Lohnabrechnungsanbieter einrichten
In Deutschland arbeitet Kenjo mit ADP und SD Worx zusammen. Die Verbindung zu Deinem Anbieter richtest Du unter Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Einstellungen ein. Welche Angaben Du brauchst, hängt vom Anbieter ab:
Anbieter | Lohnabrechnung ID | Weitere Angaben |
ADP | 5-stellige ID, die Du direkt bei ADP erfragst | Keine |
SD Worx mit Schnittstelle | Dein DSP-Code | Client ID und Client Secret im Bereich API-Zugangsdaten für die Verbindung. Beides erhältst Du von SD Worx. |
SD Worx ohne Schnittstelle | Dein DSP-Code | Codes der Lohnarten in den Feldern Std/Krank (LFZ), Std/Urlaub und Std/Feiertag |
ADP einrichten
Erfrage Deine 5-stellige Lohnabrechnungs-ID direkt bei ADP. Kenjo hat diese ID nicht.
Trage sie unter Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Einstellungen im Feld Lohnabrechnung ID ein.
Informiere ADP darüber, dass Du künftig Daten aus Kenjo sendest. ADP muss die Schnittstelle dafür freischalten, sonst kommen Deine Daten nicht an.
SD Worx mit Schnittstelle einrichten
Die Buddy-Schnittstelle überträgt Deine Lohnabrechnung direkt an SD Worx. Du erkennst sie an den Feldern Client ID und Client Secret in den Lohnabrechnungs-Einstellungen.
Trage im Feld Lohnabrechnung ID Deinen DSP-Code ein.
Trage im Bereich API-Zugangsdaten für die Verbindung die Client ID und das Client Secret von SD Worx ein.
Speichere die Angaben. Kenjo prüft die Verbindung sofort. Wenn sie fehlschlägt, zeigt Kenjo „Verbindung zur API fehlgeschlagen“. Prüfe dann die Zugangsdaten mit SD Worx.
Um die Zugangsdaten später zu ändern, klicke auf Bearbeiten und dann auf Zugangsdaten speichern.
SD Worx ohne Schnittstelle einrichten
Trage im Feld Lohnabrechnung ID Deinen DSP-Code ein. Kenjo prüft den DSP-Code nicht. Wenn Daten bei SD Worx nicht ankommen, prüfe zuerst diesen Wert.
Trage in den Feldern Std/Krank (LFZ), Std/Urlaub und Std/Feiertag die Codes Deiner Lohnarten bei SD Worx ein. Kenjo füllt Standardwerte vor. Die richtigen Codes erhältst Du von SD Worx.
Abrechnungsperiode festlegen
Die Abrechnungsperiode ist der Zeitraum, den eine Lohnabrechnung abdeckt. Lege ihn unter Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Einstellungen im Bereich Abrechnungsperiode fest:
Wähle bei Art der Lohnperiode die Option Monatlich, Kalendermonat, wenn die Periode vom 1. bis zum letzten Tag des Monats läuft.
Wähle Monatlich, beginnend am und ein Startdatum, wenn die Periode an einem anderen Tag beginnt, z. B. am 15.
Mitarbeiterdaten für die Lohnabrechnung vervollständigen
Kenjo übermittelt nur Mitarbeiter mit vollständigen Daten. In Deutschland braucht jeder Mitarbeiter drei Angaben im Profil:
Eintrittsdatum
Mitarbeiternummer, also die ID des Mitarbeiters bei ADP oder SD Worx
einen Gehaltsdatensatz mit Festgehalt oder Stundensatz
Fehlt eine Angabe, zeigt Kenjo unter Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Einstellungen > Mitarbeiter den Status Aktiviert - unvollständige Daten. Solange das für mindestens einen Mitarbeiter gilt, kannst Du die Lohnabrechnung nicht senden.
Gehalt hinterlegen
Öffne das Mitarbeiterprofil und wähle den Reiter Gehalt.
Klicke auf Gehalt hinzufügen.
Wähle die Auszahlungsart Monatlich für ein Festgehalt oder Stündlich für einen Stundenlohn.
Lege das Datum Gültig seit und das Grundgehalt oder den Stundensatz fest und klicke auf Hinzufügen.
Für viele Mitarbeiter gleichzeitig nutzt Du den Datenimport für Gehälter unter Einstellungen > Datenimport.
Wichtig: Stunden vor dem Eintrittsdatum fehlen in der Lohnabrechnung.
Kenjo übernimmt nur Stunden ab dem Eintrittsdatum und ab dem Datum Gültig seit des Gehalts. Wenn ein Mitarbeiter früher gestempelt hat, fehlen diese Stunden, ohne dass Kenjo einen Fehler anzeigt. Prüfe deshalb bei jedem neuen Mitarbeiter, dass beide Daten zum ersten Arbeitstag passen.
Verpflegungspauschale einrichten und anpassen
Die Verpflegungspauschale ist ein fester Betrag pro Arbeitstag, den Du für jeden Mitarbeiter im Profil hinterlegst. Sie gilt nur für Deutschland. Kenjo berechnet sie für jeden Tag, an dem ein Mitarbeiter mehr als 8 Stunden anwesend war. Pausen zählen dabei mit, ein Tag mit genau 8:00 Stunden zählt nicht.
Verpflegungspauschale im Profil hinterlegen
Öffne das Mitarbeiterprofil und wähle den Reiter Gehalt.
Klicke im Bereich Verpflegungspauschale auf Verpflegungspauschale hinzufügen.
Übernimm die Art Tägliche Verpflegungspauschale und trage den Betrag in Euro ein.
Klicke auf Verpflegungspauschale hinzufügen.
Für viele Mitarbeiter gleichzeitig nutzt Du unter Einstellungen > Datenimport den Import Zulagen.
Tage in der Vorschau anpassen
In der Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Vorschau zeigt die Spalte Verpflegungspauschale im Reiter Zusätzliche Zahlungen die Anzahl der Tage und den Betrag. Der Betrag ergibt sich aus der Zahl der Tage mal dem Tagesbetrag aus dem Profil.
Klicke in der Spalte Verpflegungspauschale auf das Stift-Symbol (Tage anpassen).
Wähle die Tage aus oder ab, für die die Pauschale gelten soll.
Klicke auf Speichern. Das Symbol ändert sich und zeigt so an, dass Du die Tage von Hand angepasst hast.
Verpflegungspauschale an den Anbieter übermitteln
Anbieter | Was passiert |
ADP | Kenjo übermittelt die Verpflegungspauschale automatisch mit der Lohnabrechnung. Bis 14 € pro Tag meldet Kenjo den Betrag als steuerfrei, den Rest als pauschal versteuert. |
SD Worx (mit und ohne Buddy-Schnittstelle) | Kenjo übermittelt die Verpflegungspauschale nicht. Klicke in der Vorschau auf Lohnabrechnung exportieren (xlsx) und sende SD Worx die Spalten Tage mit Verpflegungspauschale und Betrag Verpflegungspauschale (EUR) selbst. |
Überstunden konfigurieren und ausgleichen
Überstunden sind die Stunden, die ein Mitarbeiter über seine vertragliche Arbeitszeit hinaus arbeitet. Wie Kenjo sie berechnet, legst Du in der Anwesenheitsrichtlinie fest, der der Mitarbeiter zugeordnet ist.
Berechnung in der Richtlinie festlegen
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinien, öffne das Drei-Punkte-Menü der Richtlinie und klicke auf Richtlinie bearbeiten.
Öffne unter Regeln den Bereich Überstundenregeln und aktiviere Überstunden zulassen.
Wähle eine Berechnungsmethode: Monatlich erwartet, Verstetigte Arbeitszeitberechnung oder Wöchentlich.
Lege unter In der Überstundenberechnung berücksichtigte Stunden fest, ob Bezahlten Urlaub einbeziehen und Feiertage einbeziehen gelten.
Aktiviere bei Bedarf Minusstunden erlauben, damit das Zeitkonto ins Negative gehen kann.
Wähle Überstunden automatisch auszahlen oder Überstunden manuell auszahlen.
Beispiel Monatlich erwartet: Für Februar sind 160 Stunden erwartet. Ein Mitarbeiter arbeitet 150 Stunden und hat 12 Stunden bezahlten Urlaub und Feiertage. Wenn Bezahlten Urlaub einbeziehen und Feiertage einbeziehen aktiv sind, zählt Kenjo 162 Stunden und berechnet 2 Überstunden.
Überstunden in der Vorschau ausgleichen
Klicke in der Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Vorschau beim Mitarbeiter auf das Stift-Symbol in der Überstunden-Spalte. Kenjo öffnet Überstunden anpassen.
Verteile die Überstunden auf Stunden in Abwesenheit umwandeln, Stunden mit dem Grundgehalt auszahlen und Stunden angehäuft zur nächsten Lohnabrechnung.
Klicke auf Speichern.
Wenn ein Mitarbeiter in der Periode austritt, zahlt Kenjo alle verbleibenden Überstunden und Freizeitguthaben automatisch in der letzten Abrechnung aus. Diese Werte kannst Du nicht anpassen.
Feiertage und Zuschläge verstehen
Feiertage bezahlt Kenjo nur für Mitarbeiter mit Stundenlohn, Mitarbeiter mit Festgehalt erhalten sie über ihr Gehalt. Damit Kenjo Feiertage erkennt, muss jeder Mitarbeiter einem Feiertagskalender zugeordnet sein.
Feiertagsregeln festlegen
Öffne die Anwesenheitsrichtlinie über Richtlinie bearbeiten und gehe zu Feiertagsregeln.
Wähle Feiertage automatisch auszahlen, damit Kenjo jeden Feiertag bezahlt, der auf einen Arbeitstag des Mitarbeiters fällt.
Wähle Feiertage manuell auszahlen, wenn Du die Feiertage pro Mitarbeiter selbst auswählen willst. Ohne Auswahl gilt diese Option.
Bei manueller Auszahlung klickst Du in der Vorschau in der Spalte Feiertagsausgleich auf das Stift-Symbol, wählst im Dialog Feiertage auszahlen die Tage aus und klickst auf Speichern.
Pro Feiertag bezahlt Kenjo die vertraglichen Wochenstunden geteilt durch die Arbeitstage, z. B. 6 Stunden bei 30 Stunden an 5 Tagen. An halben Feiertagen ist es die Hälfte.
Zuschläge verstehen
Kenjo legt zwei Standard-Zuschlagsregeln an, die Du nicht löschen kannst: Feiertag Zuschlag 125% und Nacht-Zuschlag 25%. Weitere Zuschlagsregeln kannst Du anlegen, Kenjo zeigt sie aber nicht in der Vorschau und übermittelt sie nicht an Deinen Anbieter.
Abwesenheiten verstehen
Kenjo übermittelt nur drei Abwesenheitsarten an Deinen Anbieter: Urlaub, Krankheit und Überstundenausgleich. Sie entstehen automatisch mit der Lohnabrechnung und lassen sich nicht löschen. Weitere Abwesenheitsarten kannst Du anlegen, sie fließen aber nicht in die Lohnabrechnung ein.
Wie viele Stunden ein Abwesenheitstag zählt, ergibt sich aus den vertraglichen Wochenstunden geteilt durch die vertraglichen Arbeitstage im Mitarbeiterprofil.
Lohnabrechnung senden
Wie Du die Lohnabrechnung sendest, hängt von Deinem Anbieter ab:
Anbieter | Sendeablauf |
ADP | Zwei Schritte: Änderungen senden für den ersten Versand, danach Korrekturen über Änderungen absenden und zum Schluss Schließen |
SD Worx mit Schnittstelle | Einmal über Änderungen senden, danach Korrekturen über Änderungen herunterladen und zum Schluss Schließen |
SD Worx ohne Schnittstelle | Ein Schritt: Schließen & senden sendet und schließt die Periode sofort |
Die einzelnen Schritte und die häufigsten Gründe, warum das Senden nicht klappt, beschreibt der Artikel „Für DSPs: Lohnabrechnung senden und Fehler beheben“.
Häufige Fragen
Wo finde ich meine Lohnabrechnungs-ID?
Bei ADP ist es eine 5-stellige ID, die Du direkt bei ADP erfragst. Bei SD Worx ist es Dein DSP-Code.
Ich habe ADP gewählt, aber meine Daten kommen nicht an. Was kann ich tun?
Prüfe, ob die Lohnabrechnung ID 5-stellig ist und ob ADP über den Wechsel zu Kenjo informiert ist. ADP muss die Schnittstelle für Kenjo freischalten.
Woran erkenne ich, ob ich SD Worx mit Buddy-Schnittstelle nutze?
Wenn in den Lohnabrechnungs-Einstellungen die Felder Client ID und Client Secret stehen, nutzt Du die Buddy-Schnittstelle. Ohne Buddy siehst Du stattdessen die Felder für die Lohnarten-Codes.
Warum bekommt ein Mitarbeiter für einen 8-Stunden-Tag keine Verpflegungspauschale?
Kenjo zählt nur Tage mit mehr als 8 Stunden Anwesenheit, Pausen eingeschlossen. Ein Tag mit genau 8:00 Stunden zählt nicht. Du kannst den Tag in der Vorschau über Tage anpassen von Hand hinzufügen.
Warum kommt die Verpflegungspauschale nicht bei SD Worx an?
Kenjo überträgt die Verpflegungspauschale nur an ADP. Für SD Worx exportierst Du die Vorschau über Lohnabrechnung exportieren (xlsx) und sendest die Werte selbst.
Warum fehlt ein Mitarbeiter in der Lohnabrechnung?
Meistens fehlt das Eintrittsdatum, die Mitarbeiternummer oder der Gehaltsdatensatz. Filtere unter Lohnabrechnungs-Einstellungen > Mitarbeiter nach Aktiviert - unvollständige Daten und ergänze die Angaben.
Werden eigene Zuschlagsregeln übermittelt?
Nein. Kenjo übermittelt nur die Standardregeln Feiertag Zuschlag 125% und Nacht-Zuschlag 25%.