Eliminar datos de muestra
Elimina los datos de muestra que Kenjo crea automáticamente antes de configurar tu empresa o de añadir empleados, departamentos, oficinas o equipos reales.
Ve a Configuración > Resumen.
Haz clic en Eliminar datos de muestra (solo visible para administradores mientras la cuenta siga teniendo datos de muestra).
Confirma la eliminación en el cuadro de diálogo.
Importante: antes de este paso, no asignes a ningún empleado real un departamento, oficina, equipo o responsable de muestra. Si un empleado real queda vinculado a una de estas unidades de muestra y los datos de muestra se eliminan después, Kenjo elimina automáticamente esa vinculación al borrar los datos, sin aviso previo: el empleado se mantiene, pero pierde su asignación en la estructura.
Crear un calendario de festivos
Elige siempre el calendario del estado federado concreto en lugar de una plantilla general del país, para que todos los festivos regionales queden registrados correctamente.
Ve a Configuración > Festivos > Calendario de festivos y haz clic en (+) para crear un nuevo calendario.
Asigna un nombre y elige la plantilla adecuada para tu estado federado.
Si faltan festivos regionales o de empresa (por ejemplo, medio día el 24 de diciembre), añádelos con (+) como festivo personalizado indicando nombre, fecha y duración (mañana, tarde o día completo).
Ten en cuenta: si un empleado tiene una oficina asignada, se aplica el calendario de esa oficina en lugar del calendario de la empresa (orden: oficina virtual > oficina > empresa). Los festivos personalizados solo aplican al año en el que se añadieron y deben volver a añadirse cada año.
Configurar tu empresa
Al crear la cuenta, Kenjo crea automáticamente una primera empresa con datos de muestra. Complétala antes de configurar otras áreas.
Ve a Configuración > Mi Empresa e introduce los datos de tu empresa.
En Empleado a tiempo completo (FTE), define los días laborables y las horas semanales de un empleado a tiempo completo.
Asigna a la empresa el calendario de festivos correspondiente (consulta la sección anterior "Crear y asignar un calendario de festivos").
Ten en cuenta: una empresa no se puede eliminar por sí sola. Contacta con el soporte de Kenjo y asegúrate antes de que no tenga empleados asignados. Usa el (+) junto a Empresa para crear empresas adicionales si lo necesitas.
Crear oficinas, áreas, departamentos y equipos
Crea al menos una oficina o ubicación, aunque solo tengas una sede, ya que esto también es relevante más adelante para la planificación de turnos. Las áreas, los departamentos y los equipos son opcionales, pero más adelante te permiten filtrar listas de empleados e informes de forma específica (por ejemplo, para mostrar solo un grupo profesional concreto).
Ve a Configuración > Mi Empresa > Oficinas, completa la información correspondiente y asigna un calendario de festivos a cada oficina.
Opcionalmente, crea áreas en Configuración > Mi Empresa > Áreas.
Opcionalmente, crea departamentos y equipos en Configuración > Mi Empresa > Departamentos: para los departamentos ya hay sugerencias predeterminadas disponibles, que puedes ajustar o eliminar.
Un empleado puede estar asignado a varias áreas y equipos al mismo tiempo, pero solo a un departamento. Las oficinas, áreas, departamentos y equipos son independientes entre sí y no forman una jerarquía. Los elementos solo se pueden eliminar cuando ya no tienen empleados asignados.
Añadir empleados
Añade a los empleados de uno en uno mientras tu organización no supere los 20 empleados; para volúmenes de datos mayores, merece la pena usar la importación desde Excel (consulta la siguiente sección).
Ve a Empleados y haz clic en (+) Añadir empleado.
Introduce los datos personales básicos (nombre, fecha de nacimiento, género, nacionalidad).
Asigna el empleado a una empresa e introduce su correo electrónico laboral: se usa como inicio de sesión y es, por tanto, el campo más importante de este paso. Si lo necesitas, usa primero la dirección personal.
Define la fecha de contratación, las horas y días semanales contractuales y un horario de trabajo provisional.
Opcionalmente, indica ya el tipo de salario (por horas o fijo) para evitar trabajo manual más adelante.
Las políticas de ausencias se pueden asignar directamente durante el funcionamiento habitual, pero primero deben configurarse durante la puesta en marcha de la cuenta. Consulta el artículo "Paso 3: configurar las ausencias".
Activa el interruptor Enviar invitación cuando quieras que empiece el acceso: lo ideal es hacerlo el primer día de trabajo, para evitar confusiones al nuevo empleado. Sin invitación enviada, el perfil aparece como "No activado" y puedes desbloquearlo en cualquier momento después mediante Acciones > Activar empleado.
Importar datos de empleados (opcional)
A partir de unos 20 empleados, la importación desde Excel es más eficiente que añadirlos de uno en uno.
Crea de antemano todos los campos de empleado personalizados que necesites (por ejemplo, número de llave, equipamiento de la empresa) para que se puedan incluir directamente en la plantilla de importación. Para ello, ve a Configuración > Campos de empleados.
Ve a Configuración > Importación de datos y elige el tipo de importación Empleados.
Descarga la plantilla, complétala con los datos de los empleados y vuelve a subirla. No modifiques la estructura de columnas de la plantilla.
En el siguiente paso, asigna cada columna al campo de Kenjo correspondiente (marca verde = asignada, X negra = pendiente) y confirma la importación.
Ten en cuenta: al finalizar recibirás un correo con el resultado. Si la plantilla contiene errores, puedes descargar el informe de errores en Importaciones recientes y corregirlos de forma específica.
Configurar perfiles y permisos
Los perfiles determinan quién puede ver y editar cada dato en Kenjo, independientemente de su posición real en la empresa.
Para empezar, usa los perfiles predeterminados en Configuración > Perfiles y permisos: Admin (acceso completo), Admin de RR. HH., Reclutador, Admin de Finanzas, Responsable (ve sus propios datos y los de las personas a su cargo, sin nómina) y Empleado. Estos perfiles no se pueden editar.
Refleja tu estructura jerárquica con el campo Reporta a del perfil del empleado: la persona indicada ahí obtiene automáticamente visibilidad de gestión sobre los datos de ese empleado.
Si los perfiles predeterminados no son suficientes (por ejemplo, para restringir el acceso a un departamento u oficina concretos), crea un perfil personalizado con (+) y define tus propias reglas de filtrado.
Para probar la vista de empleado sin salir de tu cuenta de administrador, crea un empleado ficticio (por ejemplo, "Max Mustermann") e inicia sesión de forma temporal con sus credenciales: no es posible cambiar directamente a la vista de empleado desde una cuenta de administrador en Kenjo.
Personalizar los widgets de inicio y las funciones (opcional)
En Configuración también controlas qué módulos y widgets de inicio son visibles para tu empresa: para mantener una buena visión de conjunto, activa al principio solo lo que realmente necesites.
Ve al icono del engranaje abajo a la izquierda en Configuración para activar o desactivar módulos (por ejemplo, Registro de horas, Evaluación de Desempeño).
En Inicio, usa el icono de la derecha para activar, desactivar o reordenar los widgets de inicio arrastrándolos.
Ten en cuenta: un widget de inicio activado es visible para todos los empleados, pero su contenido se filtra automáticamente según el perfil y los permisos. Por ejemplo, si un empleado no tiene acceso a Recruiting, ese widget aparece vacío para él.
Gestionar la facturación
Gestionas tu plan, tus métodos de pago y la cancelación tú mismo directamente en Kenjo, sin necesidad de contactar con soporte.
Ve a Configuración > Facturación para consultar y editar tu plan actual, los datos de facturación y el NIF/CIF.
Añade una tarjeta de crédito o un mandato de domiciliación SEPA con (+) Añadir método de pago.
Puedes hacer un cambio de plan (superior o inferior) o cancelar (al final del periodo de facturación, al final de la prueba o de inmediato) tú mismo en cualquier momento.
Consejo: la cuota mensual de Kenjo solo se aplica a los perfiles de empleados activos: a los usuarios desactivados no se les cobra.
Preguntas frecuentes
¿Qué calendario de festivos debo elegir?
Elige siempre la plantilla del estado federado concreto, no la plantilla general de Alemania, para que todos los festivos regionales se registren correctamente.
¿Tengo que usar áreas, departamentos y equipos?
No, las áreas, los departamentos y los equipos son opcionales. Aun así, se recomienda usar al menos una de estas categorías, ya que más adelante te permite filtrar listas de empleados e informes de forma específica.
¿A partir de cuándo merece la pena la importación desde Excel en lugar de añadir empleados manualmente?
Con menos de unos 10 a 20 empleados, añadirlos manualmente suele ser más rápido. Con volúmenes de datos mayores, la importación desde Excel ahorra bastante tiempo.
¿Por qué un empleado todavía no puede solicitar vacaciones o registrar su tiempo?
Sin una política de ausencias asignada o el registro de horas activado, estas funciones no están disponibles para el empleado. Ambas cosas se pueden añadir más adelante en cualquier momento desde el perfil del empleado.
Los perfiles predeterminados no se ajustan a nuestra organización: ¿qué hago?
Crea un perfil personalizado en Configuración > Perfiles y permisos y define tus propios permisos y reglas de filtrado, por ejemplo para restringir el acceso a un departamento u oficina concretos.
¿Se cobra la cuota de Kenjo también por los empleados inactivos?
No, la cuota mensual se aplica exclusivamente a los perfiles de empleados activos.