Prüfe diese Punkte, bevor Du die Lohnabrechnung an Deinen Anbieter sendest. Bei einigen bleibt der Sende-Button deaktiviert oder die Übertragung schlägt fehl, bei anderen fehlen Daten in der Abrechnung, ohne dass Kenjo einen Fehler anzeigt. Details zu jedem Schritt findest Du im Artikel Für DSPs: Lohnabrechnung senden und Fehler beheben.
Mitarbeiterdaten sind vollständig
Fehlen bei mindestens einem Mitarbeiter Basisdaten, ist der Sende-Button für die gesamte Periode deaktiviert. In der Lohnabrechnungs-Vorschau siehst Du dann den Hinweis [Anzahl] Mitarbeiter nicht enthalten.
Land / Anbieter | Damit ein Mitarbeiter als vollständig gilt, brauchst Du: |
Alle Länder | Einstellungsdatum und Mitarbeiter-ID |
DE (ADP, SD Worx) | Zusätzlich einen vollständigen Gehaltsdatensatz (Gültig-seit-Datum und Stundensatz oder Grundgehalt) |
FR und übrige Länder | Kein Gehaltsdatensatz für diesen Status erforderlich |
Filtere nach dem Status Aktiviert - unvollständige Daten.
Klicke auf den Namen des Mitarbeiters, ergänze das rot umrandete Feld Unvollständig und klicke auf Speichern.
Einstellungsdatum und „Gültig seit“ beim Gehalt stimmen
Kenjo rechnet nur Stunden ab, die nach zwei Daten im Mitarbeiterprofil liegen:
Einstellungsdatum: der erste Arbeitstag des Mitarbeiters. Du findest es im Mitarbeiterprofil im Bereich Geschäftlich, dort stehen auch die vertraglichen Wochenstunden.
Gültig seit beim Gehalt: das Datum, ab dem das Gehalt gilt. Du findest es im Mitarbeiterprofil im Reiter Gehalt, im Gehaltseintrag.
Hat ein Mitarbeiter schon vor einem dieser Daten gestempelt, fehlen diese Stunden in der Lohnabrechnung. Kenjo zeigt dabei keinen Fehler an.
Beispiel: Ein Fahrer fängt am 1. September an und stempelt ab dem 1. September. Beim Gehalt steht aber „Gültig seit 8. September“. Die Stunden vom 1. bis 7. September fehlen in der Abrechnung. Öffne bei jedem neuen Mitarbeiter beide Stellen und vergleiche die Daten mit dem tatsächlichen ersten Arbeitstag. Passe sie an, wenn sie ungeplant voneinander abweichen.
Alle Vorperioden sind geschlossen
Solange eine frühere Periode offen ist, kannst Du die aktuelle Periode weder bearbeiten noch senden. Kenjo zeigt dann den Dialog Vorherige Lohnabrechnungen schließen.
Klicke auf Zur offenen Lohnabrechnung und schließe die ältere Periode über Schließen bzw. Schließen & senden.
Kehre danach zur aktuellen Periode zurück.
Hier siehst Du, wie eine abgeschlossene Lohnperiode aussieht:
Die richtige Periode ist ausgewählt
Prüfe oben in der Lohnabrechnungs-Vorschau, dass die Periode stimmt, mit der Du starten willst, besonders bei der ersten Lohnabrechnung. Wenn Du keinen Kalendermonat als Lohnperiode ausgewählt hast, siehst Du Start- und Enddatum deiner Lohnperiode als Zeitraum angezeigt.
 |  |
Offene Abwesenheitsanfragen sind entschieden
Genehmige oder lehne alle offenen Anfragen ab. Nur genehmigte, verarbeitete und eingereichte Abwesenheiten gehen in die Lohnabrechnung. Ein Urlaubsantrag, der beim Senden noch aussteht, fehlt in der Abrechnung, auch wenn Du ihn später genehmigst.
Austretende Mitarbeiter sind geprüft
Kenjo zahlt bei Mitarbeitern, die in der Periode austreten, alle verbleibenden Überstunden und Freizeitguthaben in der letzten Abrechnung automatisch aus. Diese Werte kannst Du nicht anpassen. Prüfe deshalb vor dem Senden, ob auch der Resturlaub stimmt. Vergessene Urlaubstage kannst Du nach dem Schließen nur noch direkt bei Deinem Lohnabrechnungsanbieter nachmelden.
Bezahlte Pausen sind in den Vertragsstunden enthalten (nur Deutschland)
Wenn Du bezahlte Pausen in der Anwesenheitsrichtlinie aktiviert hast, zählt Kenjo die bezahlte Pause zur Arbeitszeit und zu den Überstunden. Die vertraglichen Wochenstunden im Mitarbeiterprofil müssen die bezahlte Pause deshalb enthalten. Sonst zeigt Kenjo falsche Überstunden. Beispiel: 40 Wochenstunden bei 5 Tagen mit je 9 Stunden einschließlich einer Stunde bezahlter Pause ergeben 5 Überstunden pro Woche.
Bezahlte Pausen zählen nur für Zeiteinträge ab dem Tag, an dem Du sie aktivierst. Sie gelten nicht rückwirkend.
Die Vorschau zeigt keine Berechnungsfehler
Öffne Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Vorschau, wähle die Periode aus und klicke auf Filter zurücksetzen, damit Du alle Mitarbeiter siehst. Ein rotes Warnsymbol neben einem Mitarbeiter zeigt einen Berechnungsfehler, den Du vor dem Senden beheben musst:
Land | Typischer Fehler |
Alle Länder | Negativer Überstunden-Saldo, der noch nicht ausgeglichen ist |
DE, BE, ES | Freizeitausgleich-Stunden vorhanden, aber keine passende Richtlinie zugewiesen |
NL | Fehler bei Urlaubs- oder ATV-Ausgleich oder bei bezahlter Zeit |
FR | RCR/RCO-Zeitausgleichsrichtlinie fehlt, oder das Jahres-Überstundenkontingent ist ohne RCO-Richtlinie überschritten |
Klicke auf das rote Symbol, um die Details zu öffnen. Die passende Richtlinie weist Du unter Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinien zu.
Du kennst Deinen Sendeablauf
Deinen Ablauf erkennst Du an den Buttons in der Lohnabrechnungs-Vorschau:
Sendeablauf | Daran erkennst Du ihn | Korrekturen nach dem Senden |
Zwei Schritte (ADP DE/FR, Deel AT/FR/IT) | Änderungen senden, danach Änderungen absenden und Schließen | Bis zum Schließen beliebig oft möglich |
SD Worx (DE) mit Schnittstelle | Client ID und Client Secret in den Einstellungen, nach dem Senden Änderungen herunterladen | Nur als Datei, die Du selbst an SD Worx übermittelst |
Ein Schritt (z. B. SD Worx ohne Schnittstelle, Hans & Huber) | Nur Schließen & senden | Nicht möglich |
Wichtig: Das Schließen einer Periode kann nicht rückgängig gemacht werden. Bei Schließen & senden schließt Kenjo die Periode sofort. Sende daher erst, wenn die Vorschau fehlerfrei ist. Was Du nach dem Schließen in Kenjo änderst, erscheint nicht mehr in dieser Lohnabrechnung.
Die Verbindung zum Anbieter funktioniert
Auch wenn alle Daten vollständig sind, kann die Übertragung fehlschlagen. Das erkennst Du an einer Fehlermeldung nach dem Senden oder an einem Status wie Erste Lohnabrechnung nicht gesendet aufgrund von Fehlern in der Datei.
SFTP (z. B. Hans & Huber): SSH-Key, Benutzername und Passwort prüfen.
ADP: Payroll-ID prüfen und ob sie beim Anbieter aktiviert ist.
Deel (FR, IT, AT): Prüfen, ob der API-Zugang gültig und korrekt konfiguriert ist.
Diese Fehler löst Du nicht über die Mitarbeiterdaten. Wende Dich zuerst an Deinen Lohnabrechnungsanbieter. Findet er keinen Fehler, kontaktiere den Kenjo Support.
Häufige Fragen
Warum ist der Sende-Button ausgegraut?
Meistens hat mindestens ein Mitarbeiter unvollständige Daten oder eine frühere Periode ist noch offen. Fahre mit der Maus über den Button, um den genauen Grund zu sehen.
Kann ich eine geschlossene Periode wieder öffnen?
Nein. Wenn eine Periode trotzdem erneut geöffnet werden muss, wende Dich an den Kenjo Support.