Lohnabrechnungs-Vorschau anpassen
In der Lohnabrechnungs-Vorschau siehst Du alle Werte, die Kenjo für den gewählten Abrechnungszeitraum an Deinen Lohnabrechnungsanbieter übermittelt. Du öffnest sie unter Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Vorschau. So passt Du die Tabelle an:
Sortieren: Klicke auf Sortieren nach und wähle eine Spalte aus, z. B. Mitarbeiter-ID, Name, Vertragliche Vergütung oder Erfasste Zeit. Je nach Datentyp sortiert Kenjo alphabetisch, numerisch oder chronologisch, auf- oder absteigend.
Filtern: Klicke auf das Drei-Linien-Symbol, um die Zeilen einzuschränken, z. B. nach Status der Periode, Vertragsform oder Änderungen.
Exportieren: Exportiere die Vorschau als Excel-Datei (xlsx). Der Export dient Deiner eigenen Kontrolle und ersetzt nicht das Senden an den Anbieter.
Spalten anordnen: Verschiebe jede Spalte per Drag-and-Drop. Klicke auf das Auge-Symbol, um eine Spalte auszublenden.
Aktualisieren: Klicke auf Aktualisieren, damit die Tabelle Deine neuesten Eingaben zeigt.
Hinweis: Welche Mitarbeiter die Vorschau zeigt, hängt von Deinen gesetzten Filtern ab. Wenn Du einen Mitarbeiter nicht findest, prüfe zuerst die Filter und klicke bei Bedarf auf Filter zurücksetzen.
Mitarbeiterdaten im Seitenpanel prüfen
Jede Zeile der Lohnabrechnungs-Vorschau steht für einen Mitarbeiter. Klicke auf einen Mitarbeiter, um rechts ein Seitenpanel mit seinen Lohnabrechnungsdetails zu öffnen.
Klicke im Panel auf Zum Profil gehen, wenn Du Stammdaten im Mitarbeiterprofil anpassen musst.
Klicke im Mitarbeiterprofil auf Zurück zur Lohnabrechnung, um direkt zur Vorschau zurückzukehren.
Verstehen, welcher Sendeablauf für Dich gilt
Wie Du die Lohnabrechnung sendest, hängt von Deinem Lohnabrechnungsanbieter und dessen Schnittstelle ab. Eine Periode ist der Abrechnungszeitraum (meist ein Monat), den Du oben in der Lohnabrechnungs-Vorschau auswählst. Am schnellsten erkennst Du Deinen Ablauf an den Buttons in der Vorschau:
Sendeablauf | Daran erkennst Du ihn | Anbieter |
Zwei Schritte mit Korrekturen | Button Änderungen senden, nach dem Senden zusätzlich Änderungen absenden und Schließen | ADP (Deutschland, Frankreich), Deel (Österreich, Frankreich, Italien) |
SD Worx Schnittstelle | In den Lohnabrechnungs-Einstellungen stehen die Felder Client ID und Client Secret. Nach dem Senden erscheint Änderungen herunterladen | SD Worx (Deutschland) mit Schnittstelle |
Ein Schritt | Nur der Button Schließen & senden | Alle anderen, z. B. SD Worx (Deutschland) ohne Schnittstelle, Hans & Huber (Österreich) |
Bei jedem Ablauf gilt: Alle vorherigen Perioden müssen geschlossen sein und alle Mitarbeiter brauchen vollständige Daten, sonst ist der Sende-Button deaktiviert.
Lohnabrechnung in zwei Schritten senden
Dieser Ablauf gilt für ADP (Deutschland, Frankreich, Deel (Österreich, Frankreich, Italien). Du sendest zuerst die Lohnabrechnung, kannst bis zum Schließen Korrekturen beliebig oft nachsenden und schließt die Periode danach.
Schritt 1: Lohnabrechnung prüfen und senden
Navigiere zu Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Vorschau und wähle die Periode aus.
Prüfe die Werte in der Vorschau auf Fehler.
Klicke im Bereich Lohnabrechnung prüfen und senden auf Änderungen senden. Dieser Klick ist der erste Versand der Lohnabrechnung an Deinen Anbieter, auch wenn der Button „Änderungen“ heißt.
Nach dem Senden zeigt Kenjo den Status Lohnabrechnung gesendet an.
Schritt 2: Korrekturen senden und Lohnabrechnung schließen
Wenn Du nach dem ersten Senden Mitarbeiter- oder Lohnabrechnungsdaten änderst, markiert Kenjo die geänderten Werte gelb.
Übermittle die Korrekturen im Bereich Lohnabrechnung permanent schließen über Änderungen absenden (bei Deel: Änderungen senden). Ohne neue Änderungen ist der Button deaktiviert.
Klicke auf Schließen und bestätige mit Ja, Lohnabrechnung schließen. Kenjo übermittelt dabei automatisch die letzten Änderungen an Deinen Anbieter.
Wichtig: Das Schließen kann nicht rückgängig gemacht werden. Danach kannst Du für diese Periode keine Änderungen mehr vornehmen.
Lohnabrechnung mit SD Worx Schnittstelle senden
Dieser Ablauf gilt für SD Worx (Deutschland) mit Schnittstelle. Du erkennst sie daran, dass in den Lohnabrechnungs-Einstellungen die Felder Client ID und Client Secret stehen. Du sendest die Lohnabrechnung genau einmal an SD Worx und lädst spätere Korrekturen als Datei herunter.
Schritt 1: Lohnabrechnung prüfen und senden
Navigiere zu Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Vorschau und wähle die Periode aus.
Prüfe die Werte in der Vorschau auf Fehler.
Klicke im Bereich Lohnabrechnung prüfen und senden auf Änderungen senden. Dieser Klick ist der erste und einzige Versand an SD Worx. Kenjo überträgt die Daten dabei direkt über die Schnittstelle.
Kenjo zeigt danach einen Sendestatus an, z. B. Lohnabrechnung gesendet, Lohnabrechnung wird verarbeitet oder Lohnabrechnung mit Fehlern gesendet. Klicke auf Verarbeitungsstatus aktualisieren, um den neuesten Stand abzurufen.
Schritt 2: Änderungen herunterladen und Lohnabrechnung schließen
Wenn Du nach dem Senden Daten änderst, markiert Kenjo die geänderten Werte gelb.
Klicke auf Änderungen herunterladen, um die Korrekturen als Datei zu erhalten.
Klicke auf Schließen und bestätige mit Ja, Lohnabrechnung schließen.
Kenjo deaktiviert Schließen in diesen Fällen:
Hinweis beim Darüberfahren | Was Du tun musst |
Erstversand muss vor dem Abschluss abgeschlossen sein | Sende zuerst die Lohnabrechnung (Schritt 1). |
Ausstehende Änderungen müssen zuerst heruntergeladen werden | Klicke auf Änderungen herunterladen. |
Validierungsfehler vor dem Abschluss beheben | Behebe die rot markierten Fehler in der Vorschau. |
Wichtig: Mit SD Worx Schnittstelle kannst Du die Lohnabrechnung nur einmal senden. Die heruntergeladenen Korrekturen übermittelst Du selbst an SD Worx. Das Schließen kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn eine Periode erneut geöffnet werden soll, wende Dich an den Kenjo Support.
Lohnabrechnung in einem Schritt schließen und senden
Dieser Ablauf gilt, wenn Du oben in der Vorschau nur den Button Schließen & senden siehst, z. B. bei SD Worx (Deutschland) ohne Schnittstelle, ADP (Italien) oder Hans & Huber (Österreich). Du sendest und schließt die Lohnabrechnung mit einem einzigen Klick. Korrekturen nach dem Senden sind für diese Periode nicht möglich.
Navigiere zu Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Vorschau und wähle die Periode aus.
Prüfe im Bereich Lohnabrechnung prüfen und schließen alle Werte in der Vorschau.
Klicke auf Schließen & senden und bestätige mit Ja, schließen & senden.
Wichtig: Mit Schließen & senden schließt Kenjo die Periode sofort. Das kann nicht rückgängig gemacht werden. Sende daher erst, wenn die Lohnabrechnung fehlerfrei ist.
Fehlende Mitarbeiterdaten ergänzen
Wenn bei mindestens einem Mitarbeiter Basisdaten fehlen, ist der Sende-Button für die gesamte Periode deaktiviert. Beim Darüberfahren zeigt Kenjo den Hinweis „Die Lohnabrechnung kann nicht gesendet werden, da Mitarbeiterdaten fehlen.“ mit dem Link Zu den Einstellungen. In der Lohnabrechnungs-Vorschau siehst Du zusätzlich den Hinweis X Mitarbeiter nicht enthalten.
Land / Anbieter | Damit ein Mitarbeiter als vollständig gilt, brauchst Du: |
Alle Länder | Einstellungsdatum und Mitarbeiter-ID |
DE (ADP, SD Worx) | Zusätzlich einen vollständigen Gehaltsdatensatz (Gültig-seit-Datum und Stundensatz oder Grundgehalt) |
FR und übrige Länder | Kein Gehaltsdatensatz für diesen Status erforderlich |
So ergänzt Du die fehlenden Daten:
Klicke auf X Mitarbeiter nicht enthalten und dann auf Zu den Einstellungen. Alternativ navigierst Du zu Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Einstellungen > Mitarbeiter.
Filtere nach dem Status Aktiviert - unvollständige Daten.
Klicke auf den Namen des Mitarbeiters.
Klicke im Pop-up rechts in das rot umrandete Feld Unvollständig und ergänze die Information.
Klicke auf Speichern.
Offene Vorperiode abschließen
Solange eine frühere Periode noch nicht geschlossen ist, kannst Du die aktuelle Periode weder bearbeiten noch senden. Kenjo zeigt dann den Dialog Vorherige Lohnabrechnungen schließen.
Klicke im Dialog auf Zur offenen Lohnabrechnung. Kenjo öffnet die ältere, noch offene Periode.
Schließe diese Periode über Schließen. Wenn Du nur Schließen & senden siehst, klickst Du stattdessen darauf.
Kehre zur aktuellen Periode zurück und sende sie.
Berechnungsfehler in der Vorschau beheben
Ein rotes Warnsymbol neben einem Mitarbeiter in der Lohnabrechnungs-Vorschau zeigt einen Berechnungsfehler. Du musst ihn beheben, bevor Du die Lohnabrechnung sendest. Welche Fehler auftreten, hängt vom Land ab:
Land | Typischer Fehler |
Alle Länder | Negativer Überstunden-Saldo, der noch nicht ausgeglichen ist |
DE, BE, ES | Freizeitausgleich-Stunden vorhanden, aber keine passende Richtlinie zugewiesen |
NL | Fehler bei Urlaubs- oder ATV-Ausgleich oder bei bezahlter Zeit |
FR | RCR/RCO-Zeitausgleichsrichtlinie fehlt, oder das Jahres-Überstundenkontingent ist ohne RCO-Richtlinie überschritten |
Klicke auf das rote Symbol, um die Details zu öffnen. Die passende Richtlinie weist Du unter Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinien zu.
Technische Sendefehler nach Anbieter verstehen
Wenn alle Mitarbeiterdaten vollständig sind und die Vorschau fehlerfrei ist, kann trotzdem die Übertragung zum Anbieter fehlschlagen. Das erkennst Du an einer Fehlermeldung nach dem Senden oder an einem Status wie Erste Lohnabrechnung nicht gesendet aufgrund von Fehlern in der Datei, nicht an einem ausgegrauten Button.
Anbieter | Länder | Häufige Ursache |
SFTP-basiert (z. B. Hans & Huber) | AT und weitere | Ungültiger SSH-Key, falscher Benutzername oder falsches Passwort, Datei-Upload oder Verschlüsselung fehlgeschlagen |
ADP | DE | Verbindung zum Anbieter fehlgeschlagen, Payroll-ID ungültig oder noch nicht aktiviert, Serverfehler beim Anbieter |
Deel | FR, IT, AT | API-Zugang abgelaufen oder falsch konfiguriert, oder keine Daten für den gewählten Zeitraum vorhanden |
Diese Fehler löst Du nicht über die Mitarbeiterdaten. Wende Dich direkt an Deinen Lohnabrechnungsanbieter. Wenn der Anbieter keinen Fehler auf seiner Seite findet, kontaktiere den Kenjo Support.
Häufige Fragen
Warum gibt es keinen Button „Senden“, sondern nur „Änderungen senden“?
Wenn Deine Lohnabrechnung in zwei Schritten läuft oder Du SD Worx Schnittstelle nutzt, heißt der erste Sende-Button Änderungen senden. Der erste Klick darauf sendet die komplette Lohnabrechnung an Deinen Anbieter. Wenn Du nur Schließen & senden siehst, sendest und schließt Du die Periode mit diesem Button.
Warum ist der Button zum Senden der Lohnabrechnung ausgegraut?
Meistens hat mindestens ein Mitarbeiter unvollständige Daten oder eine frühere Periode ist noch offen. Beides blockiert das Senden für die gesamte Periode. Fahre mit der Maus über den Button, um den genauen Grund zu sehen.
Was bedeutet der Hinweis „Zu den Einstellungen“?
Mindestens ein Mitarbeiter hat unvollständige Daten und ist deshalb nicht in der Lohnabrechnung enthalten. Klicke darauf, um direkt zu den Lohnabrechnungs-Einstellungen zu gelangen und die Daten zu ergänzen.
Ich habe die Lohnabrechnung schon gesendet. Kann ich sie erneut senden?
Das hängt vom Button ab, den Du nach dem Senden siehst. Mit Änderungen absenden (bei Deel: Änderungen senden) überträgst Du Korrekturen, bis Du die Periode schließt. Mit Änderungen herunterladen (SD Worx Schnittstelle) lädst Du Korrekturen als Datei herunter. Nach Schließen & senden ist die Periode geschlossen.
Kann ich eine geschlossene Periode wieder öffnen?
Nein, das Schließen kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn eine Periode trotzdem erneut geöffnet werden muss, wende Dich an den Kenjo Support.
Warum fehlen Stunden eines neuen Mitarbeiters in der Lohnabrechnung?
Kenjo übernimmt nur Stunden ab dem Einstellungsdatum und ab dem Gültig-seit-Datum des Gehalts. Wenn der Mitarbeiter früher gestempelt hat, fehlen diese Stunden, ohne dass Kenjo einen Fehler anzeigt. Passe beide Daten vor dem Senden an den tatsächlichen ersten Arbeitstag an.
Woran erkenne ich, ob ich SD Worx mit Schnittstelle nutze?
Wenn in den Lohnabrechnungs-Einstellungen die Felder Client ID und Client Secret stehen, nutzt Du die Schnittstelle. In der Vorschau siehst Du dann außerdem die SDWorx Schnittstelle API-Versandlogs. Ohne Buddy sendest Du über Schließen & senden.
Warum brauche ich das Gehalts-Startdatum nur in Deutschland?
Nur die deutschen Anbieter ADP und SD Worx verlangen einen vollständigen Gehaltsdatensatz, damit ein Mitarbeiter als vollständig gilt. In anderen Ländern ist das für diesen Status nicht erforderlich.
An wen wende ich mich bei einem Verbindungs- oder API-Fehler?
Diese Fehler liegen meist auf Anbieterseite und lassen sich nicht über die Mitarbeiterdaten lösen. Wende Dich zuerst an Deinen Lohnabrechnungsanbieter. Wenn er keinen Fehler findet, kontaktiere den Kenjo Support.