Crear tipos de ausencia
Los tipos de ausencia distinguen para qué se ausenta un empleado, por ejemplo vacaciones, baja por enfermedad o teletrabajo. Cada empresa empieza con tipos de ausencia predeterminados que se pueden ajustar.
Ve a Ausencias > Configuración y haz clic en el icono (+) junto a tipos de ausencia.
Asigna un nombre y define si el tipo de ausencia es remunerado o no remunerado.
Determina si el tipo de ausencia reduce las horas objetivo (por ejemplo, vacaciones) o no (por ejemplo, teletrabajo).
Crear una política de ausencias: derecho y ciclo
La política de ausencias define cuántos días de un tipo de ausencia le corresponden a un empleado y con qué ciclo se calcula el derecho.
En Ausencias > Configuración, selecciona el tipo de ausencia que quieras y haz clic en (+) Añadir nueva política.
Define el derecho: un número fijo de días al año o un derecho ilimitado.
Determina el ciclo con el que se renueva el derecho (por ejemplo, año natural o una fecha de inicio personalizada).
Si lo necesitas, activa el derecho prorrateado para que los empleados que se incorporan o se van a mitad de año reciban automáticamente su derecho calculado de forma proporcional.
Cada empleado solo puede tener asignada una política por tipo de ausencia. Si los equipos necesitan derechos distintos, crea una política independiente para cada grupo.
Definir ajuste, saldo, traspaso y regla de deducción
Además del derecho base, en la política puedes definir otras reglas que afectan al saldo disponible de un empleado.
Ajuste (prorrateo): ajusta el derecho de forma proporcional cuando un empleado se incorpora o se va a mitad de año, según la fecha de contratación, el fin de contrato o el horario de trabajo.
Saldo negativo: define si los empleados pueden solicitar ausencias por encima de su saldo disponible, opcionalmente limitado a un número máximo de días.
Traspaso: define cuántos días no utilizados se pueden trasladar al siguiente ciclo y si el traspaso caduca.
Regla de deducción: determina qué días se descuentan del saldo en una solicitud de ausencia, según el horario de trabajo, todos los días naturales o una semana laboral personalizada.
Ten en cuenta: sin el saldo negativo activado, un empleado no puede solicitar una ausencia que supere su saldo disponible. Permite un saldo negativo solo si es intencionado (por ejemplo, para la compensación en tiempo libre por horas extra).
Asignar una política a los empleados
Una política solo tiene efecto una vez que se asigna a los empleados correspondientes.
Ve a Ausencias > Empresa, haz clic en los tres puntos junto al empleado correspondiente y selecciona Gestionar políticas.
En Asignar política, selecciona la política que quieras y define a partir de cuándo debe aplicarse.
Para asignar una política a varios empleados a la vez, usa los tres puntos junto a la política deseada en Ausencias > Configuración.
Convertir horas extra en compensación en tiempo libre
En lugar de que se les pague, los empleados pueden disfrutar las horas extra como compensación en tiempo libre mediante un tipo de ausencia especial.
Crea un tipo de ausencia propio de "compensación en tiempo libre" que sea no remunerado y reduzca las horas objetivo.
Activa un saldo negativo para este tipo de ausencia, ya que el derecho solo surge a partir de las horas extra realmente trabajadas.
Un administrador traspasa manualmente las horas extra trabajadas por el empleado como saldo a este tipo de ausencia.
Consejo: actualmente, el traspaso de las horas extra a la compensación en tiempo libre lo realiza manualmente un administrador, no de forma automática desde el registro de horas.
Aprobar solicitudes de ausencia
Antes de que una ausencia sea definitiva, debe ser aprobada por un responsable autorizado.
Ve a Ausencias > Solicitudes.
Haz clic en una solicitud para abrir el panel de detalle y elige el check verde para aprobar o la cruz roja para rechazar.
Para varias solicitudes a la vez: selecciónalas y usa Acciones > Aprobar todas o Rechazar todas.
De forma predeterminada, el responsable directo (campo "Reporta a") aprueba las solicitudes de sus empleados. Para empleados concretos, se puede definir un aprobador de ausencias distinto en el perfil, en Personal > Información Laboral, que anula el campo "Reporta a".
En un proceso de aprobación en dos pasos, una solicitud debe ser aprobada sucesivamente por dos responsables antes de quedar aprobada de forma definitiva. El interruptor correspondiente se encuentra en Ausencias > Configuración > Aprobaciones. Configura el segundo paso, a ser posible, con una persona concreta en lugar de un grupo, ya que de lo contrario todos los miembros del grupo recibirán notificaciones por cada solicitud.
Gestionar permisos y visibilidad del calendario
Con los perfiles y permisos controlas quién puede consultar qué datos de ausencias y quién puede aprobar solicitudes.
En Configuración > Perfiles y permisos, un perfil personalizado te permite controlar qué rol (por ejemplo, admin, responsable o empleado con acceso restringido) puede crear solicitudes, consultar datos de ausencias o aprobar solicitudes en el área de ausencias. Los perfiles predeterminados no se pueden editar aquí.
La visibilidad del calendario para las ausencias se configura por separado en Calendario > Configuración, incluyendo si las ausencias pasadas y los tipos de ausencia privados se muestran en el calendario o en su exportación.
Configurar periodos de bloqueo de ausencias (opcional)
Los periodos de bloqueo impiden que los empleados soliciten ausencias durante periodos críticos para el negocio (por ejemplo, el cierre anual o la temporada alta).
Ve a Ausencias > Configuración, selecciona Periodos de bloqueo en el menú vertical y haz clic en Configuración.
Haz clic en Añadir periodo de bloqueo, indica un título y las fechas de inicio y fin, y selecciona las políticas de ausencias afectadas.
Ten en cuenta: los periodos de bloqueo son una función premium y no están incluidos en todos los planes. Si la función aparece en gris, puedes solicitar una mejora de plan en Configuración > Facturación.
Preguntas frecuentes
¿Por qué un empleado no puede solicitar una ausencia?
Comprueba si el empleado tiene una política asignada para el tipo de ausencia deseado y si su saldo disponible es suficiente, o si se permite un saldo negativo. Comprueba también si un periodo de bloqueo activo está bloqueando las fechas deseadas.
¿Cómo funciona el derecho prorrateado cuando un empleado se incorpora o se va a mitad de año?
Si el ajuste está activado en la política, Kenjo calcula automáticamente el derecho de forma proporcional a la fecha de contratación o de baja, en lugar de conceder el derecho anual completo.
¿Las horas extra se convierten automáticamente en compensación en tiempo libre?
No. Actualmente, un administrador traspasa manualmente las horas extra trabajadas como saldo al tipo de ausencia correspondiente.
¿Puede aprobar las solicitudes una persona distinta al responsable directo?
Sí, se puede definir otra persona mediante el campo aprobador de ausencias en el perfil del empleado. Además, se puede activar un proceso de aprobación en dos pasos.
¿Por qué algunos empleados no ven las ausencias de sus compañeros en el calendario?
Depende de la visibilidad del calendario configurada y del ajuste de visibilidad del tipo de ausencia correspondiente (público o privado).