Glosario
Término | Significado |
Ciclo | El periodo al que corresponde un derecho de ausencias, normalmente un año natural (del 1 de enero al 31 de diciembre). Algunas empresas utilizan un año fiscal diferente. |
Derecho base | El número de días u horas que un empleado recibe por ciclo según la política, por ejemplo 24 días de vacaciones al año. |
Saldo | El valor actual que muestra la tarjeta de ausencias: derecho base más acarreo más ajustes manuales, menos los días ya disfrutados y planificados. |
Acarreo | Días de vacaciones no disfrutados del ciclo anterior que se trasladan al nuevo ciclo. La política determina si hay acarreo y en qué cantidad. |
Saldo restante | Días de vacaciones aún disponibles en el ciclo en curso, es decir, el saldo menos las ausencias ya aprobadas. |
Leer la tarjeta de ausencias
En Ausencias > Personal verás una tarjeta de ausencias por cada política asignada. Te muestra de un vistazo cómo está distribuido tu saldo.
Valor | Significado |
Derecho total | Todos los días u horas a los que tienes derecho en este ciclo: derecho base más ajustes, acarreo y cualquier derecho adicional (por ejemplo, vacaciones anuales, +1 día por antigüedad, saldo restante del año anterior) |
Ya disfrutado | Días u horas de ausencias pasadas ya aprobadas |
Planificado | Días u horas de solicitudes futuras, incluidas las que aún están pendientes de aprobación |
Disponible / Número de días/horas disponibles | Derecho total − Ya disfrutado − Planificado |
(si aplica) Acarreo del ciclo anterior | Días u horas no disfrutados del ciclo anterior |
Entender la vista de detalles
Haz clic en Detalles en la tarjeta de ausencias para ver un desglose completo de tu saldo. La vista tiene tres pestañas: Ciclo actual, Ciclo siguiente y Ciclo anterior.
Panel | Significado |
Ciclo actual | Muestra cómo se compone tu derecho total, por ejemplo el derecho base, el acarreo del año anterior y cualquier derecho por antigüedad. Debajo verás los días ya disfrutados y planificados, así como tu saldo restante. Si hay días de acarreo a punto de vencer, aquí se muestra la fecha de vencimiento. |
Ciclo siguiente | Muestra el derecho previsto, el acarreo esperado y el saldo final planificado para el ciclo siguiente, en función de tu configuración actual y las ausencias ya solicitadas. |
Ciclo anterior | Muestra la misma información de forma retrospectiva para el último ciclo completado. |
⚠️ La vista de detalles solo es visible si tu admin ha activado Mostrar detalles de política en las tarjetas de ausencias de los empleados.
Entender cómo se calcula el derecho total
El Derecho total se compone de varios elementos:
Componente | Significado |
Derecho del ciclo | Derecho base según la política, fijo o calculado de forma proporcional |
+ Ajuste | Ajuste manual realizado por un admin o un responsable |
+ Acarreo del ciclo anterior | Días no disfrutados del ciclo anterior |
+ Ajuste de acarreo | Días de acarreo corregidos manualmente |
− Días de acarreo vencidos | Acarreo que no se utilizó antes de la fecha de vencimiento |
+ Derecho adicional por años trabajados | Derecho basado en los años de antigüedad según las reglas de la política |
+ Compensación de horas extra | Horas extra convertidas en días de ausencia |
− Saldo negativo del ciclo anterior | Saldo negativo trasladado desde el ciclo anterior |
Cálculo de días/horas disponibles: Derecho total − Ya disfrutado − Planificado
⚠️Nota: Planificado incluye todas las solicitudes futuras, también las que aún no han sido aprobadas. El valor se actualiza de inmediato al crear, editar o cancelar una solicitud.
Entender el acarreo
El acarreo, es decir, los días u horas no disfrutados del ciclo anterior, se acredita automáticamente en el saldo del empleado al inicio del nuevo ciclo. Si hay acarreo y en qué cantidad depende de la configuración de la política.
Configuración | Comportamiento |
Acarreo desactivado | Todos los días no utilizados vencen al inicio del nuevo ciclo |
Acarreo limitado | Se acarrean como máximo X días u horas; el resto vence |
Acarreo ilimitado | Se acarrean todos los días no utilizados |
Acarreo con fecha de vencimiento | Los días acarreados deben utilizarse antes de una fecha concreta |
⚠️ Importante: los empleados deben solicitar los días a punto de vencer, los responsables deben aprobarlos y los empleados deben disfrutarlos, todo antes de la fecha de vencimiento.
Acarreo pendiente y fecha de vencimiento
Si hay una fecha de vencimiento configurada, la tarjeta muestra Vence el [fecha] junto al saldo de acarreo. Los empleados ven esta fecha cuando está activado Mostrar detalles de política en las tarjetas de ausencias.
⚠️ Importante: Kenjo pone automáticamente a cero los días de acarreo vencidos en la fecha de vencimiento establecida por el admin y reduce el saldo total en consecuencia. No hay ninguna notificación automática a empleados ni admins antes del vencimiento. Informa a tus empleados con antelación; consulta el apartado «Recordar a los empleados el saldo de ausencias por vencer» más abajo.
La fecha de vencimiento se configura en Ausencias > Configuración > Política > Saldo > Permitir el acarreo del derecho no utilizado al siguiente ciclo > Vence tras.
Entender qué ocurre al final del año
Al final de un ciclo, Kenjo realiza automáticamente los siguientes pasos:
El acarreo vencido se pone a cero, si hay una fecha de vencimiento configurada y esta cae antes del final del ciclo o exactamente en esa fecha
Comienza el nuevo ciclo: se crea un nuevo saldo
Se acredita el acarreo: los días no disfrutados se trasladan al nuevo ciclo (si así lo indica la política)
Se traslada el saldo negativo: si se permite saldo negativo, este se deduce del nuevo derecho total como Saldo negativo del ciclo anterior
Se concede el nuevo derecho base según el método de acumulación configurado (mensual o al inicio del ciclo)
Qué no cambia automáticamente:
Los ajustes manuales del ciclo anterior permanecen en el archivo de ese ciclo
Las solicitudes del ciclo anterior siguen vinculadas a su ciclo original
Nota: Puedes ver el ciclo anterior y sus detalles en la tarjeta, en Detalles > Ciclo anterior.
Corregir el saldo de ausencias o el acarreo de un empleado
Esta función corrige únicamente el saldo. No sirve para cambiar la fecha, la duración o el tipo de ausencia de una solicitud existente.
Ajustar balance
Ve a Ausencias > Empresa
Haz clic en los tres puntos al final de la fila del empleado
Selecciona Ajustar balance
Introduce el nuevo valor y añade un motivo si es necesario
Haz clic en AJUSTAR
Ajustar acarreo
Ve a Ausencias > Empresa
Haz clic en los tres puntos al final de la fila del empleado
Selecciona Ajustar balance y cambia a la pestaña Acarreo
Introduce el nuevo valor y haz clic en AJUSTAR
Nota: Los ajustes de acarreo están sujetos a la fecha de vencimiento configurada en la política.
Ajustar días disfrutados
Ve a Ausencias > Empresa
Haz clic en los tres puntos al final de la fila del empleado
Selecciona Ajustar días disfrutados
Introduce el nuevo número y haz clic en AJUSTAR
Ten en cuenta: El número se refiere al total de días disfrutados desde el inicio del derecho, no a un periodo concreto.
Rastrear el saldo de ausencias de un empleado
Si el saldo de ausencias tiene un aspecto inesperado, puedes rastrear la causa paso a paso en el historial de ausencias. Muestra cada reserva, cada cambio de política y cada corrección manual.
Abrir el historial de ausencias
El historial es visible en dos lugares:
Empleados > [Empleado] > Ausencias > Historial de ausencias para la vista completa como admin o responsable
Ausencias > Personal > Tarjeta > Detalles para el propio empleado, solo si la vista de detalles está activada en la política
Lo que puedes ver en el historial completo depende de tus permisos.
Mostrar cambios de política
Un motivo habitual de un valor inesperado es un cambio de política a mitad de ciclo. Cuando actualizas la configuración de una política, Kenjo recalcula el derecho de todos los empleados asignados.
Usa el filtro Estado de la solicitud y filtra por Actualizaciones de política.
Ahora verás todos los cambios de política relevantes
Revisa las entradas mostradas para detectar cambios en el derecho base o en las reglas de acarreo.
Identificar correcciones manuales
Si un admin o responsable ha ajustado el saldo manualmente, queda un rastro en el historial, a menudo con un comentario explicativo. Busca entradas como Ajuste negativo del saldo o una nota de que se ajustó el acarreo. Haz clic en la entrada para ver la fecha, el valor y la descripción.
Comprobar el derecho proporcional para incorporaciones a mitad de año
Si un empleado se incorpora a mitad de año, Kenjo calcula el derecho de forma proporcional. Una fecha de incorporación incorrecta dará inevitablemente lugar a un saldo de ausencias incorrecto.
Abre el perfil del empleado y ve a la pestaña Personal.
Comprueba el campo Fecha de incorporación en la información laboral.
Compara la fecha con los requisitos de la política de ausencias.
Verificar las horas semanales como causa
Si un empleado cambia entre jornada completa y parcial, Kenjo recalcula el derecho en función de las horas semanales registradas. Si estas son incorrectas, el derecho de ausencias también lo será.
Abre el perfil del empleado y ve a la pestaña Personal.
Comprueba el campo Horas semanales contratadas en la información laboral.
Compara el valor con el grado de ocupación real del empleado.
Revertir un ajuste de saldo incorrecto
Si has ajustado el saldo por error, no es posible eliminar el ajuste — es una limitación del producto. En su lugar, crea un nuevo ajuste con el valor contrario:
Has añadido accidentalmente +3 días: crea un nuevo ajuste con −3 días.
Introduce una nota en el campo Motivo, por ejemplo «Corrección del ajuste del [fecha]».
Ambos ajustes aparecerán después en el historial.
Exportar datos de ausencias
Kenjo no ofrece una exportación directa a Excel desde el resumen de ausencias. Los datos de ausencias y saldos se pueden obtener de dos formas:
Analytics
Ve a Analytics > Dashboards y selecciona uno de los informes de ausencias.
Los informes incluyen campos como derecho, días disfrutados, días restantes y acarreo por empleado. Puedes usar el filtro para acotar el periodo y la política. La exportación desde Analytics está disponible en formato CSV o Excel.
⚠️ Nota - para provisiones de vacaciones: Los informes de Analytics muestran instantáneas, no datos de movimiento mensual. Si necesitas cifras mensuales de provisión de vacaciones para contabilidad, tendrás que preparar manualmente los datos exportados. Actualmente no existe una exportación lista para usar compatible con BWA.
Suscripción al calendario iCal
Ve a Ausencias > Vista General. Allí encontrarás un enlace iCal que puedes integrar en calendarios externos (Google Calendar, Outlook). Este enlace muestra las ausencias como entradas de calendario, pero no es una exportación de datos para contabilidad.
Recordar a los empleados el saldo de ausencias por vencer
Como Kenjo no envía recordatorios automáticos antes del vencimiento, tienes que informar activamente a tus empleados.
Paso 1: Verificar la fecha de vencimiento
Ve a Ausencias > Configuración > Política > Saldo y comprueba:
¿Está activado Permitir el acarreo del derecho no utilizado al siguiente ciclo?
¿Hay un periodo limitado (meses/semanas) establecido en Vence tras?
Paso 2: Enviar un recordatorio
Usa la función de anuncios en Inicio > Crear nueva publicación, tus canales de comunicación internos o un workflow. Asegúrate de que el recordatorio incluya:
Cuántos días de acarreo se pueden utilizar como máximo
Antes de cuándo deben solicitarse, aprobarse y disfrutarse esos días
Un aviso a los responsables para que gestionen las solicitudes a tiempo
⚠️ Importante: Tras la fecha de vencimiento, Kenjo pone automáticamente el acarreo a cero, aunque las solicitudes ya se hayan enviado pero aún no estén aprobadas.
Preguntas frecuentes
¿Por qué ha disminuido de repente el derecho total de mi empleado?
El motivo más habitual de una reducción repentina del derecho total es el vencimiento del acarreo. Kenjo pone automáticamente a cero los días de acarreo vencidos en la fecha de vencimiento configurada. Comprueba en Ausencias > Personal > Detalles si Acarreo - días vencidos muestra un valor y qué fecha aparece en Venció el [fecha].
¿Por qué ya aparece reducido el tiempo planificado aunque la solicitud aún no se ha aprobado?
Es el comportamiento correcto. Planificado incluye todas las solicitudes futuras, también las que aún están pendientes de aprobación. Esto evita que los empleados soliciten más días de los disponibles mientras haya una solicitud abierta.
¿Por qué el empleado tiene un saldo negativo?
Esto ocurre cuando la política permite saldo negativo y el empleado ha solicitado más días de los disponibles. El saldo negativo se deduce del nuevo derecho al inicio del siguiente ciclo como Saldo negativo del ciclo anterior.
Kenjo ha descontado días de acarreo aunque el empleado disfrutó sus vacaciones antes de la fecha de vencimiento. ¿Por qué?
Kenjo gestiona el saldo general y el acarreo de forma separada. Al vencer, Kenjo deduce automáticamente el valor de acarreo registrado del saldo total, independientemente de si el saldo se ajustó manualmente con anterioridad. Si corriges el saldo de un empleado mediante Ajustar balance o Ajustar días disfrutados, el acarreo no cambia y la deducción se producirá igualmente en la fecha de vencimiento.
Para evitarlo: si se han pagado días de acarreo o ya no están disponibles por otro motivo, ajusta el acarreo directamente. Ve a Ausencias > Empresa, selecciona al empleado, haz clic en los tres puntos y elige Ajustar acarreo. Reduce el acarreo en los días afectados. Kenjo solo deducirá entonces el importe restante en la fecha de vencimiento.
¿Qué ocurre con el derecho de ausencias cuando se asigna una nueva política a un empleado a mitad de año?
Cuando se asigna una nueva política a mitad de año, Kenjo calcula automáticamente un valor sugerido para el nuevo saldo en función de la fecha de inicio elegida para la nueva política. El resultado se muestra en el diálogo en Saldo disponible y puede ajustarse manualmente antes de guardar. El cambio de política se realiza en Ausencias > Empresa seleccionando al empleado y cambiando la política desde los tres puntos.
¿Por qué el empleado no ve los detalles en su tarjeta?
La vista de detalles solo es visible cuando Mostrar detalles de política en las tarjetas de ausencias de los empleados está activado en la configuración de la política. Activa esta opción en Ausencias > Configuración > Política > Saldo.
¿Puedo revertir un acarreo vencido?
Un acarreo vencido no puede revertirse automáticamente. Puedes acreditarlo de forma manual en Ausencias > Empresa > Ajustar balance > Acarreo. Ten en cuenta que la nueva fecha de vencimiento sigue la configuración de política actual.
¿Por qué el acarreo no es correcto al inicio del nuevo ciclo?
Cualquier cambio en una solicitud del ciclo anterior afecta al acarreo. Si se edita o cancela una ausencia del ciclo anterior, Kenjo ajusta el acarreo en consecuencia.
He realizado un ajuste manual y quiero eliminarlo. ¿Cómo se hace?
Actualmente no es posible. Los ajustes guardados no pueden editarse ni eliminarse. En su lugar, crea un contraajuste con el valor contrario e introduce una nota de corrección en el campo Motivo.
Un empleado vuelve de la baja parental y el saldo restante del año anterior no se ha traspasado. ¿Por qué?
Cuando un empleado que vuelve de la baja parental fue retirado de la política durante su ausencia y ahora se le reasigna, no se traspasa ningún acarreo histórico de forma automática. Debes acreditar el saldo restante manualmente en Ausencias > Empresa > Ajustar balance > Acarreo.