Richte die vorbereitende Lohnbuchhaltung mit Datei-Export ein — den Standardweg für alle, die keine DATEV-Schnittstelle nutzen, egal ob Deine Steuerberatung mit Lexware, Agenda oder einem anderen Programm arbeitet oder die Daten manuell erfasst.
Kenjo rechnet keine Löhne. Kenjo sammelt Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Gehälter und variable Vergütungen eines Zeitraums, stellt sie in einer prüfbaren Tabelle zusammen und erzeugt daraus eine Exportdatei. Diese Datei ist der Übergabepunkt an Deine Steuerberatung. Die Berechnung von Steuern, Sozialabgaben und Nettobeträgen findet dort statt.
Wenn Du DATEV nutzt:
Die Einrichtung unterscheidet sich in mehreren Punkten deutlich — insbesondere bei der Zuordnung der Mitarbeiter und beim Wiedereröffnen einer abgeschlossenen Abrechnung. Nutze in diesem Fall den folgenden Artikel: Schritt 5: Lohnabrechnung mit DATEV durchführen
Kenjo-Konto vorbereiten
Die Exportdatei kann nur die Daten enthalten, die im System gepflegt sind. Vor der ersten Abrechnung sollte Folgendes stehen:
Arbeitspläne sind allen Mitarbeitern zugewiesen. Sie bestimmen die erwartete Arbeitszeit und damit die Über- und Minusstunden im Export.
Die Zeiterfassung läuft mindestens einen vollständigen Abrechnungszeitraum.
Abwesenheitsarten und Richtlinien sind konfiguriert und den Mitarbeitern zugewiesen.
Je Mitarbeiter ist eine Vergütung hinterlegt — Monatsgehalt, Jahresgehalt oder Stundensatz. Ohne Gehaltsinformation erscheint die Person nicht in der Abrechnungstabelle.
Eintrittsdatum und Mitarbeiternummer sind gepflegt. Fehlt eines von beiden, wird der Datensatz als „Unvollständig" gekennzeichnet.
Zur Mitarbeiternummer:
Sie wird nicht automatisch erzeugt. Lege das Format früh fest und übernimm es beim Mitarbeiter-Import, oder pflege es manuell im Profil. Wenn Deine Steuerberatung bereits mit eigenen Personalnummern arbeitet, verwende deren Nummernkreis — das erspart Dir eine Zuordnungsliste bei jeder Übergabe.
Export mit der Steuerberatung abstimmen
Der Export ist konfigurierbar, und genau darin liegt die Arbeit: Es gibt kein vorgegebenes Format, das jede Steuerberatung erwartet. Kläre vor der Einrichtung:
Welches Dateiformat gewünscht ist — Excel oder CSV.
Welche Spalten benötigt werden und in welcher Reihenfolge.
Welche Vergütungsbestandteile getrennt ausgewiesen werden sollen und unter welcher Bezeichnung.
In welchem Rhythmus und über welchen Weg die Datei übergeben wird.
Wie Sonderfälle abgebildet werden sollen. Typisches Beispiel: die 1-%-Regelung für Firmenwagen. Möglich ist der bereits berechnete Sachbezugswert als Variable Vergütung oder ein zusätzliches Mitarbeiterfeld. Frag nach, welche Form gebraucht wird, bevor Du eine wählst.
Variable Vergütungsarten anlegen
Variable Vergütungen sind alle Zahlungen, die nicht Teil des Festgehalts sind: Boni, Abfindungen, Sachbezüge, Zuschüsse, Zuschläge. Du kannst sie im Mitarbeiterprofil erst erfassen, wenn die Art zuvor angelegt wurde — andernfalls ist die Auswahlliste leer.
Öffne Einstellungen > Abrechnungsgruppen > Variable Vergütungsarten.
Lege je Bestandteil eine Art an. Der Name muss innerhalb Deiner Organisation eindeutig sein.
Stimme die Bezeichnungen mit Deiner Steuerberatung ab, damit die Spalten im Export ohne Rückfragen lesbar sind.
Eine Variable Vergütungsart beschreibt nur die Art der Zahlung, nicht ihren Rhythmus. Ob ein Betrag einmalig anfällt oder monatlich wiederkehrt, legst Du beim Eintrag im Mitarbeiterprofil fest — zusammen mit Betrag, Gültigkeitszeitraum und Kommentar. Getrennte Arten für einmalige und wiederkehrende Zahlungen sind nicht nötig.
Abrechnungsgruppe einrichten
Eine Abrechnungsgruppe bündelt die Mitarbeiter, den Zeitraum und die Exportkonfiguration. Du findest sie unter Einstellungen > Abrechnungsgruppen. Mehrere Gruppen sind sinnvoll, wenn Du unterschiedliche Zeiträume, Exportformate oder Empfänger hast — etwa je Gesellschaft oder getrennt für Stundenlöhner und Gehaltsempfänger.
Zuordnung der Mitarbeiter
Die Zuordnung erfolgt über Filter, nicht über eine manuelle Liste. Du definierst Bedingungen — zum Beispiel Standort, Abteilung oder Vertragsart — und die Tabelle zeigt alle Mitarbeiter, die darauf zutreffen.
Wichtig:
Setzt Du keinen Filter, werden automatisch alle Mitarbeiter in die Gruppe aufgenommen. Bei mehreren Gruppen führt ein fehlender Filter dazu, dass Personen doppelt abgerechnet werden. Prüfe nach dem Anlegen die Zahl der zugeordneten Mitarbeiter.
Der Vorteil dieser Logik: Neue Mitarbeiter erscheinen automatisch in der passenden Gruppe, sobald ihr Profil die Bedingungen erfüllt. Du musst niemanden manuell nachtragen.
Zahlungszeitraum
Monatlich, Kalendermonat — der Standardfall.
Monatlich, beginnend am — für abweichende Stichtage, etwa vom 16. bis zum 15.
Variabel, je nach Bestätigungsdatum — der nächste Zeitraum beginnt dort, wo der letzte abgeschlossen wurde.
Tabelle und Exportdatei geben immer den hier gewählten Zeitraum wieder.
Lohnberechnung auf Stundenbasis
Diese Einstellung betrifft nur Mitarbeiter mit Stundensatz und entscheidet, wie der Lohn im Zeitraum errechnet wird:
Option | Berechnung |
Verwende nur erfasste Stunden | Stundensatz multipliziert mit den tatsächlich erfassten Stunden. |
Verwende erfasste und erwartete Stunden | Erfasste Stunden bis heute plus erwartete Stunden für die restlichen Tage des Zeitraums. |
Die zweite Option brauchst Du, wenn Du die Abrechnung vor Ende des Zeitraums an die Steuerberatung geben musst. Die Werte sind dann eine Prognose und weichen von den Ist-Stunden ab, sobald noch gearbeitet wird.
Zusätzliche Zahlungen pro Jahr
Für Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld legst Du unter Betrag der Zahlungen pro Jahr die Anzahl der zusätzlichen Zahlungen fest und wählst bei Zusätzliche Zahlungen sollen ausgezahlt werden die Auszahlungsmonate. Die Zahlung wird aus dem Festgehalt berechnet: Bei Monatsgehältern wird derselbe Betrag zusätzlich ausgewiesen, bei Jahresgehältern der Betrag geteilt durch zwölf. Die Funktion gilt nur für feste Gehälter, nicht für Stundenlöhne.
Abwesenheitsarten und Dokumente in der Übersichtstabelle
Hier wählst Du, welche Abwesenheitsarten und welche Dokumentenarten Dir in der Abrechnungstabelle angezeigt werden. Diese Auswahl betrifft ausschließlich die Ansicht in Kenjo.
Konfiguration exportieren
Ein getrennter Abschnitt bestimmt, was in der Exportdatei landet: das Dateiformat, der Umfang der Daten und unter Einschließen drei Haken — Zeiterfassungsbericht für jeden Mitarbeiter, Abwesenheiten und Dokumente.
Die häufigste Fehlerquelle:
Abwesenheiten und Dokumente werden zweimal ausgewählt — einmal für die Übersichtstabelle, einmal für den Export. Die Bezeichnungen sind identisch, die Felder sind es nicht. Wer nur die obere Auswahl setzt, sieht die Abwesenheiten in Kenjo, findet sie aber nicht in der Datei bei der Steuerberatung. Geh beide Abschnitte bewusst durch.
Spalten der Abrechnungstabelle
Unter Mitarbeiter-Felder legst Du fest, welche Spalten Tabelle und Export enthalten. Erwartete Stunden, erfasste Stunden, Überstundenbilanz, Gehalt und Stundensatz sind fest enthalten. Ergänze weitere Felder aus dem Mitarbeiterprofil — Mitarbeiternummer, Kostenstelle, Vertragsart, Steuerklasse oder eigene Felder — und ordne die Reihenfolge so, wie Deine Steuerberatung die Datei liest.
Optional aktivierst Du eine Kommentarspalte. Sie eignet sich für Hinweise, die keine eigene Spalte rechtfertigen, etwa die Begründung einer Einmalzahlung.
Gehaltsdaten pflegen
Gehälter werden im Mitarbeiterprofil unter Gehalt erfasst, mit Gültigkeit ab einem Datum. Bei einer Gehaltsänderung trägst Du nicht den Betrag um, sondern schließt den bestehenden Eintrag mit einem Enddatum ab und legst einen neuen an. Andernfalls können zwei gültige Gehälter gleichzeitig bestehen und der Export wird falsch.
Der Nebeneffekt ist erwünscht: Du erhältst eine nachvollziehbare Gehaltshistorie und kannst Erhöhungen später belegen. Für die Ersterfassung und für historische Gehaltsstände nutzt Du den Massenimport unter Einstellungen > Datenimport. Gehalts- und Beschäftigungsdaten haben Gültigkeitszeiträume und laufen deshalb über einen anderen Import als die statischen Stammdaten.
Zuschläge und Anwesenheitskategorien abrechnen
Wenn Du Stundenlöhner mit Nacht-, Sonntags- oder Feiertagszuschlägen abrechnest, gibt es zwei Wege. Über Lohnzuschlag-Regeln passt Kenjo den Stundensatz automatisch an — prozentual, gebunden an Feiertage, bestimmte Tage oder Zeitfenster. Über Anwesenheitskategorien werden Zeiteinträge markiert und erscheinen als eigene Spalten im Export, was sich für Zulagen eignet.
Beide Themen gehören zur Konfiguration der Zeiterfassung. Für die Lohnbuchhaltung ist nur wichtig: Entscheide vorher gemeinsam mit der Steuerberatung, ob Zuschläge bereits berechnet oder als separate Stunden übergeben werden sollen. Beides ist möglich, aber nicht beides gleichzeitig, ohne doppelt zu zählen.
Abrechnungslauf durchführen
Öffne Lohnabrechnung und wähle die Abrechnungsgruppe sowie den Zeitraum. Der Status der Abrechnung ist zunächst Offen.
Prüfe die Daten. Die Tabelle zeigt je Mitarbeiter die Stammdaten sowie Reiter für Abwesenheiten, Variable Vergütungen und Dokumente. Fehler und fehlende Pflichtangaben sind hervorgehoben und führen mit einem Klick direkt in das betroffene Mitarbeiterprofil.
Nimm Korrekturen im Mitarbeiterprofil vor und kehre zur Abrechnung zurück.
Klicke auf Überprüfung bestätigen. Der Status wechselt zu „Bereit für den Export".
Klicke auf Exportdatei herunterladen und übergib die Datei an Deine Steuerberatung.
Klicke auf Abschließen. Damit ist der Zeitraum gesetzt und Kenjo verfolgt ab hier Änderungen.
Zukünftige Zeiträume lassen sich nicht abschließen — nur der aktuelle und vergangene.
Was die Exportdatei enthält
Du erhältst eine Excel- oder CSV-Datei mit den konfigurierten Spalten, je nach Auswahl ergänzt um einen Zeiterfassungsbericht pro Mitarbeiter sowie Ordner mit den Anhängen zu Abwesenheiten und mit den Mitarbeiterdokumenten. Es gehen ausschließlich die Dokumentenarten mit, die Du im Abschnitt „Konfiguration exportieren" ausgewählt hast.
Zu den angezeigten Beträgen:
Die Monatsbeträge in der Vorschau sind eine Schätzung auf Basis des gewählten Stichtags und des hinterlegten Grundgehalts. Variable Vergütungen und unbezahlte Abwesenheiten sind darin nicht zwingend vollständig berücksichtigt. Die Tabelle dient der Plausibilitätsprüfung, nicht der Lohnberechnung.
Nach dem Abschluss: Korrekturen
Ein Abschluss ist endgültig. Eine abgeschlossene Abrechnung lässt sich nicht wieder öffnen — anders als bei der DATEV-Anbindung.
Für Änderungen, die nach dem Abschluss anfallen, gibt es stattdessen den Korrekturweg: Nimm die Änderung im Mitarbeiterprofil vor und wähle in der abgeschlossenen Abrechnung Auf Änderungen prüfen. Kenjo erkennt die Abweichungen und stellt sie als Korrektur mit Korrekturdatum dar. Diese lässt sich als separate Korrekturabrechnung exportieren und nachreichen, ohne die ursprüngliche Übergabe zu entwerten.
Gehaltszettel, die Du von der Steuerberatung zurückerhältst, lädst Du per Drag-and-drop in den vorgesehenen Bereich unter Smart Docs -> Import. Sie werden den Mitarbeitern zugeordnet und sind für diese in der digitalen Akte und in der mobilen App einsehbar.
Verstehen wo das Verfahren Grenzen hat
Unbezahlte Abwesenheiten führen zu keinem automatischen Gehaltsabzug. Der Abzug ist bis auf Weiteres manuell als negative Variable Zahlung zu erfassen, zum Beispiel ein Dreißigstel des Monatsgehalts pro Tag. Lege Abwesenheitsarten, die später zu einem Abzug führen sollen, konsequent als „unbezahlt" an.
Minusstunden lösen keinen Genehmigungs- oder Benachrichtigungsprozess aus. Sie sind in der Zeiterfassungsübersicht farblich gekennzeichnet und dort auswertbar, aber es gibt keine proaktive Meldung an Führungskräfte.
Kenjo prüft keine steuer- oder sozialversicherungsrechtliche Plausibilität. Falsch zugeordnete Lohnarten oder fehlende Bestandteile fallen erst bei der Steuerberatung auf.
Es gibt keine Rückmeldung aus dem Abrechnungsprogramm. Berechnete Werte, Auswertungen und Lohnjournale kommen nicht automatisch nach Kenjo zurück.
Fehler beheben
Symptom | Ursache | Lösung |
Die Abrechnungstabelle ist leer oder es fehlen Mitarbeiter | Der Filter der Abrechnungsgruppe greift nicht, oder die Mitarbeiter haben keine Gehaltsinformationen. In der Tabelle erscheinen nur Personen mit hinterlegter Vergütung. | Prüfe den Filter in den Einstellungen der Abrechnungsgruppe und hinterlege im Mitarbeiterprofil unter Gehalt eine Vergütung. |
Ein Mitarbeiter ist als „Unvollständig" markiert | Eintrittsdatum oder Mitarbeiternummer fehlen im Profil. | Ergänze beide Felder im Mitarbeiterprofil. Der Datensatz wird danach automatisch vollständig. |
Abwesenheiten stehen in der Tabelle, fehlen aber in der Exportdatei | Abwesenheiten sind zweimal auszuwählen: einmal für die Übersichtstabelle, einmal unter „Konfiguration exportieren > Einschließen". | Setze den Haken bei „Abwesenheiten" im Abschnitt „Konfiguration exportieren". Dasselbe gilt für Dokumente und den Zeiterfassungsbericht. |
Eine Variable Vergütung lässt sich im Mitarbeiterprofil nicht auswählen | Die Auswahlliste ist leer, weil keine Variablen Vergütungsarten angelegt sind. | Lege Vergütungsarten unter Einstellungen > Abrechnungsgruppen > Variable Vergütungsarten an. |
Die Abrechnung wurde zu früh abgeschlossen | Ein Abschluss ist endgültig und lässt sich nicht rückgängig machen. | Verwende „Auf Änderungen prüfen". Nachträgliche Änderungen erscheinen als Korrektur und lassen sich als separate Korrekturabrechnung exportieren. |
Die Beträge in der Vorschau weichen von der späteren Abrechnung ab | Die angezeigten Monatsbeträge sind eine Schätzung auf Basis von Stichtag und Grundgehalt. Variable Vergütungen und unbezahlte Abwesenheiten sind nicht zwingend enthalten. | Verstehe die Vorschau als Plausibilitätsprüfung. Verbindlich ist die Berechnung Deiner Steuerberatung. |
Die Abrechnung des laufenden Monats lässt sich nicht abschließen | Zukünftige Abrechnungszeiträume können nicht abgeschlossen werden. | Warte bis zum Ende des Abrechnungszeitraums. Der aktuelle und alle vergangenen Zeiträume lassen sich abschließen. |
Checkliste vor dem ersten Lauf
Alle Mitarbeiter haben Eintrittsdatum, Mitarbeiternummer und eine hinterlegte Vergütung.
Arbeitspläne sind zugewiesen und die erwartete Arbeitszeit ist geprüft.
Abwesenheitsrichtlinien sind aktiv und die Ansprüche gesetzt.
Mindestens ein vollständiger Abrechnungszeitraum mit Zeiterfassungsdaten liegt vor.
Variable Vergütungsarten sind angelegt und benannt.
Der Filter der Abrechnungsgruppe ist gesetzt und die Zahl der zugeordneten Mitarbeiter geprüft.
Beide Auswahlblöcke sind konfiguriert: Übersichtstabelle und „Konfiguration exportieren".
Deine Steuerberatung kennt Format, Spalten und Übergabeweg und hat einen Testexport gesehen.
Empfehlung:
Führe den ersten Lauf für einen bereits abgeschlossenen Monat parallel zu Deinem bisherigen Verfahren durch und gleiche die Ergebnisse ab, bevor Du umstellst.
Häufige Fragen
Warum ist die Abrechnungstabelle leer oder es fehlen Mitarbeiter?
Meist greift der Filter der Abrechnungsgruppe nicht, oder den fehlenden Mitarbeitern ist keine Vergütung hinterlegt. Prüfe den Filter in den Einstellungen der Abrechnungsgruppe und ergänze fehlende Gehaltsangaben im Mitarbeiterprofil.
Warum fehlen Abwesenheiten in der Exportdatei, obwohl sie in der Tabelle stehen?
Abwesenheiten musst Du zweimal auswählen: einmal für die Übersichtstabelle und einmal unter „Konfiguration exportieren > Einschließen". Setze den Haken in beiden Abschnitten, sonst taucht die Abwesenheit nur in Kenjo, nicht in der Datei auf.
Kann ich eine abgeschlossene Abrechnung wieder öffnen?
Nein, ein Abschluss ist bei dieser Variante endgültig. Nutze stattdessen „Auf Änderungen prüfen": Kenjo erkennt nachträgliche Änderungen und stellt sie als separate Korrekturabrechnung zum Export bereit.
Warum lässt sich die Abrechnung des laufenden Monats nicht abschließen?
Zukünftige Abrechnungszeiträume lassen sich grundsätzlich nicht abschließen. Warte, bis der gewählte Zeitraum abgelaufen ist — dann lässt er sich wie jeder vergangene Zeitraum abschließen.
Berechnet Kenjo Steuern und Sozialabgaben?
Nein. Kenjo stellt Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Gehälter und Variable Vergütungen in einer Exportdatei zusammen. Die Berechnung von Steuern, Sozialabgaben und Nettobeträgen übernimmt Deine Steuerberatung im Abrechnungsprogramm.