In diesem Artikel erfährst Du, wie Du die Schichtplanung in Deinem System aktivierst, Standorte und Abteilungen verknüpfst und Rollen sowie Arbeitsbereiche festlegst. Du lernst, das Modul freizuschalten und so die richtige Sichtbarkeit für Deine Mitarbeiter an verschiedenen Standorten zu schaffen. Dieser Artikel richtet sich an Administratoren, die die Schichtplanung für ihr Unternehmen erstmalig einrichten möchten.
1. Schichtplanung im System aktivieren
Falls Du das Modul für Dein Unternehmen nutzen willst, dann musst Du es zunächst in den Funktionen freischalten. Falls Du den Schalter umlegst, dann erscheint der neue Reiter in Deiner Seitenleiste; falls Du ihn deaktiviert lässt, dann bleibt das Tool für alle Mitarbeiter unsichtbar.
Navigiere zu Einstellungen > Schichtplanung.
Aktiviere die Funktion über den zentralen Schalter.
Prüfe, ob das Modul nun in Deiner Navigation gelistet wird.
2. Standorte und Abteilungen verknüpfen
Falls Du Schichten für verschiedene Filialen planst, dann musst Du diese Strukturen vorab hinterlegen. Falls Du die Standorte korrekt zuweist, dann sehen Mitarbeiter nur die Pläne, die für ihren physischen Arbeitsort relevant sind.
Gehe zu Einstellungen > Mein Unternehmen
Klicke auf Büros.
Hinweis: Wenn Du noch keine Standorte zu Deinem Unternehmen hinzugefügt hast, kannst Du dies hier tun.
Wähle die Standorte aus, die das Planungs-Tool nutzen sollen und navigiere zu der Einstellung "Für die Schichtplanung aktivieren".
Gib die Adresse jedes Standorts an, an dem Du Dein Unternehmen betreibst, damit Du per GPS verfolgen kannst, wann Deine Mitarbeiter kommen und gehen.
Um die Details eines Standortes zu bearbeiten, klicke auf den Ort und nimm die Änderungen vor. Um einen Standort zu löschen, kannst Du den Mauszeiger über einen Standort bewegen und das rote Symbol "Mülleimer" verwenden.
3. Rollen und Arbeitsbereiche festlegen
Falls eine Schicht nur von jemandem mit einer bestimmten Ausbildung übernommen werden darf, dann legst Du hierfür Rollen an. Falls Du unterschiedliche Standorte hast kannst Du die physischen Standorte deines Unternehmens in verschiedene Arbeitsbereiche aufteilen.
Klicke auf Rolle Hinzufügen.
Erstelle Bezeichnungen wie "Schichtleiter" oder "Sicherheit".
Wähle die Farbe der Rolle für leichtere Unterscheidung.
Weise den Mitarbeitern in ihren Profilen die passenden Rollen zu.
Beispiel: Falls Du eine Schicht für einen "Ersthelfer" erstellst, dann schlägt Kenjo Dir beim Zuweisen nur Mitarbeiter vor, die diese Rolle im Profil hinterlegt haben.
Klicke auf (+) ARBEITSBEREICH HINZUFÜGEN, um einen neuen Arbeitsbereich zu erstellen
Klicke auf SPEICHERN.
Hinweis: Arbeitsbereiche können nicht gelöscht werden, wenn sie Mitarbeitern zugewiesen wurden oder Schichten mit diesem Arbeitsbereich erstellt wurden.
4. Schichtvorlagen für Routinen erstellen
Falls Du täglich von 08:00 bis 16:00 Uhr planst, dann solltest Du dafür eine Vorlage nutzen. Falls Du Vorlagen erstellst, dann sparst Du Dir das manuelle Tippen bei jeder neuen Woche; falls Du darauf verzichtest, dann erhöhst Du Deinen Aufwand unnötig.
Navigiere zu den Schichtplanung > Vorlagen > Neue Vorlage
Lege Startzeiten, Endzeiten und die Pausendauer fest.
Wähle den Standort, die Rolle und bei Bedarf Arbeitsbereich und Markierung.
Gib der Vorlage einen prägnanten Namen wie "Frühschicht Standard".
Entscheide Dich für die Schichteinteilung, freie Einteilung oder nur mit Genehmigung.
5. Pausenregeln automatisch anwenden
Falls Du sicherstellen willst, dass gesetzliche Ruhezeiten eingehalten werden, dann konfigurierst Du die Pausenautomatik. Falls ein Mitarbeiter sechs Stunden arbeitet, dann zieht das System die Pause automatisch ab, sofern Du dies so eingestellt hast.
Wähle zwischen manuellem Pauseneintrag oder automatischem Abzug.
Definiere die Schwellenwerte für den automatischen Abzug.
Vorschlag: Nutze den automatischen Abzug für fest definierte Schichtmodelle. Falls Du so vorgehst, dann reduzierst Du Rückfragen der Mitarbeiter zu ihren Netto-Arbeitszeiten erheblich.
6. Benachrichtigungen für das Team steuern
Falls Du einen neuen Plan veröffentlicht hast, dann muss Dein Team davon erfahren. Falls Du die Benachrichtigungen aktivierst, dann erhält jeder eingeplante Mitarbeiter sofort eine Nachricht; falls Du sie deaktivierst, dann müssen die Kollegen den Plan selbstständig prüfen.
Gehe zu den Benachrichtigungseinstellungen.
Wähle aus, ob Informationen bei jeder Änderung oder nur bei der finalen Freigabe gesendet werden.
Prüfe die E-Mail-Templates für die Schichtankündigungen.
Hinweis:
Push-Benachrichtigungen auf das Smartphone der Mitarbeiter erhöhen die Reaktionsgeschwindigkeit bei kurzfristigen Änderungen deutlich.