Para quién: Admin, Admin de RR. HH., Responsable

Configura las ausencias y vacaciones de tu DSP: tipos y políticas, saldos, deducción para turnos, solicitudes y aprobaciones.

Esta cuarta sesión de onboarding se centra en el módulo de Ausencias de Kenjo: cómo crear tipos y políticas de ausencia (por ejemplo, vacaciones o baja por enfermedad), cómo se calculan y descuentan los saldos, cómo funciona esto para Delivery Associates con turnos variables, y cómo tus empleados solicitan ausencias y tus Managers las aprueban.

Antes de configurar nada, es importante distinguir dos conceptos: un tipo de ausencia es la categoría general (por ejemplo, Vacaciones, Baja por enfermedad o Teletrabajo); una política de ausencia es el conjunto de reglas (saldo, ciclo, traspaso, aprobación) que se aplica dentro de ese tipo. Un tipo de ausencia necesita al menos una política para poder usarse, y puedes crear varias políticas para un mismo tipo (por ejemplo, una para empleados a tiempo completo y otra para tiempo parcial). Cada empleado, sin embargo, solo puede tener asignada una política por tipo de ausencia.

Otros términos que verás en esta sesión:

Marco legal en España: el artículo 38.1 del Estatuto de los Trabajadores fija el mínimo legal de vacaciones en 30 días naturales al año (no en días laborables), y establece que ese período no puede sustituirse por compensación económica salvo al finalizar la relación laboral. Puedes ofrecer más días, pero no menos, salvo que tu convenio colectivo mejore ese mínimo.

Ejemplo: registrar ausencias no justificadas sin que generen horas debidas. Algunos DSPs usan el tipo Ausencia justificada de forma "rústica" para llevar constancia de los días en que un Delivery Associate simplemente no se presenta a trabajar, sin que sea una vacaciones ni una baja médica. Para que esos días no generen un saldo de horas debidas (como sí ocurriría con una ausencia no remunerada que no reduce el tiempo esperado), configura la política de este tipo como no remunerada pero que sí reduce el tiempo esperado del día: así el sistema no contabiliza esas horas como pendientes de trabajar ni las convierte en deuda de horas.

Una vez creado el tipo de ausencia, Kenjo te lleva directamente al asistente para crear su primera política.

Paso 1 – Saldo: elige si el balance se mide en días u horas, si el saldo por ciclo es fijo o ilimitado, cuándo empieza el ciclo (fecha de incorporación del empleado, 1 de enero–1 de diciembre, o desactivado) y si la acumulación es mensual o concedida de una vez. Si eliges acumulación mensual, decides además si el saldo se concede al inicio o al fin de cada período.

Ejemplo práctico — primer año frente a años siguientes: es muy habitual en DSPs con alta rotación tener dos políticas distintas para el mismo tipo Vacaciones: una con acumulación mensual (el empleado va generando derecho mes a mes, por ejemplo 2,5 días/mes hasta cumplir 30 al año) para quienes llevan menos de un año, y otra con asignación anual completa desde el inicio del ciclo (los 30 días de golpe, el 1 de enero) para quienes ya han superado su primer año. Reasigna a cada empleado a la política que corresponda cuando cumpla el año.

Paso 2 – Saldo extra por antigüedad (opcional): añade reglas que concedan días adicionales a partir de determinados años trabajados. Los días extra que defines en cada regla son siempre la diferencia respecto a la regla anterior, no el total acumulado.

Nota: en España no existe una obligación legal de conceder más días de vacaciones por antigüedad (a diferencia de otros beneficios); es una mejora voluntaria de empresa o, en algunos sectores, una previsión del convenio colectivo aplicable. Revisa tu convenio antes de activar este paso.

Paso 3 – Prorrateo: decide si el balance base se prorratea según la fecha de incorporación, la fecha de fin de contrato o el horario de trabajo (tiempo parcial). Por defecto, todas estas opciones están en Sin prorrateo: debes activarlas explícitamente si quieres que el balance se ajuste.

Importante si vienes de otro sistema: para prorratear por fecha de incorporación, cada empleado necesita tener su fecha de inicio rellena en su perfil de Kenjo. Si vienes de otro sistema de fichaje y esa fecha no se importó (por ejemplo, porque tu fichero de origen la llamaba "fecha de contratación" y no se mapeó automáticamente), el asistente de asignación masiva no podrá completar el prorrateo hasta que rellenes esa fecha en cada perfil. Revísalo antes de asignar la política a toda la plantilla.

Paso 4 – Saldo y traspaso: configura si permites saldo negativo, si permites traspaso de días al ciclo siguiente (con un límite y una fecha de vencimiento), si el saldo se redondea, y si muestras los detalles de la política a tus empleados.

Nota: si defines una fecha de vencimiento para el traspaso, los días caducados se ponen a cero automáticamente y no se envía ninguna notificación al empleado ni al Admin cuando esto ocurre.

Paso 5 – Regla de deducción: define cómo se descuenta cada día de ausencia del saldo. Consulta la sección "Configurar la deducción para empleados con turnos u horarios" más abajo para el detalle completo de esta regla.

Paso 6 – Configurar solicitudes: activa si la política Requiere aprobación, si se debe Recalcular la deducción al aprobar, si quieres Bloquear solicitudes de ausencia durante el período de prueba (usando el campo "Fin del período de prueba" del perfil del empleado), si solo los Admins/Admin de RR. HH. pueden crear o editar solicitudes, si se permiten medias jornadas (solo en políticas por días) y si se permiten ausencias recurrentes.

Recomendación: activa Requiere aprobación si quieres que tus empleados puedan ver su saldo de vacaciones y solicitar ausencias ellos mismos desde la app móvil. Sin este paso configurado, la experiencia de autoservicio para el empleado no queda completa.

Ve a Ausencias > Configuración, selecciona la política mediante el menú de tres puntos y haz clic en Editar. Al guardar, Kenjo te pregunta desde cuándo debe aplicarse el cambio: ciclo actual, ciclo siguiente o una fecha personalizada. La unidad (días u horas) no se puede cambiar después de crear la política; si necesitas cambiarla, crea una nueva política y reasigna a los empleados.

Nota: un empleado solo puede estar asignado a una política por tipo de ausencia. Si ya tiene una política del mismo tipo, al asignar la nueva se reemplaza automáticamente la anterior.

Al crear una política, Kenjo te pregunta si quieres asignar empleados de inmediato. También puedes hacerlo después desde Ausencias > Configuración, mediante el menú de tres puntos de la política y Administrar empleados.

Nota: solo verás en la lista a empleados que no estén ya asignados a esta política y que no tengan otra política con una unidad distinta (días frente a horas); en ese caso, desasigna primero la política existente.

El Derecho total de un empleado en un ciclo se compone de: Derecho del ciclo + Ajuste + Acarreo del ciclo anterior + Ajuste de acarreo − Días de acarreo vencidos + Derecho adicional por años trabajados + Compensación de horas extra − Saldo negativo del ciclo anterior. El Disponible se calcula como Derecho total − Ya disfrutado − Planificado.

Al cambiar de ciclo (normalmente a final de año), Kenjo ejecuta automáticamente estos pasos: pone a cero el acarreo vencido, inicia el nuevo ciclo, acredita el acarreo permitido, traslada cualquier saldo negativo, y concede el nuevo derecho base.

Ve a Ausencias > Empresa, haz clic en el menú de tres puntos junto al empleado y elige Ajustar balance, Ajustar acarreo o Ajustar días disfrutados. Todos estos ajustes funcionan como una contra-anotación: quedan registrados en el historial y no se pueden editar ni eliminar después.

La Regla de deducción (Paso 5 del asistente de política) determina cuántas horas se descuentan del saldo por cada día de ausencia. Esto es especialmente importante para Delivery Associates con turnos variables en el Cuadrante de turnos.

Además, el interruptor Usar horas contratadas para la deducción horaria cambia el cálculo dentro de la regla "Horario de trabajo": desactivado, se descuentan las horas exactas planificadas ese día; activado, se descuenta el promedio diario uniforme de las horas contratadas.

Importante para Delivery Associates sin cuadrante publicado: si un empleado no tiene un horario de trabajo asignado y la política usa la regla "Horario de trabajo", Kenjo descuenta 0 horas por cada día de ausencia, a menos que actives el interruptor "Usar horas contratadas para la deducción horaria".

Qué regla usar en España: para el tipo Vacaciones, Días naturales suele ser la regla más ajustada a la normativa española, ya que el mínimo legal de 30 días del art. 38.1 ET se define precisamente en días naturales (incluye fines de semana). Para permisos, bajas médicas u otros tipos que se traducen en horas de trabajo no realizadas, Horario de trabajo suele ser más preciso. La decisión final depende de cómo lo tengáis definido en vuestro convenio colectivo y contratos.

Festivos en España: el calendario de festivos español no es único: combina festivos nacionales, festivos de la comunidad autónoma y hasta dos festivos locales por municipio, que cambian cada año y pueden ser distintos en cada estación de reparto si operas en varias localidades. Revisa que el calendario de festivos de tu empresa en Kenjo (Ajustes generales > Calendario) incluya los festivos correctos para cada ubicación; un festivo local mal configurado es una causa habitual de descuadres entre las horas requeridas de Kenjo y tu planificación externa.

Si la ausencia de un empleado con turnos variables se solapa con el Cuadrante de turnos, ten en cuenta lo siguiente:

Sobre el medio día: la opción de medio día solo tiene sentido operativo si el empleado tiene turnos definidos (por ejemplo, mañana o tarde) en el Cuadrante de turnos. Si aún no tienes el cuadrante activo para tus Delivery Associates, una ausencia se registrará siempre como día completo, aunque la política permita medias jornadas.

Una solicitud pasada (con fecha ya transcurrida) no puede editarse ni cancelarse directamente por el empleado; debe pedir a un Admin o Manager que la modifique. El widget ¿Quién está ausente? te muestra de un vistazo qué compañeros están de ausencia hoy.

En Ausencias > Solicitudes puedes revisar y aprobar solicitudes pendientes. Un Admin o Admin de RR. HH. ve todas las solicitudes; un Responsable solo ve las de los empleados que le "Reportan a" él, salvo que el campo Aprobador de ausencias del empleado indique a otra persona (este campo siempre tiene prioridad sobre "Reporta a").

Puedes exigir una segunda aprobación para ciertas solicitudes, por ejemplo las de más de 5 días.

Atención: si asignas un grupo de personas como aprobador de Nivel 2, todos los miembros del grupo reciben una notificación por cada solicitud, no solo quien finalmente debe actuar. Para evitar notificaciones innecesarias, asigna una persona concreta como aprobador final siempre que sea posible.

Permite que un sustituto apruebe solicitudes en ausencia del aprobador habitual. Solo se activa cuando se cumplen las tres condiciones a la vez: la opción Permitir aprobación delegada está activada, el aprobador ha definido un sustituto en su propio campo Aprobador delegado de ausencias, y el aprobador tiene hoy una ausencia aprobada o enviada. La delegación es adicional (no sustituye al aprobador original) y se desactiva automáticamente en cuanto termina la ausencia del aprobador.

Una restricción de ausencias es un período durante el cual los empleados no pueden solicitar ausencia para las políticas seleccionadas, por ejemplo para bloquear vacaciones durante tu temporada alta de repartos. Si tu plan no incluye esta funcionalidad, aparecerá deshabilitada.

Mientras la restricción está activa, si un empleado intenta solicitar una ausencia dentro del período bloqueado, ve un mensaje en rojo y el botón de envío queda desactivado, tanto en escritorio como en la app móvil.

Puedes desactivar una restricción de forma temporal sin eliminarla, o eliminarla de forma permanente (esto último no se puede deshacer).

Los permisos de ausencias se dividen en tres bloques dentro de Configuración > Perfiles y Permisos > Ausencias, y solo pueden editarse en perfiles personalizados. Para cualquier permiso con la opción Empleados seleccionados según criterios, puedes restringir el ámbito, por ejemplo a "Subordinados directos".

Importante: el permiso Acceder a la página de ausencias debe estar activado para un empleado antes de que cualquier otro permiso de ausencias pueda surtir efecto para él.

La vista Calendario > Mi equipo muestra las ausencias de los compañeros según la configuración del widget Mi grupo de trabajo (por ejemplo, mismo departamento y responsable por defecto, o criterios personalizados como oficina, equipo o división). Para cambiar quién ve a quién en esta vista, ajusta el widget en Configuración > Componentes del Inicio > Mi grupo de trabajo.

Desde Configuración > Calendario puedes activar la exportación de calendarios para que tus empleados sincronicen sus ausencias con Google, Outlook o Apple, y decidir si los tipos de ausencia marcados como privados se muestran como "Ausente" en los calendarios exportados o se ocultan por completo.

Importante: Si desactivas la exportación de calendarios, se borran todos los calendarios ya sincronizados con herramientas externas.

Tus Delivery Associates pueden gestionar sus ausencias desde la app de Kenjo para Android e iOS.

Una vez completada esta sesión, te recomendamos revisar los siguientes puntos:

¿Por qué se sigue deduciendo un día festivo del saldo de un empleado?
Esto ocurre cuando la política usa Días naturales como regla de deducción: en ese caso se cuentan todos los días del calendario, festivos incluidos. Cambia la regla a Horario de trabajo si no quieres que los festivos se deduzcan.

Un Delivery Associate sin turnos publicados solicitó una ausencia y no se le ha deducido ninguna hora, ¿por qué?
Si el empleado no tiene un horario de trabajo asignado y la política usa la regla "Horario de trabajo", Kenjo deduce 0 horas por defecto. Activa el interruptor Usar horas contratadas para la deducción horaria en la política si quieres que se descuente el promedio de sus horas contratadas.

¿Puede un empleado tener asignadas varias políticas del mismo tipo de ausencia?
No. Un empleado solo puede estar asignado a una política por tipo de ausencia. Si le asignas una política nueva del mismo tipo, sustituye automáticamente a la anterior.

Un grupo de personas recibe muchas notificaciones de aprobación de ausencias que no les corresponden, ¿cómo lo evito?
Comprueba si has asignado un grupo como aprobador de Nivel 2 en la aprobación en dos pasos: todos sus miembros reciben notificación de cada solicitud. Sustitúyelo por una persona concreta para evitar notificaciones innecesarias.

¿Qué pasa si el traspaso de días caduca sin que nadie lo revise?
Si defines una fecha de vencimiento para el traspaso, Kenjo pone el acarreo a cero automáticamente al llegar esa fecha y no envía ninguna notificación ni al empleado ni al Admin. Revisa los saldos con antelación si necesitas evitar la pérdida de días.

¿Podemos usar Kenjo para gestionar la baja por enfermedad y su reembolso (Krankengeld) en Alemania?
Sí, pero evita la regla de deducción Días naturales para este tipo de ausencia: al contar también fines de semana y festivos, puede generar cifras inconsistentes con el cálculo oficial del Krankengeld. Usa Horario de trabajo para un cálculo más preciso.