Für wen: Admin, HR Admin
Prüfe vor dem Go-Live Mitarbeiterdaten, Richtlinien und Lohnabrechnung, damit die Übermittlung an Deinen DSP-Anbieter klappt.
Schau Dir gerne unser Video zum Go-Live-Check an – dort lernst Du alles, was für Schritt 4 Deines Onboardings wichtig ist:
Mitarbeiterdaten vollständig anlegen
Bevor Du live gehst, müssen alle Mitarbeiter in Kenjo angelegt sein – entweder über den TSM-Import (siehe Onboarding Session 1) oder manuell. Ohne einen angelegten Mitarbeiter kann für diesen keine Lohnabrechnung erfolgen.
Prüfe im Mitarbeiterverzeichnis, ob jedes Mitarbeiterprofil folgende Pflichtfelder enthält:
Einstellungsdatum – das Startdatum im Unternehmen
Mitarbeiternummer
Gehalt
Wichtig: Ohne Einstellungsdatum, Mitarbeiternummer und Gehalt im Mitarbeiterprofil kann für diesen Mitarbeiter keine Lohnabrechnung stattfinden. Kenjo blockiert die Übermittlung automatisch, bis die Angaben vollständig sind.
Fehlen einzelne Angaben nach dem TSM-Import, ergänze sie direkt im Mitarbeiterprofil oder aktualisiere sie erneut über Einstellungen > Datenimport mit unserer Vorlage für bestehende Datensätze.
Stelle außerdem sicher, dass jedem Mitarbeiter die passende Unternehmensstruktur zugewiesen ist – Standort, Bereich, Abteilung und Team (soweit Du diese Kategorien nutzt).
Richtlinien für Anwesenheit und Abwesenheit zuweisen
Damit Mitarbeiter Arbeitszeiten erfassen und Abwesenheiten einreichen können, muss jedem Mitarbeiter eine Anwesenheitsrichtlinie und eine Abwesenheitsrichtlinie zugewiesen sein.
Wenn einem Mitarbeiter keine Anwesenheitsrichtlinie zugewiesen ist, kann er keine Arbeitszeiten erfassen. Wenn ihm keine Abwesenheitsrichtlinie zugewiesen ist, kann er keine Abwesenheit einreichen.
Prüfe die Zuweisung unter Einstellungen > Anwesenheit > Richtlinien bzw. Einstellungen > Abwesenheit > Richtlinien über die Aktion Mitarbeiter verwalten.
Richtlinie | Wenn nur eine Richtlinie existiert |
Anwesenheit | Wird meist automatisch allen Mitarbeitern zugewiesen. |
Abwesenheit | Musst Du immer manuell zuweisen – auch wenn es nur eine Richtlinie gibt. |
Prüfe zusätzlich den Genehmigungsprozess: Entweder legst Du dafür eigene Rollen an, oder Du arbeitest mit dem Feld Vorgesetzter (Berichtet an) im Mitarbeiterprofil – dann genehmigt automatisch der hinterlegte Vorgesetzte.
Lohnabrechnungsdaten und Schnittstelle prüfen
Damit Kenjo die Daten korrekt an Deinen Lohnanbieter übermitteln kann, muss die Lohnabrechnungs-ID stimmen und Dein Anbieter über den Wechsel zu Kenjo informiert sein.
Anbieter | Lohnabrechnungs-ID |
SD Worx | Entspricht Deinem DSP Code. |
ADP | 5-stellige ID, die Du direkt bei ADP erfragst. |
Wichtig: Informiere ADP oder SD Worx umgehend über den Wechsel zu Kenjo. Ohne diesen Schritt kann die Schnittstelle die Daten nicht zuordnen, und es findet keine Übermittlung statt.
Mitarbeiter mit unvollständigen Daten werden in der Lohnabrechnungs-Vorschau rot markiert und automatisch von der Übermittlung ausgeschlossen – so verhindert das System fehlerhafte Daten beim Anbieter.
Letzten Abgleich vor der Übermittlung durchführen
Lade die Lohnabrechnung einmal lokal herunter und prüfe sie in Ruhe, bevor Du sie endgültig sendest – das ist Dein letzter Kontrollpunkt vor der Übermittlung an den Anbieter.
Gehe folgende Checkliste durch, bevor Du auf Änderung senden klickst:
Alle Mitarbeiter sind angelegt und im Mitarbeiterverzeichnis sichtbar.
Einstellungsdatum, Mitarbeiternummer und Gehalt sind in jedem Mitarbeiterprofil hinterlegt.
Standort, Bereich, Abteilung und Team sind zugewiesen (soweit genutzt).
Jeder Mitarbeiter hat eine Anwesenheits- und eine Abwesenheitsrichtlinie.
Der Genehmigungsprozess (Rollen oder Vorgesetzter) ist eingerichtet.
Die Lohnabrechnungs-ID ist korrekt, und Dein Anbieter (ADP oder SD Worx) ist informiert.
Die Lohnabrechnungs-Vorschau zeigt keine rot markierten Mitarbeiter mehr.
Wichtig: Klicke erst auf Änderung senden, wenn alle Punkte oben abgehakt sind. Die Übermittlung an den Anbieter lässt sich danach nicht mehr zurückholen.
Häufige Fragen
Warum kann ich meine Lohnabrechnung nicht abschicken?
Wahrscheinlich fehlen Pflichtdaten wie Einstellungsdatum, Mitarbeiternummer oder Gehalt. Kenjo blockiert die Übermittlung automatisch, bis alle Angaben vollständig sind.
Muss ich meinen Lohnanbieter informieren, wenn ich zu Kenjo wechsle?
Ja. Ohne diese Information kann ADP oder SD Worx die Schnittstelle nicht korrekt einrichten, und die Datenübermittlung schlägt fehl.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter keine Anwesenheits- oder Abwesenheitsrichtlinie hat?
Er kann keine Arbeitszeiten erfassen oder Abwesenheiten einreichen. Weise ihm die passende Richtlinie über Mitarbeiter verwalten zu.
Wie oft sollte ich den Go-Live-Check durchführen?
Führe ihn einmal vollständig vor dem ersten Go-Live durch und wiederhole die Checkliste danach vor jeder neuen Lohnabrechnung, die Du an Deinen Anbieter sendest.