Verwalte Dokumente, Vorlagen und digitale Signaturen zentral in der Personalakte — organisiert über Markierungen statt Ordner.
Smart Docs ist die digitale Personalakte in Kenjo. Dokumente werden nicht in Ordnern abgelegt, sondern mit Markierungen versehen und darüber gefiltert. Dieselben Markierungen steuern, wer ein Dokument sehen darf. Ergänzt wird das durch Gültigkeitsdaten mit automatischen Erinnerungen, Word-Vorlagen mit Platzhaltern, einen Massenimport für Lohnabrechnungen und die optional buchbare digitale Signatur.
Smart Docs Aufbau verstehen
Smart Docs gliedert sich in vier Bereiche:
Meine Dokumente: die persönliche Sicht jeder Person, umschaltbar zwischen Listen- und Kachelansicht. Was Mitarbeiter selbst hochladen, landet hier und ist nur für sie selbst sichtbar.
Mitarbeiterdokumente: die Personalakte aus Sicht der Administration, geteilt in „Sichtbar für den Mitarbeiter" und „Versteckt vor dem Mitarbeiter". Du kannst Dokumente per Drag-and-drop zwischen beiden Bereichen verschieben.
Unternehmensdokumente: allgemein gültige Dokumente, die für alle Mitarbeiter einsehbar sind. Hier kannst Du eine Lesebestätigung anfordern und später erneut anfordern, etwa bei neuen Arbeitsanweisungen.
Vorlagen: Word-Vorlagen für wiederkehrende Dokumente.
Ist die digitale Signatur freigeschaltet, kommt eine Übersicht der Signaturanfragen hinzu.
Markierungen statt Ordnerstruktur nutzen
Eine Ordnerstruktur mit Unterordnern gibt es nicht. An ihre Stelle treten Markierungen, nach denen sich die Dokumentenliste filtern und durchsuchen lässt. Ein Dokument kann mehrere Markierungen tragen.
Kenjo liefert sieben Standard-Markierungen mit: Abwesenheitsbescheinigungen, Lebensläufe und Bewerbungen, Lohnabrechnung, Signierte Dokumente, E-Signatur, Zertifikate sowie „ohne Markierung" für alles Übrige. Standard-Markierungen kannst Du umbenennen, in der Farbe ändern und deaktivieren, aber nicht löschen. Eigene Markierungen legst Du unter Einstellungen > Smart docs Einstellungen an.
Deaktivierte Markierungen werden nicht von bestehenden Dokumenten entfernt. Sie stehen beim Hochladen nur nicht mehr zur Auswahl, bleiben in der Vorschau, im Filter und in der Suche aber sichtbar. Eine eigene Markierung kannst Du erst löschen, wenn kein Dokument sie mehr trägt. Markierungsnamen sind innerhalb Deines Kontos eindeutig.
Zur Anzahl: Erfahrungsgemäß arbeiten Unternehmen mit diversen eigenen Markierungen. Auch wenn es keine Obergrenze an Markierungen schlagen wir zur besseren Übersicht eine maximale Anzahl von rund zwanzig bis fünfundzwanzig Markierungen vor. Darüber hinaus wird die Auswahl beim Hochladen und späteren Sortieren unhandlich. In der Filterleiste einer Personalakte erscheinen ohnehin nur die Markierungen, die dort tatsächlich vorkommen; die Auswahlliste beim Hochladen zeigt dagegen alle aktiven Markierungen.
Sichtbarkeit über Markierungen steuern
Jede Markierung ist standardmäßig für alle sichtbar. Alternativ schränkst Du die Sichtbarkeit auf Abteilungen, Bereiche, Teams, Standorte, Unternehmen oder einzelne Personen ein. Eine Auswahl nach Berechtigungsrolle ist nicht vorgesehen.
Diese Einschränkung wirkt zusätzlich zu den Berechtigungen auf die Personalakte: Wer eine Akte grundsätzlich einsehen darf, sieht ein so eingeschränktes Dokument trotzdem nicht. Auf diesem Weg lassen sich zum Beispiel Lohnabrechnungen oder arbeitsrechtliche Unterlagen auf die Personalabteilung begrenzen, obwohl Führungskräfte Zugriff auf die Akte haben.
Wichtig:
Mehrere Markierungen erweitern den Zugriff, sie schränken ihn nicht ein. Trägt ein vertrauliches Dokument zusätzlich eine breit sichtbare Markierung, erhalten alle Zugriff, für die eine der beiden Markierungen freigegeben ist. Prüfe Sichtbarkeiten deshalb je Markierung und vergib an vertraulichen Dokumenten möglichst nur eine.
Unabhängig davon behält die Systemadministration immer Vollzugriff auf alle Daten, da sie die Konfiguration vornimmt und erste Ansprechstelle bei Rückfragen ist. Das gilt auch für hochgeladene Lohnabrechnungen, und zwar selbst dann, wenn Gehälter nicht als Stammdaten in Kenjo gepflegt werden. Wer diesen Zugriff nicht haben soll, kann die entsprechenden Daten nicht über das System verwalten. Diesen Punkt solltest Du mit Deiner Geschäftsführung ausdrücklich klären.
Markierungen verpflichtend machen
Unter Einstellungen > Smart docs Einstellungen aktivierst Du „Markierungen als verpflichtend kennzeichnen". Die Option ist standardmäßig ausgeschaltet. Sie ist empfehlenswert, weil Dokumente ohne Ordnerstruktur nur über Markierungen auffindbar bleiben und Workflows sonst nicht wie erwartet greifen. Dokumente ohne Markierung werden als „ohne Markierung" geführt.
Grenzen:
Die Pflicht greift beim einzelnen Hochladen und beim Massenupload von Dokumenten, nicht jedoch beim Import von Lohnabrechnungen. Sie ist außerdem eine Prüfung in der Oberfläche und keine Regel in der Datenbank. Über Importe und Schnittstellen können also weiterhin Dokumente ohne Markierung entstehen.
Gültigkeitsdaten und automatische Erinnerungen einrichten
Beim Hochladen und Bearbeiten eines Dokuments kannst Du neben Name und Markierungen ein Datum unter Gültig bis hinterlegen. Darauf lässt sich ein Workflow aufbauen, der rechtzeitig vor Ablauf erinnert.
Lege zuerst die E-Mail-Vorlage an, damit sie im Workflow zur Auswahl steht. Platzhalter in der Vorlage füllen Name und Ablaufdatum automatisch ein.
Erstelle einen neuen Workflow und wähle als Objekt Dokument.
Wähle als Auslöser Dokument ist gültig bis und setze die Vorlaufzeit: Vor und die Anzahl der Tage, zum Beispiel 30. An diesem Tag und Nachdem stehen ebenfalls zur Verfügung.
Grenze über Filter ein, für welche Dokumente der Workflow gilt, etwa nur für eine bestimmte Markierung.
Lege Aktionen fest. E-Mail und Aufgabe lassen sich parallel auslösen, an die betroffene Person und an die Führungskraft.
Typische Anwendungsfälle sind Visa und Aufenthaltstitel, Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudierenden, sowie befristete Zertifikate. Voraussetzung ist, dass das Datum am Dokument gepflegt ist: ohne „Gültig bis" gibt es keinen Auslöser.
Darüber hinaus stehen die Auslöser Dokument wird erstellt und Dokument aktualisiert zur Verfügung. Damit lassen sich zum Beispiel Benachrichtigungen bei neuen Uploads einrichten, wobei Du per Filter eigene Uploads ausschließen kannst.
Dokumentvorlagen mit Platzhaltern erstellen
Vorlagen erstellst Du außerhalb von Kenjo in Word und lädst sie als DOCX-Datei hoch. Ältere DOC-Dateien lassen sich nicht verarbeiten. Im Text markierst Du die variablen Stellen mit einfachen geschweiften Klammern, etwa {Vorname}. Die Bezeichnung innerhalb der Klammern wählst Du frei; sie dient nur der Zuordnung.
Nach dem Hochladen erkennt Kenjo jeden Platzhalter und bietet ihn zur Verknüpfung mit einem Feld aus den Stammdaten an. Nicht verknüpfte Platzhalter bleiben leer und können beim Erstellen des Dokuments von Hand gefüllt werden.
Beim Erstellen wählst Du Vorlage und Mitarbeiter aus, prüfst die vorbefüllten Werte und passt sie bei Bedarf an. Das Ergebnis wird in der Personalakte gespeichert, standardmäßig im vertraulichen Bereich, sofern Du es nicht ausdrücklich für die Person freigibst.
Der Inhalt einer Vorlage lässt sich nach dem Hochladen nicht mehr bearbeiten, nur die Feldzuordnung. Für Textänderungen lädst Du eine neue Vorlage hoch. Es handelt sich also nicht um einen Editor.
Geeignet sind Dokumente, deren Text weitgehend unverändert bleibt: Datenschutzvereinbarungen, Einwilligungen zur Verwendung von Fotos, Vereinbarungen zum mobilen Arbeiten, Überlassungsbelege für Hardware oder einfache Arbeitsbescheinigungen. Weniger geeignet sind Arbeitszeugnisse und Verträge, die inhaltlich individuell angepasst werden müssen.
Praxistipp:
Gib einen Platzhalter immer in einem Zug ein und füge ihn als unformatierten Text ein. Word kann eine Klammer durch Formatierung oder Rechtschreibprüfung intern zerlegen, wodurch die Vorlage nicht mehr verarbeitet werden kann. Weichen Feldbezeichnungen von den Bezeichnungen in der Oberfläche ab, melde das dem Support. Manche Felder heißen bewusst unterschiedlich, weil sie Unterschiedliches bedeuten, etwa Einstellungsdatum und Starttermin.
Lohnabrechnungen per Massenimport zuordnen
Für die monatlichen Lohnabrechnungen der Steuerberatung gibt es einen eigenen Import. Du lädst die Sammeldatei mit allen Abrechnungen unter Smart Docs im Bereich Lohndatei hoch. Kenjo teilt sie auf und ordnet die Abrechnungen den Mitarbeitern zu. Voraussetzung: Die Datei ist nicht passwortgeschützt und enthält echten Text, keine eingescannten Bilder.
Der Import läuft in vier Schritten: Einlesen der Datei, Zuordnung zu Nutzern, Aufteilung und abschließende Prüfung. Erst danach werden die Dokumente gespeichert.
Zur Zuordnung:
Kenjo vergleicht den Text der Abrechnung mit Vor- und Nachname, angezeigtem Namen, Sozialversicherungsnummer, Steuernummer, Ausweisnummer und Passnummer aus der Personalakte. Die Mitarbeiter- oder DATEV-Personalnummer wird dabei nicht ausgewertet. Sehr kurze Namensbestandteile von bis zu vier Zeichen bleiben unberücksichtigt, weshalb kurze Vornamen allein keinen Treffer erzeugen.
Wird genau eine Person erkannt, ordnet Kenjo die Abrechnung automatisch zu. Bei keinem oder mehreren Treffern erscheint ein Hinweis und Du ordnest manuell zu. Ein Zähler zeigt an, wie viele Dokumente bereits zugewiesen sind. Vor dem endgültigen Import kannst Du Name, Datum und Markierung setzen und die Vorschau je Dokument prüfen. Optional forderst Du direkt aus dem Import eine digitale Signatur an.
Die Aufteilung erfolgt seitenweise, sobald in der Datei mehrere oder nicht erkannte Personen vorkommen. Umfasst eine Abrechnung mehrere Seiten pro Person, entstehen dadurch einzelne Dokumente je Seite. Prüfe das vor dem Import.
Um die Zuordnungsquote dauerhaft zu verbessern, gleiche die Namensschreibweisen in Kenjo an die Abrechnung an und pflege Sozialversicherungs- und Steuernummer. Die Verarbeitung findet im Browser statt: Verlasse die Seite während des Imports nicht, sonst gehen die hochgeladenen Dateien verloren.
Andere Dokumente im Massenimport hochladen
Auch Dokumente außerhalb der Lohnabrechnung lassen sich gebündelt hochladen. Die Zuordnung erfolgt dann über den Dateinamen im Format Originalname#localPart.Endung. Die Datei Review_Sep_2018#frank.pdf wird also der Person mit der E-Mail-Adresse [email protected] zugeordnet. In der anschließenden Übersicht prüfst und änderst Du Name, verknüpften Benutzer, Markierungen und Sichtbarkeit.
In der Praxis lohnt sich das nur bei größeren Mengen. Jede Datei muss vorher umbenannt werden, und ein Tippfehler führt dazu, dass die Zuordnung nicht gelingt. Bei wenigen Dokumenten ist der Weg über die einzelne Personalakte schneller und weniger fehleranfällig.
Digitale Signatur einrichten und anfordern
Die digitale Signatur ist eine kostenpflichtige Zusatzfunktion und läuft über den Partner Signaturit. Die Freischaltung forderst Du in den Einstellungen im Bereich Digitale Signatur an; anschließend erwirbst Du ein Kontingent an Unterschriften, sogenannte Credits. Der Ablauf bleibt für Dich und die Unterzeichnenden vollständig innerhalb von Kenjo.
Fordere am Dokument die Signatur an und wähle die Empfänger aus. Neben Mitarbeitern können auch Bewerbende unterzeichnen.
Lege fest, ob nacheinander oder parallel unterzeichnet wird.
Ziehe optional das Signaturfeld an die gewünschte Stelle der Seite und ergänze eine persönliche Nachricht.
Setze optional bis zu zwei automatische Erinnerungen, jeweils mit Abstand in Tagen.
Sende die Anfrage ab. Die Empfänger erhalten eine E-Mail mit Link und unterzeichnen im Browser.
Sobald alle unterzeichnet haben, legt Kenjo die signierte PDF-Datei automatisch in der Personalakte ab. Den Status aller Anfragen siehst Du in der Übersicht unter Smart Docs > Digitale Signatur; dort lassen sich Anfragen auch abbrechen oder erneut senden. Weitere Credits forderst Du über [email protected] an. Für fehlgeschlagene Anfragen werden keine Credits verbraucht.
Rechtlicher Rahmen:
Es handelt sich um eine einfache elektronische Signatur mit Metadaten, nicht um eine qualifizierte elektronische Signatur mit vorheriger Identitätsprüfung. Für Dokumente, die von Gesetz wegen der Schriftform bedürfen, ist sie deshalb nicht geeignet. Das betrifft insbesondere Kündigungen und Aufhebungsverträge, bei denen § 623 BGB die elektronische Form ausdrücklich ausschließt, sowie Befristungsabreden nach § 14 Abs. 4 TzBfG, bei denen die Schriftform gemäß § 126a BGB nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden kann. Lass arbeitsrechtlich prüfen, welche Deiner Dokumente digital signiert werden dürfen.
Grenzen von Smart Docs verstehen
Die maximale Dateigröße beträgt 10 MB je Dokument. Die 50 MB gelten ausschließlich für die Sammeldatei beim Import von Lohnabrechnungen.
Eine Ordnerstruktur mit Unterordnern ist nicht möglich; die Organisation erfolgt ausschließlich über Markierungen, Filter und Suche.
Sichtbarkeiten lassen sich nur über Markierungen steuern, nicht nach Berechtigungsrolle. Mehrere Markierungen an einem Dokument erweitern den Zugriff.
Die Systemadministration hat immer Vollzugriff auf alle Dokumente.
Vorlagen sind auf DOCX beschränkt und nach dem Hochladen inhaltlich nicht mehr bearbeitbar.
Beim Import von Lohnabrechnungen wird seitenweise aufgeteilt, und verpflichtende Markierungen greifen dort nicht.
Schulungsvideos gehören nicht in die Personalakte, sondern in die Schulungsverwaltung, für die andere Grenzwerte gelten.
Fehler beheben
Symptom | Ursache | Lösung |
Eine Datei lässt sich nicht hochladen, es erscheint ein Hinweis auf die maximale Dateigröße | Das Dokument ist größer als 10 MB. Die häufig genannten 50 MB gelten ausschließlich für die Sammeldatei beim Import von Lohnabrechnungen. | Das Dokument vor dem Hochladen verkleinern oder aufteilen. Schulungsvideos gehören nicht in die Personalakte, sondern in die Schulungsverwaltung. |
Lohnabrechnungen werden keinem oder mehreren Mitarbeitern zugeordnet | Die Namensschreibweise in Kenjo weicht von der Abrechnung ab, es sind keine Identifikationsnummern gepflegt, oder mehrere Personen tragen denselben Namen. Sehr kurze Namensbestandteile werden bei der Suche nicht berücksichtigt. | Schreibweisen in Kenjo an die Abrechnung angleichen und Sozialversicherungs- bzw. Steuernummer nachtragen. Betroffene Dokumente in der Prüfungsansicht manuell zuordnen. |
Aus einer Abrechnung entstehen mehrere Dokumente für dieselbe Person | Enthält die Sammeldatei mehrere oder nicht erkannte Personen, wird sie seitenweise aufgeteilt. Mehrseitige Abrechnungen werden dadurch in Einzelseiten getrennt. | In der Prüfungsansicht die zusammengehörenden Seiten kontrollieren und überzählige Einträge löschen. Alternativ die betroffene Abrechnung einzeln in die Personalakte laden. |
Der Import bricht ab oder bleibt hängen | Die Datei ist passwortgeschützt oder besteht aus Bildern ohne Textebene (eingescannte Abrechnung). Möglich ist auch, dass die Seite während der Verarbeitung verlassen wurde. | Passwortschutz entfernen und eine durchsuchbare PDF-Datei anfordern. Während des Imports das Fenster geöffnet lassen. |
Eine Vorlage lässt sich nicht verarbeiten | Ein Platzhalter ist nicht geschlossen, oder Word hat ihn durch Formatierung intern zerlegt. Auch ältere DOC-Dateien lassen sich nicht verarbeiten. | Den Platzhalter in einem Zug als unformatierten Text neu eingeben, die Vorlage als DOCX speichern und erneut hochladen. |
Ein aus einer Vorlage erzeugtes Dokument ist für die Person nicht sichtbar | Erzeugte Dokumente werden standardmäßig im vertraulichen Bereich der Personalakte abgelegt. | Beim Erstellen die Sichtbarkeit für die Person freigeben oder das Dokument in der Akte in den sichtbaren Bereich ziehen. |
Ein Workflow zum Gültigkeitsdatum löst nicht aus | Am Dokument ist kein Datum unter „Gültig bis" hinterlegt, der Workflow ist nicht aktiv, oder die Anzahl der Tage ist falsch gesetzt. | Das Datum am Dokument nachtragen und im Workflow den Auslöser „Dokument ist gültig bis" samt Vorlaufzeit prüfen. |
Eine Markierung lässt sich nicht löschen | Die Markierung ist noch an Dokumenten vergeben. Standard-Markierungen lassen sich grundsätzlich nicht löschen. | Die Markierung von allen Dokumenten entfernen und erneut löschen. Standard-Markierungen stattdessen deaktivieren. |
Ein vertrauliches Dokument ist für zu viele Personen sichtbar | Das Dokument trägt eine zweite Markierung mit weiter gefasster Sichtbarkeit. Mehrere Markierungen erweitern den Zugriff. | Die überzählige Markierung entfernen und die Sichtbarkeit je Markierung in den Einstellungen prüfen. |
Eine Signaturanfrage schlägt fehl oder es sind keine Credits verfügbar | Das gekaufte Kontingent ist aufgebraucht, oder die Anfrage konnte serverseitig nicht verarbeitet werden. | Für fehlgeschlagene Anfragen werden keine Credits verbraucht. Die Anfrage über Smart Docs > Digitale Signatur wiederholen und weitere Credits über [email protected] anfordern. |
Häufige Fragen
Warum sehe ich in einer Personalakte nicht alle Markierungen, die im System existieren?
In der Filterleiste einer Personalakte erscheinen nur die Markierungen, die dort tatsächlich vorkommen. Die vollständige Liste aller aktiven Markierungen siehst Du dagegen beim Hochladen eines Dokuments.
Kann ich eine Standard-Markierung löschen, die ich nicht mehr brauche?
Nein, Standard-Markierungen lassen sich nicht löschen, nur umbenennen, in der Farbe ändern oder deaktivieren. Eigene Markierungen kannst Du löschen, sobald kein Dokument sie mehr trägt.
Warum sieht ein Mitarbeiter ein vertrauliches Dokument, obwohl ich die Sichtbarkeit eingeschränkt habe?
Wenn das Dokument zusätzlich eine zweite, breiter sichtbare Markierung trägt, gilt die am wenigsten restriktive Freigabe. Entferne die überzählige Markierung und vergib an vertraulichen Dokumenten möglichst nur eine.
Kann ich eine hochgeladene Word-Vorlage nachträglich inhaltlich ändern?
Nein. Nach dem Hochladen lässt sich nur noch die Feldzuordnung der Platzhalter anpassen. Für Textänderungen musst Du eine neue Vorlage als DOCX hochladen.
Ist die digitale Signatur für Kündigungen geeignet?
Nein. Es handelt sich um eine einfache elektronische Signatur, keine qualifizierte. Für Kündigungen und Aufhebungsverträge schließt § 623 BGB die elektronische Form ausdrücklich aus. Lass arbeitsrechtlich prüfen, welche Deiner Dokumente digital signiert werden dürfen.