Cómo funciona el registro horario en Kenjo
Con el registro horario, tus empleados registran sus horas de trabajo de forma digital: con un clic, desde la app o desde el Kiosk. Ves todas las horas en un mismo lugar, puedes revisarlas y usarlas para la nómina.
Antes de que tus empleados puedan registrar tiempo, debes configurar el sistema con reglas de asistencia. Tú defines de antemano quién registra tiempo y cómo. Después, el registro funciona de forma automática para tus empleados.
Tres cosas deben estar en orden
Para que un empleado pueda registrar tiempo, deben cumplirse tres condiciones al mismo tiempo:
Requisito | Significado |
El módulo está activado | La asistencia está habilitada para tu empresa. |
El empleado está activado | El registro horario está habilitado para este empleado. |
Se ha asignado una política | La política determina cómo registra el tiempo el empleado: método, pausas y reglas. |
En cuanto se registran horas de trabajo, Kenjo las compara con un número de horas requeridas del plan de trabajo (o del turno, o de las horas contractuales guardadas en el perfil del empleado). La diferencia genera horas extra y déficit de horas.
Una política de registro horario es el conjunto de reglas que aplica a un grupo de empleados. Si no se asigna ninguna, se aplica la política predeterminada.
Si falta alguna de las tres condiciones, el empleado no puede hacer check-in, aunque las otras dos estén en orden. Esta es la causa más habitual cuando el registro horario "no funciona".
Antes de empezar
Tus empleados ya están creados en Kenjo y activados.
El módulo de asistencia está activado. Actívalo en Configuración > Funcionalidades > Asistencia para tu empresa.
Algunas funciones avanzadas, como el descuento automático de pausas, las reglas de conflicto o las limitaciones de check-in, son funciones premium y no están incluidas en todos los planes.
Bueno saber: Puedes cambiar la mayoría de los ajustes en cualquier momento. Sin embargo, algunas reglas no se aplican retroactivamente: entran en vigor desde el día del cambio; los registros anteriores no se modifican.
Primer registro horario en pocos pasos
Así consigues que el primer empleado haga check-in. Puedes omitir los ajustes avanzados por ahora.
Crear empleados: Asegúrate de que tus empleados están creados y activados en Empleados en Kenjo.
Activar el módulo: Ve a Configuración > Funcionalidades > Asistencia y activa el interruptor para habilitar la asistencia en tu empresa. Después encontrarás los ajustes en Asistencia > Configuración.
Crear una política sencilla: Ve a Asistencia > Configuración > Políticas y haz clic en (+) Añadir nueva política. Asígnale un nombre y elige un método de registro, por ejemplo, el Punch clock para el registro con un clic.
Asignar y activar empleados: Asigna tus empleados a la política y activa el registro horario para ellos. Ambos pasos son necesarios: asignar no es suficiente. Puedes activar el registro horario de los empleados en Empleados > [seleccionar empleado] > Personal > Activar registro horario.
Probar: Pide a un empleado que haga check-in o pruébalo tú mismo. Si el registro aparece en el resumen, el registro horario funciona correctamente.
Qué puedes configurar más adelante
Para empezar solo necesitas los pasos anteriores. Estas áreas pueden añadirse más adelante cuando quieras:
Área | Para qué |
Planes de trabajo y horas requeridas | Horas de trabajo definidas contractualmente (p. ej., 40h/semana) y horas de trabajo realmente esperadas (p. ej., 40h menos 8h de ausencia/semana), a partir de las cuales se calculan el déficit de horas y las horas extra |
Reglas de pausas, turnos y conflictos | Pausas conforme a la normativa, límites de turno y advertencias |
Horas extra | Cálculo, pago y compensación |
Pluses y complementos | Complementos por trabajo nocturno, festivos o fines de semana |
Kiosk de asistencia | Check-in y check-out desde un dispositivo compartido |
No es necesario configurar nada de esto para empezar con el registro horario.
Preguntas frecuentes
He asignado una política, pero el empleado no puede hacer check-in. ¿Por qué?
Asignar a un empleado a una política no activa automáticamente el registro horario. También debes activarlo para el empleado en Asistencia > Configuración > Activar registro horario o en el apartado Perfil del empleado > Personal. El módulo, la activación del empleado y la política deben estar los tres en orden.
¿Tengo que configurar todos los ajustes antes de que mis empleados empiecen?
No. Para empezar solo necesitas un módulo activado, una política con un método de registro y empleados asignados y activados. Los planes de trabajo, las horas extra y las reglas avanzadas pueden añadirse más adelante.
¿Dónde activo el registro horario para mi empresa?
Activa la asistencia en Configuración > Funcionalidades > Asistencia para tu empresa. Después encontrarás todos los ajustes del módulo en Asistencia > Configuración y las opciones generales en Asistencia > Configuración > General.
¿Por qué no veo ciertas funciones, como el descuento automático de pausas?
Funciones como el descuento automático de pausas, las reglas de conflicto y las limitaciones de check-in son funciones premium y no están incluidas en todos los planes de Kenjo. Si aparecen en gris o no son visibles, contacta con tu equipo de Kenjo.