Für wen: Admin, HR Admin
Erfahre, wie Du die Lohnabrechnung sendest, und behebe die häufigsten Ursachen, falls sie nicht gesendet werden kann.
Lohnabrechnung senden
So sendest Du die Lohnabrechnung an Deinen Anbieter:
Navigiere zu Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Vorschau und wähle den Abrechnungszeitraum/-monat aus, den Du senden möchtest.
Prüfe die Werte in der Vorschau-Tabelle auf Fehler, bevor Du fortfährst. Alle vorherigen Perioden müssen dafür bereits geschlossen sein.
Klicke auf Senden (bei manchen Anbietern Schließen & Senden), um die Lohnabrechnung an Deinen Anbieter zu übermitteln.
Nimm bei Bedarf Korrekturen vor und übertrage sie erneut über Änderungen senden, solange die Periode noch offen ist. Nutzt Du SD-Worx, kannst Du die Lohnabrechnung nur einmal senden. Möchtest Du sie danach erneut öffnen, wende Dich an den Kenjo Support.
Schließe die Periode abschließend über Schließen ab. Das kann nicht rückgängig gemacht werden, und die letzten Änderungen werden dabei automatisch an den Anbieter übermittelt. Prüfe daher unbedingt, ob die Lohnabrechnung fehlerfrei ist.
Fehlende Mitarbeiterdaten ergänzen
Sobald bei mindestens einem Mitarbeiter Basisdaten fehlen, ist der Button zum Senden der Lohnabrechnung für die gesamte Periode deaktiviert. Beim Darüberfahren zeigt Kenjo dafür den Hinweis Gehe zu den Einstellungen.
Land / Anbieter | Damit ein Mitarbeiter als vollständig gilt, brauchst Du zusätzlich: |
Alle Länder | Einstellungsdatum und Mitarbeiter-ID |
DE (ADP, SD Worx) | zusätzlich einen vollständigen Gehaltsdatensatz (Gültig-seit-Datum und Stundensatz oder Grundgehalt) |
NL, FR und übrige Länder | kein Gehaltsdatensatz für diesen Status erforderlich |
So ergänzt Du die fehlenden Daten:
Filtere nach dem Status aktiviert - unvollständige Daten.
Klicke auf den Namen des Mitarbeiters und ergänze das rot umrandete Feld.
Bestätige mit Speichern.
Offene Vorperiode abschließen
Solange eine frühere Abrechnungsperiode noch nicht geschlossen ist, bleibt der Senden-Button für die aktuelle Periode gesperrt. Gehe zu offener Abrechnung:
Navigiere zu Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Vorschau .
Wähle die ältere, noch offene Periode aus.
Schließe sie über Lohnabrechnung permanent schließen ab.
Kehre danach zur aktuellen Periode zurück und sende sie erneut.
Berechnungsfehler in der Vorschau beheben
Ein rotes Warnsymbol neben einem Mitarbeiter in der Lohnabrechnungsvorschau zeigt einen Berechnungsfehler an, der vor dem Senden gelöst werden sollte. Welche Fehler auftreten können, unterscheidet sich je Land:
Land | Typischer Fehler |
Alle Länder | Negativer Überstunden-Saldo, der noch nicht ausgeglichen ist |
DE, BE, ES | Freizeitausgleich-Stunden vorhanden, aber keine passende Richtlinie zugewiesen |
NL | Fehler bei Urlaubs- oder ATV-Ausgleich oder bei bezahlter Zeit |
FR | RCR/RCO-Zeitausgleichsrichtlinie fehlt, oder das Jahres-Überstundenkontingent ist ohne RCO-Richtlinie überschritten |
Klicke auf das rote Symbol, um die Details zu öffnen. Die zugehörige Richtlinie legst Du unter Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinien fest.
Technische Sendefehler nach Anbieter verstehen
Sind alle Mitarbeiterdaten vollständig und die Vorschau fehlerfrei, kann die Übertragung an den Anbieter selbst fehlschlagen. Das erkennst Du an einer Fehlermeldung beim Klick auf Senden, nicht am ausgegrauten Button.
Anbieter | Länder | Häufige Ursache |
SFTP-basiert (z. B. Hans & Huber) | AT und weitere | Ungültiger SSH-Key, falscher Benutzername/Passwort, Datei-Upload oder Verschlüsselung fehlgeschlagen. Bitte wende Dich an H&H. |
ADP | DE | Verbindung zum Anbieter fehlgeschlagen, Payroll-ID ungültig oder noch nicht aktiviert, Serverfehler beim Anbieter. Bitte wende Dich an ADP. |
Deel | DE, FR, IT, AT | API-Zugang abgelaufen oder falsch konfiguriert, oder keine Daten für den gewählten Zeitraum vorhanden. Bitte wende Dich an Deel. |
Diese Fehler lassen sich nicht durch Anpassen der Mitarbeiterdaten lösen. Wende Dich in diesem Fall bitte direkt an deinen Lohnabrechnungsanbieter.
Häufige Fragen
Warum ist der Button zum Senden der Lohnabrechnung ausgegraut?
Meistens, weil mindestens ein Mitarbeiter unvollständige Daten hat oder eine frühere Periode noch offen ist. Beide Fälle blockieren das Senden für die gesamte Periode.
Was bedeutet der Hinweis „Gehe zu den Einstellungen“?
Er zeigt an, dass mindestens ein Mitarbeiter unvollständige Daten hat. Klicke darauf, um direkt zur gefilterten Liste dieser Mitarbeiter zu gelangen.
Ich habe die Lohnabrechnung schon gesendet. Kann ich sie erneut senden?
Der erste Senden-Button ist danach deaktiviert. Änderungen sendest Du stattdessen über den Button Änderungen senden im zweiten Schritt, bevor Du die Periode final schließt.
Kann ich die Lohnabrechnung mehrmals senden, wenn ich SD Worx nutze (nur in Deutschland)?
Nein, das ist mit SD Worx aktuell nicht möglich. Kontaktiere in diesem Fall den Kenjo Support, wenn die Lohnabrechnung erneut geöffnet werden soll.
Warum betrifft mich das Gehalts-Startdatum nur in Deutschland?
Nur die deutschen Anbieter ADP und SD Worx verlangen einen vollständigen Gehaltsdatensatz, damit ein Mitarbeiter als vollständig gilt. In anderen Ländern ist das für diesen Status nicht erforderlich.
An wen wende ich mich bei einem Verbindungs- oder API-Fehler?
Diese Fehler liegen auf Anbieterseite und lassen sich nicht durch das Anpassen von Mitarbeiterdaten lösen. Kontaktiere in diesem Fall den Kenjo Support.
Was ist der Unterschied zwischen „Senden“ und „Schließen“?
Senden übermittelt die aktuelle Lohnabrechnung an Deinen Anbieter, lässt aber noch Korrekturen zu. Schließen schließt die Periode endgültig ab, übermittelt automatisch die letzten Änderungen und kann nicht rückgängig gemacht werden.