "Arbeitsplan" liest die wöchentlichen Vertragsstunden aus dem Profil jedes Mitarbeiters. Die Logik ist dieselbe, aber die Quelle ist unterschiedlich.
Szenario 1: Urlaub mit regulärem oder Schichtplan-Arbeitsplan
Deine Situation: Dein Team nutzt feste Arbeitspläne (Mo–Fr oder Schichtwechsel). Du möchtest, dass Urlaube gerecht und vorhersehbar sind. Zwei Mitarbeiter mit je 40 Stunden/Woche, die denselben Urlaubstag nehmen, sollten dieselben Stunden verlieren, unabhängig von Schichten.
Was du wählen solltest:
Abgezogene Tage: Arbeitstage im Arbeitsplan
Stunden pro abgezogenem Tag: Geplante Stunden
Warum: Der Arbeitsplan hat feste Stunden für jeden Wochentag. Hier 9 Stunden Mo–Do und 4 Stunden Fr. Das sind die Urlaubsstunden, nicht die veröffentlichte Schicht, die länger oder kürzer sein kann. Dies hält Urlaubsabzüge über Mitarbeiter und Zeit hinweg konsistent.
Beispiel: Ein Mitarbeiter hat einen Vertrag über 40h auf 5 Tagen (9h/Mo–Do und 4h/Fr) und nimmt Mo–Fr Urlaub. Abzug: 5 Tage, 40 Stunden genau dem Vertrag entsprechend.
Szenario 2: Krankheit mit Schichtplan
Deine Situation: Krankheit ist ungeplant, was zählt, ist, was der Mitarbeiter tatsächlich verpasst hat an diesem Tag. Wenn der Schichtplan eine 10-Stunden-Nachtschicht zeigt und der Mitarbeiter anrief, dass er krank ist, hat er 10 Stunden verpasst.
Was du wählen solltest:
Abgezogene Tage: Arbeitstage im Arbeitsplan
Stunden pro abgezogenem Tag: Tatsächliche Schicht
Warum: Die veröffentlichte Schicht ist, was wirklich an diesem Tag geplant war. "Tatsächliche Schicht" liest sie zuerst; wenn keine Schicht existiert, fällt sie auf den Arbeitsplan zurück (oder Arbeitsstunden und Tage im Mitarbeiterprofil). Dies gibt eine ehrliche Abrechnung dessen, was der Mitarbeiter schuldete.
Wichtig für Schicht-Löschung: Wenn du Krankheit erfasst, lösche Schichten nicht, bevor die Anfrage vollständig verarbeitet ist. Das frühzeitige Löschen von Schichten hindert Kenjo daran, den korrekten Abzug zu berechnen.
Für rückwirkende Krankheit: Schichten sofort nach Genehmigung löschen
Für zukünftige Abwesenheiten: Schichten nur nach dem ersten Abwesenheitstag um 00:00 löschen
Szenario 3: Unregelmäßiger Arbeitsplan ohne festes wöchentliches Muster
Deine Situation: Dein Team hat unregelmäßige Zeitpläne – kein festes Muster pro Wochentag, kein Schichtplan. Es existiert ein Wochenvertrag, aber er ist ungleich verteilt (z. B. manche Tage 8h, manche 5h, manche frei). Du kannst keinen Wert für Geplante Stunden lesen, weil es keinen Plan zum Lesen gibt.
Was du wählen solltest:
Abgezogene Tage: Arbeitstage im Arbeitsplan
Stunden pro abgezogenem Tag: Durchschnittliche Tagesstunden (pro Arbeitstag)
Warum: Der einzige neutrale Wert, wenn es kein tägliches Muster gibt, ist der wöchentliche Durchschnitt geteilt durch Arbeitstage. Dies vermeidet willkürliche Höhen und Tiefen an einzelnen Tagen.
Beispiel: Ein Mitarbeiter mit 30h/Woche und 5 Arbeitstagen (6h/Tag Durchschnitt). Jeder Urlaubstag kostet 6 Stunden, nicht 5h an einem Tag und 8h an einem anderen.
Hinweis für DSPs: Dies ist häufig bei Lieferpartnern mit flexiblen Zeitplänen. Die Vertragsstunden sind gleichmäßig auf Arbeitstage verteilt, nicht an tägliche Schichten gebunden.
Szenario 4: Benutzerdefinierter oder atypischer Arbeitsplan
Deine Situation: Dein Unternehmen hat eine Struktur, die die standardmäßige Arbeitsplan-Einrichtung nicht passt – vielleicht ein annualisierter Vertrag oder ein maßgeschneidertes wöchentliches Muster mit spezifischen Stunden pro Wochentag. Standard-Abzugsoptionen würden deine tatsächlichen Stunden nicht richtig darstellen.
Was du wählen solltest:
Abgezogene Tage: Benutzerdefinierte Arbeitswoche
Warum: Du definierst die Wochentage, die zählen, und die Stunden, die jeder wert ist. Das Gitter ist deine Antwort. Alle anderen Optionen sind verborgen, weil die benutzerdefinierte Arbeitswoche bereits beide Tage und Stunden angibt.
Feiertage und die Kontrollkästchen
Wenn du Kalendertage wählst (selten für reguläre Zeitpläne, häufiger bei DSPs mit Multi-Country-Lohnabrechnung), erscheint ein Kontrollkästchen: 0h an Feiertagen abziehen.
Wichtig: Diese Einstellung betrifft nur die Stunden, nicht die Tage. Ein Feiertag zählt immer als 1 Abwesenheitstag. Die Einstellung bestimmt nur, ob die Stunden des Feiertags dem Mitarbeiter berechnet werden oder der Feiertag diese abdeckt.
Aktiviert (Standard): Dem Mitarbeiter werden die Stunden des Feiertags nicht berechnet; der Feiertag deckt seine eigenen Stunden ab.
Deaktiviert: Dem Mitarbeiter werden die vollen Stunden des Feiertags berechnet.
Kontrollkästchen | Mitarbeiter verliert | Feiertag deckt ab |
Aktiviert (Standard) | 0 Stunden | Alle Stunden dieses Tages |
Deaktiviert | Vollständige Stunden dieses Tages | 0 Stunden |
Beispiel: Eine Mo–Fr Anfrage mit bezahltem Feiertag am Mittwoch. Kalendertage + Geplante Stunden + Kontrollkästchen aktiviert:
Abgezogene Tage: 5 Tage (jeder Kalendertag)
Abgezogene Stunden: 32 Stunden (Mo 8h + Di 8h + Mi 0h + Do 8h + Fr 8h)
Der Mitarbeiter endet die Woche in beiden Fällen ausgeglichen, nur die Zuordnung ändert sich.
Wie deine Entscheidung die Anfrage und den Saldo beeinflusst
Stelle deine Richtlinie ein und das passiert
Wenn ein Mitarbeiter Mo–Fr mit bezahltem Feiertag am Mittwoch anfordert (Szenario 1 Einstellungen: Arbeitstage + Geplante Stunden, 9h/Mo–Do und 4/Fr):
Tag | Vom Saldo abgezogen | Stunden auf Antrag | Warum |
Montag | 1 Tag | 9h | Geplante Stunden für diesen Wochentag |
Dienstag | 1 Tag | 9h | Geplante Stunden für diesen Wochentag |
Mittwoch | 1 Tag | 0h | Feiertag zahlt seinen eigenen Tag; Antrag berechnet 0 |
Donnerstag | 1 Tag | 9h | Geplante Stunden für diesen Wochentag |
Freitag | 1 Tag | 4h | Geplante Stunden für diesen Wochentag |
Insgesamt | 5 Tage | 31h | Mitarbeiter schuldet 30 Stunden; Saldo verliert 5 Tage |
Das ist ein bearbeitetes Beispiel – deine Abwesenheitsrichtlinien berechnen mit deinen tatsächlichen Arbeitsplan-Einstellungen.
Anfragen ohne veröffentlichten Schichtplan
Wenn noch kein Schichtplan für einen Schichtplan-Mitarbeiter veröffentlicht wurde, hängt die Fähigkeit von Mitarbeitern, Anfragen einzureichen, von der Abwesenheitsrichtlinie ab.
Beispiel: Connie hat 21 wöchentliche Stunden und arbeitet flexibel (3–5 Tage pro Woche). Sie möchte eine vollständige Woche im Voraus anfordern, bevor irgendeine Schicht existiert.
Wenn die Richtlinie auf Arbeitstage im Arbeitsplan eingestellt ist
Connie fordert Mo–Mi an (die Tage, an denen sie normalerweise arbeitet):
Akzeptiert. Kenjo zieht 21 Stunden / 3 Abwesenheitstage = 7h pro Tag ab. Insgesamt: 21 Stunden.
Connie fordert Do–Sa an (nicht ihre üblichen Tage):
Behandelt als arbeitsfreie Tage. Das System kann ohne Schichtplan keinen Abzug für diese Tage berechnen.
Lösung: Connie sollte den vollständigen Zeitraum anfordern, in dem sie normalerweise arbeitet (Mo–Mi), und das System verteilt die 21 Stunden gleichmäßig.
So richtest du es ein
Für eine bestehende Abwesenheitsrichtlinie
Gehe zu Abwesenheit > Einstellungen > [Abwesenheitsrichtlinie wählen] > Abzug
Unter (1) Abgezogene Tage wähle eine aus:
Arbeitstage im Arbeitsplan: Nur Tage mit Plan/Schichtplan zählen; Wochenenden ausgeschlossen
Kalendertage: Jeder Kalendertag zählt, einschließlich Wochenenden
Wenn du Kalendertage wählst, siehst du ein Kontrollkästchen 0h an Feiertagen abziehen.
Aktiviert (Standard): Der Mitarbeiter wird mit 0 Stunden für Feiertage berechnet.
Deaktiviert: Der Mitarbeiter wird mit vollständigen Stunden für Feiertage berechnet.
Benutzerdefinierte Arbeitswoche: Du definierst, welche Tage und ihre Stunden
Wenn du Benutzerdefinierte Arbeitswoche wählst: Du bist fertig. Ignoriere den nächsten Schritt.
Unter (2) Stunden pro abgezogenem Tag wähle eine aus:
Geplante Stunden: Aus Arbeitsplan oder Schichtplan pro Wochentag (empfohlen für Urlaub)
Tatsächliche Schicht: Veröffentlichte Schichtstunden (empfohlen für Krankheit)
Durchschnittliche Tagesstunden: Wöchentlich gesamt / Arbeitstage (für unregelmäßige Zeitpläne)
Wenn du Durchschnittliche Tagesstunden und Arbeitstage im Arbeitsplan in (1) wählst, siehst du diese Option:
Durchschnitt pro Arbeitstag: Verteilt Vertrag auf tatsächliche Arbeitstage
Wenn du Durchschnittliche Tagesstunden und Kalendertage in (1) wählst, wähle die Basis:
Durchschnitt pro Arbeitstag: Verteilt Vertrag auf nur Arbeitstage
Durchschnitt pro Kalendertag: Verteilt Vertrag auf alle 7 Tage (selten; für spezifische Ansprüche verwendet)
Fester Wert pro Wochentag: Du definierst Mo–So manuell
3. Speichern.
Schnelle Entscheidungstabelle
Dein Setup | Abgezogene Tage | Stunden pro Tag | Basis | Feiertag-Kontrollkästchen |
Urlaub, fester Arbeitsplan | Arbeitstage | Geplante Stunden | — | Verborgen |
Urlaub, Schichtplan aktiv | Arbeitstage | Geplante Stunden | — | Verborgen |
Krankheit, Schichtplan | Arbeitstage | Tatsächliche Schicht | — | Verborgen |
Unregelmäßige oder flexible Stunden | Arbeitstage | Durchschnittliche Tagesstunden | Pro Arbeitstag | Verborgen |
DSP, kein Schichtplan, flexibler Vertrag | Arbeitstage | Durchschnittliche Tagesstunden | Pro Arbeitstag | Verborgen |
Kalenderanspruch (selten) | Kalendertage | Durchschnittliche Tagesstunden | Pro Kalendertag | Verborgen (tut nichts) |
Atypische Struktur | Benutzerdefinierte Arbeitswoche | — | — | Verborgen |
Funktionsweise des Abzugs vorher vs. jetzt
Verstehe in diesem Video, der der Abzug von Abwesenheit funktioniert.
Wann Schichten löschen (nur Schichtplan-Mitarbeiter)
Wenn du einen Schichtplan nutzt und Abwesenheit erfasst, folge diesem Timing:
Anfrage-Typ | Schichten löschen |
Rückwirkend (vergangene Abwesenheit) | Sofort nach Genehmigung |
Zukünftige Abwesenheit | Nur nach dem ersten Abwesenheitstag um 00:00 |
Warum: Kenjo muss die veröffentlichte Schicht sehen, um den korrekten Abzug zu berechnen. Das frühzeitige Löschen von Schichten bricht die Berechnung.
Häufig gestellte Fragen
Warum haben zwei Mitarbeiter, die denselben Urlaubstag genommen haben, unterschiedliche Stunden abgezogen?
Deine Richtlinie ist auf Tatsächliche Schicht eingestellt. Jeder Tag ist wert, was an diesem Tag veröffentlicht wurde. Wenn eine Schicht länger war, werden mehr Stunden abgezogen. Für faire Urlaubsabzüge verwende stattdessen Geplante Stunden – dann kostet ein Urlaubstag auf dem Schichtplan gleich.
Ein Feiertag fiel in meinen Urlaub und ich habe einen Tag verloren. Ist das richtig?
Ja. Das Kontrollkästchen 0h an Feiertagen abziehen beeinflusst nur Stunden, nicht Tage. Ein Feiertag in einer Kalenderanfrage kostet immer noch 1 Tag des Abwesenheitssaldos – das Kontrollkästchen bestimmt nur, wer die Stunden abdeckt.
Die Hälfte meines Urlaubs war ein Feiertag und mir wurde ein ganzer Tag berechnet.
Der Feiertag deckt seine Stunden ab (0 oder vollständig, je nach Kontrollkästchen). Deine Abwesenheit deckt den Rest ab. Zusammen zählen beide als 1 ganzer Tag aus dem Saldo – das ist, was ein Kalenderanspruch bedeutet.
Mein Zeitsaldo ist nach Urlaub negativ geworden. Warum?
Die Richtlinie zieht Tatsächliche Schicht ab, und veröffentlichte Schichten für diese Tage waren länger als dein Vertrag. Überstunden zeigen sich als negative erforderliche Zeit und werden wie jede andere Varianz am Zeitraum-Ende abgerechnet.
Was macht "Durchschnittliche Tagesstunden" wirklich?
Es teilt deinen Wochenvertrag durch die Anzahl der Arbeitstage (oder Kalendertage, je nachdem, was du gewählt hast). Beispiel: 40 Stunden / 5 Arbeitstage = 8h pro Tag. Jeder Urlaubstag kostet 8h, unabhängig vom Schichtplan.
Für stundenbasierte Anfragen, gelten diese Optionen?
Nein. Diese Optionen gelten nur, wenn Abwesenheit als ganzer Tag angefordert wird. Wenn ein Mitarbeiter 3 spezifische Stunden anfordert, werden genau 3 Stunden abgezogen – keine Berechnung.
Kann ich Kalendertage mit Durchschnitt pro Arbeitstag verwenden?
Ja, aber das Produkt warnt dich: Der Saldo zählt jeden Tag, aber der Durchschnitt teilt nur durch Arbeitstage. Eine ganze Woche Abwesenheit verliert nur 5/7 einer Woche. Verwende Durchschnitt pro Kalendertag, wenn du möchtest, dass die Woche gleichmäßig aufgeteilt wird.
Meine bestehenden Richtlinien zeigen jetzt Abzugseinstellungen, die ich nie gewählt habe. Hat etwas kaputt gemacht?
Nein. Deine Richtlinien wurden automatisch auf die Einstellung migriert, die ihrem vorherigen Verhalten entspricht. Zahlen bleiben gleich. Die Richtlinie zeigt eine Mitteilung mit der angewendeten Zuordnung.
Wo sehe ich, wie viel Stunden ein einzelner Tag gekostet hat?
Auf der Anfrage selbst, in der Zeitsaldo-Aufschlüsselung, im Anwesenheitsbericht und im PDF-Export. Überall wo Stunden gemeldet werden, erscheint dieselbe Zahl.
Meine Richtlinie nutzt "Geplante Stunden", aber für einen Tag existiert kein Plan. Was passiert?
Das System fällt auf den Tagesdurchschnitt zurück (Vertragsstunden / Arbeitstage). Ohne einen geplanten Wert nutzt Kenjo den sichersten neutralen Wert, um 0-Stunden-Abzüge zu vermeiden.
Woher weiß ich, ob mein Setup richtig ist?
Stell dir diese Fragen:
Bei Urlaub: Ist es fair, dass ein Tag = ein Standard-Tag (verwende Geplante Stunden)?
Bei Krankheit: Ist es fair, dass ein Tag = was sie eingeplant hatten (verwende Tatsächliche Schicht)?
Bei unregelmäßigen Plänen: Ist es fair, dass ein Tag = der wöchentliche Durchschnitt (verwende Durchschnittliche Tagesstunden)?
Deine Antworten leiten deine Wahl.