Hinweis: Wir empfehlen bei unregelmäßigen Arbeitsplänen den Abwesenheitsanspruch in den Richtlinieneinstellungen in Tagen und beim Abzug den Arbeitsplan anzugeben.
Admins müssen den Mitarbeitern mit unregelmäßigen Arbeitszeiten klar kommunizieren, wie Urlaubsanträge formuliert werden sollten, abhängig davon, wie ihre Abwesenheitsrichtlinien eingerichtet sind.
1. Fall: Abwesenheit beantragen, ohne veröffentlichten Schichtplan
Wenn noch kein Schichtplan veröffentlicht ist, hängt es von der Urlaubsrichtlinie ab, wie Mitarbeiter Urlaub beantragen sollten.
Beispiel:
Connie hat 21 Wochenstunden und arbeitet flexibel (3–5 Tage pro Woche). Zuletzt meist Do–Sa.
Sie möchte frühzeitig eine ganze Woche Urlaub nehmen – bevor ein Schichtplan existiert.
Fall A: Abzug nach Arbeitsplan (empfohlen)
Urlaub wird auf Basis der geplanten Arbeitszeit berechnet.
Wenn Connie nur Do–Sa beantragt, wird der Antrag abgelehnt
→ Das System erkennt diese Tage ohne Schichtplan als arbeitsfreiStattdessen verteilt das System die erwarteten Stunden auf andere Tage (z. B. Mo–Mi)
✅ Richtig: Connie sollte die komplette Woche beantragen
→ Es werden automatisch 21 Stunden / 3 Tage Urlaub abgezogen
Fall B: Abzug nach Kalendertagen
Urlaub wird für jeden Kalendertag berechnet.
Connie kann Do–Sa beantragen → 3 Urlaubstage werden abgezogen
Beantragt sie Mo–Sa, werden 6 Urlaubstage abgezogen
Kurz gesagt
Abzug nach Arbeitsplan → immer den gesamten Zeitraum beantragen (empfohlen)
Abzug nach Kalendertagen → nur die tatsächlichen Abwesenheitstage beantragen
Fazit
Wählt die Urlaubsregel je nach Bedarf:
Realistisch geleistete Arbeit abbilden?
→ Abzug nach Arbeitsplan (Standard & empfohlen)Gesamte Abwesenheit zählen (z. B. weil rechtlich nötig)
→ Abzug nach Kalendertagen
2. Fall: Abwesenheit beantragen, mit veröffentlichtem Schichtplan
Wenn Du eine Abwesenheit für einen Mitarbeiter in naher Zukunft erfasst (z. B. bei Krankmeldung), musst Du bei einem veröffentlichten Schichtplan besonders darauf achten, Schichten erst zu löschen, nachdem die Abwesenheitsanfrage vollständig verarbeitet wurde.
Wenn Du Schichten im veröffentlichten Schichtplan zu früh entfernst, kann das System nicht mehr korrekt berechnen, wie viele Stunden abgezogen werden müssen. Dadurch kann es passieren, dass der Abzug nicht korrekt angewendet wird oder später wieder korrigiert werden muss.
Grundregel für das Löschen von Schichten
Rückwirkende Anträge: Der Abzug wird direkt bei Genehmigung verarbeitet. Du kannst die Schichten im veröffentlichten Schichtplan danach sofort löschen oder unverändert lassen.
Zukünftige Abwesenheiten: Der Abzug wird erst am ersten Tag der Abwesenheit um 00:00 Uhr verarbeitet. Du darfst die Schichten im veröffentlichten Schichtplan erst danach löschen. (!)
Beispiel
Michael hat 30 vertragliche Wochenstunden, arbeitet 3–6 Tage pro Woche und ist von Montag bis Samstag verfügbar. Diese Woche ist er Montag bis Donnerstag im veröffentlichten Schichtplan eingeplant und meldet sich am Sonntagabend für die gesamte Woche krank.
Fall A: Abrechnung nach Arbeitswoche laut Arbeitsplan
Michael reicht eine Abwesenheit für die gesamte Woche (Mo–Sa) oder nur für seine geplanten Arbeitstage (Mo–Do) ein.
Dein Vorgehen als Admin:
Sonntag: Du lässt alle Schichten im veröffentlichten Schichtplan bestehen, damit das System korrekt berechnen kann.
Montagmorgen: Sobald der Abzug verarbeitet wurde, kannst Du die Schichten von Montag bis Donnerstag löschen.
Ergebnis:
Das System erfasst in beiden Fällen 4 Krankheitstage (Mo–Do), da nur die tatsächlich geplanten Arbeitstage berücksichtigt werden.
Fall B: Abrechnung nach Kalendertagen + Arbeitsplan
Michael reicht eine Abwesenheit entweder für Mo–Do oder für Mo–Sa ein.
Dein Vorgehen als Admin:
Du kannst die Schichten im veröffentlichten Schichtplan jederzeit löschen oder in offene Schichten umwandeln.
Ergebnis:
Mo–Do → 4 Krankheitstage
Mo–Sa → 6 Krankheitstage (basierend auf der Verfügbarkeit laut Arbeitsplan)
Kurz gesagt
Wir empfehlen Dir, Krankmeldungen in Deutschland nicht nach Kalendertagen abzurechnen.
Der Grund: Für die Lohnabrechnung sollten ausschließlich die tatsächlich geplanten Arbeitstage berücksichtigt werden. Das ist auch wichtig für die korrekte Erstattung durch die Krankenkasse.
Gleiches gilt für Urlaub: Entscheidend sind immer die tatsächlich geplanten Arbeitstage laut Arbeitsplan.