Smart Docs-Bereiche entdecken
Smart Docs gliedert sich in sechs Bereiche (Reiter):
Meine Dokumente: In diesem Bereich findet jeder Mitarbeiter seine persönliche Dokumente. Diese können zum Beispiel Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge oder Atteste sein oder Dokumente, die Du im Namen des Mitarbeiters hinzufügst. Was ein Mitarbeiter selbst hochlädt, landet auch hier und ist nur für ihn selbst sichtbar.
Unternehmensdokumente: für alle Mitarbeiter einsehbar. Geeignet für interne Handbücher, Richtlinien oder rechtliche Dokumente. Du kannst hier eine Lesebestätigung anfordern.
Mitarbeiterdokumente: die Sicht der Administration auf die Dokumente aller Mitarbeiter, geteilt in Sichtbar für den Mitarbeiter und Versteckt vor dem Mitarbeiter. Du verschiebst Dokumente per Drag-and-Drop zwischen beiden Bereichen.
Digitale Signatur: Übersicht aller Signaturanfragen und ihres Status. Dieser Tab erscheint nur, wenn die Funktion freigeschaltet ist.
Vorlagen: Word-Vorlagen für wiederkehrende Dokumente.
Import: Massenimport von Lohnabrechnungen oder anderen Dokumenten. Dieser Tab ist nur für Mitarbeiter mit der passenden Berechtigung sichtbar.
Hinweis: Eine Ordnerstruktur mit Unterordnern gibt es nicht. An ihre Stelle treten Markierungen, nach denen Du filtern und suchen kannst.
Dokumente hochladen, Gültigkeit und Markierungen
Klicke im gewünschten Bereich auf (+) Dokument hochladen und wähle die Datei aus.
Vergib einen Namen und füge bei Bedarf eine Markierung hinzu.
Wenn das Dokument ein Ablaufdatum hat, gib bei gültig bis optional ein Datum ein.
Aktiviere bei Unternehmensdokumenten optional Lesebestätigung anfordern, um zu verfolgen, wer das Dokument gelesen hat.
Klicke auf HOCHLADEN.
Bei Mitarbeiterdokumenten legst Du die Sichtbarkeit danach über Drag-and-Drop fest: Ziehe das Dokument in den Bereich Sichtbar für den Mitarbeiter oder Versteckt vor dem Mitarbeiter.
Hinweis: Lädst Du ein Unternehmensdokument ohne einschränkende Markierung hoch, ist es standardmäßig für alle Mitarbeiter sichtbar.
Hinweis: Nur Admins und HR-Admins bzw. Standardprofile mit der passenden Berechtigung können Dokumente bearbeiten, auch ihre eigenen.
Hinweis: Denke daran, dass die maximale Größe von Dokumenten 50 MB beträgt. Wenn Du Dokumente in großen Mengen importieren möchtest, ist es empfehlenswert, komprimierte Dateien hochzuladen, um die Leistung der App zu beschleunigen. Es gibt einfache Tools zum Komprimieren von Dateien, z. B. https://smallpdf.com/compress-pdf.
Markierungen einrichten und Sichtbarkeit steuern
Markierungen ersetzen die Ordnerstruktur. Du filterst und suchst über sie. Je nach Upload-Dialog kannst Du entweder mehrere Markierungen vergeben oder nur eine einzelne auswählen.
Kenjo liefert sieben Standard-Markierungen mit: Abwesenheitsbescheinigungen, Lebensläufe und Bewerbungen, Lohnabrechnung, Signierte Dokumente, E-Signatur, Zertifikate sowie „ohne Markierung" für alles Übrige. Standard-Markierungen kannst Du umbenennen, die Farbe ändern und deaktivieren, aber nicht löschen.
Eigene Markierung anlegen
Gehe zu Einstellungen > Smart Docs Einstellungen.
Klicke unter Benutzerdefinierte Markierungen auf (+) MARKIERUNG HINZUFÜGEN.
Vergib einen Namen und lege optional die Sichtbarkeit auf nicht für alle sichtbar fest, um sie auf bestimmte Personen zu beschränken.
Achtung: Mehrere Markierungen an einem Dokument erweitern den Zugriff, sie schränken ihn nicht ein. Trägt ein vertrauliches Dokument zusätzlich eine breit sichtbare Markierung, erhalten alle Zugriff, für die eine der beiden Markierungen freigegeben ist. Vergib an vertraulichen Dokumenten deshalb möglichst nur eine Markierung.
Die Systemadministration behält unabhängig davon immer Vollzugriff auf alle Dokumente, auch auf Lohnabrechnungen.
Markierungen verpflichtend machen
Aktiviere unter Einstellungen > Smart Docs Einstellungen die Option „Markierungen als verpflichtend kennzeichnen" (standardmäßig aus).
Die Pflicht greift beim einzelnen Hochladen und beim Massenupload, nicht jedoch beim Import von Lohnabrechnungen.
Diese Pflicht ist eine Prüfung in der Oberfläche, keine Regel in der Datenbank.
Best-Practice-Markierungen: Arbeitsverträge, Beurteilungen, Datenschutz, Spesen/Rechnungen, Reisepass, Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Visum, Kündigungs-/Entsendungsschreiben, Abwesenheitsbescheinigung, Lebenslauf und Bewerbungen, Gehaltsabrechnung, Unterzeichnete Dokumente, E-Signatur. Wir empfehlen maximal 20 bis 25 eigene Markierungen, damit die Auswahl beim Hochladen übersichtlich bleibt.
Vorlagen mit Platzhaltern erstellen und zuweisen
Vorlage erstellen
Gehe zu Smart Docs > Vorlagen
Erstelle den Inhalt Deiner Vorlage in einer DOCX-Datei (ältere DOC-Dateien werden nicht verarbeitet).
Markiere die variablen Stellen mit geschweiften Klammern, z. B. {Nachname}.
Importiere die Datei unter Smart Docs > Vorlagen > (VORLAGE HOCHLADEN).
Gleiche jeden Platzhalter mit dem passenden Feld aus Kenjo ab und klicke auf SPEICHERN.
Vorlage einem Mitarbeiter zuweisen
Gehe zu Smart Docs > Vorlagen
Klicke auf die gewünschte Vorlage, dann auf DOKUMENT ERSTELLEN.
Suche den Mitarbeiter und wähle, ob das Dokument für ihn sichtbar sein soll.
Prüfe die vorbefüllten Platzhalter; fehlende Angaben trägst Du manuell nach.
Klicke auf DOKUMENT ERSTELLEN.
Das Ergebnis landet standardmäßig im vertraulichen Bereich der Mitarbeiterdokumente, sofern Du es nicht ausdrücklich für die Person freigibst.
Achtung: Der Inhalt einer Vorlage lässt sich nach dem Hochladen nicht mehr bearbeiten, nur die Feldzuordnung. Für Textänderungen lädst Du eine neue Vorlage hoch. Gib einen Platzhalter immer in einem Zug und als unformatierten Text ein, sonst kann Word die Klammer durch Formatierung zerlegen.
Geeignet sind Dokumente, deren Text weitgehend gleich bleibt: Datenschutzvereinbarungen, Einwilligungen zur Fotonutzung, Vereinbarungen zum mobilen Arbeiten, Überlassungsbelege für Hardware, einfache Arbeitsbescheinigungen.
Weniger geeignet: individuell angepasste Arbeitszeugnisse und Verträge.
Dokumente per Massenimport hochladen
Lohnabrechnungen importieren
Gehe zu Smart Docs > Import
Klicke auf den linken Kreis mit dem Text Lohndatei
Lade die Sammeldatei mit allen Abrechnungen hoch. Die Datei darf nicht passwortgeschützt sein und muss echten Text enthalten, keine eingescannten Bilder.
Kenjo vergleicht den Text mit Vor- und Nachname, angezeigtem Namen, Sozialversicherungsnummer, Steuernummer, Ausweis- und Passnummer. Die Mitarbeiter- oder DATEV-Personalnummer wird dabei nicht ausgewertet; Namensbestandteile bis vier Zeichen bleiben unberücksichtigt.
Bei genau einem Treffer ordnet Kenjo automatisch zu. Bei keinem oder mehreren Treffern ordnest Du manuell zu.
Prüfe vor dem endgültigen Import Name, Datum und Markierung je Dokument. Optional forderst Du direkt aus dem Import eine digitale Signatur an.
Achtung: Verlasse die Seite während des Imports nicht, sonst gehen die hochgeladenen Dateien verloren. Enthält die Datei mehrere oder nicht erkannte Personen, teilt Kenjo sie seitenweise auf; mehrseitige Abrechnungen können dadurch in Einzelseiten zerfallen.
Zum besseren Verständnis der Funktionsweise des Algorithmus Aufteilen & Zuordnen unter Import > Lohndatei beachte Folgendes:
In jedem Fall kannst Du entweder die hochgeladene Datei entfernen oder den Eigentümer der Datei neu zuweisen. Wenn eine Seite oder Datei keinem Nutzer zugeordnet werden kann, wird eine Warnmeldung angezeigt. |
Andere Dokumente im Massenimport hochladen
Gehe zu Smart Docs > Import
Klicke auf den rechten Kreis mit dem Text Andere
Benenne jede Datei im Format Originalname#localpart.Endung (z. B. Arbeitsvertrag#frank.pdf für [email protected]).
Lade die Dateien hoch und prüfe in der Übersicht Name, verknüpften Mitarbeiter, Markierungen und Sichtbarkeit.
Klicke auf ALLE IMPORTIEREN.
Hinweis: Dieser Weg lohnt sich nur bei größeren Mengen. Bei wenigen Dokumenten ist der Upload direkt bei den einzelnen Mitarbeiterdokumenten schneller und weniger fehleranfällig.
Dokumente digital unterschreiben lassen mit digitaler Signatur
Die digitale Signatur ist eine kostenpflichtige Zusatzfunktion und läuft über den Partner Signaturit.
Voraussetzungen: Signaturanfragen können nur für PDF- und DOCX-Dokumente erstellt werden. Standardmäßig haben nur Admin und HR Admin die Berechtigung, Signaturanfragen zu erstellen, anzusehen und zu verwalten. Für benutzerdefinierte Profile passt Du das unter Einstellungen > Profile und Berechtigungen an.
Navigiere zu Einstellungen > Überblick > Funktionen und aktiviere Digitale Signatur.
Klicke auf Support Team benachrichtigen. Kenjo Support meldet sich, um die Freischaltung und den Kauf eines Signatur-Kontingents (Credits) abzuschließen.
Nach der Freischaltung findest Du unter Einstellungen > Digitale Signatur > Signaturlimit > Übersicht die Nutzungsdetails und die mit Deinem Konto verknüpfte Signaturit-E-Mail.
Hinweis: Gekaufte Signaturen sind ein Jahr ab Kaufdatum gültig. Für fehlgeschlagene Anfragen werden keine Credits verbraucht.
Hinweis: Kenjo nutzt für digitale Signaturen die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) nach eIDAS-Verordnung, keine qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB. Für Kündigungen und Aufhebungsverträge ist digitale Signatur generell ausgeschlossen: § 623 BGB verlangt eigenhändige Unterschrift auf Papier, selbst eine qualifizierte elektronische Signatur genügt hier nicht. Für Befristungsabreden nach § 14 Abs. 4 TzBfG wäre eine qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB nötig; die fortgeschrittene Signatur von Kenjo/Signaturit reicht auch hier nicht aus. Lass im Zweifel arbeitsrechtlich prüfen, welche Deiner Dokumente digital signiert werden dürfen.
Signaturanfrage erstellen und versenden
Sieh Dir das Video an, um alle Funktionen rund um digitale Unterschriften zu verstehen:
Öffne das Dokument (PDF oder DOCX) unter Smart Docs > Unternehmensdokumente/ Mitarbeiterdokumente und klicke auf Digitale Signatur rechts unter Aktionen:
Wähle die Unterzeichner aus: Gruppe von Mitarbeitern (nach Unternehmen, Büro oder Abteilung) oder Spezielle Mitarbeiter über (+) Unterzeichner auswählen. Lege den Zustellungsmodus fest:
Sequenzielle Weiterleitung schickt das Dokument nacheinander: Der nächste Unterzeichner bekommt es erst, wenn der vorherige unterschrieben hat.
Parallele Zustellung schickt das Dokument gleichzeitig an alle, jeder bekommt sein eigenes Exemplar zum Unterschreiben.
Für die sequenzielle Weiterleitung fügst Du die Unterzeichner in der gewünschten Reihenfolge über (+) Unterzeichner hinzufügen hinzu und legst über Zuordnung auswählen fest, wo das fertige Dokument landet. Für die parallele Zustellung reicht die Auswahl der Unterzeichner, danach auf SPEICHERN klicken.
Unterschriftsfeld platzieren (optional): Klicke auf Unterschriftsfeld platzieren, um festzulegen, wo jeder Unterzeichner unterschreibt. Überspringst Du diesen Schritt, können Unterzeichner wie bisher frei im Dokument unterschreiben.
Ziehe pro Unterzeichner ein Feld an die gewünschte Stelle und klicke auf Feld platzieren.
Bei sequenzieller Weiterleitung platzierst Du die Felder in Unterschriftsreihenfolge; Kenjo fordert Dich auf, zuerst das Feld des vorherigen Unterzeichners zu setzen.
Klicke auf Platzierung bestätigen, sobald alle Felder gesetzt sind.
Automatische Erinnerungen einrichten (optional): Sobald Unterzeichner und Dokumentverantwortliche ausgewählt sind, klickst Du auf Erinnerung hinzufügen und legst fest, nach wie vielen Tagen (1–365) die Erinnerung verschickt wird. Für eine zweite Erinnerung klickst Du erneut auf Erinnerung hinzufügen; sie muss später liegen als die erste. Kenjo prüft vor jedem Versand live, ob bereits unterschrieben wurde.
Füge optional eine Persönliche Nachricht hinzu und klicke auf Dokument senden.
Hinweis: Word-Dokumente werden für die Platzierung automatisch in PDF umgewandelt.
Hinweis: Richtest Du keine Erinnerungen ein, ändert sich nichts an Deinem bisherigen Ablauf. Die manuelle Schaltfläche Erinnerung senden (siehe unten) bleibt davon unabhängig verfügbar.
Sobald der Prozess abgeschlossen ist, erhält das Dokument den Zusatz DigitalSigned sowie ein grünes Signatursymbol oben rechts in der Kachelansicht und den Status Unterschrieben in der Listenansicht, und alle Unterzeichner eine Benachrichtigung sowie eine Kopie per E-Mail. Bei sequenzieller Weiterleitung erscheint der Zusatz erst, wenn alle unterzeichnet haben.
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Mit der mobilen Kenjo App unterschreiben
Deine Mitarbeiter können jederzeit von unterwegs auf ihrem Smartphone unterschreiben.
Klicke auf die E-Mail mit der Signaturanfrage und wähle Anzeigen und Unterschreiben.
Klicke auf die grüne Schaltfläche Start.
Setze zwei Häkchen, um die Geschäftsbedingungen zu akzeptieren, und klicke auf Accept.
Klicke auf die Stelle im Dokument, wo die Unterschrift platziert werden soll.
Unterschreibe mit dem Zeigefinger auf dem Bildschirm und passe die Größe bei Bedarf an.
Klicke auf Send document, um den Vorgang abzuschließen.
Signaturanfragen verwalten und Status prüfen
Den Status aller Signaturanfragen siehst Du unter Smart Docs > Digitale Signatur.
Status | Bedeutung |
Unterschrieben | Der Empfänger hat das Dokument unterschrieben |
Antwort ausstehend | Der Empfänger hat noch nicht unterschrieben |
Versand ausstehend | Der Empfänger hat das Dokument noch nicht erhalten |
Abgelehnt | Der Empfänger hat die Unterschrift verweigert |
Storniert | Die Anfrage wurde für ungültig erklärt |
Anfrage fehlgeschlagen | Die Anfrage ist technisch fehlgeschlagen |
Verfügbare Aktionen je Status:
Aktion | Verfügbar bei |
Dokument ansehen | Allen Status |
Erinnerung senden | Antwort ausstehend |
Anfrage stornieren | Antwort ausstehend, Versand ausstehend |
Erneut senden | Anfrage fehlgeschlagen |
Klicke für eine einzelne Anfrage auf die drei Punkte, um die verfügbaren Aktionen zu sehen. Für mehrere Anfragen gleichzeitig markierst Du die Kästchen links und klickst oben auf Aktionen.
Achtung: Storniere ich eine sequenziell weitergeleitete Anfrage, werden alle bisher gesammelten Unterschriften dieser Anfrage gelöscht. Sobald der Signaturvorgang eingeleitet ist, werden Credits abgezogen; bei einem Abbruch werden sie nicht zurückerstattet.
Kosten und verfügbare Pakete
Paketgröße | Credits | Preis pro Umschlag | Gesamtpreis |
50 Umschläge | 50 | 1,10 EUR | 55 EUR |
100 Umschläge | 100 | 0,95 EUR | 95 EUR |
250 Umschläge | 250 | 0,84 EUR | 210 EUR |
500 Umschläge | 500 | 0,74 EUR | 370 EUR |
1000 Umschläge | 1000 | 0,69 EUR | 690 EUR |
Weitere Credits forderst Du über [email protected] an.
Fehler beheben
Symptom | Ursache | Lösung |
Datei lässt sich nicht hochladen, Hinweis auf maximale Dateigröße | Dokument überschreitet die im Upload-Dialog angezeigte Größe | Dokument vor dem Hochladen verkleinern oder aufteilen |
Lohnabrechnungen werden keinem oder mehreren Mitarbeitern zugeordnet | Namensschreibweise weicht ab, Identifikationsnummern fehlen, oder mehrere Personen tragen denselben Namen | Schreibweisen angleichen, Sozialversicherungs-/Steuernummer nachtragen, betroffene Dokumente manuell zuordnen |
Aus einer Abrechnung entstehen mehrere Dokumente für dieselbe Person | Datei enthält mehrere/nicht erkannte Personen und wurde seitenweise aufgeteilt | Zusammengehörende Seiten in der Prüfungsansicht kontrollieren, überzählige Einträge löschen |
Import bricht ab oder bleibt hängen | Datei passwortgeschützt oder ohne Textebene (Scan), oder Seite während der Verarbeitung verlassen | Passwortschutz entfernen, durchsuchbare PDF anfordern, Fenster während des Imports offen lassen |
Vorlage lässt sich nicht verarbeiten | Platzhalter nicht korrekt geschlossen oder durch Word-Formatierung zerlegt; DOC statt DOCX | Platzhalter neu und unformatiert eingeben, als DOCX speichern, erneut hochladen |
Aus einer Vorlage erzeugtes Dokument ist für die Person nicht sichtbar | Dokument liegt standardmäßig im vertraulichen Bereich | Sichtbarkeit beim Erstellen freigeben oder Dokument in den sichtbaren Bereich ziehen |
Markierung lässt sich nicht löschen | Markierung ist noch an Dokumenten vergeben, oder es ist eine Standard-Markierung | Markierung von allen Dokumenten entfernen; Standard-Markierungen stattdessen deaktivieren |
Vertrauliches Dokument ist für zu viele Personen sichtbar | Zweite, breiter sichtbare Markierung am Dokument | Überzählige Markierung entfernen, Sichtbarkeit je Markierung prüfen |
Signaturanfrage schlägt fehl oder keine Credits verfügbar | Kontingent aufgebraucht oder serverseitiger Fehler | Anfrage wiederholen (fehlgeschlagene Anfragen verbrauchen keine Credits), weitere Credits über [email protected] anfordern |
Häufige Fragen
Muss ich die Signaturposition festlegen?
Nein, das ist optional. Überspringst Du diesen Schritt, können Unterzeichner wie bisher frei im Dokument unterschreiben.
Wird eine automatische Erinnerung auch verschickt, wenn schon unterschrieben wurde?
Nein. Kenjo prüft vor jedem Versand live, ob der Empfänger bereits unterschrieben hat.
Wie viele automatische Erinnerungen kann ich pro Signaturanfrage einrichten?
Maximal zwei, jeweils zwischen 1 und 365 Tagen nach Versand. Die zweite muss später liegen als die erste.
Funktioniert die Signaturplatzierung auch bei Word-Dokumenten?
Ja. Word-Dateien werden automatisch in PDF umgewandelt, bevor die Platzierung angewendet wird.
Warum sehe ich nicht alle Markierungen, die im System existieren?
In der Filterleiste eines Dokumentenbereichs erscheinen nur Markierungen, die dort tatsächlich vorkommen. Die vollständige Liste aller aktiven Markierungen siehst Du beim Hochladen eines Dokuments.
Kann ich eine Standard-Markierung löschen, die ich nicht mehr brauche?
Nein, nur umbenennen, die Farbe ändern oder deaktivieren. Eigene Markierungen kannst Du löschen, sobald kein Dokument sie mehr trägt.
Kann ich eine hochgeladene Word-Vorlage nachträglich inhaltlich ändern?
Nein. Nach dem Hochladen lässt sich nur die Feldzuordnung anpassen. Für Textänderungen lädst Du eine neue Vorlage als DOCX hoch.
Ist die digitale Signatur für Kündigungen geeignet?
Nein. § 623 BGB schließt für Kündigungen und Aufhebungsverträge die elektronische Form ausdrücklich aus. Lass arbeitsrechtlich prüfen, welche Deiner Dokumente digital signiert werden dürfen.
Können Mitarbeiter auch mobil unterschreiben?
Ja, über die mobile Kenjo App. Sie erhalten die Anfrage per E-Mail, öffnen sie in der App und unterschreiben direkt mit dem Finger auf dem Bildschirm.