Entender cómo funciona la eAU
El certificado electrónico de incapacidad laboral (eAU) es obligatorio desde el 01.01.2023 y sustituye en gran medida el formulario amarillo en papel. En lugar de que el empleado entregue un documento, el empleador solicita el certificado directamente a la aseguradora de salud estatutaria correspondiente.
Qué cambia para los empleadores:
Ahora solicitas el certificado de incapacidad laboral directamente a la aseguradora. El requisito previo es que la incapacidad te sea comunicada, por lo que la obligación del empleado de notificarte sigue vigente. Para incapacidades de más de tres días naturales (o desde el primer día, según los acuerdos internos), puedes seguir solicitando un certificado de incapacidad laboral.
Qué cambia para los empleados:
La obligación de presentar y acreditar la incapacidad se sustituye por una obligación de confirmación. Un empleado con seguro estatutario solo necesita que su médico confirme la incapacidad; el médico transmite el certificado a la aseguradora. La incapacidad debe seguir comunicándose al empleador.
Qué cambia para quién:
Tipo de seguro | Recuperación eAU | Qué debe hacer el empleado |
Seguro estatutario (GKV) | El empleador solicita a la aseguradora | Solo que el médico confirme la incapacidad; no se requiere documento en papel |
Seguro privado (PKV) | No es posible recuperar la eAU | El empleado sigue entregando el certificado manualmente y subiéndolo |
¿Cuándo aplica la eAU? La eAU aplica desde la fecha de la acreditación médica, no desde el primer día de baja. Si un empleado cae enfermo el lunes pero no va al médico hasta el miércoles, la eAU lleva fecha del miércoles. La fecha de inicio de la solicitud de ausencia en Kenjo y la fecha de la eAU pueden por tanto no coincidir.
Nota: Los empleados siguen teniendo derecho a recibir un certificado de incapacidad laboral en papel. Este sirve como prueba si la transmisión electrónica falla por razones técnicas.
Elegir el método de solicitud adecuado
La forma de solicitar la eAU depende de si utilizas la integración con DATEV en Kenjo. Elige la opción que corresponda a tu caso.
Tu configuración | Recuperación eAU | Sección en este artículo |
Integración DATEV activa | Kenjo recupera la eAU automáticamente de la aseguradora | Solicitar eAU automáticamente con la integración DATEV |
Sin integración DATEV | Recuperas la eAU manualmente con herramientas externas (sv.net, DATEV Online o tu asesor fiscal) y la guardas en Kenjo | Gestionar eAU manualmente sin integración DATEV |
Solicitar eAU automáticamente con la integración DATEV
Con la integración DATEV activa, Kenjo solicita automáticamente la eAU a la mutua en cuanto un empleado envía una solicitud de baja por enfermedad. No necesitas hacer nada manualmente.
Así funciona el proceso:
Requisitos previos
DATEV LODAS o DATEV Lohn und Gehalt está configurado en Kenjo.
Los números de personal DATEV (PNR) de todos los empleados están almacenados en su perfil.
El tipo de seguro y la mutua de salud de cada empleado están registrados en el expediente de personal.
Tu asesoría fiscal ha contratado el servicio de intercambio de datos de nóminas con DATEV.
Paso 1: Activar eAU
Ve a Nóminas > Ajustes de DATEV > [Nombre de la empresa] > certificado eAU.
Activa el interruptor Activar certificado.
Paso 2: Introducir correo electrónico de notificación
Introduce la dirección de correo electrónico a la que se enviarán las notificaciones sobre nuevas eAU y cambios de estado.
Esta dirección recibirá una notificación en cuanto llegue una nueva eAU o cambie un estado.
Paso 3: Definir tipos de ausencia para la eAU
En el resumen, selecciona todos los tipos de ausencia relacionados con enfermedad para los que debe aplicarse la solicitud automática de eAU.
Haz clic en Guardar cambios.
Nota: Empleados con seguro privado: Crea un tipo de ausencia y una política específicos para empleados con PKV y asígnalos a estos empleados. Si un empleado con PKV usa un tipo de ausencia para el que la recuperación de eAU está activada, se bloqueará el registro de la ausencia.
Proceso de recuperación automática
El empleado envía una solicitud de ausencia con un tipo de ausencia relacionado con enfermedad.
Kenjo envía automáticamente una solicitud a la mutua de salud correspondiente.
La mutua pone la eAU a disposición — esto suele tardar entre 3 y 4 días (máximo 14 días).
Una vez recibida la eAU, el estado cambia a Confirmada.
Solo entonces se debe aprobar la baja por enfermedad.
Si se amplía una baja por enfermedad: Editar una solicitud existente genera automáticamente una nueva solicitud de eAU a la mutua. El estado vuelve a Pendiente. Espera de nuevo a que aparezca Confirmada antes de aprobar.
Comprobar el estado de la eAU
Puedes ver el estado actual de la eAU de una baja por enfermedad en la vista de detalle de la solicitud. Ve a Ausencias > Solicitudes, haz clic en la baja correspondiente y lee el estado.
Para actualizar el estado manualmente, haz clic en Comprobar estado. Este botón solo está activo para los estados Pendiente y No solicitado.
Estado | Significado | Qué hacer |
Pendiente | Se ha solicitado la eAU a la aseguradora; recepción pendiente | Espera; usa Comprobar estado para actualizar |
Confirmado | La eAU ha sido recibida y confirmada | La solicitud de baja por enfermedad puede aprobarse |
Certificado faltante | Solicitud enviada, pero aún no se ha recibido la eAU | Comprobar estado; contacta directamente con el empleado o la aseguradora si es necesario |
No solicitado | La recuperación falló técnicamente | Revisa los detalles del error en la vista (causas comunes: PNR faltante, PKV, error de conexión); usa Comprobar estado |
Solicitud con errores | Recuperación no posible por error de datos | Haz clic en Ver detalles del error. Los errores son a menudo un PNR inválido, fecha de nacimiento inválida o estado PKV en el momento de la baja |
Cancelado | La solicitud de certificado fue cancelada | Vuelve a enviar la solicitud si es necesario |
La eAU no existe | No se encontró el certificado en la aseguradora | Contacta con el responsable o el asesor fiscal |
Causas de error frecuentes y soluciones
Mensaje de error en Kenjo | Causa | Solución |
"No se puede recuperar la eAU porque falta el número PNR." | Número PNR no está en el perfil del empleado | Introduce el PNR en el expediente de personal del empleado |
"No se puede recuperar la eAU porque el seguro médico es privado." | El empleado tiene seguro médico privado (PKV) | Usa un tipo de ausencia separado para empleados con PKV |
"Seguro médico no registrado" | Tipo de seguro no está en el perfil | Añade el tipo de seguro y la aseguradora en el expediente de personal |
"Número de seguro inválido por fecha de nacimiento" | Fecha de nacimiento no está correctamente registrada | Comprueba y corrige la fecha de nacimiento en el perfil del empleado; contacta con el asesor fiscal si es necesario |
Ejemplo: Un empleado cambia de seguro durante una enfermedad prolongada. Si la aseguradora anterior ya no es la responsable, el estado pasará a No solicitado. En este caso, debes verificar manualmente el nuevo estado del seguro.
Gestionar eAU manualmente sin integración DATEV
Sin la integración DATEV, Kenjo no puede solicitar la eAU automáticamente. Solicitas el certificado tú mismo a la mutua — ya sea directamente o a través de tu asesor fiscal — y lo registras en Kenjo. Para tener un mejor control, se recomienda crear un tipo de ausencia específico (p. ej. "Baja con eAU") asignado a los empleados correspondientes.
Opción A: Recuperar la eAU tú mismo
El empleado envía una solicitud de ausencia por enfermedad. Para los empleados con seguro estatal en Alemania, la eAU está disponible en la mutua.
Inicia sesión en sv.net, DATEV Online o tu software de nóminas como mínimo un día después de la solicitud y descarga la eAU del empleado.
Adjunta la eAU a la solicitud de ausencia en Kenjo y aprueba la solicitud.
Opción B: Recuperar la eAU a través del asesor fiscal
En este caso, tu asesor fiscal gestiona la recuperación. Puedes implicarle de dos maneras.
Mediante aprobación en dos pasos:
Configura una regla de aprobación en Ausencias > Ajustes > Aprobación en dos pasos y añade al asesor fiscal como segundo aprobador (como usuario designado).
El empleado envía una solicitud de ausencia por enfermedad.
El responsable aprueba la solicitud como primera etapa.
La solicitud pasa al asesor fiscal para la segunda aprobación.
El asesor fiscal solicita la eAU a la mutua.
Una vez disponible la eAU, el asesor fiscal aprueba la ausencia. Subir la eAU a Kenjo es opcional.
Mediante un informe semanal o mensual:
El empleado envía una solicitud de ausencia por enfermedad.
Ve a Analytics > Dashboards y abre el dashboard Historial de ausencias.
Haz clic en Exportar y envía el archivo exportado a tu asesor fiscal.
El asesor fiscal solicita la eAU. La sube directamente en Kenjo (si tiene acceso) o te la envía para que la adjuntes a la solicitud.
Mantener el control de las eAU pendientes
Abre el dashboard Historial de ausencias desde Analytics > Dashboards.
Filtra por el tipo de ausencia relacionado con enfermedad y el período deseado. Verás todas las bajas por enfermedad de ese período.
La columna Estado muestra el estado de aprobación de la solicitud de ausencia (p. ej. aprobado o pendiente).
La columna Adjunto (sí/no) indica si ya se ha guardado un documento, como la eAU subida.
Con estas dos columnas puedes identificar qué bajas por enfermedad aún necesitan una eAU recuperada o subida.
Workflows opcionales como recordatorio
Con workflows puedes automatizar parcialmente el proceso manual. Dos ejemplos prácticos:
Recordatorio al HR Admin para solicitar la eAU: Disparador "Solicitud de ausencia creada", filtro "Tipo de ausencia es igual a Enfermedad" y "Horas/días trabajados es mayor o igual a 3", acción notificación por correo electrónico al empleado responsable.
Recordatorio mensual para exportar el dashboard: Workflow recurrente con la frecuencia deseada, acción notificación por correo electrónico con el recordatorio de exportar el dashboard Historial de ausencias y enviarlo al asesor fiscal.
Configura workflows y plantillas de correo en Configuración > Workflows y Configuración > Plantillas de correo electrónico.
Gestionar empleados con seguro privado
Para los empleados con seguro privado no es posible solicitar la eAU, independientemente de si utilizas la integración DATEV. El proceso no cambia: el empleado sube una copia del certificado de incapacidad manualmente como adjunto a la solicitud de ausencia.
Importante: Si un empleado con PKV utiliza un tipo de ausencia con la solicitud automática de eAU activada, el registro de su ausencia quedará bloqueado. Crea un tipo de ausencia específico (p. ej. "Baja PKV") y una política adecuada para los empleados con PKV, y asígnalos correctamente.
Todas las excepciones al proceso automático de eAU:
Empleados con seguro médico privado
Empleados en empleo marginal en hogares privados
Bajas emitidas por médicos que no participan en el sistema de atención sanitaria estatutaria
Preguntas frecuentes
¿Funciona la solicitud de eAU sin la integración DATEV?
La solicitud automática en Kenjo solo funciona con la integración DATEV activa. Sin DATEV, solicitas la eAU manualmente a través de sv.net, DATEV Online o tu asesor fiscal, y la registras en la solicitud de ausencia en Kenjo. Mantén el control de las eAU pendientes con el dashboard de Analytics > Dashboards.
¿A partir de cuándo debe presentar un empleado un certificado de incapacidad?
Como empleador puedes exigir la acreditación médica desde el primer día de baja; la obligación legal de justificar entra en vigor a partir del cuarto día natural. Para los empleados con seguro estatal, el certificado se solicita a la mutua y el empleado no necesita entregar ningún documento en papel. Para los empleados con seguro privado, la carga manual del certificado sigue siendo obligatoria.
La eAU tiene una fecha diferente a la de la baja en Kenjo. ¿Es un error?
No, no es un error. La eAU aplica desde la fecha de la acreditación médica, no desde el primer día de baja. Si un empleado cae enfermo el lunes pero solo va al médico el miércoles, la eAU lleva fecha del miércoles. La fecha de inicio de la solicitud de ausencia en Kenjo puede no coincidir con esta fecha.
¿Qué pasa si el estado de la eAU no cambia?
Esto se aplica a la solicitud automática con la integración DATEV. Haz clic en Comprobar estado en la vista de detalle de la solicitud para obtener el estado actualizado manualmente. Si el estado sigue en Pendiente después de 14 días, contacta directamente con el empleado o su mutua. Para los estados Solicitud con errores o No solicitado, revisa primero los detalles del error en la vista: frecuentemente falta el número de PNR o el estado del seguro no está registrado correctamente.
¿Qué pasa cuando se amplía o edita una baja por enfermedad?
Con la solicitud automática activa, editar una baja por enfermedad existente genera automáticamente una nueva solicitud de eAU a la mutua. El estado vuelve a Pendiente. Espera de nuevo a que el estado sea Confirmada antes de aprobar la solicitud.
¿Puede un empleado seguir subiendo un documento manualmente?
Sí. Aunque la solicitud de eAU sea automática, los empleados pueden adjuntar adicionalmente un documento a la solicitud — por ejemplo, una copia en papel del certificado. Para los empleados con seguro estatal, esto es opcional. Para los empleados con seguro privado, la carga manual es la única opción.