1. Signatur-Einstellungen aufrufen
Falls Du eine professionelle Vorlage für Dein Team erstellen willst, dann navigierst Du in den Administrationsbereich. Falls Du dort Änderungen vornimmst, dann wirken sich diese zentral auf alle ausgehenden Nachrichten aus.
Gehe zu Einstellungen > Mein Unternehmen
Scroll runter bis E-Mail Signatur hinzufügen
2. Signaturvorlage hinzufügen
Falls Du das Design der E-Mails an Dein Corporate Design anpassen willst, dann startest Du den Editor. Falls Du Bilder wie Logos einbindest, dann achte auf eine geringe Dateigröße für schnelle Ladezeiten.
Klicke auf das Plus-Symbol (E Mail Signatur hinzufügen).
Verfasse den Text direkt im Editor-Fenster.
Nutze die Formatierungswerkzeuge für Schriftart und Stil.
3. Platzhalter zur Personalisierung nutzen
Falls Du möchtest, dass Name oder Position beim Versand automatisch erscheinen, dann musst Du Platzhalter (erkennbar an den geschweiften Klammern {..}) einsetzen. Falls Du diese Felder nutzt, dann befüllt das System die Signatur später mit den echten Daten aus dem persönlichen Profil.
Wähle die Sprache
Suche das Objekt aus; die Variablen unter Feld sind nach dem Objekt kategorisiert.
Wähle die passende Variable in Feld
Platziere diese Variablen an der gewünschten Stelle im Text.
Beispiel: Falls Du den Platzhalter {Name} , das Objekt: Mitarbeiter und das Feld: Vorname einfügst, dann wird beim Versand automatisch der Name des entsprechenden Mitarbeiters eingesetzt.
4. Testlauf durchführen
Falls Du sichergehen willst, dass das Design und die Verlinkungen stimmen, dann führst Du einen Testversand durch. Falls die Darstellung in Deinem Postfach korrekt ist, dann kannst Du die Signatur für die gesamte Organisation freigeben.
Sende Dir selbst eine Test-Nachricht über das System.
Kontrolliere die Darstellung auf verschiedenen Endgeräten wie Smartphones oder Desktop-Rechnern.
Vorschlag: Nutze klare Trennlinien oder Abstände, um die Signatur optisch sauber vom eigentlichen Nachrichtentext abzuheben.