Verstehen welche Aufgaben zum Jahresende anstehen
Zum Jahresende prüfst Du in Kenjo neun Bereiche, damit Salden, Feiertage und Genehmigungen für Dein Unternehmen im neuen Jahr stimmen. Ein Zyklus ist der Zeitraum, für den Kenjo Abwesenheitsanspruch vergibt, zum Beispiel ein Kalenderjahr. Die Tabelle zeigt jede Aufgabe und den Ort in Kenjo.
Aufgabe | Wo in Kenjo |
Übertragsregeln prüfen | Abwesenheit > Einstellungen > Richtlinie bearbeiten > Guthaben |
Mitarbeiter an Urlaubsanträge erinnern | Jahresende in Kenjo vorbereiten |
Erinnerung an offene Anfragen einrichten | Einstellungen > Workflows |
Benutzerdefinierte Feiertage hinzufügen | Einstellungen > Feiertage |
Urlaubssperren anlegen | Abwesenheit > Einstellungen > Urlaubssperren |
Genehmiger prüfen | Abwesenheit > Einstellungen > Genehmigungen |
Richtlinien für das neue Jahr zuweisen | Abwesenheit > Einstellungen > Mitarbeiter verwalten |
Anspruch, Zusätzlichen Anspruch, Anpassungen und Abzug prüfen | Abwesenheit > Einstellungen > Richtlinie bearbeiten |
Wiederkehrende Workflows prüfen | Einstellungen > Workflows |
Übertragsregeln prüfen
Prüfe vor dem Jahresende, wie viele nicht genommene Tage oder Stunden in das neue Jahr übertragen werden und bis wann Mitarbeiter sie nutzen können. Ein Übertrag sind Tage oder Stunden, die ein Mitarbeiter im aktuellen Zyklus nicht nimmt und in den nächsten Zyklus mitnimmt (z.B. Urlaubstage).
Gehe zu Abwesenheit > Einstellungen und wähle die Abwesenheitsart, zum Beispiel Urlaub.
Klicke beim Drei-Punkte-Menü der Richtlinie auf Richtlinie bearbeiten.
Öffne den Schritt Guthaben.
Prüfe, ob der Übertrag aktiviert ist, wie viele Tage oder Stunden maximal übertragen werden (Maximale Tage zum Übertrag) und wann der Übertrag endet (Verfall des Übertrags). Kenjo zeigt das Datum als Übertrag verfällt am an.
⚠️ Wichtig: Wenn Du einen Verfall des Übertrags festlegst, setzt Kenjo die Übertragstage am gewählten Datum automatisch auf null. Kenjo sendet vorher keine Benachrichtigung an Mitarbeiter oder Admins. Informiere Deine Mitarbeiter rechtzeitig selbst.
Mitarbeiter im News Feed erinnern
Erinnere Deine Mitarbeiter im News Feed daran, ihren Urlaub für das laufende Jahr rechtzeitig zu beantragen. So musst Du keine Änderungen in der Vergangenheit vornehmen. Der News Feed ist der Nachrichtenbereich auf der Startseite, in dem Du Beiträge für Mitarbeiter veröffentlichst.
Gehe zu Home und klicke im News Feed auf (+), um einen neuen Beitrag zu erstellen.
Schreibe Deine Nachricht. Nutze dafür den Beispieltext unten.
Lege unter Wer soll diesen Beitrag sehen? fest, wer den Beitrag sieht.
Klicke auf Posten.
Beispieltext:
Hallo zusammen,
wir sind auf der Zielgeraden für dieses Jahr. Wenn Du noch Urlaubstage übrig hast, die Du in diesem Jahr nehmen möchtest, reiche Deine Abwesenheitsanfrage bitte vor dem [Datum] ein. Du kannst maximal [XX] Tage in das nächste Jahr übertragen und musst sie bis spätestens [Datum] im neuen Jahr nutzen. Plane Deinen Urlaub jetzt und reiche ihn in Kenjo unter Abwesenheit > Persönlich ein.
Viele Grüße
Dein HR-Team
Hinweis: Diese allgemeine Nachricht über Urlaubstage reicht arbeitsrechtlich nicht aus. Bitte informiere Dich zusätzlich über die arbeitsrechtliche Regelung.
Erinnerung an offene Anfragen einrichten
Richte einen Workflow ein, der alle Vorgesetzten und Dich vor dem Jahresende daran erinnert, offene Abwesenheitsanfragen zu genehmigen. Ein Workflow führt in Kenjo automatisch Aktionen aus, zum Beispiel das Versenden einer E-Mail.
Gehe zu Einstellungen > Workflows.
Erstelle einen Workflow, der die E-Mail unten an alle Vorgesetzten und an Dich sendet.
Füge die Workflow-Aktion für die E-Mail hinzu.
E-Mail-Vorlage:
Hallo,
wenn Du noch offene Abwesenheitsanfragen hast, genehmige sie bitte zeitnah. Das Jahr neigt sich dem Ende zu und alle Anfragen müssen vor dem [Datum] genehmigt sein. Klicke hier, um alle offenen Anfragen einzusehen.
Danke im Voraus.
Viele Grüße
Dein HR-Team
Konfiguration des Workflows:
Workflow-Aktion hinzufügen:
Benutzerdefinierte Feiertage hinzufügen
Trage die benutzerdefinierten Feiertage für das neue Jahr in jedem Deiner Feiertagskalender ein, denn Kenjo übernimmt sie nicht automatisch ins nächste Jahr. Ein Feiertagskalender enthält nur die gesetzlichen Feiertage eines Landes oder einer Region. Benutzerdefinierte Feiertage sind Tage, die Du zusätzlich einträgst, zum Beispiel ein Betriebsfeiertag. Die gesetzlichen Feiertage der Standardkalender sind bereits in den Folgejahren enthalten.
Gehe zu Einstellungen > Feiertage und wähle einen Feiertagskalender.
Klicke auf den Tag, den Du als benutzerdefinierten Feiertag hinzufügen willst.
Gib Name, Datum und Dauer ein: ganzer Tag, Vormittag oder Nachmittag. Mit Vormittag oder Nachmittag legst Du einen halben Feiertag an.
Klicke auf Feiertag hinzufügen.
Wiederhole die Schritte für jeden weiteren Feiertagskalender.
Hinweis: Wenn ein Feiertag nicht eingetragen ist, zählt der Tag als normaler Arbeitstag, auch wenn er ein gesetzlicher Feiertag ist. Hat ein Büro einen eigenen Feiertagskalender, gilt dieser statt des Unternehmenskalenders.
Urlaubssperren anlegen
Lege Urlaubssperren für das neue Jahr an, damit Mitarbeiter in bestimmten Zeiträumen keine Abwesenheit beantragen können. Eine Urlaubssperre ist ein Zeitraum, in dem Mitarbeiter für ausgewählte Abwesenheitsrichtlinien keine Abwesenheit beantragen können. Urlaubssperren sind eine Premium-Funktion. Ist sie in Deinem Plan nicht enthalten, zeigt Kenjo sie ausgegraut an.
Gehe zu Abwesenheit > Einstellungen.
Wähle im Menü Urlaubssperren und klicke auf Einstellungen.
Klicke auf Urlaubssperre hinzufügen.
Gib im Reiter Name und Daten den Namen sowie Von und Bis ein. Mit Wiederholen legst Du einen Wiederholungsrhythmus fest.
Klicke auf Weiter und wähle im Reiter Abwesenheitsrichtlinien, für welche Richtlinien die Sperre gilt.
Klicke auf Abschließen.
Die Sperre gilt für alle Mitarbeiter, die den gewählten Richtlinien zugewiesen sind. So verhält sich Kenjo, wenn ein Zeitraum in eine aktive Sperre fällt:
Rolle | Verhalten bei aktiver Urlaubssperre |
Admin, HR Admin | Kenjo zeigt den Hinweis, dass der Zeitraum in einer Urlaubssperre liegt. Du kannst die Anfrage trotzdem einreichen. Andere Prüfungen, zum Beispiel auf überschneidende Anfragen, gelten weiterhin. |
Alle anderen Rollen | Kenjo zeigt einen roten Hinweis und deaktiviert die Schaltfläche zum Einreichen. Die Anfrage ist nicht möglich. |
Genehmiger prüfen
Prüfe, wer in Deinem Unternehmen Abwesenheitsanfragen genehmigt, und lege Vertretungen fest, bevor Vorgesetzte in den Jahresendurlaub gehen. Standardmäßig genehmigt der Vorgesetzte eines Mitarbeiters dessen Anfragen.
Aktiviere Abwesenheiten–Genehmigender Rolle hinzufügen, wenn eine andere Person als der Vorgesetzte genehmigen soll. Wähle die Person danach im Mitarbeiterprofil im Feld Abwesenheiten–Genehmigender unter Persönlich > Geschäftliche Informationen aus. In Massen änderst Du den Genehmigenden im Mitarbeiter > Verzeichnis.
Aktiviere Delegierte Genehmigung erlauben, damit eine Vertretung Anfragen übernimmt, solange der Genehmigende abwesend ist. Wähle die Vertretung im Profil des Vorgesetzten im Feld Delegierter Genehmiger für Abwesenheiten.
Richte optional unter Abwesenheit > Einstellungen > Zweistufige Genehmigung eine zweite Genehmigung ein. Sie funktioniert nur für Richtlinien mit aktivierter Option Genehmigung erforderlich.
Richtlinien für das neue Jahr zuweisen
Weise Mitarbeitern neue Abwesenheitsrichtlinien zu, bevor das neue Jahr beginnt. Eine Richtlinie legt die Regeln einer Abwesenheitsart fest, zum Beispiel Anspruch, Übertrag und Abzug. Jeder Mitarbeiter hat pro Abwesenheitsart nur eine Richtlinie.
Gehe zu Abwesenheit > Einstellungen.
Klicke auf die drei Punkte neben der Richtlinie und wähle Mitarbeiter verwalten.
Wähle die Mitarbeiter einzeln oder über Alle hinzufügen aus.
Klicke auf Weiter und wähle, ab wann die Richtlinie gilt.
Klicke auf Mitarbeiter zuweisen.
Option | Bedeutung |
Startdatum des Mitarbeiters | Die Richtlinie gilt rückwirkend ab dem Eintrittsdatum. |
Benutzerdefiniertes Startdatum | Du wählst ein beliebiges Datum. |
Beginn des Zyklus | Kenjo berechnet die Richtlinie so, als wäre sie zu Beginn des Jahreszyklus zugewiesen worden. |
Nächster Zyklus | Die Richtlinie wird erst ab dem nächsten Zyklus aktiv. Wähle diese Option für das kommende Jahr. |
Für einen einzelnen Mitarbeiter gehe zu Abwesenheit > Unternehmen, klicke auf die drei Punkte in seiner Zeile und wähle Richtlinien verwalten. In der Liste erscheinen nur Mitarbeiter, die noch keiner Richtlinie dieser Abwesenheitsart zugewiesen sind und keine Richtlinie mit abweichender Einheit (Tage oder Stunden) haben.
Richtlinieneinstellungen prüfen
Prüfe in Deinen Standardrichtlinien kurz die Schritte Anspruch, Zusätzlicher Anspruch, Anpassungen und Abzug, denn sie bestimmen, wie Kenjo Ansprüche und Abzüge im neuen Zyklus berechnet. Öffne dafür unter Abwesenheit > Einstellungen das Drei-Punkte-Menü der Richtlinie und klicke auf Richtlinie bearbeiten.
Schritt | Das solltest Du prüfen |
Anspruch | Stimmt der Grundanspruch für das neue Jahr? Bei Tagen sind bis zu zwei Dezimalstellen möglich, bei Stunden nur ganze Zahlen. Einheit, Anspruchsart und Jahreszyklus einer bestehenden Richtlinie lassen sich nicht mehr ändern. |
Zusätzlicher Anspruch | Gelten die Regeln noch, die den Grundanspruch nach Betriebszugehörigkeit erhöhen (Geleistete Arbeitszeit (in Jahren) und Zusätzlicher Anspruch)? Die zusätzlichen Tage ergeben sich aus der Differenz zwischen zwei aufeinanderfolgenden Regeln. |
Anpassungen | Ist festgelegt, ob Kenjo den Anspruch anteilig berechnet, nach Anfangsdatum, Enddatum oder Arbeitsplan? Bei Nicht Anteilig erhalten alle Mitarbeiter den vollen Anspruch, auch Teilzeitkräfte und unterjährige Ein- und Austritte. |
Abzug | Passen Abgezogene Tage (Arbeitstage im Arbeitsplan, Kalendertage oder Benutzerdefinierte Arbeitswoche) und Stunden pro abgezogenem Tag (Geplante Stunden, Tatsächliche Schicht, Durchschnittliche Tagesstunden oder Fester Wert pro Wochentag)? Bei Kalendertage entscheidet das Kontrollkästchen An Feiertagen 0 Std. abziehen, ob ein Feiertag Stunden abzieht. Vom Saldo zieht er trotzdem einen Tag ab. Neue Richtlinien starten mit Geplante Stunden und ohne Haken. |
Prüfe zum Jahreswechsel besonders halbe Feiertage, zum Beispiel am 24. und 31. Dezember. Wenn Du Arbeitstage im Arbeitsplan wählst, zieht Kenjo an einem halben Feiertag bei Geplante Stunden und Tatsächliche Schicht höchstens die Hälfte des vertraglichen Tagessolls ab. Bei Fester Wert pro Wochentag und Durchschnitt pro Arbeitstag zieht Kenjo die Hälfte des Werts ab.
Die Tabelle zeigt, wann Änderungen an einer Richtlinie gelten:
Änderung | Wann sie gilt |
Verfall des Übertrags | Sofort, wenn der Übertrag noch nicht verfallen ist, und für neu zugewiesene Mitarbeiter. |
Anpassungen | Sofort für neu zugewiesene Mitarbeiter. Für bereits zugewiesene Mitarbeiter mit dem nächsten Zyklus oder der nächsten Anspruchserteilung, je nachdem, was früher eintritt. |
Abzug | Sofort für neue Anfragen und für bestehende Anfragen mit Startdatum in der Zukunft. |
Wiederkehrende Workflows prüfen
Prüfe, ob Deine wiederkehrenden Workflows auch im neuen Jahr laufen sollen, denn sie wiederholen sich jedes Jahr automatisch. Ein wiederkehrender Workflow ist ein Workflow, der sich jährlich wiederholt, ohne dass Du neue Einstellungen vornimmst.
Gehe zu Einstellungen > Workflows.
Suche Workflows, die unter Objekt die Bezeichnung Wiederkehrender Workflow tragen.
Passe Workflows an, die im neuen Jahr nicht mehr laufen sollen.
Häufige Fragen
Warum fehlen meine benutzerdefinierten Feiertage im neuen Jahr?
Kenjo übernimmt benutzerdefinierte Feiertage nicht automatisch ins nächste Jahr. Trage sie unter Einstellungen > Feiertage in jedem Feiertagskalender neu ein. Ein nicht eingetragener Feiertag zählt als normaler Arbeitstag.
Kann ich als Admin trotz Urlaubssperre eine Abwesenheit einreichen?
Ja. Als Admin oder HR Admin siehst Du einen Hinweis auf die Urlaubssperre und kannst die Anfrage trotzdem einreichen. Alle anderen Rollen können in einem gesperrten Zeitraum keine Anfrage einreichen.
Warum zieht Kenjo bei Kalendertagen einen Feiertag trotzdem vom Saldo ab?
Bei Kalendertage zählt jeder Tag der Anfrage, auch ein Feiertag. Das Kontrollkästchen An Feiertagen 0 Std. abziehen ändert nur die abgezogenen Stunden, nicht die Anzahl der Tage. Wähle Arbeitstage im Arbeitsplan, wenn Kenjo Feiertage nicht abziehen soll.
Informiert Kenjo Mitarbeiter, bevor ihr Übertrag verfällt?
Nein. Kenjo setzt den Übertrag am festgelegten Datum automatisch auf null und sendet vorher keine Benachrichtigung an Mitarbeiter oder Admins. Informiere Deine Mitarbeiter selbst, zum Beispiel im News Feed.
Wirken sich Änderungen an einer Richtlinie sofort auf bestehende Mitarbeiter aus?
Das hängt vom geänderten Schritt ab. Änderungen am Abzug gelten sofort für neue Anfragen und für bestehende Anfragen mit Startdatum in der Zukunft. Änderungen an den Anpassungen gelten für bereits zugewiesene Mitarbeiter erst mit dem nächsten Zyklus oder der nächsten Anspruchserteilung.
Muss ich wiederkehrende Workflows jedes Jahr neu einrichten?
Nein. Ein wiederkehrender Workflow wiederholt sich jedes Jahr automatisch. Prüfe ihn trotzdem zum Jahresende unter Einstellungen > Workflows, ob er auch im neuen Jahr laufen soll.