Für wen: Admin, HR Admin
Richte die Lohnabrechnung für Österreich mit Deel oder Hans & Huber ein und erfahre, wie Kenjo Tagesgelder, Überstunden und den DRZ berechnet.
Lohnabrechnungsanbieter einrichten
In Österreich arbeitet Kenjo mit Deel und Hans & Huber zusammen. Amazon ID und Anbieter legst Du bei der Registrierung fest, danach kannst Du sie nicht mehr ändern. Die übrigen Angaben machst Du unter Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Einstellungen:
Anbieter | Pflichtfeld | Woher Du den Wert bekommst |
Deel | Zugangstoken | Beantrage den API-Zugangstoken direkt bei Deel. |
Hans & Huber | Lohnabrechnung ID | Du erhältst sie von Hans & Huber. |
Abrechnungsperiode festlegen
Die Abrechnungsperiode ist der Zeitraum, den eine Lohnabrechnung abdeckt. Wähle im Bereich Abrechnungsperiode bei Art der Lohnperiode die Option Monatlich, Kalendermonat. Die Option Monatlich, beginnend am mit eigenem Startdatum brauchst Du nur, wenn Deine Periode nicht am 1. beginnt.
Transportzeitbedingungen einstellen
Die Transportzeitbedingungen legen fest, wie Kenjo die täglich erfasste Zeit behandelt. Es gibt sie nur in Österreich. Sie wirken auf die erfasste Zeit, die Stunden gesamt und die Tagesgelder.
Runde die tägliche erfasste Zeit auf. rundet jeden Arbeitstag auf die nächste volle Stunde auf, z. B. 9 Std. 1 Min. auf 10 Std. Die Option ist standardmäßig aktiv.
Ziehe Zeit ab von der täglichen Gesamtzeit. zieht pro Tag eine feste Anzahl Minuten ab, höchstens 100 Minuten.
Mitarbeiterdaten für die Lohnabrechnung vervollständigen
Kenjo übermittelt in Österreich jeden Mitarbeiter, für den zwei Angaben im Profil hinterlegt sind:
Eintrittsdatum
Mitarbeiternummer. Bei Deel muss sie genau der Contract ID des Mitarbeiters in Deel entsprechen.
Ein Gehaltsdatensatz ist für den Status nicht nötig. Lege für stundenweise bezahlte Mitarbeiter trotzdem ein Gehalt mit Auszahlungsart Stündlich an, damit Kenjo die Vertragsform Stündlich richtig übermittelt.
Wochenstunden richtig pflegen
Die vertraglichen Wochenstunden im Profil bestimmen, wie Kenjo Überstunden berechnet:
Wochenstunden | Was Kenjo daraus macht |
40 oder mehr | Vollzeit |
unter 40 | Teilzeit, mit eigener Spalte Stunden zu 25% im DRZ |
15 oder weniger (nur Hans & Huber) | Kenjo übermittelt für diesen Mitarbeiter keine Überstunden und keine Zuschläge |
Tipp: Wenn ein Arbeitsverhältnis endet, trage das Austrittsdatum im Mitarbeiterprofil ein, statt den Mitarbeiter zu löschen. So bleiben die Daten vergangener Abrechnungen erhalten.
Tagesgelder verstehen
In Österreich berechnet Kenjo für jeden Mitarbeiter automatisch Tagesgelder nach §26 EStG aus der Anwesenheit. Eine Verpflegungspauschale wie in Deutschland gibt es in Österreich nicht. Kenjo ermittelt dafür pro Tag die Stunden, für die Tagesgelder anfallen:
Ein Tag zählt, wenn der Mitarbeiter mindestens 3 Stunden gearbeitet hat. Für diese Prüfung zieht Kenjo die Pausen ab.
Für die Höhe der Tagesgelder zählt Kenjo die gesamte Zeit vom Ein- bis zum Ausstempeln, also inklusive Pausen, höchstens 12 Stunden pro Tag.
Wenn die Transportzeitbedingungen aktiv sind, rundet Kenjo die Zeit auf oder zieht die eingestellten Minuten ab.
In der Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Vorschau siehst Du das Ergebnis in Stunden in der Spalte Tagesgelder §26 EStG. Du kannst den Wert dort nicht bearbeiten. Wenn er nicht stimmt, korrigiere die Anwesenheitseinträge des Mitarbeiters.
Hinweis: Im Mitarbeiterprofil gibt es unter Gehalt auch in Österreich einen Bereich Verpflegungspauschale. Diesen musst Du nicht pflegen. Der Wert fließt in Österreich nicht in die Lohnabrechnung ein.
Überstunden und DRZ konfigurieren
Der Durchrechnungszeitraum (DRZ) ist der österreichische Ausgleichszeitraum für Arbeitszeit. Innerhalb eines DRZ gleicht Kenjo Mehr- und Minderstunden über mehrere Abrechnungsperioden aus. Du legst die Berechnung unter Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Einstellungen im Bereich Überstundenberechnung fest.
Berechnungszeitraum wählen
Wähle bei Überstundenberechnungszeitraum entweder DRZ Berechnung oder Täglich.
Wenn Du DRZ Berechnung wählst, lege die DRZ-Frequenz fest: Monatlich, Quartalsweise, Halbjährlich oder Jährlich.
Wähle bei Durchrechnungszeitraum Startmonat den Monat, in dem der Zyklus beginnt.
Wichtig: Wenn Du von DRZ Berechnung auf Täglich umstellst, fragt Kenjo „Konfiguration ändern und Guthaben zurücksetzen?“. Mit Bestätigen & zurücksetzen setzt Kenjo das Zeitguthaben aller Mitarbeiter dauerhaft auf null. Das kann nicht rückgängig gemacht werden.
Wenn Du Dir unsicher bist, welcher DRZ für Dich gilt, kläre das mit Deinem rechtlichen Ansprechpartner.
Verstehen, wie der DRZ in der Vorschau wirkt
Mit aktivem DRZ zeigt die Vorschau statt Erfasst die Spalte Erfasster Durchschnitt und im Reiter Zusätzliche Zahlungen die Spalten Bezahlte Überstunden 50%, Stunden zu 25% (nur Teilzeit) und Zeitguthaben 1:1.
Zeitguthaben 1:1 sammelt Mehr- und Minderstunden über den ganzen Zyklus. Der Wert kann auch negativ sein.
Steigt das Zeitguthaben über 80 Stunden, überträgt Kenjo den Überschuss automatisch in die bezahlten Überstunden.
Mehr als 10 Stunden am Tag, mehr als 48 Stunden in der Woche oder mehr als 80 Stunden im DRZ bezahlt Kenjo direkt mit 50 % Zuschlag.
Am Ende des Zyklus bezahlt Kenjo das verbleibende Zeitguthaben als Überstunden mit 50 % Zuschlag, außer Du überträgst bis zu 20 Stunden in den nächsten Zyklus.
Überstunden in der Vorschau ausgleichen
Klicke in der Vorschau beim Mitarbeiter auf das Stift-Symbol bei den Überstunden. Kenjo öffnet Überstunden anpassen.
Trage bei Stunden in Abwesenheit umwandeln ein, wie viele Stunden der Mitarbeiter als Freizeit erhält. Für jede Überstunde mit 50 % Zuschlag sind das 1,5 Stunden Freizeit.
Trage bei Bedarf unter Zeitguthaben in den nächsten Zyklus transferieren bis zu 20 Stunden ein.
Klicke auf Speichern.
Zuschläge verstehen
Kenjo übermittelt Zuschläge für Arbeit am Samstag (50 % und 75 %), an Sonn- und Feiertagen und in der Nacht. Weise dafür alle Mitarbeiter den Lohnzuschlägen in den Anwesenheitseinstellungen zu.
Anbieter | Übermittelte Zuschläge |
Hans & Huber | Samstag 50 %, Samstag 75 %, Sonn- und Feiertage, Nacht |
Deel | Samstag 50 %, Samstag 75 %, Sonntage, Feiertage. Nachtzuschläge übermittelt Kenjo nicht an Deel. |
Damit Kenjo Feiertage erkennt, muss jeder Mitarbeiter einem Feiertagskalender zugeordnet sein. Außerdem braucht jeder Mitarbeiter eine Anwesenheitsrichtlinie und die passenden Abwesenheitsrichtlinien.
Lohnabrechnung senden
Wie Du die Lohnabrechnung sendest, hängt von Deinem Anbieter ab:
Anbieter | Sendeablauf |
Deel | Zwei Schritte: Änderungen senden für den ersten Versand, danach Korrekturen über Änderungen senden und zum Schluss Schließen |
Hans & Huber | Ein Schritt: Schließen & senden sendet und schließt die Periode sofort |
Die einzelnen Schritte und die häufigsten Gründe, warum das Senden nicht klappt, beschreibt der Artikel „Für DSPs: Lohnabrechnung senden und Fehler beheben“.
Häufige Fragen
Muss ich in Österreich eine Verpflegungspauschale hinterlegen?
Nein. In Österreich berechnet Kenjo Tagesgelder nach §26 EStG automatisch aus der Anwesenheit. Der Bereich Verpflegungspauschale im Profil fließt nicht in die Lohnabrechnung ein.
Warum hat ein Mitarbeiter an einem Tag keine Tagesgelder?
Kenjo zählt einen Tag erst ab 3 Stunden Arbeitszeit ohne Pausen. Prüfe die Anwesenheitseinträge des Tages und ob Ziehe Zeit ab von der täglichen Gesamtzeit. aktiv ist.
Kann ich Tagesgelder in der Vorschau ändern?
Nein. Kenjo berechnet sie aus der Anwesenheit. Korrigiere stattdessen die Anwesenheitseinträge des Mitarbeiters.
Brauche ich in Österreich ein Gehalt im Mitarbeiterprofil?
Für den Status nicht, Eintrittsdatum und Mitarbeiternummer reichen. Lege für stundenweise bezahlte Mitarbeiter trotzdem ein Gehalt mit Auszahlungsart Stündlich an.
Was passiert mit dem Zeitguthaben am Ende des DRZ?
Kenjo bezahlt das verbleibende Zeitguthaben als Überstunden mit 50 % Zuschlag. Bis zu 20 Stunden kannst Du vorher über Überstunden anpassen in den nächsten Zyklus übertragen.
Warum kommen Nachtzuschläge nicht bei Deel an?
Kenjo übermittelt an Deel nur Zuschläge für Samstage, Sonntage und Feiertage. Kläre mit Deel, wie Du Nachtzuschläge dort erfasst.
Kann ich meinen Anbieter nachträglich ändern?
Nein, Amazon ID und Anbieter legst Du bei der Registrierung fest. Für einen Wechsel wende Dich an den Kenjo Support.