Für wen: Admin, HR Admin
Prüfe vor dem Go-Live Mitarbeiterdaten, Richtlinien und Lohnabrechnung, damit die Übermittlung an Deinen DSP-Anbieter klappt.
Schau Dir gerne unser Video zum Go-Live-Check an – dort lernst Du alles, was für Schritt 4 Deines Onboardings wichtig ist:
Mitarbeiterdaten vollständig anlegen
Bevor Du live gehst, müssen alle Mitarbeiter in Kenjo angelegt sein – entweder über den TSM-Import (siehe Onboarding Session 1) oder manuell. Ohne einen angelegten Mitarbeiter kann für diesen keine Lohnabrechnung erfolgen.
Prüfe im Mitarbeiterverzeichnis, ob jedes Mitarbeiterprofil folgende Pflichtfelder enthält:
Einstellungsdatum – das Startdatum im Unternehmen
Mitarbeiternummer
Gehalt
Wichtig: Ohne Einstellungsdatum, Mitarbeiternummer und Gehalt im Mitarbeiterprofil kann für diesen Mitarbeiter keine Lohnabrechnung stattfinden. Kenjo blockiert die Übermittlung automatisch, bis die Angaben vollständig sind.
Fehlen einzelne Angaben nach dem TSM-Import, ergänze sie direkt im Mitarbeiterprofil oder aktualisiere sie erneut über Einstellungen > Datenimport mit unserer Vorlage für bestehende Datensätze.
Stelle außerdem sicher, dass jedem Mitarbeiter die passende Unternehmensstruktur zugewiesen ist – Standort, Bereich, Abteilung und Team (soweit Du diese Kategorien nutzt).
Mitarbeiter einladen und aktivieren
Ein neu angelegtes Mitarbeiterprofil ist zunächst nicht aktiviert. Erst die Aktivierung schaltet dem Mitarbeiter den Zugriff auf Kenjo frei: Er erhält eine Einladungs-E-Mail mit den Inhalten aus Deinem Begrüßungsassistenten, ergänzt darüber seine persönlichen Daten und lädt ein Profilbild hoch. Sobald er diese Schritte abgeschlossen hat, wechselt sein Status automatisch auf Aktiv.
Vor dem Go-Live aktivierst Du in der Regel alle Mitarbeiter gleichzeitig:
Navigiere zu Mitarbeiter.
Klicke auf das erste Kontrollkästchen, um alle Mitarbeiter gleichzeitig auszuwählen.
Wähle AKTIONEN > Mitarbeiter aktivieren.
Möchtest Du stattdessen nur eine einzelne Person freischalten, gehe zum Mitarbeiterprofil > Persönlich und klicke auf MITARBEITER AKTIVIEREN.
Wichtig: Die Aktivierungsmail ist dreißig Tage gültig. Meldet sich der Mitarbeiter in diesem Zeitraum nicht über den Link an, musst Du ihn erneut aktivieren. Zudem werden Mitarbeiter bereits ab dem Versand der Einladungs-E-Mail abgerechnet.
In der Mitarbeiter-Übersicht kannst Du jederzeit über den Filter Mitarbeiterstatus nach Nicht aktiviert filtern, um zu sehen, wer noch keinen Zugriff hat.
Richtlinien für Anwesenheit und Abwesenheit zuweisen
Damit Mitarbeiter Arbeitszeiten erfassen und Abwesenheiten einreichen können, muss jedem Mitarbeiter eine Anwesenheitsrichtlinie und eine Abwesenheitsrichtlinie zugewiesen sein.
Prüfe die Zuweisung unter:
Einstellungen > Abwesenheit > Richtlinien über die Aktion Mitarbeiter verwalten.
Richtlinie | Wenn nur eine Richtlinie existiert |
Anwesenheit | Wird meist automatisch allen Mitarbeitern zugewiesen. |
Abwesenheit | Musst Du immer manuell zuweisen – auch wenn es nur eine Richtlinie gibt. |
Prüfe zusätzlich den Genehmigungsprozess: Entweder legst Du dafür eigene Rollen an, oder Du arbeitest mit dem Feld Vorgesetzter (Berichtet an) im Mitarbeiterprofil – dann genehmigt automatisch der hinterlegte Vorgesetzte.
Zeiterfassung für Mitarbeiter aktivieren
Die allgemeine Mitarbeiter-Aktivierung (Zugriff auf Kenjo) und die Aktivierung der Zeiterfassung sind zwei getrennte Einstellungen. Damit ein Mitarbeiter Arbeitszeiten erfassen kann, müssen drei Dinge gleichzeitig erfüllt sein:
Voraussetzung | Bedeutung |
Das Modul ist aktiviert | Die Anwesenheit ist unter Einstellungen > Funktionen > Anwesenheit für Dein Unternehmen eingeschaltet. |
Der Mitarbeiter ist für die Zeiterfassung aktiviert | Diese Einstellung ist unabhängig von der allgemeinen Mitarbeiter-Aktivierung weiter oben. |
Eine Anwesenheitsrichtlinie ist zugewiesen | Legt fest, wie der Mitarbeiter erfasst – Methode, Pausen und Regeln. |
Du aktivierst die Zeiterfassung für einen Mitarbeiter so:
Gehe zu Mitarbeiter > [Mitarbeiter auswählen] > Persönlich und aktiviere den Schalter Zeiterfassung aktivieren.
Fehlt eines der drei Dinge, kann der Mitarbeiter nicht einchecken – auch wenn die anderen beiden stimmen. Das ist die häufigste Ursache, wenn die Zeiterfassung nach dem Go-Live „nicht funktioniert".
Lohnabrechnungsdaten und Schnittstelle prüfen
Damit Kenjo die Daten korrekt an Deinen Lohnanbieter übermitteln kann, muss die Lohnabrechnungs-ID stimmen und Dein Anbieter über den Wechsel zu Kenjo informiert sein.
Anbieter | Lohnabrechnungs-ID |
SD Worx | Entspricht Deinem DSP Code. |
ADP | 5-stellige ID, die Du direkt bei ADP erfragst. |
Wichtig: Informiere ADP oder SD Worx umgehend über den Wechsel zu Kenjo. Ohne diesen Schritt kann die Schnittstelle die Daten nicht zuordnen, und es findet keine Übermittlung statt.
Mitarbeiter mit unvollständigen Daten werden in der Lohnabrechnungs-Vorschau rot markiert und automatisch von der Übermittlung ausgeschlossen – so verhindert das System fehlerhafte Daten beim Anbieter.
Letzten Abgleich vor der Übermittlung durchführen
Lade die Lohnabrechnung einmal lokal herunter und prüfe sie in Ruhe, bevor Du sie endgültig sendest – das ist Dein letzter Kontrollpunkt vor der Übermittlung an den Anbieter.
Gehe folgende Checkliste durch, bevor Du auf Änderung senden klickst:
Alle Mitarbeiter sind angelegt und im Mitarbeiterverzeichnis sichtbar.
Alle Mitarbeiter sind eingeladen und aktiviert (Status Aktiv).
Einstellungsdatum, Mitarbeiternummer und Gehalt sind in jedem Mitarbeiterprofil hinterlegt.
Standort, Bereich, Abteilung und Team sind zugewiesen (soweit genutzt).
Jeder Mitarbeiter hat eine Anwesenheits- und eine Abwesenheitsrichtlinie.
Die Zeiterfassung ist für alle Mitarbeiter aktiviert, die Arbeitszeiten erfassen sollen.
Der Genehmigungsprozess (Rollen oder Vorgesetzter) ist eingerichtet.
Die Lohnabrechnungs-ID ist korrekt, und Dein Anbieter (ADP oder SD Worx) ist informiert.
Die Lohnabrechnungs-Vorschau zeigt keine rot markierten Mitarbeiter mehr.
Wichtig: Klicke erst auf Änderung senden, wenn alle Punkte oben abgehakt sind. Die Übermittlung an den Anbieter lässt sich danach nicht mehr zurückholen.
Häufige Fragen
Warum kann ich meine Lohnabrechnung nicht abschicken?
Wahrscheinlich fehlen Pflichtdaten wie Einstellungsdatum, Mitarbeiternummer oder Gehalt. Kenjo blockiert die Übermittlung automatisch, bis alle Angaben vollständig sind.
Muss ich meinen Lohnanbieter informieren, wenn ich zu Kenjo wechsle?
Ja. Ohne diese Information kann ADP oder SD Worx die Schnittstelle nicht korrekt einrichten, und die Datenübermittlung schlägt fehl.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter keine Anwesenheits- oder Abwesenheitsrichtlinie hat?
Er kann keine Arbeitszeiten erfassen oder Abwesenheiten einreichen. Weise ihm die passende Richtlinie über Mitarbeiter verwalten zu.
Wie oft sollte ich den Go-Live-Check durchführen?
Führe ihn einmal vollständig vor dem ersten Go-Live durch und wiederhole die Checkliste danach vor jeder neuen Lohnabrechnung, die Du an Deinen Anbieter sendest.
Warum kann mein Mitarbeiter trotz zugewiesener Richtlinie nicht einchecken?
Die Zuordnung zu einer Richtlinie aktiviert die Zeiterfassung nicht automatisch. Aktiviere sie zusätzlich unter Mitarbeiter > [Mitarbeiter auswählen] > Persönlich > Zeiterfassung aktivieren. Modul, Mitarbeiter-Aktivierung für die Zeiterfassung und Richtlinie müssen alle drei stimmen.
Was ist der Unterschied zwischen "Mitarbeiter aktivieren" und "Zeiterfassung aktivieren"?
„Mitarbeiter aktivieren" schaltet den generellen Zugriff auf Kenjo frei und versendet die Einladungs-E-Mail. „Zeiterfassung aktivieren" ist eine separate Einstellung im Mitarbeiterprofil, die Du zusätzlich einschalten musst, damit der Mitarbeiter Arbeitszeiten erfassen kann.