Activar el registro de horas
Antes de que los empleados puedan registrar su asistencia, el registro de horas debe estar activado para tu empresa y para los empleados correspondientes.
Activa el registro de horas para tu empresa.
Abre el perfil de un empleado y activa ahí también el registro de horas, para que la función de registro sea visible en su cuenta.
Si quieres cambiar este ajuste para varios empleados a la vez, usa la acción masiva en el área de empleados en lugar de abrir cada perfil por separado.
Crear y asignar una política de registro de horas
La política de registro de horas define cómo registran su tiempo los empleados y qué reglas se aplican. Cada empresa empieza con una política predeterminada que no se puede eliminar ni renombrar, pero sí ajustar.
Haz clic en Crear política y sigue el asistente.
Elige el método de registro: hoja de horas manual, registro con un clic (inicio/fin) o registro mediante un terminal (app de kiosco o terminal de terceros con PIN/código QR).
Opcionalmente, define reglas de turno, pausa y descanso (consulta la sección "Definir reglas de turno y descanso").
Asigna la política a los empleados, equipos o ubicaciones correspondientes.
Un empleado solo puede tener asignada una política de registro de horas a la vez. Si los equipos necesitan métodos de registro o reglas distintos (por ejemplo, terminal en la oficina frente a registro móvil en teletrabajo), crea una política independiente para cada grupo.
Configurar los horarios de trabajo
El horario de trabajo define cuántas horas debe trabajar un empleado por día o semana (horas objetivo) y se asigna junto con la política de registro de horas.
Distribución | Cuándo usarlo |
Fijo | Empleados con los mismos días y horarios de trabajo cada semana (por ejemplo, de lunes a viernes, de 9:00 a 17:00). |
Flexible | Empleados con "horario de confianza": solo las horas totales por día son fijas, mientras que el inicio y el fin de la jornada son flexibles. |
Irregular | Horarios de trabajo irregulares en los que solo se define un mínimo y un máximo de días y horas por semana o mes (por ejemplo, modelos de turnos con carga de trabajo variable). |
Haz clic en Crear horario de trabajo.
Elige entre un horario de trabajo regular (días/horas fijos) o un horario irregular (flexible o sin distribución) y define los valores.
Asigna el horario de trabajo a los empleados correspondientes.
En los horarios de trabajo irregulares, la visualización de las horas objetivo diarias sigue esta prioridad: Cuadrante de turnos antes que horario de trabajo antes que contrato. Si no hay ningún turno planificado para un día, Kenjo toma los valores del horario de trabajo o, en su defecto, del contrato.
Definir reglas de turno y descanso
Dentro de la política de registro de horas puedes definir reglas adicionales que muestren las infracciones de los límites de turno, pausa o descanso.
Duración máxima del turno: define cuántas horas se pueden trabajar seguidas.
Pausas obligatorias: definen a partir de qué duración de trabajo es obligatoria una pausa.
Descanso mínimo: define el tiempo de recuperación entre dos turnos.
Deducción automática de pausas: resta automáticamente una pausa tras una duración de trabajo definida (disponible según el plan).
Ten en cuenta: Kenjo no bloquea automáticamente los registros de tiempo cuando se infringe una regla. En su lugar, se marca un conflicto que un administrador debe revisar y resolver manualmente. Además, las reglas no se aplican retroactivamente: si cambias una regla, solo afecta a los registros de tiempo nuevos, no a los ya existentes.
Encontrarás todos los conflictos reunidos en el resumen de registro de horas (consulta la sección "Usar el resumen de registro de horas").
Configurar la compensación de horas extra
A diferencia de las políticas de registro de horas o los horarios de trabajo, la gestión de horas extra en Kenjo no se administra como una política asignable, sino que se configura de forma individual por empleado (es posible seleccionar varios para editarlos a la vez).
Ve a Configuración > Registro de horas > Horas extra.
Selecciona uno o varios empleados y haz clic en "Editar compensación de horas extra".
Activa "Registrar horas extra" para contabilizar como horas extra la diferencia entre las horas registradas y las esperadas a partir de una fecha determinada ("Calcular desde").
Opcionalmente, activa "Trasladar al mes siguiente" para que las horas extra no compensadas pasen al mes siguiente.
Opcionalmente, activa "Permitir horas negativas" (saldo de horas extra = saldo inicial + horas registradas − horas esperadas).Opcionalmente, define un "margen de horas extra" (por ejemplo, 30 min/día): el conteo de horas extra solo empieza después de superarlo.
Al seleccionar varios empleados con ajustes existentes distintos: marca solo los campos que quieras sobrescribir; los campos sin marcar se mantienen sin cambios para cada empleado.
Ten en cuenta: los cambios activan un recálculo que se ejecuta por la noche, por lo que el resultado solo es visible al día siguiente en el resumen de registro de horas. El cálculo de horas extra actualmente no está disponible para empleados con un horario de trabajo irregular (sin distribución). La compensación de horas extra y la nueva visibilidad del saldo de tiempo son excluyentes por empleado: si la compensación de horas extra está activa, no se puede mostrar el saldo de tiempo de ese empleado.
Configurar categorías de registro de horas (opcional)
Las categorías te permiten describir con más detalle el tiempo registrado, por ejemplo teletrabajo, reunión con cliente o reuniones internas. Las categorías sirven para el análisis, no para la aprobación: a diferencia de las ausencias, no requieren aprobación.
Ve a Configuración > Registro de horas > Categorías y activa la función.
Haz clic en Crear categoría y asígnale un nombre y un color.
Define qué empleados o equipos pueden ver y seleccionar la categoría.
Configurar recargos salariales
Los recargos salariales calculan automáticamente un incremento porcentual (por ejemplo, 125 % o 150 %) sobre el salario por hora cuando se cumplen determinadas condiciones. Puedes configurar estas condiciones en los siguientes pasos.
Haz clic en Añadir recargo e indica un nombre y el porcentaje.
Define la condición bajo la cual se aplica el recargo: una categoría de registro de horas concreta, los festivos o días y horas concretos de la semana.
Asigna el recargo a los empleados correspondientes.
Ten en cuenta: actualmente Kenjo solo calcula los recargos según las condiciones mencionadas arriba (categoría, festivo, día de la semana/hora). Un recargo automático a partir de un número determinado de horas extra trabajadas (por ejemplo, "a partir de la 9.ª hora") no es posible actualmente y debe controlarse de forma manual.
Aprobar los registros de tiempo
Antes de que los registros de tiempo se envíen a la nómina, debes revisarlos y aprobarlos: a partir de ese momento, los empleados ya no pueden modificarlos.
En el perfil del empleado, ve a la pestaña Registro de horas
Selecciona el periodo que quieras (semana, mes o un periodo personalizado).
Revisa los registros individualmente o usa la acción masiva en Registro de horas > Resumen de registro de horas > selección del periodo > Acción > Aprobar todos los registros para aprobar varios empleados a la vez.
Consejo: aprueba los registros de tiempo con regularidad antes de la nómina. Los registros no aprobados se pueden seguir editando, lo que puede provocar discrepancias en la nómina.
Usar el resumen de registro de horas
El resumen de registro de horas te muestra de un vistazo si los empleados están alcanzando sus horas objetivo y dónde hay conflictos abiertos.
Cambia entre la vista diaria, semanal y mensual.
Compara las horas objetivo y las horas reales por empleado; las discrepancias se resaltan como conflicto.
Usa la previsión mensual para detectar con antelación si un empleado tiene previsto alcanzar sus horas objetivo antes de que acabe el mes.
Preguntas frecuentes - Configurar el registro de horas
¿Por qué un empleado no puede registrar su tiempo?
Comprueba si el registro de horas está activado en el perfil del empleado y si se le ha asignado una política de registro de horas. Sin ambos requisitos, la función de registro no es visible para él.
¿Podemos hacer que los recargos por horas extra se calculen automáticamente a partir de un número determinado de horas?
No. Actualmente los recargos solo se pueden vincular a una categoría, un festivo o días/horas concretos de la semana, no a un umbral de horas extra. Estos casos deben controlarse manualmente por ahora.
¿Por qué no se descuenta automáticamente la pausa del tiempo de trabajo?
La deducción automática de pausas debe estar configurada activamente en la política de registro de horas y su disponibilidad depende del plan. Si no está activada, los empleados deben registrar las pausas manualmente.
¿Por qué sigo viendo un conflicto aunque acabo de cambiar la regla?
Los cambios de regla solo afectan a los registros de tiempo nuevos. Los registros ya existentes, creados antes del cambio, mantienen su estado original y los conflictos que generaron siguen activos.
¿Cómo apruebo los registros de tiempo de varios empleados a la vez?
En la vista de aprobación, usa la acción masiva para aprobar todos los registros seleccionados de un periodo a la vez, en lugar de abrir cada registro por separado.