In diesem Artikel erfährst Du, wie Du digitale Signaturen in Smart Docs verwaltest und die verschiedenen Status sowie mögliche Aktionen bei Signaturanfragen verstehst. Du lernst, welche Aktionen je nach Status verfügbar sind und wie sich der Signaturprozess auf Dein Guthaben auswirkt. Dieser Artikel ist relevant für Dich, wenn Du digitale Signaturanfragen versendest und verwalten möchtest.
Begriffe
Unterschrieben: der Empfänger hat das Dokument unterschrieben
Antwort ausstehend: der Empfänger hat das Dokument noch nicht unterschrieben
Versand ausstehend: der Empfänger hat das Dokument noch nicht erhalten
Abgelehnt: der Empfänger hat die Unterschrift des Dokuments verweigert
Storniert: die angeforderte Unterschrift wurde für ungültig erklärt
Anfrage fehlgeschlagen: API fehlgeschlagen
Hinweis:
Sobald der der Signatur Prozess abgeschlossen ist, wird dem Namen des Dokuments der Zusatz "DigitalSigned" vorangestellt, welchen Du im Tab Dokument siehst
Im Modus der sequenziellen Weiterleitung wird der oben erwähnte Zusatz erst zu sehen sein, wenn alle ausgewählten Unterzeichner das Dokument unterzeichnet haben
Sobald der Signaturvorgang eingeleitet ist, werden die Credits vom Guthaben abgezogen. Wird der Vorgang abgebrochen, werden die Credits für die digitale Signatur nicht wieder auf Dein Guthaben übertragen.
Aktionen
Du kannst folgende Aktionen bei einer digitalen Signaturanfrage abhängig vom Status durchführen:
Dokument ansehen- öffnet das gewählte Dokument zur Ansicht
Erinnerung senden - sendet eine Erinnerung per E-Mail an den Unterzeichner
Anfrage stornieren - storniert die digitale Signaturanfrage
Erneut senden - sendet die Signaturanfrage erneut
Die folgende Tabelle listet Dir auf, welche Aktion bei welchem Status ausgeführt werden kann:
Aktion | Kann ausgeführt werden bei |
Dokument ansehen | Alle Stati |
Erinnerung senden | Antwort ausstehend |
Anfrage stornieren | Antwort ausstehend, Versand ausstehend |
Erneut senden | Anfrage fehlgeschlagen |
Hinweis:
Wenn Du die Aktion Dokument stornieren bei einer Signaturanfrage mit sequenzieller Weiterleitung tätigst, werden alle bisher gesammelten Unterschriften dieser digitalen Signaturanfrage gelöscht
Wenn Du die Aktion Dokument stornieren bei einer Signaturanfrage tätigst, wird die Anfrage aus der Übersicht gelöscht und nicht mehr angezeigt
Individuelle Aktionen
Um eine individuelle Aktion durchzuführen, folge bitte den folgenden Schritten:
Klicke auf die Click drei Punkte für eine spezielle Signaturanfrage
Die Aktionen werden basierend auf dem Status aufgelistet
Klicke auf die entsprechende Aktion
Mehrfachaktion
Um eine Mehrfachaktion durchzuführen, folge bitte den folgenden Schritten:
Markiere links die Kästchen, um die gewünschten digitalen Signaturanfragen auszuwählen
Klicke jetzt auf Aktionen oberhalb der Liste, um die verfügbaren Mehrfachaktionen abhängig vom Status der jeweiligen Anfrage, auswählen zu können
Klicke nun auf die gewünschte Aktion, die Du planst durchzuführen
Hinweis:
Dokument ansehen ist in der Mehrfachaktion nicht verfügbar
Die Ansicht der Aktionen ist abhängig von Status-Überschneidungen der gewählten Signaturanfragen. Wenn Du z. B. Signaturanfragen mit dem Status "Unterschrieben" und "Antwort ausstehend" auswählst, wird Dir bei der Mehrfachaktion unter Aktionen nur 'Dokument stornieren' als mögliche Aktion angezeigt