Was der KI-Assistent für Dich macht
Der KI-Assistent ist ein KI-gestützter Einrichtungsassistent in Kenjo, kein echter Mensch und nicht die Kenjo-App selbst. Er führt Dich Schritt für Schritt durch drei Einrichtungsphasen (Kontoeinstellungen, Anwesenheit & Abwesenheit, Lohnabrechnung) und hält dabei jede Deiner Entscheidungen fest. Nichts ändert sich in Kenjo, bis Du eine Entscheidung ausdrücklich bestätigst.
Bei manchen Schritten wendet der KI-Assistent Deine Entscheidung beim Bestätigen direkt in Kenjo an, zum Beispiel legt er pro Vertragsart eine Abwesenheitsrichtlinie an oder aktiviert Geofencing in Deinen Richtlinien. Bei anderen Schritten hältst Du nur eine Entscheidung fest, und die Umsetzung machst Du weiterhin selbst über die verlinkte Kenjo-Funktion, zum Beispiel Mitarbeiter importieren oder Profile zuweisen. Der Assistent zeigt Dir bei jedem Schritt, welcher Fall zutrifft.
Möchtest Du lieber mit einer echten Person sprechen statt mit dem KI-Assistenten? Das kannst Du jederzeit über den Button Lieber mit dem Kenjo-Support sprechen? tun.
Auf KI-Assistenten zugreifen
Der KI-Assistent steht nicht allen Kenjo-Konten zur Verfügung. Du siehst ihn nur, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:
Bedingung | Bedeutung |
Profil | Du bist als Administrator angemeldet. HR-Admins, Vorgesetzte und Mitarbeiter sehen den KI-Assistenten nicht. |
Land | Dein Unternehmen ist als in Deutschland ansässig hinterlegt. |
Lohnabrechnungsanbieter | Du hast bereits einen Anbieter für Lohnabrechnung (z. B. ADP oder SD Worx) unter Lohnabrechnung > Einstellungen hinterlegt. |
Fehlt einer dieser Punkte, bleibt der KI-Assistent für Dein Konto ausgeblendet.
Sind alle drei Bedingungen erfüllt, erreichst Du den KI-Assistenten auf zwei Wegen:
Über Erste Schritte im Hauptmenü: Dort erscheint die Karte Kenjo Schritt für Schritt einrichten mit dem Button Implementierung starten.
Direkt über die URL.
Die geführte Einrichtung dauert etwa 20–30 Minuten. Du kannst jederzeit pausieren und später an derselben Stelle weitermachen.
Bevor Du startest: Deine Checkliste
Der KI-Assistent beginnt mit einer kurzen Checkliste, bevor die drei Phasen starten. Ein paar Dinge jetzt zu klären erspart Dir am Ende eine fehlerhafte Lohnabrechnung:
Punkt | Details |
Individuelle E-Mail pro Mitarbeiter | Jedes Profil braucht in Kenjo eine eigene, eindeutige E-Mail-Adresse zum Anmelden und Aktivieren. Dieselbe E-Mail kann nicht für zwei Profile genutzt werden. Kläre das, bevor Du Mitarbeiter importierst. |
Anbieter informiert | Dein Lohnabrechnungsanbieter (ADP oder SD Worx) muss die API- oder SFTP-Verbindung von Deinem alten System auf Kenjo neu herstellen. Erledige das früh, sonst schlägt die erste Übermittlung fehl. |
Migration von TSM | Falls Du von TSM migrierst, erzeugst Du eine Exportdatei (employees_tsm.csv) und importierst nur aktuelle, aktive Mitarbeiter. |
Go-live-Monat | Der KI-Assistent fragt, in welchem Monat Du live gehst. Gehe nach Möglichkeit am 1. eines Monats live: Ein Wechsel mitten im Monat erzwingt einen geteilten Zeitraum, mit dem Anbieter wie ADP bei einem unvollständigen ersten Monat nicht sauber umgehen. |
Anbieter und Payroll-ID erkannt | Der KI-Assistent zeigt Dir automatisch, ob für Dein Konto bereits ein Anbieter für Lohnabrechnung und eine Payroll-ID hinterlegt sind. Ohne Payroll-ID läuft keine Lohnabrechnung. |
Import-Status abgeschlossen | Wenn Du Mitarbeiter per Sammelimport anlegst, stelle sicher, dass der Import vollständig abgeschlossen ist, ohne Fehler und ohne hängende Einträge. Ein fehlerhafter oder unvollständiger Import führt später zu unvollständigen Mitarbeiterdaten und Lohnabrechnung-problemen. |
Richtlinien müssen zugewiesen werden | Der KI-Assistent erstellt Abwesenheits- und Anwesenheitsrichtlinien pro Vertragsart, weist sie aber nicht zu. Nach der Assistenten-Konfiguration musst Du die neuen Richtlinien jedem Mitarbeiter selbst zuordnen. Das ist ein manueller Schritt, den der Support später prüft. |
Go-Live-Validierung mit Support planen | Nach Abschluss der drei Phasen wird Dir die Option Gespräch buchen angeboten. Diese 1:1-Session mit dem Kenjo-Expertenteam ist nicht optional, sondern verpflichtend. Sie dient dazu, alle Konfigurationslücken zu identifizieren (unzugewiesene Richtlinien, unvollständige Daten, fehlgeschlagene Imports) und zu schließen, bevor Du live gehst. Plane diese Session mindestens 2–3 Tage vor Deinem geplanten Go-Live-Termin. |
Häufiger Anfängerfehler: Fahrer nutzen die falsche Kenjo App auf ihren eigenen Handys zum Einstempeln. Die Kenjo Kiosk App ist eine separate App für ein gemeinsames Tablet (PIN oder QR-Code). Schicke Deine Fahrer nicht versehentlich zur Kiosk-App sondern zur Kenjo App.
Phase 1: Kontoeinstellungen
Ziel dieser Phase: ein sauberes Grundgerüst für Dein Unternehmen, damit Zeiterfassung und Lohnabrechnung später korrekt funktionieren. Der KI-Assistent führt Dich durch sieben Themen:
Thema | Was Du hier festlegst |
1.1 Unternehmens-Grundlagen | Deinen Feiertagskalender auf das konkrete Bundesland (nicht die generische Deutschland-Vorlage). Ein Standort kann den Unternehmenskalender überschreiben, wichtig bei Stationen in unterschiedlichen Bundesländern. |
1.2 Standorte & Delivery Stations | Bestätigung Deiner Delivery Stations: Sie sind bei Kontoerstellung bereits als Standorte angelegt. Du wählst nur ab, welche Du nicht betreibst, oder ergänzt eine fehlende. |
1.3 Organisationsstruktur | Ob Du Mitarbeiter als Bereiche, Abteilungen oder Teams gruppierst (z. B. Büro, Fahrer, Disponenten). Der KI-Assistent legt die gewählten Gruppen an. |
1.4 Mitarbeiterdaten & Import | Ob Du Mitarbeiter per Sammelimport (ab 10 Personen) oder einzeln anlegst. Jede Person braucht eine eigene E-Mail-Adresse. |
1.5 Gehaltsdaten | Ob Du Gehälter über den Import-Assistenten oder manuell im Profil einträgst. Gehälter müssen vollständig sein, bevor die erste Lohnabrechnung läuft. |
1.6 Profile & Berechtigungen | Die typische DSP-Zuordnung: Inhaber/HR-Leitung → Administrator, Disponent → Vorgesetzter, Fahrer → Mitarbeiter, Nicht-Amazon-Fahrer → Mitarbeiter (Non-DA). |
1.7 Arbeitszeitdefinition | Die Standard-Arbeitswoche Deiner Fahrer (Mo–Fr, Mo–Do oder Mo–Sa). Sie bestimmt, wie Feiertage und Urlaub berechnet werden. |
Phase 2: Anwesenheit & Abwesenheit
Ziel dieser Phase: Arbeitsstunden genau und gesetzeskonform erfassen und Abwesenheitsrichtlinien einrichten, die Urlaub und Feiertage für jede Vertragsart korrekt bezahlen.
Thema | Was Du hier festlegst |
2.1 Vertragsarten | Welche Vertragsarten Du beschäftigst (Vollzeit, Teilzeit, Minijob). Der KI-Assistent legt pro Art eine eigene Anwesenheitsrichtlinie an. |
2.2 Zeiterfassung & Stempeln | Die primäre Stempelmethode: One-Klick in der Kenjo App/Desktop oder die Kenjo Kiosk App auf einem gemeinsamen Tablet. |
2.3 Standortverifizierung / GeoPunch | Ob und wie streng Kenjo den Standort beim Einstempeln prüft (Radius und Stufe: sperren, warnen oder nur erfassen). |
2.4 Schichtregeln: Konflikte & Automatisierungen | Nach wie viel Zeit Kenjo einen vergessenen Eintrag automatisch schließt (Auto-Ausstempeln) und ob Pausen automatisch abgezogen werden. |
2.5 Überstunden | Die Überstundenbasis (keine, monatlich verstetigt, monatlich Kalendertage oder wöchentlich) und ob Minusstunden erlaubt sind. |
2.6 Abwesenheitsrichtlinie (Urlaub) | Den jährlichen Urlaubsanspruch, für alle gleich oder je Vertragsart. Der KI-Assistent erstellt pro Vertragsart eine Richtlinie, die nach Arbeitsplan abzieht. |
2.7 Abwesenheitsguthaben prüfen | Erinnerung, dass Du die neu erstellten Richtlinien selbst zuweist und jedes Guthaben danach manuell prüfst. Der KI-Assistent weist keine Richtlinien zu. |
2.8 Abwesenheiten beantragen & eintragen | Wer anfangs Abwesenheiten beantragen darf: zunächst nur Administratoren oder direkt für alle Mitarbeiter geöffnet. |
Phase 3: Lohnabrechnung
Ziel dieser Phase: alle lohnrelevanten Mitarbeiter vollständig und korrekt erfassen, alles prüfen und genehmigen und die Daten an Deinen Anbieter übermitteln.
Thema | Was Du hier festlegst |
3.1 Voraussetzungen für die Lohnabrechnung | In welchem Monat die erste Kenjo-Lohnabrechnung läuft, und Deinen Lohnabrechnungszeitraum (monatlich oder benutzerdefiniert monatlich). |
3.2 Datenvollständigkeit | Ob alle Mitarbeiter Mitarbeiter-ID, Eintrittsdatum, Vertragsart, Stundensatz und Gehalt hinterlegt haben. Kenjo markiert Fehlendes rot. |
3.3 Wer wird bezahlt & Austritte | Ob Du Management/Administratoren aus der Lohnabrechnung deaktivierst. Wichtig: Austrittsdatum immer im vertraulichen Bereich eintragen, nie als Enddatum im Gehalt-Block. |
3.4 Verpflegungspauschalen & Spesen | Ob und in welcher Höhe Du eine tägliche Verpflegungspauschale nutzt. Sie wird automatisch an Tagen mit 8+ Stunden ausgezahlt. |
3.5 Anbieterübermittlung | Bestätigung, dass Payroll-ID und Anbieter-Verbindung vor dem ersten Lauf mit dem Support geprüft sind und alle nötigen Spalten über das Augensymbol aktiviert sind. |
3.6 Prüfen & senden | Die abschließende Checkliste vor der Übermittlung sowie der Unterschied zwischen Änderung senden und Änderung senden und schließen. |
Nach der geführten Einrichtung
Hast Du alle drei Phasen durchlaufen, zeigt Dir der KI-Assistent eine Abschlussseite. Die Schritte, die Du beim Durchlaufen angewendet hast, sind zu diesem Zeitpunkt bereits in Kenjo aktiv.
Klicke auf Zusammenfassung herunterladen, um eine Datei mit jeder Deiner Entscheidungen zu erhalten. Nutze sie, um Deine Konfiguration zu prüfen und die Aufgaben zu erledigen, die außerhalb des KI-Assistenten liegen, etwa Deine erste monatliche Lohnabrechnung.
Klicke auf Gespräch buchen, um mit dem Kenjo-Expertenteam Deine Konfiguration zu prüfen, bevor Du live gehst.
Häufige Fragen
Ändert der KI-Assistent sofort etwas in meinem Kenjo-Konto?
Nein. Der KI-Assistent hält Deine Entscheidungen fest, ändert aber nichts in Kenjo, bis Du einen Schritt ausdrücklich bestätigst. Bei einigen Schritten wendet er die Einstellung danach direkt an, bei anderen bleibt die Umsetzung bei Dir über die verlinkte Kenjo-Funktion.
Warum sehe ich den KI-Assistenten nicht in meinem Konto?
Der KI-Assistent ist nur für Administratoren von Unternehmen mit Sitz in Deutschland sichtbar, die bereits einen Anbieter für Lohnabrechnung hinterlegt haben. Fehlt eine dieser drei Bedingungen, bleibt er ausgeblendet.
Kann ich die geführte Einrichtung unterbrechen und später fortsetzen?
Ja. Du kannst jederzeit pausieren. Wenn Du zum KI-Assistenten zurückkehrst, setzt er bei dem Thema fort, das Du zuletzt nicht abgeschlossen hast.
Ersetzt der KI-Assistent den Kontakt zum Kenjo-Support?
Nein. Du kannst jederzeit über Lieber mit dem Kenjo-Support sprechen? stattdessen mit einer echten Person sprechen. Nach Abschluss der geführten Einrichtung empfiehlt Dir der KI-Assistent zusätzlich, ein Gespräch mit dem Expertenteam zu buchen, bevor Du live gehst.
Muss ich alle drei Phasen an einem Stück durchlaufen?
Nein. Die geführte Einrichtung dauert insgesamt etwa 20–30 Minuten, lässt sich aber jederzeit unterbrechen. Es ändert sich nichts an bereits bestätigten Schritten, wenn Du später weitermachst.