Lohnabrechnungsanbieter einrichten
In Österreich arbeitet Kenjo mit Deel und Hans & Huber zusammen. Amazon ID und Anbieter legst Du bei der Registrierung fest, danach kannst Du sie nicht mehr ändern. Die übrigen Angaben machst Du unter Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Einstellungen:
Anbieter | Pflichtfeld | Woher Du den Wert bekommst |
Deel | Zugangstoken | Beantrage den API-Zugangstoken direkt bei Deel. |
Hans & Huber | Lohnabrechnung ID | Du erhältst sie von Hans & Huber. |
Abrechnungsperiode festlegen
Die Abrechnungsperiode ist der Zeitraum, den eine Lohnabrechnung abdeckt. Wähle im Bereich Abrechnungsperiode bei Art der Lohnperiode die Option Monatlich, Kalendermonat. Die Option Monatlich, beginnend am mit eigenem Startdatum brauchst Du nur, wenn Deine Periode nicht am 1. beginnt.
Transportzeitbedingungen einstellen
Die Transportzeitbedingungen legen fest, wie Kenjo die täglich erfasste Zeit für die Tagesgelder behandelt. Es gibt sie nur in Österreich. Du findest sie unter Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Einstellungen im Tab Allgemein im Bereich Transportzeitbedingungen.
Runde die tägliche erfasste Zeit auf. rundet jeden Arbeitstag auf die nächste volle Stunde auf, z. B. 9 Std. 1 Min. auf 10 Std. Die Option ist standardmäßig aktiv.
Ziehe Zeit von der täglichen Gesamtzeit ab, nur für das Tagesgeld. zieht pro Tag die Minuten ab, die Du in der Zeile Ziehe … Minuten am Tag ab einträgst, höchstens 100 Minuten.
Beide Einstellungen wirken nur auf die Berechnung der Tagesgelder. Die erfasste Zeit und die Stunden gesamt bleiben unverändert.
Mitarbeiterdaten für die Lohnabrechnung vervollständigen
Kenjo übermittelt in Österreich jeden Mitarbeiter, für den zwei Angaben im Profil hinterlegt sind:
Eintrittsdatum
Mitarbeiternummer. Bei Deel muss sie genau der Contract ID des Mitarbeiters in Deel entsprechen.
Ein Gehaltsdatensatz ist für den Status nicht nötig. Lege für stundenweise bezahlte Mitarbeiter trotzdem ein Gehalt mit Auszahlungsart Stündlich an, damit Kenjo die Vertragsform Stündlich richtig übermittelt.
Wochenstunden richtig pflegen
Die vertraglichen Wochenstunden im Profil bestimmen, wie Kenjo Überstunden berechnet:
Wochenstunden | Was Kenjo daraus macht |
40 oder mehr | Vollzeit |
unter 40 | Teilzeit, mit eigener Spalte Stunden zu 25% im DRZ |
15 oder weniger (nur Hans & Huber) | Kenjo übermittelt für diesen Mitarbeiter keine Überstunden und keine Zuschläge |
Tipp: Wenn ein Arbeitsverhältnis endet, trage das Austrittsdatum im Mitarbeiterprofil ein, statt den Mitarbeiter zu löschen. So bleiben die Daten vergangener Abrechnungen erhalten.
Tagesgelder verstehen
In Österreich berechnet Kenjo für jeden Mitarbeiter automatisch Tagesgelder nach §26 EStG aus der Anwesenheit. Die Tagesgelder sind ein Wert in Stunden und kein Euro-Betrag. In der englischen Oberfläche heißt die Spalte Transport Allowance. Eine Verpflegungspauschale wie in Deutschland gibt es in Österreich nicht.
In der Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Vorschau siehst Du das Ergebnis in Stunden in der Spalte Tagesgelder §26 EStG. Du kannst den Wert dort nicht bearbeiten. Wenn er nicht stimmt, korrigiere die Anwesenheitseinträge des Mitarbeiters.
Verstehen, wie Kenjo die Tagesgelder berechnet
Kenjo bewertet jeden Tag einzeln: Ein Tag zählt, wenn die Arbeitszeit mindestens 3 Stunden beträgt, und er zählt mit höchstens 12 Stunden. Die Arbeitszeit ist die erfasste Zeit eines Tages ohne Pausen. Die Anwesenheitszeit ist die erfasste Zeit von Beginn bis Ende inklusive Pausen.
Kenjo geht für jeden Tag im Abrechnungszeitraum so vor:
Kenjo bildet aus allen Anwesenheitseinträgen des Tages die Arbeitszeit und die Anwesenheitszeit. Mehrere Einträge am selben Tag werden addiert. Lücken zwischen zwei Einträgen zählen nicht mit.
Ist Ziehe Zeit von der täglichen Gesamtzeit ab, nur für das Tagesgeld. aktiv, zieht Kenjo die eingestellten Minuten von Arbeitszeit und Anwesenheitszeit ab.
Ist Runde die tägliche erfasste Zeit auf. aktiv, rundet Kenjo Arbeitszeit und Anwesenheitszeit auf volle Stunden auf.
Beträgt die Arbeitszeit mindestens 3 Stunden, zählt der Tag. Beträgt sie weniger, ist der Tageswert 0.
Als Tageswert gilt die Anwesenheitszeit, höchstens jedoch 12 Stunden.
Am Ende addiert Kenjo die Tageswerte über den ganzen Abrechnungszeitraum. Die Summe steht in der Spalte Tagesgelder §26 EStG.
Regel | Bezugsgröße (nach Abzug und Rundung) | Grenze |
Mindestgrenze, damit der Tag zählt | Arbeitszeit ohne Pausen | 3 Stunden |
Angerechneter Tageswert | Anwesenheitszeit inklusive Pausen | höchstens 12 Stunden pro Tag |
Weil die Mindestgrenze die Arbeitszeit ohne Pausen prüft, der Tageswert aber die Anwesenheitszeit mit Pausen nimmt, liegt der Wert oft etwas über den erfassten Arbeitsstunden.
Tagesgelder nachrechnen
Die Beispiele zeigen den Tageswert für einen einzelnen Tag. Jede Zeile ist ein eigener Tag mit einem Anwesenheitseintrag und den genannten Einstellungen. Die Arbeitszeit ist die erfasste Zeit ohne Pausen, die Anwesenheitszeit ist die erfasste Zeit von Beginn bis Ende inklusive Pausen.
Beispiel | Arbeitszeit ohne Pause (Std.) | Anwesenheitszeit mit Pause (Std.) | Einstellungen | Tageswert (Std.) |
08:00 bis 18:30, 30 Min. Pause | 10 | 10,5 aufgerundet auf 11 | Aufrunden aktiv, kein Abzug | 11 |
08:00 bis 11:30, 30 Min. Pause | 3 | 3,5 aufgerundet auf 4 | Aufrunden aktiv, kein Abzug | 4 |
08:00 bis 10:20, keine Pause | 2,33 aufgerundet auf 3 | 2,33 aufgerundet auf 3 | Aufrunden aktiv, kein Abzug | 3 |
08:00 bis 10:20, keine Pause | 2,33 | 2,33 | Aufrunden nicht aktiv, kein Abzug | 0, weil unter 3 Stunden |
07:00 bis 20:30, keine Pause | 13,5 aufgerundet auf 14 | 13,5 aufgerundet auf 14 | Aufrunden aktiv, kein Abzug | 12, weil die Obergrenze gilt |
08:00 bis 18:00, keine Pause | 9 | 9 | Abzug von 60 Min. aktiv, Aufrunden aktiv | 9 |
Hast Du in einem Abrechnungszeitraum nur die ersten beiden Tage der Tabelle, steht in der Spalte Tagesgelder §26 EStG der Wert 15.
Verstehen, wie Kenjo die Tagesgelder exportiert
Kenjo übernimmt die Summe der Tagesgelder (die addierten Tageswerte in Stunden) in den Export an Deinen Lohnabrechnungsanbieter. Was genau übergeben wird, hängt vom Anbieter ab.
Anbieter | Was Kenjo exportiert |
Hans & Huber | Die Stunden als Lohnart 4335 |
Deel | Die Stunden und zusätzlich der Wert Stunden × 2,26 |
Wenn die Summe 0 ist, exportiert Kenjo keine Position für die Tagesgelder.
Hinweis: Im Mitarbeiterprofil gibt es unter Gehalt auch in Österreich einen Bereich Verpflegungspauschale. Diesen musst Du nicht pflegen. Der Wert fließt in Österreich nicht in die Lohnabrechnung ein.
Überstunden und DRZ konfigurieren
Der Durchrechnungszeitraum (DRZ) ist der österreichische Ausgleichszeitraum für Arbeitszeit. Innerhalb eines DRZ gleicht Kenjo Mehr- und Minderstunden über mehrere Abrechnungsperioden aus. Du legst die Berechnung unter Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Einstellungen im Bereich Überstunden-berechnung fest.
Berechnungszeitraum wählen
Wähle bei Überstundenberechnungszeitraum entweder DRZ Berechnung oder Täglich.
Wenn Du DRZ Berechnung wählst, lege die DRZ-Frequenz fest: Monatlich, Quartalsweise, Halbjährlich oder Jährlich.
Wähle bei Durchrechnungszeitraum Startmonat den Monat, in dem der Zyklus beginnt.
Wichtig: Wenn Du von DRZ Berechnung auf Täglich umstellst, fragt Kenjo „Konfiguration ändern und Guthaben zurücksetzen?“. Mit Bestätigen & zurücksetzen setzt Kenjo das Zeitguthaben aller Mitarbeiter dauerhaft auf null. Das kann nicht rückgängig gemacht werden.
Wenn Du Dir unsicher bist, welcher DRZ für Dich gilt, kläre das mit Deinem rechtlichen Ansprechpartner.
Verstehen, wie der DRZ in der Vorschau wirkt
Mit aktivem DRZ zeigt die Vorschau statt Erfasst die Spalte Erfasster Durchschnitt und im Reiter Zusätzliche Zahlungen die Spalten Bezahlte Überstunden 50%, Stunden zu 25% (nur Teilzeit) und Zeitguthaben 1:1.
Zeitguthaben 1:1 sammelt Mehr- und Minderstunden über den ganzen Zyklus. Der Wert kann auch negativ sein.
Steigt das Zeitguthaben über 80 Stunden, überträgt Kenjo den Überschuss automatisch in die bezahlten Überstunden.
Mehr als 10 Stunden am Tag, mehr als 48 Stunden in der Woche oder mehr als 80 Stunden im DRZ bezahlt Kenjo direkt mit 50 % Zuschlag.
Am Ende des Zyklus bezahlt Kenjo das verbleibende Zeitguthaben als Überstunden mit 50 % Zuschlag, außer Du überträgst bis zu 20 Stunden in den nächsten Zyklus.
Überstunden in der Vorschau ausgleichen
Klicke in der Vorschau beim Mitarbeiter auf das Stift-Symbol bei den Überstunden. Kenjo öffnet Überstunden anpassen.
Trage bei Stunden in Abwesenheit umwandeln ein, wie viele Stunden der Mitarbeiter als Freizeit erhält. Für jede Überstunde mit 50 % Zuschlag sind das 1,5 Stunden Freizeit.
Trage bei Bedarf unter Zeitguthaben in den nächsten Zyklus transferieren bis zu 20 Stunden ein.
Klicke auf Speichern.
Zuschläge verstehen
Kenjo übermittelt Zuschläge für Arbeit am Samstag (50 % und 75 %), an Sonn- und Feiertagen und in der Nacht. Weise dafür alle Mitarbeiter den Lohnzuschlägen in den Anwesenheitseinstellungen zu.
Anbieter | Übermittelte Zuschläge |
Hans & Huber | Samstag 50 %, Samstag 75 %, Sonn- und Feiertage, Nacht |
Deel | Samstag 50 %, Samstag 75 %, Sonntage, Feiertage. Nachtzuschläge übermittelt Kenjo nicht an Deel. |
Damit Kenjo Feiertage erkennt, muss jeder Mitarbeiter einem Feiertagskalender zugeordnet sein. Außerdem braucht jeder Mitarbeiter eine Anwesenheitsrichtlinie und die passenden Abwesenheitsrichtlinien.
Lohnabrechnung senden
Wie Du die Lohnabrechnung sendest, hängt von Deinem Anbieter ab:
Anbieter | Sendeablauf |
Deel | Zwei Schritte: Änderungen senden für den ersten Versand, danach Korrekturen über Änderungen senden und zum Schluss Schließen |
Hans & Huber | Ein Schritt: Schließen & senden sendet und schließt die Periode sofort |
Die einzelnen Schritte und die häufigsten Gründe, warum das Senden nicht klappt, beschreibt der Artikel „Für DSPs: Lohnabrechnung senden und Fehler beheben“.
Häufige Fragen
Woher kommen die Zahlen in der Spalte Transport Allowance für AT DSPs?
Kenjo berechnet den Wert beim Erstellen der Lohnabrechnung aus den Anwesenheitseinträgen Deiner Mitarbeiter. Der Wert ist eine Summe von Stunden und kein Euro-Betrag. In der deutschen Oberfläche heißt die Spalte Tagesgelder §26 EStG.
Warum ist der Wert höher als die erfassten Stunden?
Der Tageswert nimmt die Anwesenheitszeit inklusive Pausen, nicht die Arbeitszeit ohne Pausen. Wenn Runde die tägliche erfasste Zeit auf. aktiv ist, rundet Kenjo zusätzlich auf volle Stunden auf. Beides lässt den Wert über den erfassten Arbeitsstunden liegen.
Muss ich in Österreich eine Verpflegungspauschale hinterlegen?
Nein. In Österreich berechnet Kenjo Tagesgelder nach §26 EStG automatisch aus der Anwesenheit. Der Bereich Verpflegungspauschale im Profil fließt nicht in die Lohnabrechnung ein.
Warum hat ein Mitarbeiter an einem Tag keine Tagesgelder?
Kenjo zählt einen Tag erst ab 3 Stunden Arbeitszeit ohne Pausen, gerechnet nach Abzug und Rundung. Prüfe die Anwesenheitseinträge des Tages und ob Ziehe Zeit von der täglichen Gesamtzeit ab, nur für das Tagesgeld. aktiv ist. Wenn das Aufrunden nicht aktiv ist, zählt ein Tag mit 2 Std. 20 Min. nicht.
Gibt es eine Obergrenze pro Tag?
Ja. Kenjo rechnet pro Tag höchstens 12 Stunden an, auch wenn die Anwesenheitszeit länger ist.
Zählt die Zeit zwischen zwei Einträgen am selben Tag mit?
Nein. Kenjo addiert die Dauer der einzelnen Einträge, die Lücke dazwischen wird nicht gerechnet.
Kann ich Tagesgelder in der Vorschau ändern?
Nein. Kenjo berechnet sie aus der Anwesenheit. Korrigiere stattdessen die Anwesenheitseinträge des Mitarbeiters.
Brauche ich in Österreich ein Gehalt im Mitarbeiterprofil?
Für den Status nicht, Eintrittsdatum und Mitarbeiternummer reichen. Lege für stundenweise bezahlte Mitarbeiter trotzdem ein Gehalt mit Auszahlungsart Stündlich an.
Was passiert mit dem Zeitguthaben am Ende des DRZ?
Kenjo bezahlt das verbleibende Zeitguthaben als Überstunden mit 50 % Zuschlag. Bis zu 20 Stunden kannst Du vorher über Überstunden anpassen in den nächsten Zyklus übertragen.
Warum kommen Nachtzuschläge nicht bei Deel an?
Kenjo übermittelt an Deel nur Zuschläge für Samstage, Sonntage und Feiertage. Kläre mit Deel, wie Du Nachtzuschläge dort erfasst.
Kann ich meinen Anbieter nachträglich ändern?
Nein, Amazon ID und Anbieter legst Du bei der Registrierung fest. Für einen Wechsel wende Dich an den Kenjo Support.