Smart Docs ist Kenjos zentrale Dokumentenverwaltung. Verwalte hier Dokumente, Vorlagen, Markierungen und digitale Signaturen für Dein gesamtes Unternehmen.

Smart Docs-Bereiche entdecken

Smart Docs gliedert sich in sechs Bereiche (Tabs):

Meine Dokumente: die persönliche Sicht jeder Person, umschaltbar zwischen Listen- und Kachelansicht. Was ein Mitarbeiter selbst hochlädt, landet hier und ist nur für ihn selbst sichtbar.
Unternehmensdokumente: für alle Mitarbeiter einsehbar. Geeignet für interne Handbücher, Richtlinien oder rechtliche Dokumente. Du kannst hier eine Lesebestätigung anfordern.
Mitarbeiterdokumente: die Sicht der Administration auf die Dokumente aller Mitarbeiter, geteilt in Sichtbar für den Mitarbeiter und Versteckt vor dem Mitarbeiter. Du verschiebst Dokumente per Drag-and-Drop zwischen beiden Bereichen.
Digitale Signatur: Übersicht aller Signaturanfragen und ihres Status. Dieser Tab erscheint nur, wenn die Funktion freigeschaltet ist.
Vorlagen: Word-Vorlagen für wiederkehrende Dokumente.
Import: Massenimport von Lohnabrechnungen oder anderen Dokumenten. Dieser Tab ist nur für Mitarbeiter mit der passenden Berechtigung sichtbar.

Hinweis: Eine Ordnerstruktur mit Unterordnern gibt es nicht. An ihre Stelle treten Markierungen, nach denen Du filtern und suchen kannst.

Dokumente hochladen und Sichtbarkeit steuern

Klicke im gewünschten Bereich auf (+) Dokument hochladen und wähle die Datei aus.
Vergib einen Namen und füge bei Bedarf eine Markierung hinzu.
Aktiviere bei Unternehmensdokumenten optional Lesebestätigung anfordern, um zu verfolgen, wer das Dokument gelesen hat.
Klicke auf HOCHLADEN.

Bei Mitarbeiterdokumenten legst Du die Sichtbarkeit danach über Drag-and-Drop fest: Ziehe das Dokument in den Bereich Sichtbar für den Mitarbeiter oder Versteckt vor dem Mitarbeiter.

Hinweis: Lädst Du ein Unternehmensdokument ohne einschränkende Markierung hoch, ist es standardmäßig für alle Mitarbeiter sichtbar.

Nicht code-verifizierbar: Die maximale Dateigröße wird im Upload-Dialog dynamisch angezeigt und ist konfigurationsabhängig. Ich konnte dafür keinen festen Wert im Code bestätigen, bitte beim Hochladen den dort angezeigten Wert prüfen statt Dich auf eine feste Zahl zu verlassen.

Markierungen einrichten und Sichtbarkeit steuern

Markierungen ersetzen die Ordnerstruktur. Du filterst und suchst über sie. Je nach Upload-Dialog kannst Du entweder mehrere Markierungen vergeben oder nur eine einzelne auswählen.

Kenjo liefert sieben Standard-Markierungen mit: Abwesenheitsbescheinigungen, Lebensläufe und Bewerbungen, Lohnabrechnung, Signierte Dokumente, E-Signatur, Zertifikate sowie „ohne Markierung" für alles Übrige. Standard-Markierungen kannst Du umbenennen, die Farbe ändern und deaktivieren, aber nicht löschen.

Eigene Markierung anlegen

Gehe zu Einstellungen > Smart Docs Einstellungen.
Klicke unter Benutzerdefinierte Markierungen auf (+) MARKIERUNG HINZUFÜGEN.
Vergib einen Namen und lege optional die Sichtbarkeit auf nicht für alle sichtbar fest, um sie auf bestimmte Personen zu beschränken.

Achtung: Mehrere Markierungen an einem Dokument erweitern den Zugriff, sie schränken ihn nicht ein. Trägt ein vertrauliches Dokument zusätzlich eine breit sichtbare Markierung, erhalten alle Zugriff, für die eine der beiden Markierungen freigegeben ist. Vergib an vertraulichen Dokumenten deshalb möglichst nur eine Markierung.

Die Systemadministration behält unabhängig davon immer Vollzugriff auf alle Dokumente, auch auf Lohnabrechnungen.

Markierungen verpflichtend machen

Aktiviere unter Einstellungen > Smart Docs Einstellungen die Option „Markierungen als verpflichtend kennzeichnen" (standardmäßig aus).
Die Pflicht greift beim einzelnen Hochladen und beim Massenupload, nicht jedoch beim Import von Lohnabrechnungen.
Diese Pflicht ist eine Prüfung in der Oberfläche, keine Regel in der Datenbank.

Best-Practice-Markierungen: Arbeitsverträge, Beurteilungen, Datenschutz, Spesen/Rechnungen, Reisepass, Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Visum, Kündigungs-/Entsendungsschreiben, Abwesenheitsbescheinigung, Lebenslauf und Bewerbungen, Gehaltsabrechnung, Unterzeichnete Dokumente, E-Signatur. Wir empfehlen maximal 20 bis 25 eigene Markierungen, damit die Auswahl beim Hochladen übersichtlich bleibt.

Vorlagen mit Platzhaltern erstellen und zuweisen

Vorlage erstellen

Gehe zu Smart Docs > Vorlagen
Erstelle den Inhalt Deiner Vorlage in einer DOCX-Datei (ältere DOC-Dateien werden nicht verarbeitet).
Markiere die variablen Stellen mit geschweiften Klammern, z. B. {Nachname}.
Importiere die Datei unter Smart Docs > Vorlagen > (VORLAGE HOCHLADEN).
Gleiche jeden Platzhalter mit dem passenden Feld aus Kenjo ab und klicke auf SPEICHERN.

Vorlage einem Mitarbeiter zuweisen

Gehe zu Smart Docs > Vorlagen
Klicke auf die gewünschte Vorlage, dann auf DOKUMENT ERSTELLEN.
Suche den Mitarbeiter und wähle, ob das Dokument für ihn sichtbar sein soll.
Prüfe die vorbefüllten Platzhalter; fehlende Angaben trägst Du manuell nach.
Klicke auf DOKUMENT ERSTELLEN.

Das Ergebnis landet standardmäßig im vertraulichen Bereich der Mitarbeiterdokumente, sofern Du es nicht ausdrücklich für die Person freigibst.

Achtung: Der Inhalt einer Vorlage lässt sich nach dem Hochladen nicht mehr bearbeiten, nur die Feldzuordnung. Für Textänderungen lädst Du eine neue Vorlage hoch. Gib einen Platzhalter immer in einem Zug und als unformatierten Text ein, sonst kann Word die Klammer durch Formatierung zerlegen.

Geeignet sind Dokumente, deren Text weitgehend gleich bleibt: Datenschutzvereinbarungen, Einwilligungen zur Fotonutzung, Vereinbarungen zum mobilen Arbeiten, Überlassungsbelege für Hardware, einfache Arbeitsbescheinigungen.

Weniger geeignet: individuell angepasste Arbeitszeugnisse und Verträge.

Dokumente per Massenimport hochladen

Lohnabrechnungen importieren

Gehe zu Smart Docs > Import
Klicke auf den linken Kreis mit dem Text Lohndatei
Lade die Sammeldatei mit allen Abrechnungen hoch. Die Datei darf nicht passwortgeschützt sein und muss echten Text enthalten, keine eingescannten Bilder.
Kenjo vergleicht den Text mit Vor- und Nachname, angezeigtem Namen, Sozialversicherungsnummer, Steuernummer, Ausweis- und Passnummer. Die Mitarbeiter- oder DATEV-Personalnummer wird dabei nicht ausgewertet; Namensbestandteile bis vier Zeichen bleiben unberücksichtigt.
Bei genau einem Treffer ordnet Kenjo automatisch zu. Bei keinem oder mehreren Treffern ordnest Du manuell zu.
Prüfe vor dem endgültigen Import Name, Datum und Markierung je Dokument. Optional forderst Du direkt aus dem Import eine digitale Signatur an.

Achtung: Verlasse die Seite während des Imports nicht, sonst gehen die hochgeladenen Dateien verloren. Enthält die Datei mehrere oder nicht erkannte Personen, teilt Kenjo sie seitenweise auf; mehrseitige Abrechnungen können dadurch in Einzelseiten zerfallen.

Andere Dokumente im Massenimport hochladen

Gehe zu Smart Docs > Import
Klicke auf den rechten Kreis mit dem Text Andere
Benenne jede Datei im Format Originalname#localpart.Endung (z. B. Arbeitsvertrag#frank.pdf für [email protected]).
Lade die Dateien hoch und prüfe in der Übersicht Name, verknüpften Mitarbeiter, Markierungen und Sichtbarkeit.
Klicke auf ALLE IMPORTIEREN.

Hinweis: Dieser Weg lohnt sich nur bei größeren Mengen. Bei wenigen Dokumenten ist der Upload direkt bei den einzelnen Mitarbeiterdokumenten schneller und weniger fehleranfällig.

Dokumente digital unterschreiben lassen mit digitaler Signatur

Die digitale Signatur ist eine kostenpflichtige Zusatzfunktion und läuft über den Partner Signaturit.

Navigiere zu Einstellungen > Überblick > Funktionen und aktiviere Digitale Signatur.
Klicke auf Support Team benachrichtigen. Kenjo Support meldet sich, um die Freischaltung und den Kauf eines Signatur-Kontingents (Credits) abzuschließen.
Nach der Freischaltung findest Du unter Einstellungen > Digitale Signatur > Signaturlimit > Übersicht die Nutzungsdetails und die mit Deinem Konto verknüpfte Signaturit-E-Mail.

Hinweis: Gekaufte Signaturen sind ein Jahr ab Kaufdatum gültig. Für fehlgeschlagene Anfragen werden keine Credits verbraucht.

Hinweis: Es handelt sich um eine einfache elektronische Signatur mit Metadaten, keine qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB. Für Kündigungen und Aufhebungsverträge ist digitale Signatur generell ausgeschlossen: § 623 BGB verlangt eigenhändige Unterschrift auf Papier, selbst eine qualifizierte elektronische Signatur genügt hier nicht. Für Befristungsabreden nach § 14 Abs. 4 TzBfG wäre zumindest eine qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB zulässig, die einfache Signatur von Kenjo/Signaturit reicht aber auch hier nicht aus. Lass im Zweifel arbeitsrechtlich prüfen, welche Deiner Dokumente digital signiert werden dürfen.

Signaturanfrage erstellen und versenden

Öffne das Dokument (PDF oder DOCX) unter Smart Docs > Unternehmensdokumente/ Mitarbeiterdokumente und klicke auf Digitale Signatur rechts unter Aktionen.
Wähle die Unterzeichner: Gruppe von Mitarbeitern (nach Unternehmen, Büro oder Abteilung) oder Spezielle Mitarbeiter über (+) Unterzeichner auswählen.
Lege den Zustellungsmodus fest: Sequenzielle Weiterleitung (nacheinander) oder Parallele Zustellung (gleichzeitig, je ein eigenes Dokument pro Person).

Signaturposition festlegen (optional): Klicke auf Unterschriftsfeld platzieren, um festzulegen, wo jeder Unterzeichner unterschreibt. Überspringst Du diesen Schritt, können Unterzeichner wie bisher frei im Dokument unterschreiben.
Ziehe pro Unterzeichner ein Feld an die gewünschte Stelle und klicke auf Feld platzieren.
Bei sequenzieller Weiterleitung platzierst Du die Felder in Unterschriftsreihenfolge; Kenjo fordert Dich auf, zuerst das Feld des vorherigen Unterzeichners zu setzen.
Klicke auf Platzierung bestätigen, sobald alle Felder gesetzt sind.

Hinweis: Word-Dokumente werden für die Platzierung automatisch in PDF umgewandelt.

Automatische Erinnerungen einrichten (optional): Sobald Unterzeichner und Dokumentverantwortliche ausgewählt sind, klickst Du auf Erinnerung hinzufügen und legst fest, nach wie vielen Tagen (1–365) die Erinnerung verschickt wird. Für eine zweite Erinnerung klickst Du erneut auf Erinnerung hinzufügen; sie muss später liegen als die erste. Kenjo prüft vor jedem Versand live, ob bereits unterschrieben wurde.

Hinweis: Richtest Du keine Erinnerungen ein, ändert sich nichts an Deinem bisherigen Ablauf; die manuelle Schaltfläche Erinnerung senden (siehe unten) bleibt davon unabhängig verfügbar.

Füge optional eine Persönliche Nachricht hinzu und klicke auf Dokument senden.

Sobald der Prozess abgeschlossen ist, erhält das Dokument den Zusatz DigitalSigned und alle Unterzeichner eine Benachrichtigung sowie eine Kopie per E-Mail. Bei sequenzieller Weiterleitung erscheint der Zusatz erst, wenn alle unterzeichnet haben. Deine Mitarbeiter können auch über die mobile Kenjo App unterschreiben.

Signaturanfragen verwalten und Status prüfen

Den Status aller Signaturanfragen siehst Du unter Smart Docs > Digitale Signatur.

Status	Bedeutung
Unterschrieben	Der Empfänger hat das Dokument unterschrieben
Antwort ausstehend	Der Empfänger hat noch nicht unterschrieben
Versand ausstehend	Der Empfänger hat das Dokument noch nicht erhalten
Abgelehnt	Der Empfänger hat die Unterschrift verweigert
Storniert	Die Anfrage wurde für ungültig erklärt
Anfrage fehlgeschlagen	Die Anfrage ist technisch fehlgeschlagen

[Screenshot: Übersichtsliste unter Smart Docs > Digitale Signatur mit Status-Spalte]

Verfügbare Aktionen je Status:

Aktion	Verfügbar bei
Dokument ansehen	Allen Stati
Erinnerung senden	Antwort ausstehend
Anfrage stornieren	Antwort ausstehend, Versand ausstehend
Erneut senden	Anfrage fehlgeschlagen

Klicke für eine einzelne Anfrage auf die drei Punkte, um die verfügbaren Aktionen zu sehen. Für mehrere Anfragen gleichzeitig markierst Du die Kästchen links und klickst oben auf Aktionen.

Achtung: Storniere ich eine sequenziell weitergeleitete Anfrage, werden alle bisher gesammelten Unterschriften dieser Anfrage gelöscht. Sobald der Signaturvorgang eingeleitet ist, werden Credits abgezogen; bei einem Abbruch werden sie nicht zurückerstattet.

Kosten und verfügbare Pakete

Paketgröße	Credits	Preis pro Umschlag	Gesamtpreis
50 Umschläge	50	1,10 EUR	55 EUR
100 Umschläge	100	0,95 EUR	95 EUR
250 Umschläge	250	0,84 EUR	210 EUR
500 Umschläge	500	0,74 EUR	370 EUR
1000 Umschläge	1000	0,69 EUR	690 EUR

Weitere Credits forderst Du über [email protected] an.

Nicht code-verifizierbar: Diese Preistabelle stammt aus Billing-Daten. Bitte einmal mit dem Billing-Team gegenchecken, ob sie noch aktuell ist, bevor der Artikel live geht.

Grenzen von Smart Docs

Dateigröße: im Upload-Dialog dynamisch angezeigt, konfigurationsabhängig (kein fester Wert im Code bestätigt).
Ordnerstruktur: nicht möglich; Organisation ausschließlich über Markierungen, Filter und Suche.
Sichtbarkeit: nur über Markierungen steuerbar, nicht nach Berechtigungsrolle. Mehrere Markierungen erweitern den Zugriff.
Systemadministration: hat immer Vollzugriff auf alle Dokumente.
Vorlagen: nur DOCX, nach dem Hochladen inhaltlich nicht mehr bearbeitbar.
Massenimport: erfolgt seitenweise; verpflichtende Markierungen greifen dort nicht.

Fehler beheben

Symptom	Ursache	Lösung
Datei lässt sich nicht hochladen, Hinweis auf maximale Dateigröße	Dokument überschreitet die im Upload-Dialog angezeigte Größe	Dokument vor dem Hochladen verkleinern oder aufteilen
Lohnabrechnungen werden keinem oder mehreren Mitarbeitern zugeordnet	Namensschreibweise weicht ab, Identifikationsnummern fehlen, oder mehrere Personen tragen denselben Namen	Schreibweisen angleichen, Sozialversicherungs-/Steuernummer nachtragen, betroffene Dokumente manuell zuordnen
Aus einer Abrechnung entstehen mehrere Dokumente für dieselbe Person	Datei enthält mehrere/nicht erkannte Personen und wurde seitenweise aufgeteilt	Zusammengehörende Seiten in der Prüfungsansicht kontrollieren, überzählige Einträge löschen
Import bricht ab oder bleibt hängen	Datei passwortgeschützt oder ohne Textebene (Scan), oder Seite während der Verarbeitung verlassen	Passwortschutz entfernen, durchsuchbare PDF anfordern, Fenster während des Imports offen lassen
Vorlage lässt sich nicht verarbeiten	Platzhalter nicht korrekt geschlossen oder durch Word-Formatierung zerlegt; DOC statt DOCX	Platzhalter neu und unformatiert eingeben, als DOCX speichern, erneut hochladen
Aus einer Vorlage erzeugtes Dokument ist für die Person nicht sichtbar	Dokument liegt standardmäßig im vertraulichen Bereich	Sichtbarkeit beim Erstellen freigeben oder Dokument in den sichtbaren Bereich ziehen
Markierung lässt sich nicht löschen	Markierung ist noch an Dokumenten vergeben, oder es ist eine Standard-Markierung	Markierung von allen Dokumenten entfernen; Standard-Markierungen stattdessen deaktivieren
Vertrauliches Dokument ist für zu viele Personen sichtbar	Zweite, breiter sichtbare Markierung am Dokument	Überzählige Markierung entfernen, Sichtbarkeit je Markierung prüfen
Signaturanfrage schlägt fehl oder keine Credits verfügbar	Kontingent aufgebraucht oder serverseitiger Fehler	Anfrage wiederholen (fehlgeschlagene Anfragen verbrauchen keine Credits), weitere Credits über [email protected] anfordern

Häufige Fragen

Muss ich die Signaturposition festlegen?

Nein, das ist optional. Überspringst Du diesen Schritt, können Unterzeichner wie bisher frei im Dokument unterschreiben.

Wird eine automatische Erinnerung auch verschickt, wenn schon unterschrieben wurde?

Nein. Kenjo prüft vor jedem Versand live, ob der Empfänger bereits unterschrieben hat.

Wie viele automatische Erinnerungen kann ich pro Signaturanfrage einrichten?

Maximal zwei, jeweils zwischen 1 und 365 Tagen nach Versand. Die zweite muss später liegen als die erste.

Funktioniert die Signaturplatzierung auch bei Word-Dokumenten?

Ja. Word-Dateien werden automatisch in PDF umgewandelt, bevor die Platzierung angewendet wird.

Warum sehe ich nicht alle Markierungen, die im System existieren?

In der Filterleiste eines Dokumentenbereichs erscheinen nur Markierungen, die dort tatsächlich vorkommen. Die vollständige Liste aller aktiven Markierungen siehst Du beim Hochladen eines Dokuments.

Kann ich eine Standard-Markierung löschen, die ich nicht mehr brauche?

Nein, nur umbenennen, die Farbe ändern oder deaktivieren. Eigene Markierungen kannst Du löschen, sobald kein Dokument sie mehr trägt.

Kann ich eine hochgeladene Word-Vorlage nachträglich inhaltlich ändern?

Nein. Nach dem Hochladen lässt sich nur die Feldzuordnung anpassen. Für Textänderungen lädst Du eine neue Vorlage als DOCX hoch.

Ist die digitale Signatur für Kündigungen geeignet?

Nein. Es handelt sich um eine einfache, keine qualifizierte elektronische Signatur. § 623 BGB schließt für Kündigungen und Aufhebungsverträge die elektronische Form ausdrücklich aus. Lass arbeitsrechtlich prüfen, welche Deiner Dokumente digital signiert werden dürfen.

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