Wenn du ein neues Teammitglied an Bord hast, ist es wichtig, einen etablierten Onboarding-Prozess zu haben, um es perfekt auf seine neue Rolle vorzubereiten. Wir haben ein Beispiel für einen umfassenden Onboarding-Prozess für dich erstellt.

Hier ein Überblick über den Prozess:

Hinweis: Klicke auf das Bild, um es größer zu sehen. 

INHALTSVERZEICHNIS

• Vor dem ersten Tag der Beschäftigung
• Erster Tag der Beschäftigung 
• 6 Wochen der Beschäftigung 
• 3 Monate der Beschäftigung 
• 5 Monate der Beschäftigung
• 6 Monate der Beschäftigung

Vor dem ersten Tag der Beschäftigung

Bevor dein neuer Mitarbeiter seine Arbeit in deinem Unternehmen aufnimmt, solltest du sicherstellen, dass du alle diese Schritte abgeschlossen hast:

• Die HR-Abteilung sammelt alle Informationen/ Dokumente des neuen Mitarbeiters und schickt sie an den Steuerberater.

• Die HR-Abteilung informiert die Büroleitung, die IT-Administration und den Direktor/direkten Manager über das Anfangsdatum und den Standort (Außenstelle/Büro) des neuen Mitarbeiters. Für diesen Schritt kannst du einen Workflow erstellen.

Wichtig: Für jeden einzelnen Empfänger ( Büroleitung, IT-Administration und Direktor/ direkter Manager) kann eine spezielle E-Mail-Vorlage eingerichtet werden - und dem Workflow können mehrere Aktionen hinzugefügt werden. Auf diese Weise erhält jede einzelne Abteilung ihren eigenen Call To Action.

• Der IT-Administrator und der direkte Manager klären, welche Geräte/Programme/Lizenzen benötigt werden.
  

• Der IT-Administrator bereitet den Rechner (z. B. den Laptop) und alle Konten vor.
  

• Die IT-Administration/ Büroverwaltung bereitet vor:
  
  • Home Office Start: Sendet Gerät und Willkommenspaket an den neuen Mitarbeiter. 
  • Start im Büro: Bereitet den Schreibtisch, das Willkommenspaket und den Transponder vor. 

• Der direkte Manager erstellt den Einarbeitungsplan für die ersten Wochen:
  
  • Erster Tag nach der HR-Einführung
  • Kennenlerntreffen mit den Abteilungen und Ansprechpartnern werden gebucht
  • Aufgaben und Ziele der ersten Woche werden festgelegt

• Die HR-Abteilung verschickt eine Informationsmail an den neuen Mitarbeiter mit allen wichtigen Informationen zum ersten Tag.
  

Erster Tag der Beschäftigung 

Endlich ist der Tag gekommen, an dem dein Mitarbeiter seine neue Stelle in deinem Unternehmen antritt. Dies sind die Schritte, die du an seinem ersten Tag unternehmen solltest:

• Die HR-Abteilung begrüßt den neuen Mitarbeiter.
  • Home Office: Online-Sitzung
  • Büro: persönliche Begrüßung und Bürobesichtigung

• HR-Abteilung: Unternehmenspräsentation (ca. 1 Stunde)
  
  • Allgemeine Unternehmensinformationen 
    • Aufbau des Unternehmens
    • Vision und Auftrag des Unternehmens
    • Kultur und Kommunikation 
    • Interne Veranstaltungen
    • Wichtige Sicherheitsvorschriften (Ersthelfer, Fluchtwege, Brandschutz)
  • HR-Prozesse (Kenjo, Urlaubstage, Krankheitstage, Arbeitsmodell, usw.)
    

• Die HR-Abteilung übergibt dem direkten Vorgesetzten die Aufgabe, das Onboarding des internen Teams fortzusetzen.
  

• Der direkte Manager informiert den neuen Mitarbeiter über:
  
  • Allgemeiner Onboarding-Plan für die nächsten Wochen
  • Erwartungsmanagement ist der Schlüsselfaktor - Anforderungen und gegenseitige Erwartungen werden geklärt 
  • Darstellung der Prozesse, Aufgabenverteilung und Rollen innerhalb der Abteilung 
  • Erforderliche Werkzeuge und relevante Plattformen werden vorgestellt 

• Der direkte Manager plant Teamsitzungen, um den neuen Mitarbeiter dem Team vorzustellen.
  

6 Wochen der Beschäftigung 

Nachdem dein Mitarbeiter nun sechs Wochen in deinem Unternehmen gearbeitet hat, solltest du die folgenden Schritte unternehmen:

• Der direkte Manager bucht Feedbackgespräche, erste Eindrücke werden abgefragt. Dieses erste Feedback liefert wichtige Hinweise zur Verbesserung des Einführungsprozesses und zur Beruhigung der neuen Mitarbeiter. Fehlende Informationen werden ebenfalls deutlich. 

• Der direkte Manager setzt Ziele. Die ersten Ziele geben eine klare Struktur und Erfolgserlebnisse. Die neuen Mitarbeiter fühlen sich schnell als wertvolle Teammitglieder.
  

• Check-in durch die HR-Abteilung mit dem direkten Manager, um zu sehen, wie die Dinge laufen und ob der Onboarding-Prozess in die richtige Richtung geht.
  

3 Monate der Beschäftigung 

Nach drei Monaten der Beschäftigung beginnt die nächste Runde der Check-Ins. Jetzt ist es Zeit für:

• Der direkte Manager vereinbart eine 15-minütige Synchronisierung mit der HR-Abteilung, um den aktuellen Stand der Dinge zu besprechen und festzustellen, ob Maßnahmen ergriffen werden müssen oder ob es Bedenken gibt. 

• Der direkte Manager vereinbart ein Gespräch mit dem neuen Mitarbeiter (ca. 30 Minuten) - die HR-Abteilung kann bei Bedarf Unterstützung leisten. Mögliche Fragen, die gestellt werden können:
  
  • Wie waren die ersten drei Monate des Mitarbeiters im Unternehmen?
  • Was war gut, was kann verbessert werden?
  • Wird irgendeine Art von Unterstützung benötigt?
  • Positives Feedback und verbesserungswürdige Bereiche. 

5 Monate der Beschäftigung

Nachdem dein Mitarbeiter fünf Monate bei dir gearbeitet hat, solltest du die folgenden Schritte in Betracht ziehen:

• Die HR-Abteilung schickt über Kenjo eine Erinnerung an den direkten Vorgesetzten, dass die Probezeit bald endet. 

• Dies ist der letzte Punkt, an dem der direkte Manager entscheidet, ob der Arbeitnehmer die Probezeit bestehen wird oder nicht.
  
  • Negativ: Der direkte Manager teilt der HR-Abteilung mit, dass der Mitarbeiter die Probezeit nicht bestehen wird. 
    • Die HR-Abteilung wird das Kündigungsschreiben vorbereiten. 
    • Der direkte Manager wird ein Treffen mit dem neuen Mitarbeiter und der HR-Abteilung vereinbaren, um ihn über die Entscheidung zu informieren. 
  • Positiv: Der direkte Manager teilt dem Mitarbeiter in einem persönlichen Gespräch mit, dass die Probezeit bald zu Ende ist und der Mitarbeiter sie bestehen wird. Auch die HR-Abteilung wird vom direkten Manager informiert. 

6 Monate der Beschäftigung

Dein Mitarbeiter hat nun die Probezeit bestanden und ist ein vollwertiges Teammitglied. Er erbringt seine Leistungen zur Zufriedenheit des direkten Managers und des Teams. 

• Weitere Entwicklungsmöglichkeiten und Ziele werden zwischen dem direkten Manager und dem Mitarbeiter besprochen. 
• Weitere Feedback-Sitzungen sind geplant, um die berufliche Eignung zu ermitteln und mögliche Lücken zu schließen.