Verwalten der monatlichen Lohnabrechnung

Unsere Funktion “Lohnabrechnung” unterstützt Dich in der Erstellung der vorbereitenden Lohnabrechnung. Sobald Deine monatliche Lohnabrechnung fertig ist, musst Du diese nur noch Deinem externen Buchhalter zur Verfügung stellen. Erfahre hier, wie Du Deine Lohnabrechnung einrichten kannst.

Es gibt zwei Bereiche zur Verwaltung deiner DATEV-Integration: ALLGEMEIN und DATEV-FELDER.

Für jede Abrechnungsgruppe musst du die folgenden Abschnitte hinzufügen/konfigurieren: 

• Allgemeine Einstellungen 
• Mitarbeiter-Felder
• Mitarbeiter
• Lohnarten
• Auszahlungsperiode 

Hinweis: Sobald die vollständigen DATEV-Mitarbeiterdaten in Kenjo eingepflegt wurden UND die Integration für dein Unternehmen eingerichtet wurde, ist Kenjo die Quelle der Wahrheit für alle Mitarbeiterinformationen. Daher sollten alle Änderungen der persönlichen Daten und des Gehalts ausschließlich in Kenjo erfolgen.

Allgemein

Allgemeine Einstellungen

Im allgemeinen Bereich findest du eine Übersicht über deine DATEV-Daten. Hier kannst du alle Informationen zu deinem DATEV-Konto hinterlegen, damit der Exportvorgang richtig funktioniert.

• Die wichtigsten Felder sind die Beraternummer und die Mandantennummer. Diese Informationen solltest du in deinem DATEV-Konto finden oder von deinem Kundenbetreuer erhalten.
• Wir empfehlen dir, die Felder, die standardmäßig ausgefüllt sind, nicht zu ändern, es sei denn, du brauchst sie.
• Im Moment ist unser Ziel LODAS, das ist die Schnittstelle, die wir im Moment zur Verfügung haben.

Hinweis: Die DATEV-Einstellungen sind für jedes Unternehmen eindeutig. Bei Organisationen mit mehreren Unternehmen kann die Beraternummer und die Mandantennummer für jedes Unternehmen unterschiedlich sein.

Mitarbeiter-Felder

Auf dieser Registerkarte kannst du DATEV-Tabellen oder -Felder in die ASCII-Exportdatei aufnehmen oder ausschließen. Wähle die Tabellen und Felder auf der Grundlage der Empfehlungen deines Steuerberaters aus. 

• Um ein Feld in den Export einzubeziehen oder davon auszuschließen, aktiviere/deaktiviere einfach einen Tabellenabschnitt oder deaktiviere ein Feld innerhalb eines Abschnitts.

• Für die Stundensatztabelle musst du entweder den Stundensatz 1, 2 oder 3 auswählen. Dein Buchhalter muss dir sagen, welche Gehaltsnummer für den Standard-Stundensatz in DATEV verwendet wird. 

• Wenn du Änderungen an den Feldern vornehmen willst, die du in deine ASCII-Datei exportieren willst, klicke immer auf SPEICHERN, bevor du sie exportierst. 

Hinweis: Wenn in der DATEV-Integration stundenweise Beschäftigte enthalten sind, empfiehlt es sich, auch die Stundentabelle zu aktivieren. Die Schnittstelle fügt automatisch alle Korrekturen zu den Anwesenheitsübermittlungen des Vormonats für Stundenlöhne hinzu. Dies löst eine Zahlungskorrektur im aktuellen Monat aus, wenn die tatsächliche Anwesenheit höher/ niedriger ist als der zuvor eingereichte Betrag.

Hinweis: Die aktuelle Schnittstelle unterstützt nur einen Stundensatz pro Mitarbeiter. In Zukunft werden wir sie auf mehrere Stundensätze erweitern.

Mitarbeiter

Hier kannst du alle Mitarbeiter auswählen, die du in den DATEV LODAS-Export aufnehmen möchtest. Um alle Mitarbeiter deines Unternehmens auszuwählen, klicke auf ALLE AUSWÄHLEN. Wenn du sie entfernen möchtest, klicke auf ALLE ENTFERNEN. Du kannst auch einzelne Mitarbeiter löschen oder hinzufügen.

Sobald ein Mitarbeiter hier hinzugefügt wurde, kann er seine DATEV-Informationen einsehen und bearbeiten, indem er sein persönliches Profil aufruft und auf DATEV-FELDER ANZEIGEN klickt.

Achte darauf, dass du auf SPEICHERN klickst, nachdem du Änderungen vorgenommen hast.

Hinweis: Neue Mitarbeiter werden nicht automatisch in die Tabelle aufgenommen. Stelle sicher, dass du den Mitarbeiter manuell hinzufügst, sobald er in Kenjo aufgenommen wurde.

Lohnarten

Um die korrekte Ausgabe der Gehaltsabrechnung von Kenjo zu gewährleisten, musst du die Gehalts-ID und die Nummer der Gehaltsart für feste Gehälter, stundenweise bezahlte Gehälter und variable Zahlungen hinzufügen. Diese Werte findest du in LODAS oder du kannst sie von deinem Buchhalter erhalten.

• Festgehälter (sowohl Monats- als auch Jahresgehälter in Kenjo) - füge die Festbezug ID und die Festbezug Lohnart Nummer hinzu.
• Stundenlöhne - füge die Lohnnummer hinzu (Erfassung Stunden: Lohnart)
• Variable Bezahlung (über die DATEV LODAS Festgehaltstabelle) - Wähle zunächst die variable Lohnart aus, indem du auf Variable Lohnart hinzufügen klickst. Falls eine variable Lohnart hier nicht vorhanden ist, füge diese bitte unter Einstellungen > Abrechnung > Vergütung > Variable Lohnarten > + Variable Lohnart hinzu. Nachdem du die variable Lohnart ausgewählt hast, füge die Festbezug ID und die Festbezug Lohnart Nummer hinzu.

Hinweis: Die hier eingegebenen Gehaltskennungen sind für alle Mitarbeiter in DATEV LODAS gleich. Um andere IDs zu vergeben, gehe zum persönlichen Profil des Mitarbeiters > DATEV-FELDER ANZEIGEN und gib die IDs manuell ein.

Auszahlungsperiode

Legt den Zeitrahmen fest, den deine Abrechnungstabelle und der Export widerspiegeln sollen. Du hast drei Optionen:

• Monatlich, Kalendermonat: deckt den Zeitraum vom 1. bis zum letzten Tag des Monats ab. Dies ist besonders nützlich für Arbeitnehmer, die ein festes Monatsgehalt erhalten (z. B. 01.01 - 31.01). Auch wenn dein Exporttag vor dem 31.01. liegt, erscheint das volle Monatsgehalt in Ihrer Liste.
• Monatlich, beginnend am: legt ein bestimmtes Datum im Monat fest, an dem du deine Abrechnung durchführen willst.
• Variabel, abhängig vom Abschlussdatum: erstellt eine unbefristete Abrechnungsperiode. Das Abschlussdatum hängt von dem Datum ab, das du für deine Abrechnung unter Mitarbeiter > Lohnabrechnung > BESTÄTIGEN bestätigst. Die nächste Abrechnungsperiode beginnt am folgenden Tag. 

Nachdem du die richtige Option für den Zahlungszeitraum ausgewählt hast, klicke auf SPEICHERN.