Schaue Dir dieses Video an, um einen Einblick in die Kenjo Grundeinstellungen zu erhalten:
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Erste Schritte-Zertifikat erhalten
Wir haben eine Onboarding-Checkliste für Dich erstellt, die Dich durch die Einrichtung Deines Accounts führt. Sie enthält die wichtigsten Kenjo-Module und Einstellungen, die Du als Admin für Dein Unternehmen und Deine Mitarbeiter konfigurieren solltest.
Melde Dich bei Kenjo an
Klicke im linken Menü auf das Raketen-Symbol, um zu Erste Schritte zu gelangen
Wähle einen Lernpfad bei aus, zum Beispiel Einrichtung des Unternehmens (1)
Der Lernpfad wird nach Abschluss mit einem grünen Häkchen markiert
Verfolge Deinen Fortschritt über die Prozentanzeige (2)
Pausiere Deine Onboarding-Checkliste jederzeit; Dein Fortschritt wird automatisch gespeichert
Nach Abschluss der gesamten Onboarding-Checkliste erhältst Du ein Zertifikat per E-Mail
Tipp:
In den folgenden Schritten navigieren wir Dich durch die Onboarding-Checkliste. Hier findest Du nützliche, weiterführende Links.
Rechnungsdetails, Firmen- und Organisationsstruktur hinzufügen
Bevor Du mit Kenjo durchstartest, hinterlege die wichtigsten Grundinformationen – wie Unternehmen, Standorte und Kalender. Die folgenden Artikel helfen Dir dabei:
Mitarbeiter hinzufügen
Der wichtigste Schritt für einen guten Start: Deine Mitarbeiter in Kenjo anlegen. Du kannst sie einzeln manuell hinzufügen oder alle auf einmal über unsere Importvorlage importieren – überlege Dir dabei vorab, welche Informationen Du erfassen möchtest.
Vergiss nicht, jedem Mitarbeiter ein Profil zuzuweisen. Gängige Profile sind z. B. Mitarbeiter (DA), Mitarbeiter (kein DA) oder Admin. Die folgenden Videos helfen Dir dabei:
Mitarbeiter von TSM importieren
Mitarbeiter mit Vorlage importieren
Zeiterfassung einrichten
Mach Dich als nächstes mit dem Modul Anwesenheit vertraut: Verstehe, wie die Zeiterfassung funktioniert und was hinter den Schicht- und Ruhezeitenregeln steckt. Werden diese verletzt, erscheinen Konflikte in Kenjo – ein hilfreiches Signal, das Dir als Admin die Arbeit erleichtert.
Außerdem wichtig: Wie Deine Mitarbeiter das GPS-Tracking aktivieren, wie Du Zuschläge einrichtest – und wie Du Überstunden richtig berechnest und bezahlst.
Hinweis: Wenn Mitarbeiter keine Arbeitszeit erfassen kann
Wenn Du einen neuen Mitarbeiter anlegst, musst Du die Zeiterfassung manuell aktivieren. Gehe dafür in das Mitarbeiterprofil und klicke auf der rechten Seite unter Aktionen auf ZEITERFASSUNG AKTIVIEREN.
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Abwesenheiten verstehen
Kenjo unterscheidet zwischen Abwesenheitsarten und Abwesenheitsrichtlinien – und das Zusammenspiel der beiden ist wichtig zu verstehen.
Eine Abwesenheitsart (z. B. Urlaub oder Krankheit) kann mehrere Richtlinien haben. Die Richtlinie legt dabei die konkreten Regeln fest – etwa Anspruch, Verfallsdaten oder Genehmigungsprozesse.
Für Deine Organisation wurden bereits Abwesenheitsarten mit voreingestellten Regeln angelegt, da diese für die vorbereitende Lohnbuchhaltung relevant sind. Mach Dich trotzdem mit dem Konzept vertraut, bevor Du die Richtlinien Deinen Mitarbeitern zuweist.
So beantragen DAs eine Abwesenheit über das Smartphone – und so kannst Du als Admin Anträge - ebenfalls per App- einfach und schnell bearbeiten. Sieh dazu mehr in unserem Video.
Lohnabrechnung konfigurieren
Der Bereich Lohnabrechnung erlaubt Dir, Deinen Lohnabrechnungsanbieter zu verbinden. So kannst Du die Abrechnung inklusive Überstunden und automatisierter Berechnung von Verpflegungspauschalen des aktuellen Zeitraums direkt in Kenjo einsehen, bestätigen und automatisch an den Anbieter übermitteln lassen.
Lies diesen Artikel zum Thema Lohnabrechnung und Lohnabrechnungsanbieter.
Schichtplanung und mobile Kenjo App verwenden
Falls Du mit dem Schichtplan arbeiten willst, aktiviere unter Einstellungen das Modul. Aktiviere dann einzelne Mitarbeiter für die Schichtplanung. Die Arbeitszeiten Deiner Schichtmitarbeiter werden ausschließlich aus den veröffentlichten Schichten erfasst. Du kannst Kapazitäten planen und Deine Mitarbeiter erhalten ihre Schichten sowie Schichtänderungen per Push-Benachrichtigung aufs Smartphone. Sieh dazu mehr in diesem Video: