Importieren von DATEV Mitarbeiterdaten

Sobald die DATEV-Integration in deinem Konto aktiv ist und du die Mitarbeiter in den Einstellungen hinzugefügt hast (standardmäßig sind alle Mitarbeiter hinzugefügt), kannst du nun die DATEV-Mitarbeiterinformationen hinzufügen.

Hintergrund

DATEV benötigt umfangreichere Mitarbeiterinformationen, als sich das Kenjo-Basisprofil bietet. Spezifische Angaben wie Gültigkeit der Aufenthaltserlaubnis, Sozialversicherungsgruppe und Ausbildungsbeginn sind für die deutsche Lohnabrechnung unerlässlich, aber im Kenjo-Basisprofil nicht enthalten. Um einen nahtlosen Abgleich der Mitarbeiterdaten zwischen Kenjo und DATEV zu gewährleisten, haben wir das Kenjo-Mitarbeiterprofil für DATEV erweitert. In dieser Erweiterung sind alle Felder enthalten, die DATEV für eine korrekte Lohnabrechnung benötigt. Um auf diese Felder zuzugreifen, navigiere zu einem Mitarbeiterprofil und dann zu DATEV-spezifische Lohndaten.

Eine umfassende Liste der DATEV-Felder, die von Kenjo mit DATEV synchronisiert werden können, findest du hier. 

Wie füge ich die Mitarbeiterfelder zu Kenjo hinzu?

Du hast 2 Optionen, die DATEV-Mitarbeiterfelder zu Kenjo hinzuzufügen.

1. Option: Manuelles Hinzufügen der DATEV-Daten

Administratoren und Mitarbeiter können die DATEV-Daten manuell zu den Mitarbeiterprofilen hinzufügen.

1. Gehe zum Mitarbeiter > persönliches Profil
2. Wähle Mitarbeiter -> Mitarbeiterprofil -> Persönlich -> DATEV-spezifische Lohndaten

  3. Füge die DATEV-Mitarbeiterinformationen in die bearbeitbaren Felder ein.

4.Fülle die Excel-Datei aus, in der Registerkarte DATEV,

Wichtige Hinweise: 

Dropdown-Auswahl: Einige Felder sind Dropdown-Menüs. Bitte wähle ausschließlich Optionen aus dem Dropdown-Menü. Das Kopieren von Werten in diese Felder kann zu Fehlern während des Import Prozesses führen.

Vorgefüllte Vorlage: Wenn zuvor DATEV-Felder für Mitarbeiter hinzugefügt wurden, wird die Vorlage automatisch mit diesen Informationen ausgefüllt. Du kannst alle DATEV-spezifischen Felder nach Bedarf bearbeiten.

Einschränkungen für Name und E-Mail: Der Vorname, der Nachname und die E-Mail-Adresse können hier nicht geändert werden. Alle Änderungen, die in diesem Bereich vorgenommen werden, werden in Kenjo nicht übernommen.

Top-Tipp! Du kannst alle DATEV-Stammdaten für deine Mitarbeiter aus DATEV extrahieren. Folge den Schritten im Artikel  Extrahiere die DATEV-Daten für Buchhalter.

5.Sobald die Vorlage zum Hochladen bereit ist. Kannst du die Datei per Drag & Drop auf Kenjo ziehen oder lade sie von deinem Computer hoch und klicke auf HOCHLADEN.

6.Du wirst dann aufgefordert, die Spalten aus der Excel-Tabelle den Feldern in Kenjo zuzuordnen. Jede Spalte sollte zugewiesen werden. Wir haben bereits so viele wie möglich anhand ihrer Namen zugeordnet. Alles, was nicht automatisch zugeordnet wird, kannst du über das Dropdown-Menü manuell zuordnen. Du kannst  jederzeit Spalte nicht importieren wählen. Wenn du fertig bist, klicke auf BESTÄTIGEN.

7. Zum Schluss: Wähle den Import Namen und klicke auf IMPORT ABSCHLIEßEN.

Hinweis: Wenn du die Vorlage herunterlädst, darfst du keine Spalten neu anordnen, löschen oder hinzufügen. Damit der Import ordnungsgemäss funktioniert, muss die Struktur so bleiben, wie sie ist.

Wichtig: Bevor du den ersten DATEV ASCII-Export herunterladen kannst, müssen alle Mitarbeiterinformationen in Kenjo mit den Mitarbeiterinformationen in Kenjo mit Mitarbeiterinformationen in DATEV übereinstimmen. Auf diese Weise kannst du monatliche Lohn-und Gehaltabrechnung problemlos und fehlerlos durchführen. Bitte beachte, dass ab diesem Zeitpunkt Kenjo das führende System ist. Das bedeutet, dass die Informationen, die du von deinem Mitarbeiter ändern möchtest, zuerst in Kenjo geändert werden müssen. Diese Änderung wird dann während der monatlichen Lohnabrechnung automatisch mit DATEV synchronisiert. Andernfalls werden Änderungen in DATEV durch den monatlichen Abgleich überschrieben und gehen verloren.