Ver solicitudes
Aquí puedes ver todas las solicitudes de las que eres responsable.
Lo que ves depende de tu rol:
Perfil | Solicitudes visibles |
Admin, HR Admin | Todos los empleados de la empresa |
Responsable | Solo los empleados en cuyo campo Reporta a apareces tú |
Filtrar y buscar
Usa los filtros del menú horizontal para acotar la lista: Empresa, Oficina, Área, Departamento, Equipos, Tipo de ausencia y Estado de aprobación.
El filtro Reporta a mí muestra solo los empleados a tu cargo directamente.
Los filtros aplicados se guardan y se vuelven a usar en la próxima visita. Para eliminar todos los filtros, haz clic en la X junto a cada filtro.
Para buscar a un empleado concreto, usa el campo de búsqueda en la parte superior derecha junto a la lupa.
Aprobar o rechazar una solicitud
Individualmente:
Haz clic en una solicitud de la lista en Ausencias > Solicitudes.
Se abre un panel de detalles a la derecha.
Haz clic en el tic verde para aprobar o en la X roja para rechazar.
Varias a la vez:
Selecciona varias solicitudes de la lista y haz clic en Acciones > Aprobar todas o Acciones > Rechazar todas.
⚠️ Nota: La acción masiva no se puede deshacer. En la aprobación masiva, la deducción actual se recalcula automáticamente y se aplica a todas las solicitudes.
Revisar los detalles de una solicitud
El panel de detalles de la derecha muestra toda la información relevante sobre la solicitud:
El saldo de ausencias actual del empleado
Fecha de inicio, fin y número de días laborables
La descripción del empleado, si la hay
Qué compañeros también están ausentes durante el mismo período
En caso de aprobación en dos pasos: el estado de aprobación actual bajo Esperando aprobación de
¿Quién aprueba qué solicitudes?
Esta es la fuente de confusión más habitual. Kenjo determina el aprobador responsable en función de dos campos del perfil del empleado en Empleados > Personal > Información empresarial.
Reporta a
Este es el responsable directo del empleado. Este campo determina por defecto quién aprueba las solicitudes de ausencia.
Aprobador de ausencias
Este campo opcional permite designar a otra persona como aprobador de ausencias. Si este campo está configurado, anula completamente el campo Reporta a.
Este campo no es visible por defecto.
Para activarlo, ve a Ausencias > Configuración > Aprobaciones y activa el interruptor Añadir rol de aprobador de ausencias.
El campo aparece ahora en el perfil del empleado y también se puede configurar mediante una acción masiva en el directorio de empleados.
⚠️ Nota: La pertenencia a un equipo o departamento no tiene ningún efecto sobre quién aprueba las solicitudes. Si las solicitudes llegan a la persona equivocada, comprueba siempre primero estos dos campos en el perfil del empleado.
Ejemplo: Albert reporta a Sophie. Sin embargo, si Alma está en el campo Aprobador de ausencias, Alma recibe la solicitud, no Sophie.
Entender la aprobación en dos pasos
Con la aprobación en dos pasos, dos personas deben aprobar una solicitud antes de que se considere aceptada.
Nivel 1
El responsable directo del empleado o el Aprobador de ausencias aprueba primero.
Nivel 2
Una persona específica o todos los miembros de un grupo, por ejemplo todos los de un departamento o toda la empresa. El nivel 2 solo ve la solicitud después de que el nivel 1 la haya aprobado.
¿Por qué alguien recibe correos de solicitudes que no le corresponden?
Esto ocurre cuando el segundo nivel está configurado como un grupo. Todos los miembros del grupo reciben una notificación por cada solicitud, no solo las que deben aprobar. Esto no es un error, sino el comportamiento esperado.
Solución: Configura siempre el segundo nivel de aprobación con una persona específica en lugar de un grupo completo, o elige el grupo más pequeño posible. Encuentra la configuración en Ausencias > Configuración > Aprobación en dos pasos. Por ejemplo, si Albert está seleccionada como aprobadora y además añades todo el equipo del comité de empresa, todos en ese equipo recibirán todas las solicitudes de ausencia.
Configurar la aprobación delegada
Cuando un aprobador va a estar de vacaciones o ausente, debería designar a un sustituto de antemano. De lo contrario, todas las solicitudes entrantes quedarán pendientes hasta que regrese. Deben cumplirse tres condiciones para que el aprobador delegado reciba las solicitudes. Si alguna de ellas no se cumple, la delegación no surte efecto y las solicitudes siguen llegando al aprobador original:
Condición 1: Permitir aprobación delegada
En Ausencias > Configuración > Aprobaciones, activa el interruptor Permitir aprobación delegada
Condición 2: Configurar un sustituto
Como aprobador que va a ausentarse, ve a Empleados > [Tu propio perfil] > Personal
En Aprobador delegado de ausencias, selecciona a la persona sustituta
El sustituto se hace cargo de todas las solicitudes entrantes durante el período de ausencia. En caso de aprobación en dos pasos, esta regla se aplica a ambos niveles.
Si no se ha configurado ningún sustituto, un admin puede intervenir en cualquier momento y gestionar las solicitudes pendientes directamente.
Condición 3: El aprobador debe estar ausente en Kenjo
El aprobador original debe tener una ausencia aprobada o enviada en Kenjo que cubra el día de hoy.
Como aprobador próximo a ausentarse, ve a Ausencias y crea una solicitud de ausencia
Cambiar la fecha, duración o tipo de ausencia de una solicitud a posteriori
Como admin, puedes cambiar la fecha, duración o tipo de ausencia de una solicitud existente a posteriori, por ejemplo si un empleado cae enfermo durante sus vacaciones, cambia la duración de una baja parental, o hay que corregir una fecha.
Ve a Empleados y abre el perfil del empleado
Haz clic en la pestaña Ausencias
Despázate hasta el Historial de ausencias
Haz clic en el icono del lápiz junto al registro
Realiza los cambios y confirma
⚠️ Si la solicitud modificada tiene una eAU adjunta, se genera automáticamente una nueva solicitud de eAU con la aseguradora.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no veo las solicitudes de un empleado concreto?
Solo puedes ver las solicitudes de los empleados sobre los que tienes derechos de aprobación. Como responsable, son los empleados con Reporta a = tu nombre. Comprueba este campo en el perfil del empleado si esperas ver sus solicitudes.
Una solicitud llega a la persona equivocada, ¿qué hago?
Abre el perfil del empleado en Empleados > Información empresarial y comprueba los dos campos: Reporta a y Aprobador de ausencias. El campo Aprobador de ausencias tiene prioridad. Si está mal configurado, introduce allí la persona correcta.
Un aprobador recibe correos de todas las solicitudes aunque solo sea responsable de algunas.
Esto ocurre con la aprobación en dos pasos cuando el segundo nivel está configurado como un grupo. Se notifica a todos los del grupo. Solución: limita el segundo nivel a una persona específica en Ausencias > Configuración > Aprobación en dos pasos.
⚠️ Importante: Este comportamiento no se puede controlar mediante una plantilla de correo ni un flujo de trabajo. Los correos provienen de la aprobación en dos pasos, no de un flujo de trabajo. La única solución es configurar el segundo nivel en Ausencias > Configuración > Aprobación en dos pasos con una persona específica en lugar de un grupo. Si se necesita un sustituto, usa la aprobación delegada.
Un aprobador ya no recibe correos de nuevas solicitudes de ausencia. ¿Cuál es la razón?
Las solicitudes de ausencia en Kenjo se envían al aprobador designado, no automáticamente al responsable. Si el campo Aprobador de ausencias del perfil del empleado está configurado, anula completamente el campo Reporta a. El responsable no recibe entonces ni correo ni notificación en la app.
Cómo investigar la causa:
Ve a Empleados > [Perfil del empleado] > Personal > Información empresarial.
Comprueba el campo Aprobador de ausencias. Si hay una persona registrada, todas las solicitudes van a esa persona, no al responsable.
Comprueba en Ausencias > Configuración > Aprobaciones si el interruptor Añadir rol de aprobador de ausencias está activo. Si es así, el campo es visible para todos los empleados y puede estar configurado.
Nota: La notificación por correo de las solicitudes de ausencia no proviene de un flujo de trabajo. Si no tienes ningún flujo de trabajo activo para ausencias, eso no es un problema. La notificación funciona de forma nativa en Kenjo.
¿Qué ocurre con las solicitudes cuando el aprobador está ausente?
Sin un sustituto designado, las solicitudes quedan pendientes hasta que el aprobador regresa. Un admin puede gestionar las solicitudes manualmente mientras tanto.
¿Puedo aprobar varias solicitudes a la vez?
Sí. Selecciona varias solicitudes y haz clic en Acciones > Aprobar todas. La acción no se puede deshacer.
La aprobación delegada está configurada pero el aprobador mostrado no ha cambiado.
La delegación es aditiva, no una reasignación. El aprobador mostrado siempre sigue siendo el original. El sustituto recibe temporalmente acceso adicional en segundo plano y ve las solicitudes en su propia lista de aprobación. En cuanto el aprobador original regresa, ese acceso se elimina automáticamente.
El sustituto no ve las solicitudes. ¿Cuál es la razón?
Comprueba si se cumplen las tres condiciones: 1. la función Permitir aprobación delegada está activa en Ausencias > Configuración > Aprobaciones, 2. hay una persona sustituta en el perfil del aprobador, 3. el aprobador tiene una ausencia aprobada o enviada que cubre el día de hoy. Si falta alguna de estas condiciones, la delegación no surte efecto.