Richte die DATEV-Integration ein, übertrage Lohndaten monatlich an Deine Steuerberatung und richte den automatischen eAU-Abruf ein.
Verstehen wie die Schnittstelle funktioniert
Kenjo ist das vorbereitende System, nicht das Abrechnungssystem. Die eigentliche Lohnabrechnung wird weiterhin in DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt gerechnet — in der Regel bei Deiner Steuerberatung. Es gibt in Kenjo keine Schaltfläche „Abrechnung starten": Der Rechenlauf selbst und etwaige Nachberechnungen bleiben bei Deiner Steuerberatung in DATEV.
Die Schnittstelle übernimmt zwei Aufgaben:
Stammdaten, Festbezüge und Lohndaten aus Kenjo an DATEV übertragen.
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) aus DATEV abrufen und den Status an der Abwesenheit in Kenjo anzeigen. Die eAU ist der digitale Nachweis einer Krankschreibung, den DATEV bei der Krankenkasse abruft.
Voraussetzungen bei DATEV prüfen
Bevor Du die Verbindung in Kenjo herstellst, muss Deine Steuerberatung vier Punkte auf DATEV-Seite erledigt haben. Solange einer davon fehlt, schlägt die Verbindung in Kenjo fehl.
Lohn Import Datenservice — für die Übertragung von Stamm- und Lohndaten nach DATEV.
Lohn Austausch Datenservice — für den eAU-Abruf. Dieser Service wird trotz des Namens gesondert gebucht; ein funktionierender Lohnimport bedeutet nicht, dass der eAU-Abruf funktioniert.
DATEV Personaldaten für den betreffenden Mandanten freigeschaltet. Dies ist die häufigste Ursache dafür, dass ein Service verbunden ist und der andere nicht.
Benutzerrechte für die Person, die die Verbindung herstellt und später den eAU-Abruf nutzt — jeweils getrennt für Lohnimport und Lohnaustausch.
Den Lohn Auswertungsdatenservice nutzt Kenjo derzeit nicht. Lohnjournale und Auswertungen sind nicht mitarbeiterbezogen und werden daher nicht über die Schnittstelle zurückgespielt.
Tipp:
Wenn Du den eAU-Abruf ebenfalls nutzen möchtest, lass den Lohn Austausch Datenservice gleich mit buchen und berechtigen — auch wenn Du die Abwesenheiten erst später einrichtest. Beide Services betreffen denselben Mandanten; eine gemeinsame Beauftragung erspart Dir eine zweite Abstimmungsrunde mit der Steuerberatung. Die Konfiguration des Abrufs findest Du in Abschnitt 11 dieses Artikels.
Informationen vorab sammeln
Halte diese Angaben bereit, bevor Du mit der Einrichtung beginnst:
Beraternummer (bis zu 7 Stellen) und Mandantennummer (bis zu 5 Stellen) — die Nummern des Mandanten, auf dem der Lohn läuft.
Verwendetes Zielsystem: LODAS oder Lohn und Gehalt. Für Deine tägliche Arbeit macht das keinen Unterschied, für die Feldstruktur der Übertragung schon.
Lohnart Nummer für alle Vergütungsbestandteile, die übertragen werden sollen (üblicherweise vierstellig).
Festbezug-Nr. für jeden Bestandteil, der als eigener Bezug in der Abrechnung erscheinen soll. Diese DATEV-spezifische Nummer bestimmt die Position des Bezugs. Für zusätzliche variable Vergütungen wird sie nicht benötigt.
Eine Liste der Vergütungsbestandteile, die Du heute abrechnest — Zuschläge, Sachbezüge, Boni, Abfindungen. Diese Liste ist die Grundlage für die Variablen Vergütungsarten, die Du in Kenjo anlegst.
Personalnummer je Mitarbeiter, im DATEV-Format.
Verbindung zu DATEV herstellen
Jede Abrechnungsgruppe ist mit einem bestimmten Mandanten in Datev verbunden. Die Abrechnungsgruppe richtet sich nach der Organisation bzw. den Organisationen, die in den allgemeinen Unternehmenseinstellungen hinterlegt worden sind. Für jede Abrechnungsgruppe gelten die folgenden Schritte:
Öffne Lohnabrechnung > DATEV-Einstellungen und wähle gewünschte Organisation aus.
Wähle das Zielsystem (LODAS oder Lohn und Gehalt) und trage Berater- und Mandantennummer ein.
Stelle die Verbindung für den Lohnimport her und anschließend gesondert die Verbindung mit eAU-Zertifikat.
Legitimiere Dich gegenüber DATEV: entweder per SmartLogin — ein QR-Code, den Du mit der DATEV-App scannst — oder per DATEV mIDentity-USB-Stick. In den meisten Fällen legitimierst Du Dich selbst; Deine Steuerberatung muss dich lediglich im Hintergrund dafür berechtigen.
Stelle die Verbindung lokal an dem Gerät her, an dem der USB-Stick steckt bzw. die DATEV-App liegt. Hast Du Buchungen oder Rechte auf DATEV-Seite geändert, lade die Seite neu und versuche es erneut.
Wähle im nächsten Schritt diejenigen Mitarbeiter aus, bei in dieser Abrechnungsgruppe berücksichtigt werden sollen:
Mitarbeiterfelder auswählen
Pauschal sind alle Felder ausgewählt. Bestimme, welche Daten bei der Übertragung nicht berücksichtigt werden sollen.
Variable Vergütungsarten anlegen und zuordnen
Bevor Du in den DATEV-Einstellungen Lohnarten zuordnen kannst, müssen die entsprechenden Variablen Vergütungsarten in Kenjo existieren. Die Zuordnungstabelle enthält ausschließlich Vergütungsarten, die bereits angelegt sind — eine freie Eingabe ist nicht möglich.
Öffne Einstellungen > Lohnabrechnung > Variable Vergütungsarten.
Lege je Vergütungsbestandteil eine Art an, zum Beispiel Bonus, Abfindung, Sachbezug, Nachtzuschlag, Sonntagszuschlag. Der Name muss innerhalb Deiner Organisation eindeutig sein.
Benenne die Arten so, dass Du sie in der Lohnbuchhaltung wiedererkennst. Bewährt hat sich, die Lohnart Nummer in den Namen aufzunehmen, etwa „Nachtzuschlag (2110)".
Eine Variable Vergütungsart beschreibt nur die Art der Zahlung, nicht deren Rhythmus. Ob ein Betrag einmalig anfällt oder monatlich wiederkehrt, legst Du später je Mitarbeiter beim Eintrag fest — zusammen mit Betrag, Gültigkeitszeitraum und Kommentar. Du brauchst also keine getrennten Arten für einmalige und wiederkehrende Zahlungen.
Reihenfolge:
Vergütungsarten, die vor der Aktivierung der DATEV-Integration bestehen, erscheinen automatisch in der Zuordnungstabelle — zunächst ohne Identifikatoren. Später angelegte Arten musst Du in den DATEV-Einstellungen einmal aktiv hinzufügen. In beiden Fällen trägst Du die Identifikatoren manuell ein.
In den DATEV-Einstellungen ordnest Du jede zu übertragende Variable Vergütungsart einer von zwei Tabellen zu. Die Tabellen benötigen unterschiedliche Angaben:
Tabelle | Benötigte Angaben | Verwendung |
Variable Vergütung | Lohnart Nummer und Festbezug-Nr. | Für Bestandteile, die als eigener Bezug in der Abrechnung stehen sollen. |
Variable zusätzliche Zahlungen | Nur die Lohnart Nummer. | Für alle anderen variablen Bestandteile. |
Eine Variable Vergütungsart kann jeweils nur einer der beiden Tabellen zugeordnet sein. Fehlt eine Art in der Auswahlliste, ist sie bereits in der anderen Tabelle zugeordnet.
Bei mehreren Gesellschaften:
Variable Vergütungsarten gelten organisationsweit, die Zuordnung zu DATEV-Identifikatoren erfolgt jedoch je Gesellschaft. Wenn Du mehrere Entitäten mit eigenen Berater- oder Mandantennummern abrechnest, ordne dieselbe Variable Vergütungsart in jeder Gesellschaft gesondert zu — die Lohnart Nummern können sich unterscheiden.
Personalnummer und Kostenstelle pflegen
Die Personalnummer ist Pflichtfeld für den Export. Pflege sie im Bereich DATEV-spezifische Lohndaten im Mitarbeiterprofil — DATEV erlaubt nur bestimmte Formate und Wertelisten, daher gibt es dort einen eigenen Datensatz neben der allgemeinen Mitarbeiternummer in Kenjo. Kenjo prüft Vorhandensein und Format vor dem Export.
Für die Übertragung an DATEV ist außerdem das Feld Stammkostenstelle im Bereich DATEV-spezifische Lohndaten maßgeblich. Es wird sowohl bei LODAS als auch bei Lohn und Gehalt übergeben.
Wichtig:
Die allgemeinen Kostenstellen mit prozentualer Aufteilung unter „Geschäftliche Informationen" dienen Kenjo-internen Auswertungen. Die DATEV-Übertragung nutzt die Stammkostenstelle — pflege beide Felder, wenn Du beide benötigst.
Daten an DATEV übertragen
Öffne Lohnabrechnung und wähle die Abrechnungsgruppe. Der Umweg über die DATEV-Einstellungen ist nicht nötig.
Prüfe Stammdaten sowie Vergütung und Anwesenheit. Änderungen seit der letzten Übertragung sind in der Tabelle hervorgehoben.
Bestätige die Überprüfung. Kenjo validiert Pflichtfelder und Formate und zeigt Fehler je Feld an.
Exportiere: entweder lade die Datei herunter und gib sie selbst weiter, oder sende sie direkt an DATEV. Eine erneute Authentifizierung ist dafür nicht erforderlich.
Schließe die Abrechnung ab. Damit setzt Du einen Stichtag, ab dem Kenjo Änderungen nachverfolgt.
Du kannst immer nur vollständige Abrechnungsgruppen übertragen, keine einzelnen Datensätze.
Abgeschlossene Abrechnung erneut öffnen:
Eine abgeschlossene Abrechnung kann wieder eröffnet werden. Dabei geht ein weiterer Datensatz an DATEV. Stimme das vorher mit Deiner Steuerberatung ab: Dort werden Datensätze aus der Cloud abgerufen, und mehrere Versionen desselben Zeitraums führen zu Rückfragen. Bei kleineren Korrekturen ist es oft sauberer, die Änderung in der Mitarbeiterakte vorzunehmen und eine neue Abrechnungsdatei zu erzeugen.
Vor dem ersten Echtlauf:
Teste mit einem abgeschlossenen Monat oder parallel zu Deinem bisherigen Verfahren und gleiche die Ergebnisse ab. Übertrage keine unvollständigen Lohndaten in einen Zeitraum, in dem Deine Steuerberatung bereits arbeitet.
Gehaltsdaten per Massenimport erfassen
Für die Ersterfassung und für monatliche variable Bestandteile ist der Massenimport deutlich schneller als die Eingabe je Akte.
Öffne Einstellungen > Datenimport und wähle den passenden Importtyp: Gehalt oder Variable Vergütung.
Lade die Excel-Vorlage herunter. Sie wird auf Basis Deiner konfigurierten Mitarbeiterfelder und Lohnarten erzeugt — konfiguriere diese daher zuerst.
Fülle die Vorlage aus. Deine Steuerberatung kann das aus DATEV heraus tun; die Stammdaten liegen dort bereits vor.
Teste den Import mit einem oder zwei Mitarbeitern und prüfe das Ergebnis im System.
Lade nach erfolgreichem Test die vollständige Liste hoch.
Der Import protokolliert jeden Versuch und gibt bei Fehlern eine Fehlerdatei mit Zeile, Spalte und Grund aus. Übernommen wird nur, was fehlerfrei ist. Gehalts- und Beschäftigungsdaten haben Gültigkeitszeiträume, weshalb sie über einen anderen Import laufen als die statischen Stammdaten — so lassen sich auch historische Gehaltsstände mit übernehmen.
Verstehen wo die Schnittstelle Grenzen hat
Nicht 100 % der Daten, die Du heute monatlich an Deine Steuerberatung lieferst, gehen über die Schnittstelle. Plane ergänzende Exporte ein.
Abwesenheiten werden nicht als eigene Werte übergeben. Bezahlter Urlaub eines Stundenlöhners wird über die Anwesenheitslogik in Entgelt umgerechnet und geht als solches mit; ein eigener Abwesenheitswert entsteht dabei nicht.
Unbezahlte Abwesenheiten führen zu keinem automatischen Abzug. Erfasse den Abzug bis auf Weiteres als negative Variable Zahlung, zum Beispiel ein Dreißigstel des Monatsgehalts pro Tag. Lege Abwesenheitsarten, die später zu einem Abzug führen sollen, konsequent als „unbezahlt" an — das erleichtert die Umstellung, sobald die Automatisierung verfügbar ist.
Betriebliche Altersvorsorge wird nicht unterstützt. Policennummern und die Differenzierung von Brutto- und Nettoanteilen gehen nicht über die Schnittstelle.
Zuschläge werden nicht getrennt ausgewiesen. Regelbasiert berechnete Zuschläge passen den Lohn an, statt eine zweite Zeile zu erzeugen. Wenn Du eine getrennte Ausweisung benötigst, erfasse den Zuschlag als eigene Variable Vergütungsart — manuell in der Akte oder per Massenimport.
Lohnzettel gelangen nicht automatisch zurück nach Kenjo. Lade die von der Abrechnung zurückgesendeten PDFs per Drag-and-drop in die Mitarbeiterakten oder nutze die Massenimportfunktion in Smart-Docs.
eAU-Abruf einrichten
Aktiviere den eAU-Abruf im Tab eAU-Zertifikat in den DATEV-Einstellungen.
Hinterlege eine E-Mail-Adresse für die DATEV-Statusmeldungen — sinnvollerweise ein Funktionspostfach, keine persönliche Adresse. Die Meldung nennt die Personalnummer, den Status siehst Du in Kenjo.
Wähle die Abwesenheitsarten aus, die einen Abruf auslösen sollen (in der Regel "Krankheit mit Lohnfortzahlung").
Lege an der Abwesenheitsart fest, ab welcher Dauer ein Nachweis erforderlich ist. Diese Einstellung steuert den Abruf.
Ein Abruf wird beim Anlegen des Abwesenheitsantrags ausgelöst, nicht erst nach Ablauf der Abwesenheit. Meldet sich jemand am ersten Tag für fünf Tage krank, löst das den Abruf sofort aus.
Was der Abruf zurückgibt: Der eAU-Abruf ist ein Statusabgleich, kein Dokumentenversand — geprüft wird, ob der in Kenjo eingetragene Zeitraum mit der vom Arzt ausgestellten Bescheinigung übereinstimmt. Es liegt kein PDF dahinter.
Liegt nach 15 Tagen keine Rückmeldung von DATEV vor, setzt Kenjo den Status automatisch auf „nicht erhalten".
Privat Versicherte sind nicht Teil des eAU-Verfahrens. Für diese Fälle bleibt der Dokumentenupload in die digitale Akte notwendig — halte die Abwesenheitsart deshalb weiterhin mit Dokumentenanhang verknüpft.
Kenjo prüft jeden Abwesenheitsantrag einzeln und summiert aufeinanderfolgende Einzeltage nicht. Zwischen Erst- und Folgemeldung wird derzeit nicht unterschieden.
Meldet sich jemand an drei Tagen jeweils einzeln krank und erhält erst am dritten Tag eine Bescheinigung über den gesamten Zeitraum, musst Du als Admin die Einzeleinträge löschen und einen zusammenhängenden Antrag anlegen oder modifizieren. Danach prüft Kenjo erneut gegen den vollständigen Zeitraum.
Empfehlung:
Setze die Nachweispflicht so, wie es Deine interne Regelung tatsächlich vorsieht. Prüfe ab dem ersten Tag, wenn Du jede Bescheinigung sehen willst — dann laufen einzelne Abrufe erfolglos aus, was ohne Folgen bleibt. Prüfe ab dem dritten Tag, wenn Du nur die gesetzlich erforderlichen Nachweise abgleichen willst.
Fehler beheben
Symptom | Ursache | Lösung |
„Die angegebene Beraternummer ist nicht autorisiert" beim Verbinden | Der benötigte Datenservice ist nicht gebucht, DATEV Personaldaten ist für den Mandanten nicht freigeschaltet, oder Du hast keine Rechte auf den Service. | Lass Deine Steuerberatung prüfen: Service gebucht, DATEV Personaldaten aktiv, Benutzerrecht gesetzt. Lade die Seite danach neu und verbinde erneut. |
Lohnimport funktioniert, eAU-Abruf nicht | Beide Services werden getrennt gebucht und getrennt berechtigt. | Lass den Lohn Austausch Datenservice gesondert buchen und berechtigen. |
Export bricht mit Fehlermeldung ab | Pflichtfelder fehlen oder Formate passen nicht (z. B. fehlende Personalnummer, Vor-/Nachname über 30 Zeichen). | Prüfe die Fehlerhinweise in der Vorschau vor dem Export und ergänze die betroffenen Felder in den Mitarbeiterprofilen. |
Zuschläge erscheinen nicht getrennt auf der Abrechnung | Berechnete Zuschläge werden in den Stundenlohn eingerechnet. | Erfasse Zuschläge als eigene Variable Vergütungsart — manuell oder per Massenimport. |
eAU-Status bleibt offen | Es liegt keine Rückmeldung von DATEV vor. | Nach 15 Tagen ohne Rückmeldung setzt Kenjo den Status automatisch auf „nicht erhalten". Lade das AU-Dokument bei Bedarf manuell in die Akte hoch. |
Mehrere aufeinanderfolgende Einzel-Krankheitstage werden alle als „keine AU vorhanden" markiert | Kenjo prüft jeden Abwesenheitsantrag einzeln und summiert Folgetage nicht. | Lösche die Einzeleinträge und lege einen zusammenhängenden Antrag über den gesamten Zeitraum an. Kenjo prüft danach erneut. |
Eine Variable Vergütungsart lässt sich in den DATEV-Einstellungen nicht zuordnen | Die Art ist in Kenjo nicht angelegt, oder sie ist bereits der anderen Zuordnungstabelle zugewiesen. | Lege die Variable Vergütungsart unter Einstellungen > Lohnabrechnung an. Ist sie dort vorhanden, prüfe die zweite Tabelle und entferne die Zuordnung dort. |
Häufige Fragen
Warum schlägt die Verbindung zu DATEV mit der Meldung „Die angegebene Beraternummer ist nicht autorisiert" fehl?
Wenn diese Meldung erscheint, fehlt meist ein gebuchter Datenservice, die Freischaltung von DATEV Personaldaten oder Dein Benutzerrecht auf den Service. Lass Deine Steuerberatung alle drei Punkte prüfen und verbinde danach erneut.
Warum funktioniert der Lohnimport, aber der eAU-Abruf nicht?
Lohn Import und Lohn Austausch sind zwei getrennt gebuchte und getrennt berechtigte DATEV-Services. Ein funktionierender Lohnimport sagt nichts über den Status des eAU-Service aus. Lass den Lohn Austausch Datenservice gesondert buchen und berechtigen.
Kann ich einzelne Mitarbeiter statt der ganzen Abrechnungsgruppe an DATEV übertragen?
Nein. Du kannst immer nur vollständige Abrechnungsgruppen übertragen, keine einzelnen Datensätze. Willst Du einzelne Korrekturen vornehmen, ändere die Mitarbeiterakte und erzeuge eine neue Abrechnungsdatei für die gesamte Gruppe.
Was passiert, wenn ich eine abgeschlossene Abrechnung wieder öffne?
Beim erneuten Öffnen geht ein weiterer Datensatz an DATEV. Wenn Deine Steuerberatung bereits mit der Cloud-Version gearbeitet hat, führen mehrere Versionen desselben Zeitraums zu Rückfragen. Stimme eine Wiedereröffnung deshalb vorher ab; bei kleineren Korrekturen ist es oft sauberer, die Änderung in der Akte vorzunehmen und eine neue Datei zu erzeugen.
Warum erscheinen Zuschläge nicht getrennt auf der Abrechnung?
Regelbasiert berechnete Zuschläge passen aktuell den Lohn an, statt eine zweite Zeile zu erzeugen. Wenn Du eine getrennte Ausweisung brauchst, erfasse den Zuschlag als eigene Variable Vergütungsart über Einstellungen > Lohnabrechnung — manuell oder per Massenimport.