Activar el registro horario
Activar el registro horario para la empresa
Ve a Configuración > Funcionalidades > Asistencia.
Desliza el interruptor hacia la derecha para activar el módulo de Asistencia para tu empresa.
Activar el registro horario para un empleado
Abre el perfil del empleado en Empleados > selecciona el empleado > Personal.
Activa la opción Activar registro horario.
Una vez activado el registro horario, tú y el empleado veréis la pestaña adicional Asistencia en el perfil.
Activar el registro horario mediante acción masiva
Ve a Asistencia > Configuración > Activar registro horario.
Selecciona uno o varios empleados mediante la casilla de verificación. Puedes filtrar por Política, Estado, Oficina y Departamento.
Haz clic en Acciones y selecciona Activar registro horario o Desactivar registro horario.
Nota: Si un empleado no tiene el registro horario activado, no puede registrar su asistencia, independientemente de la política asignada.
Resumen de los métodos de registro
El método de registro define cómo los empleados realizan la entrada y salida: es el núcleo de cada política de registro horario. Eliges el método o métodos al crear la política y puedes cambiarlos en cualquier momento en el modo de edición. Existen tres métodos:
Gestión de registro de horas
Los empleados introducen y editan sus horas de trabajo manualmente: registran el inicio, el fin y las pausas ellos mismos, en lugar de fichar en tiempo real. Adecuado para empleados que registran sus horas retrospectivamente. Funciona en escritorio y en la app, y admite el seguimiento de ubicación en la app.
Punch clock
Los empleados realizan la entrada y salida en tiempo real con un clic: un clic inicia el tiempo de trabajo y otro lo finaliza. Adecuado para empleados que fichan activamente al comenzar y al terminar la jornada. Funciona en escritorio y en la app, y admite el seguimiento de ubicación en la app.
Kiosk de asistencia
Varios empleados realizan la entrada y salida en un dispositivo compartido, p. ej. una tableta en la entrada. Adecuado para ubicaciones donde los empleados no utilizan dispositivos personales. Debes activar al menos uno de los siguientes métodos de entrada:
Código PIN: El empleado realiza la entrada en el kiosk con un código PIN personal y seguro. No se necesita smartphone.
Código QR: El empleado escanea un código QR que se muestra en el kiosk. Se necesita un smartphone.
Resumen de los métodos
Método | Dispositivo | Smartphone | Seguimiento de ubicación |
Gestión de registro de horas | Escritorio y app | no | sí (en la app) |
Punch clock | Escritorio y app | no | sí (en la app) |
Kiosk de asistencia, código PIN | kiosk compartido | no | no |
Kiosk de asistencia, código QR | kiosk compartido | sí | no |
El seguimiento de ubicación solo funciona con Gestión de registro de horas o Punch clock. Si usas el registro horario mediante API o Importación de datos, no selecciones ninguno de estos métodos.
Importante: Si activas un método de kiosk (Código PIN o Código QR) junto con Punch clock, los empleados serán redirigidos automáticamente al método de kiosk cuando intenten realizar la entrada. Si quieres permitir la entrada y salida mediante el punch clock con un simple deslizamiento, debes desactivar el método de kiosk.
Crear una política de registro horario
Una política de registro horario es el conjunto de reglas que define cómo registra el tiempo un grupo de empleados: qué métodos de registro están permitidos y qué reglas de pausas y turnos se aplican. En cada empresa existe exactamente una política predeterminada. Todos los empleados que no están asignados a otra política se asignan automáticamente a ella. No puedes renombrar ni eliminar la política predeterminada, ni deseleccionarla como predeterminada, pero su configuración (métodos de registro, reglas de pausas y turnos, etc.) se puede editar como cualquier otra política. Si eliminas empleados de otra política, vuelven automáticamente a la política predeterminada.
Al crear una política, un asistente te guía a través de los datos básicos: nombre, métodos de registro y ubicación. El resto de la configuración se realiza tras la creación.
Crear una nueva política
Ve a Asistencia > Configuración > Políticas y haz clic en (+) Añadir política.
Detalles de la política: Introduce un Nombre de la política único (obligatorio) y, opcionalmente, una Descripción. Haz clic en Siguiente.
Métodos de registro horario: Activa las casillas de los métodos que deben usar los empleados de esta política: Gestión de registro de horas, Punch clock o Kiosk de asistencia (mediante Código PIN o Código QR). Para el registro mediante API o Importación de datos, no selecciones ningún método. Haz clic en Siguiente.
Seguimiento de ubicación (opcional): Activa Activar geolocalización para comprobar si los registros de entrada se producen dentro de un radio definido. Esto solo es posible si has activado Gestión de registro de horas o Punch clock.
Haz clic en Crear política.
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Después de crear
Justo después de crearla, puedes elegir si Asignar empleados o seguir editando la configuración. Los empleados también se pueden asignar más adelante.
Configura los ajustes avanzados abriendo la política. Están divididos en dos pestañas: General (Detalles de la política, Métodos de registro horario, Seguimiento de ubicación, Permisos) y Reglas (Reglas de pausas, Reglas de entradas de registro). Las siguientes secciones describen cada área en detalle.
Asignar empleados a una política
Tu política recién creada ya está parcialmente lista para usar. Primero asigna a tus empleados y, después, configura los detalles (reglas de turnos y pausas).
Puedes asignar empleados directamente después de crear una política o en cualquier momento posterior. Un empleado siempre está asignado a exactamente una política. Si asignas un empleado que ya pertenece a otra política, se le elimina de la anterior.
Para abrir la gestión de empleados de una política:
Ve a Asistencia > Configuración > Políticas.
Haz clic en el menú de tres puntos de la entrada deseada y selecciona Administrar empleados (o haz clic en el enlace bajo Empleados).
En la gestión de empleados, puedes ver para cada empleado el estado de su Registro horario (Activo, No activado o Desactivado). Asignar un empleado a una política no activa automáticamente el registro horario. Si no está activado, el empleado no puede registrar tiempo a pesar de estar asignado a la política.
Asignar empleados
Haz clic en (+) Asignar empleados.
Filtra por Empresa, Oficina o Departamento, o busca el nombre en el campo de búsqueda. Haz clic en el (+) azul junto al empleado deseado para seleccionarlo; usa el icono de papelera para eliminar una selección.
Haz clic en Asignar empleados.
Si los empleados seleccionados ya están asignados a otra política, confirma con Sí, reasignar. La configuración de la nueva política se aplica a partir de hoy; para las entradas anteriores, siguen aplicándose las reglas de la política antigua.
Gestionar asignaciones más adelante
Si ya hay empleados asignados a una política, puedes reasignarlos o eliminarlos en cualquier momento a través de Asistencia > Políticas > menú de tres puntos > Administrar empleados (3).
En la captura de pantalla, puedes verlo en la Acción 3.
Reasignar traslada a los empleados ya asignados a otra política:
Selecciona los empleados mediante la casilla de verificación, o todos ellos a través de la casilla en el encabezado de la columna Nombre completo.
Haz clic en Acciones > Reasignar, selecciona la Política de destino en el menú desplegable y confirma con Reasignar.
Eliminar retira a los empleados de la política:
Selecciona los empleados mediante la casilla de verificación.
Haz clic en Acciones > Eliminar y confirma con Eliminar.
Los empleados eliminados se asignan automáticamente a la política predeterminada. Esto puede afectar al cálculo de los períodos de nómina abiertos de algunos empleados.
Abrir el modo de edición de una política
Tu política ya funciona con los datos básicos. A través del modo de edición configuras los detalles: ajustas los métodos y estableces las reglas de pausas y turnos. Puedes modificar estos ajustes en cualquier momento.
Para editar una política existente:
Ve a Asistencia > Configuración > Políticas.
Busca la política que quieres editar y haz clic en el icono de tres puntos al final de la fila.
Selecciona Editar.
En la captura de pantalla, puedes verlo en la Acción 2.
Eliminar una política
Ve a Asistencia > Configuración > Políticas > menú de tres puntos > Eliminar para borrar una política. La política predeterminada no se puede eliminar. Si todavía hay empleados asignados a la política, primero debes reasignarlos o eliminarlos.
Cuando seleccionas la Acción 2 Editar, accedes al modo de edición de la política con las pestañas General y Reglas. Las siguientes secciones describen los ajustes individuales de estas dos pestañas.
Configurar el seguimiento de ubicación y los permisos (pestaña General)
Seguimiento de ubicación
Activa Activar geolocalización para comprobar si las entradas y salidas se producen dentro de un radio definido. El seguimiento de ubicación solo funciona con los métodos Gestión de registro de horas o Punch clock, y solo si los empleados tienen el GPS activado. Las ubicaciones se configuran en Asistencia > Configuración > Activación y Ubicaciones.
Permisos
Restringir edición de sus registros: Si seleccionas Los registros de asistencia no se pueden editar, los empleados asignados no pueden editar manualmente su propia asistencia. En caso contrario, se aplican los permisos del perfil.
Permitir entradas en el futuro: Si está activado, los empleados con el método Gestión de registro de horas y los responsables pueden crear y editar entradas de tiempo futuras. Las entradas procedentes de la API o de la importación de datos no se validan según la zona horaria.
Configurar el registro horario conforme a la ley
Antes de pasar a las reglas, asegúrate de que tu registro horario cumple la normativa vigente. Debe reflejar la realidad laboral: el inicio y el fin de la jornada diaria, así como las pausas, se fichan activamente, no se introducen a posteriori.
Kenjo te avisa directamente de esto. En cada política encontrarás el Aviso legal en la pestaña Reglas.
Cómo te ayuda Kenjo:
Registro activo: Elige métodos de registro horario en los que los empleados registren activamente el inicio, el fin y las pausas, como el Punch clock o el kiosk.
Reglas en la pestaña Reglas: En Reglas de entradas de registro y Reglas de pausas, define cuántas horas al día están permitidas y qué períodos de descanso deben respetarse.
Conflictos: Las infracciones de estas reglas se marcan como conflictos para que puedas hacerles seguimiento.
Importante: Kenjo marca las infracciones como conflictos, pero no las impide automáticamente, y los administradores pueden omitir las reglas. Los requisitos concretos que te aplican, como el máximo de horas de trabajo, las pausas mínimas y los períodos de descanso, dependen de la legislación, los convenios colectivos y los acuerdos de empresa. Revisa tus propias obligaciones.
Configurar las reglas de turnos (pestaña Reglas)
En Reglas de entradas de registro, defines las reglas para las entradas de tiempo de tus empleados. Los administradores pueden omitir todas las reglas. En la mayoría de ellas, eliges cómo responde el sistema: por ejemplo, mostrar un conflicto en el registro de horas, bloquear la creación o ajustar la entrada automáticamente.
Regla | Comportamiento disponible |
Máximo de horas de trabajo al día | Mostrar un conflicto o ajustar automáticamente la hora de salida al límite. Solo los administradores pueden añadir horas por encima del límite. |
Límites de registro de entrada | Bloquear la entrada antes del horario de trabajo planificado (o solo a partir de X minutos antes). Se aplica únicamente a planes de trabajo fijos o turnos asignados. |
Autocrear entrada de registro horario | Añade una entrada de tiempo fija al tiempo de trabajo (no editable, sin pausas, opcionalmente con una categoría). |
Finalización del registro horario | Si falta la hora de fin: mostrar conflicto o realizar la salida del empleado automáticamente después de un tiempo de trabajo determinado. |
Solapamientos entre turnos | Activado: mostrar conflicto. Desactivado: bloquear la creación de la entrada de tiempo al registrar la entrada. |
Solapamiento entre turno y ausencia | Mostrar conflicto o impedir las entradas de tiempo solapadas. |
Solapamiento con días festivos | Mostrar conflicto cuando una entrada de tiempo coincide con un día festivo (activado/desactivado). |
Conflicto por registrar horas en un día no laborable | Mostrar conflicto cuando una entrada de tiempo coincide con un día no laborable (activado/desactivado). |
Conflicto por registro sin completar en día laborable | Mostrar conflicto cuando no se ha registrado tiempo en un día laborable (se muestra al día siguiente). |
Importante: Límites de registro de entrada y Autocrear entrada de registro horario son mutuamente excluyentes. No puedes activar una función mientras la otra esté activa.
Las reglas no son retroactivas: un nuevo valor se aplica a partir de hoy, y los conflictos de entradas anteriores siguen mostrándose según el valor anterior.
Nota: Las reglas basadas en conflictos (solapamientos, entradas faltantes o incompletas) y los Límites de registro de entrada son funciones Premium y no están incluidas en todos los planes de Kenjo. Si estas opciones no son visibles o aparecen en gris, no forman parte de tu plan. En ese caso, puedes solicitar una actualización en Configuración > Facturación .
Entender los conflictos en el registro de asistencia
Los conflictos te permiten identificar entradas de tiempo que no cumplen con las reglas de la política asignada. Por ejemplo, si has configurado un máximo de 10 horas al día en los ajustes de asistencia y un empleado ficha 11 horas, este y todos los demás conflictos se te mostrarán en el Resumen de registro de horas del empleado.
Aquí puedes ver un resumen de las reglas de asistencia en una política para las que puedes configurar la visualización de conflictos:
Configurar las reglas de pausas y descanso (pestaña Reglas)
En Reglas de pausas, te aseguras de que se respetan los períodos de descanso legales.
Configurar las reglas de pausas y descanso (pestaña Reglas)
En Reglas de pausas, te aseguras de que se respetan los períodos de descanso legales.
Regla | Comportamiento / Efecto |
Esquema de pausas | En Requisitos de pausa, define cuánta pausa requiere un tiempo de trabajo determinado (p. ej. 6 h 1 min de trabajo requieren 30 min de pausa). Si no se cumple: Mostrar un conflicto en el registro de horas o Mostrar un recordatorio al empleado. |
Pausa entre dos turnos | Muestra un conflicto cuando no se respeta el tiempo de pausa requerido entre dos turnos. |
Pausas remuneradas | Activado: los tiempos de pausa cuentan como tiempo de trabajo (opcionalmente con un máximo por turno). Desactivado: no cuentan como tiempo de trabajo. No es retroactivo. |
Crear pausas automáticamente
Con Crear pausas automáticamente como opción de la regla Esquema de pausas, se añade automáticamente una pausa cuando el tiempo de trabajo supera el umbral definido. Esta función está en versión BETA y tiene en cuenta únicamente las entradas de tiempo individuales.
Si un empleado registra la jornada en varias entradas de tiempo, no se descuenta ninguna pausa automática. Ejemplo: una entrada individual de 8:00 a 16:00 (8 h) recibe una pausa automática; dos entradas de 8:00 a 12:00 y de 12:00 a 16:00 no la reciben, ya que ninguna entrada individual supera las 6 horas.
En este vídeo puedes ver cómo se muestra el registro horario con reglas activas de seguimiento de ubicación y esquema de pausas mínimas diarias (con ambas opciones Recordar al empleado y Añadir pausa automáticamente) para los empleados en la app de Kenjo:
Nota: La creación automática de pausas es una función Premium y no está incluida en todos los planes de Kenjo. Si la función no es visible o aparece en gris, no forma parte de tu plan. Contacta con tu equipo de Kenjo para activarla.
Preguntas frecuentes
¿Por qué un nuevo empleado no puede registrar su tiempo?
Si un empleado nuevo no puede registrar su tiempo, el registro horario no está activado para él o su política no tiene ningún método de registro asignado. Activa el registro horario en Perfil del empleado > Personal > Activar registro horario y comprueba los Métodos de registro horario en la política.
¿Por qué no funciona la creación automática de pausas?
La función Crear pausas automáticamente está en versión BETA y tiene en cuenta únicamente las entradas de tiempo individuales. Si la jornada se ha registrado en varias entradas, no se descuenta ninguna pausa automáticamente.
He cambiado una regla. ¿Por qué las entradas antiguas siguen mostrando conflictos?
Las reglas de pausas, las reglas de turnos y la regla de horas máximas diarias no son retroactivas. El nuevo valor se aplica a partir de hoy; para las entradas anteriores, Kenjo sigue mostrando conflictos según el valor anterior.
¿Por qué no puedo activar "Límites de registro de entrada"?
Esta función no se puede activar mientras Autocrear entrada de registro horario esté activa: ambas son mutuamente excluyentes. Desactiva primero la creación automática de entradas de registro horario.
¿Cómo asigno una política a muchos empleados a la vez?
Para asignar una política a muchos empleados a la vez, abre la política, ve a Administrar empleados > Asignar empleados, filtra por oficina, departamento o equipo y selecciona los empleados mediante la casilla de verificación.