Als DSP-Inhaber oder Personalverantwortliche sind die ersten Schritte in Kenjo entscheidend, damit das System von Anfang an korrekt aufgesetzt ist. Dieser Artikel führt Dich durch die drei wichtigsten Einrichtungsschritte: die Unternehmensstruktur, den Mitarbeiterdatenimport und die Berechtigungsprofile.
Schau Dir gerne unser Video zu den Kenjo Grundeinstellungen und dem Mitarbeiterdatenimport an – dort lernst Du alles, was für die ersten Einrichtungsschritte wichtig ist:
Unternehmenseinrichtung
Unternehmensdaten prüfen
Navigiere zu Einstellungen > Mein Unternehmen und überprüfe, ob die hinterlegten Daten korrekt sind:
Name und Initialen des Unternehmens
Adresse und Kontaktdaten
Feiertagskalender erstellen und zuweisen
Wichtig: Der Standardkalender, der beim Erstellen eines Kenjo-Kontos automatisch gesetzt wird, ist in der Regel nicht korrekt. Du musst einen regionalen Feiertagskalender erstellen und zuweisen.
Feiertagskalender erstellen:
Navigiere zu Einstellungen > Feiertage.
Klicke auf das (+) Symbol.
Vergib einen Namen für den Kalender (z. B. „Bayern" oder „Nordrhein-Westfalen").
Wähle unter Kalendervorlage das entsprechende Bundesland aus – nicht „Deutschland", da Du die regionalen Feiertage benötigst.
Klicke auf Feiertagskalender erstellen.
Feiertagskalender dem Unternehmen zuweisen:
Gehe zu Einstellungen > Mein Unternehmen.
Wähle unter Feiertagskalender den soeben erstellten Kalender aus.
Speichere die Änderung.
Standorte anlegen
Unter Einstellungen > Standorte kannst Du Deine Arbeitsstationen hinterlegen (z. B. „Station Bayern", „Station NRW").
Hinweis: Wenn Du an mehreren Standorten in unterschiedlichen Bundesländern tätig bist, lege für jeden Standort einen eigenen Feiertagskalender an und weise ihn dem jeweiligen Standort zu.
Bereiche, Abteilungen und Teams (optional)
Unter Einstellungen kannst Du optional auch Bereiche, Abteilungen und Teams definieren.
Wichtig zu wissen:
Diese drei Kategorien sind voneinander unabhängig – Teams sind nicht Abteilungen untergeordnet und Abteilungen nicht Bereichen.
Du musst nicht alle drei verwenden. Wähle, was für Deine Organisation sinnvoll ist.
Vorteile:
Bessere Filtermöglichkeiten: Du kannst Mitarbeiter schnell nach Rolle (z. B. Dispatcher, DA) filtern.
Präzisere Berechtigungssteuerung: Du kannst Berechtigungen auf Basis der Unternehmensstruktur noch spezifischer einschränken.
Empfehlung für DSPs: Es reicht oft, unter Teams die Rollen zu hinterlegen, z. B. „Dispatcher", „Delivery Associate", „Non-DA".
Mitarbeiterdaten importieren
Sobald die Unternehmensstruktur steht, kannst Du die Mitarbeiterdaten in Kenjo einpflegen – entweder per Import oder manuell, schaue Dir dazu gerne unsere beiden Erklärvideos an.
Mitarbeiter von TSM importieren
Mitarbeiter mit Vorlage importieren
Datenimport starten
Navigiere zu Einstellungen > Datenimport.
Wähle als Thema Mitarbeiter aus.
Klicke auf Importieren.
Importvorlage wählen
Du hast zwei Möglichkeiten:
Lokale Kenjo-Vorlage: Für DSPs, die nicht zuvor mit TSM gearbeitet haben.
TSM-Vorlage: Für DSPs, die von TSM wechseln. Eine genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung zum TSM-Export findest Du direkt im Produkt als Verlinkung im Import-Dialog.
Datei hochladen und Felder zuordnen
Lade Deinen CSV-Export aus TSM herunter.
Ziehe die Datei per Drag & Drop in das Importfenster oder wähle sie aus Deinem lokalen Ordner.
Ordne die Spalten zu: Links siehst Du die Spaltenüberschriften aus der Datei (wie sie in TSM heißen), rechts wählst Du das entsprechende Kenjo-Feld aus (z. B. „Arbeitnehmernummer" → „Mitarbeiternummer").
Felder, die in Kenjo nicht relevant sind (z. B. „Zellcarrier"), können ignoriert werden. Aktiviere dafür die Option „Keine Daten von unzugeordneten Spalten importieren".
Import abschließen
Klicke auf Bestätigen, um den Import zu starten.
Der Import läuft im Hintergrund. Du erhältst eine automatische E-Mail, sobald er abgeschlossen ist.
Hinweis: Für den Anfang reicht es, zunächst die Stammdaten der Mitarbeiter zu importieren.
Berechtigungsprofile vergeben
Unter Einstellungen > Profile und Berechtigungen legst Du fest, wer was im System sehen und bearbeiten darf.
Die Hierarchie der Profile
Die Profile sind in einer Hierarchie angeordnet – vom Administrator mit den meisten Rechten bis zum eingeschränkten Zugriff:
Administrator – Kann alles sehen und bearbeiten.
Vorgesetzter – Zugriff auf die eigenen Mitarbeiter und deren Daten.
Mitarbeiter (Delivery Associate) – Eingeschränkter Zugriff auf das eigene Profil.
Mitarbeiter (Non-DA) – Wie Mitarbeiter (DA), jedoch für Nicht-Fahrer.
Eingeschränkter Zugriff – Minimale Berechtigungen.
Empfehlung für DSPs:
Admin: DSP-Inhaber oder Personalverantwortliche.
Vorgesetzter: Dispatcher.
Mitarbeiter (DA): Fahrer (Delivery Associates).
Mitarbeiter (Non-DA): Alle weiteren Mitarbeiter, die keine Fahrer sind.
Profil einem Mitarbeiter zuweisen
Klicke unter Profile und Berechtigungen auf das gewünschte Profil.
Wähle den Bereich Mitglieder oben rechts aus.
Suche nach dem Mitarbeiter und wähle seinen Namen aus.
Benutzerdefinierte Profile (optional)
Falls die Standardprofile nicht ausreichen, kannst Du eigene Profile erstellen und auf Basis der Unternehmensstruktur (z. B. nach Standort oder Abteilung) präzise Berechtigungen vergeben.
Hinweis: Für den Einstieg reichen die vordefinierten Profile vollständig aus.
Erste-Schritte-Zertifikat
Nach Abschluss der Einrichtung siehst Du in der Erste-Schritte-Ansicht, wie weit Du im Onboarding vorangeschritten bist.
Melde Dich bei Kenjo an
Klicke im linken Menü auf das Raketen-Symbol, um zu Erste Schritte zu gelangen
Wähle einen Lernpfad bei aus, zum Beispiel Einrichtung des Unternehmens (1)
Der Lernpfad wird nach Abschluss mit einem grünen Häkchen markiert
Verfolge Deinen Fortschritt über die Prozentanzeige (2)
Pausiere Deine Onboarding-Checkliste jederzeit; Dein Fortschritt wird automatisch gespeichert
Nach Abschluss der gesamten Onboarding-Checkliste erhältst Du ein Zertifikat per E-Mail
Tipp: In den folgenden Schritten navigieren wir Dich durch die Onboarding-Checkliste. Hier findest Du nützliche, weiterführende Links.
Das Zertifikat erhältst Du, sobald Du alle Grundeinstellungen abgeschlossen hast.
Wichtig: Das Zertifikat wird als E-Mail verschickt – nicht als PDF oder Dokument. Diese E-Mail musst Du bei Amazon hochladen.
Nächste Schritte & weiterführende Infos
Sobald Du die Einrichtung abgeschlossen hast, empfehlen wir Dir folgende Punkte zu überprüfen:
Ist der richtige Feiertagskalender dem Unternehmen und den Standorten zugewiesen?
Sind alle Mitarbeiterdaten korrekt importiert?
Haben Dispatcher das Vorgesetzten-Profil und Fahrer das Mitarbeiterprofil?
Sind die ersten drei Punkte in der Erste-Schritte-Ansicht grün?
Wichtiger Hinweis: Wenn Du mit Kenjo weiterarbeiten möchtest, informiere bitte unbedingt Deinen Payroll-Anbieter (ADP oder SD Worx) über den Wechsel zu Kenjo, damit dieser im Hintergrund die Schnittstelleneinrichtung vornehmen kann.
Haben Dir unsere Videos und Artikel zu den Grundeinstellungen gefallen? Dann schau Dir gerne unsere weiterführenden Onboarding-Artikel an:
Onboarding Session 2: Anwesenheits- & Abwesenheitsrichtlinien
Onboarding Session 3: Vorbereitende Lohnabrechnung