⚠️ Dieser Artikel ist vor allem für DSPs, die neu mit Amazon starten oder unter 20 DAs im System haben. Solltest Du ein DSP sein, das von TSM zu Kenjo wechselt, empfehlen wir den Datenimport über TSM. Weitere Infos findest Du im Artikel zum TSM-Export und Kenjo-Import.
Schau Dir gerne unser Video zum manuellen Anlegen von Mitarbeitern an:
Assistenten zum Anlegen öffnen
Den Assistenten zum manuellen Anlegen eines Mitarbeiters findest Du im Mitarbeiterverzeichnis.
Navigiere zu Mitarbeiter in der linken Menüleiste.
Klicke oben rechts auf das (+) Symbol ("Mitarbeiter hinzufügen").
Wähle im Menü Einzelnen Mitarbeiter hinzufügen.
Es öffnet sich der Assistent Neuen Mitarbeiter hinzufügen mit sechs Schritten: Persönlich, Beruflich, Abwesenheit, Anwesenheit, Vergütung und Aktivierung. Mit Weiter und Zurück navigierst Du zwischen den Schritten; Abwesenheit und Vergütung lassen sich über Überspringen vorerst auslassen und später im Mitarbeiterprofil nachtragen.
Direkter Link: Du kannst den Assistenten auch direkt über diesen Link öffnen, ohne über das (+) Symbol zu gehen.
Persönliche Daten eingeben
Im Schritt Persönlich erfasst Du die grundlegenden persönlichen Informationen des Mitarbeiters.
Vorname und Nachname (Pflichtfelder).
Geburtsdatum (optional, kein zukünftiges Datum möglich).
Geschlecht und Nationalität (beide optional).
Klicke anschließend auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Berufliche Daten eingeben
Im Schritt Beruflich hinterlegst Du die Vertrags- und Kontaktdaten des Mitarbeiters.
Unternehmen (Pflichtfeld) – die Sprache des Mitarbeiterkontos wird danach automatisch zugewiesen, lässt sich aber manuell ändern.
E-Mail (geschäftlich) (Pflichtfeld) – muss ein gültiges, noch nicht in Kenjo verwendetes Format haben.
Profil (Pflichtfeld) – legt die Berechtigungen des Mitarbeiters fest. Alle Profile findest Du unter Profile und Berechtigungen.
Empfehlung für DSPs:
Wähle Admin für DSP-Inhaber oder Personalverantwortliche,
Vorgesetzter für Dispatcher,
Mitarbeiter (Delivery Associate) für Fahrer und
Mitarbeiter (Non-DA) für alle übrigen Mitarbeiter, die keine Fahrer sind.
Mitarbeiternummer – eindeutige interne Kennung des Mitarbeiters.
DA Transportation ID – nur alphanumerische Zeichen erlaubt. Du findest sie in der Amazon Delivery Provider Console im Profil des Delivery Associate; Dein Delivery Partner Manager kann Dir bei der Suche helfen.
Delivery Station – erforderlich für dieses Mitarbeiterprofil. Falls der Mitarbeiter keiner Amazon-Station zugeordnet ist, wähle die Option Nicht Amazon.
Weitere Felder in diesem Schritt:
Einstellungsdatum, sollte eingetragen werden, da relevant für Lohnabrechnung.
Vertragliche Arbeitstage (Pflichtfeld) – die Tage, an denen der Mitarbeiter laut Arbeitsvertrag offiziell arbeiten soll. Wählt ein Mitarbeiter z. B. laut Vertrag 5 Arbeitstage, aktiviere hier nur 5 Wochentage (z. B. Montag bis Freitag) – auch wenn er gelegentlich an einem zusätzlichen Tag arbeitet. Wählst Du mehr Tage aus als vertraglich vereinbart, kann dies zu einer Fehlberechnung bestimmter Abwesenheitsarten führen.
Vertraglich wöchentliche Stunden (Pflichtfeld).
Klappe über Mehr Arbeitsinformationen (optional) zusätzliche, optionale Felder auf:
Vertragsende, Büro, Abteilung, Berufsbezeichnung.
Berichtet an – der direkte Vorgesetzte des Mitarbeiters.
Abwesenheiten–Genehmigender – verantwortlich für die Genehmigung von Abwesenheitsanfragen (nur sichtbar, wenn Abwesenheit aktiv ist).
Wichtig für die Lohnabrechnung: Achte beim Anlegen besonders auf folgende Angaben – sie werden für die deutsche Lohnabrechnung benötigt:
Einstellungsdatum,
Mitarbeiternummer und
Gehalt.
Abwesenheitsrichtlinie zuweisen
Im Schritt Abwesenheit weist Du dem Mitarbeiter eine oder mehrere Richtlinien zur Abwesenheit zu (z. B. Urlaub, Krankheit). Sind noch keine Richtlinien zur Abwesenheit erstellt, kannst Du diesen Schritt überspringen und die Zuweisung später in den Abwesenheitseinstellungen nachholen.
Wichtig: Das Überspringen eines Schritts speichert die in diesem Schritt vorgenommenen Änderungen nicht.
Anwesenheitsrichtlinie zuweisen
Im Schritt Anwesenheit wird der Mitarbeiter automatisch der Standardrichtlinie zugewiesen. Hast Du mehrere Anwesenheitsrichtlinien erstellt, kannst Du hier eine andere auswählen. Weitere Richtlinien kannst Du jederzeit unter Anwesenheit > Richtlinien erstellen. Kenjo zeigt Dir direkt an, welche Zeiterfassungsmethoden (z. B. One-Click-Zeiterfassung, PIN-Code, QR-Code) in der gewählten Richtlinie enthalten sind.
Vergütung erfassen
Im Schritt Vergütung kannst Du über Gehalt hinzufügen den Gehaltsbeginn, die Vergütungsart (z. B. Stundenlohn oder Festgehalt), die Währung sowie ein optionales Enddatum hinterlegen. Sind für Dein Konto Lohnzuschläge eingerichtet, kannst Du dem Mitarbeiter hier zusätzlich passende Zuschlagsregeln zuweisen. Dieser Schritt lässt sich ebenfalls überspringen und später im Mitarbeiterprofil nachtragen.
Wir empfehlen, die Gehaltsinfos direkt beim Anlegen eines Mitarbeiters auszufüllen.
Mitarbeiter aktivieren
Im letzten Schritt Aktivierung legst Du fest, wie der neue Mitarbeiter startet:
Einladung senden – ist diese Option deaktiviert, wird der Mitarbeiter mit Status inaktiv angelegt. Aktivierst Du sie, erhält der Mitarbeiter eine E-Mail mit einem Link, um sich bei Kenjo anzumelden.
Zeit erfassen – erlaubt dem Mitarbeiter direkt, Anwesenheiten zu erfassen.
Klicke abschließend auf Mitarbeiter hinzufügen, um den Assistenten abzuschließen und das Mitarbeiterprofil zu erstellen. Das neue Profil findest Du danach direkt im Mitarbeiterverzeichnis.
Häufige Fragen
Ab wann lohnt sich ein Datenimport statt des manuellen Anlegens?
Bei einzelnen Mitarbeitern oder kleinen Teams (Faustregel: unter 20 DAs) ist das manuelle Anlegen meist schneller. Bei größeren Mitarbeiterzahlen oder einem Wechsel von TSM empfehlen wir den Datenimport.
Muss ich sofort eine Einladung verschicken?
Nein. Lässt Du die Option Einladung senden im letzten Schritt deaktiviert, wird der Mitarbeiter inaktiv angelegt und Du kannst die Einladung jederzeit später aus dem Mitarbeiterprofil verschicken.
Was passiert, wenn ich Abwesenheit, Anwesenheit oder Vergütung im Assistenten überspringe?
Übersprungene Schritte werden nicht gespeichert. Du kannst Richtlinien und Vergütungsdaten jederzeit direkt im Profil des Mitarbeiters nachtragen.
Wo finde ich die DA Transportation ID?
Du findest sie in der Amazon Delivery Provider Console im Profil des jeweiligen Delivery Associate. Wenn Du sie dort nicht findest, hilft Dir Dein Delivery Partner Manager weiter.
Kann ich einen Mitarbeiter ohne Delivery Station anlegen?
Ja. Wähle im Feld Delivery Station die Option Nicht Amazon, wenn der Mitarbeiter keiner Amazon-Station zugeordnet ist.