Entender cómo se relacionan los tipos de ausencia y las políticas
En Kenjo, cada ausencia se basa en dos niveles:
Un tipo de ausencia (p. ej. Vacaciones, Baja por enfermedad, Teletrabajo) es la categoría que los empleados utilizan al solicitar tiempo libre.
Una política de ausencia define las reglas para esa categoría: saldo, ciclo, traspaso, aprobación y más.
Cada tipo de ausencia necesita al menos una política antes de estar disponible para los empleados. Puedes crear varias políticas por tipo de ausencia, por ejemplo reglas distintas para empleados a jornada completa y parcial, pero a cada empleado solo se le asigna una política por tipo de ausencia.
Crear un tipo de ausencia
Ve a Ausencias > Configuración y haz clic en el icono (+) junto a Tipos de ausencia.
Nombre: Introduce un nombre único, p. ej. Vacaciones, Baja por enfermedad o Teletrabajo.
Color: Elige un color para destacar este tipo en el calendario y en los resúmenes. Recomendación: usa un color diferente por cada tipo de ausencia.
Ajustes de pago: Esta configuración se aplica a todas las políticas que crees bajo este tipo de ausencia.
Opción | Significado | Ejemplos típicos |
Ausencia remunerada | El empleado cobra aunque no trabaje | Vacaciones, Baja por enfermedad, Baja parental |
Ausencia no remunerada | El empleado no cobra | Excedencia, permiso especial no remunerado |
Otra ausencia | El empleado trabaja pero no en una ubicación fija; el registro de tiempo permanece activo | Teletrabajo, Viaje de negocios |
Impacto en el registro horario: Activa esta opción si el tipo de ausencia debe reducir las horas de trabajo previstas del empleado (p. ej. ausencia no remunerada). Para los tipos de ausencia en los que el empleado sigue considerándose en activo (p. ej. Teletrabajo), déjalo desactivado.
Visibilidad:
Configuración | Quién ve el motivo de la ausencia en el calendario |
Activado (público) | Todos los compañeros |
Desactivado (privado) | Solo el empleado, su responsable y los Admins |
Ausencia justificada/no justificada: Determina cómo se contabiliza la ausencia en el panel de tasas de ausencia.
Opción | Significado |
Justificada | No cuenta como ausencia imprevista si la solicitud se aprobó con antelación |
No justificada | Siempre cuenta como ausencia imprevista |
Solo si hay adjuntos | Solo cuenta como justificada una vez que el empleado sube un documento |
Adjunto de documentos: Permite o exige la subida de documentos. Puedes configurar a partir de cuántos días de ausencia el adjunto es obligatorio, p. ej. justificante médico a partir del 4.º día de baja.
Haz clic en Añadir para guardar el tipo de ausencia.
Crear una política de ausencia
Ve a Ausencias > Configuración, selecciona el tipo de ausencia que quieras y haz clic en (+) Añadir nueva política.
El asistente te guía a través de seis pasos.
Paso 1: Configurar el saldo
Nombre de la política: Introduce un nombre único.
El saldo se establece en:
Opción | Cuándo elegirla |
Días | La ausencia se calcula en días laborables |
Horas | La ausencia se calcula en horas |
Nota: Un empleado no puede estar asignado simultáneamente a una política en días y a una política en horas para el mismo tipo de ausencia.
Tipo de saldo:
Opción | Significado |
Saldo fijo por ciclo | Un número fijo de días u horas por ciclo, p. ej. 24 días de vacaciones |
Saldo ilimitado por ciclo | Sin límite; adecuado para tipos de ausencia como la baja por enfermedad |
El ciclo de saldo comenzará el:
Opción | Significado |
Fecha de incorporación del empleado | El ciclo comienza en la fecha de incorporación individual de cada empleado |
1 de enero - 1 de diciembre | El ciclo comienza el día 1 del mes elegido, aplicado uniformemente a todos los empleados asignados a esta política |
Ciclo desactivado | Sin fecha de vencimiento; el saldo no caduca |
Saldo base: Introduce el número de días u horas.
¿Cómo se acumula el saldo?
Opción | Significado |
El saldo se acumula mensualmente | El empleado recibe el saldo mensualmente en cuotas |
El saldo se concede de una vez, al inicio del ciclo | El empleado recibe el saldo anual completo el primer día del ciclo |
¿Cuándo se concede el saldo al empleado? (solo con acumulación mensual)
Opción | Significado |
Inicio del período de acumulación (concedido por adelantado) | El empleado recibe 1/12 el día 1 del mes en curso |
Fin del período de acumulación (concedido una vez trabajado) | El empleado recibe 1/12 el día 1 del mes siguiente |
Haz clic en Siguiente.
Paso 2: Añadir saldo extra (opcional)
Configura incrementos automáticos de saldo en función de la antigüedad.
Haz clic en (+) Añadir regla de saldo extra e introduce:
Tiempo trabajado (años): ¿A partir de cuántos años se aplica la regla? Se calcula desde la fecha de incorporación.
Días/horas de saldo extra: ¿Cuántos días u horas adicionales se suman al saldo base?
Ejemplo: ciclo comienza el 1 de enero, saldo base 24 días, concedido al inicio del ciclo.
Regla | Antigüedad | Días extra | Saldo total |
Regla 1 | A partir de 1 año | +1 día | 25 días |
Regla 2 | A partir de 2 años | +2 días | 26 días |
Cronograma para un empleado con fecha de incorporación el 15 de marzo de 2024:
1 ene 2025: 24 días (saldo base)
15 mar 2025: +1 día (se aplica la Regla 1)
1 ene 2026: 25 días
15 mar 2026: +1 día (diferencia entre la Regla 2 y la Regla 1)
1 ene 2027: 26 días, sin más reglas
Nota: Los días extra son siempre la diferencia entre dos reglas consecutivas, no el valor absoluto.
Puedes añadir tantas reglas como quieras. Haz clic en Siguiente.
Paso 3: Configurar el prorrateo
Define si el saldo base debe prorratearse para ciertos empleados. Las siguientes opciones están disponibles:
Basado en la fecha de incorporación del empleado: ejemplo, el empleado se incorpora el 15 de marzo:
Opción | Cálculo | Resultado |
Sin prorrateo | Saldo completo | 24 días |
Prorrateo diario | 292 días restantes ÷ 366 días × 24 | 19,14 días |
Prorrateo mensual | 9 meses completos restantes ÷ 12 × 24 | 18 días |
Basado en la fecha de fin de contrato: ejemplo, el contrato finaliza el 22 de agosto:
Opción | Cálculo | Resultado |
Sin prorrateo | Saldo completo | 24 días |
Prorrateo diario | 235 días laborables ÷ 366 días × 24 | 15,4 días |
Prorrateo mensual | 7 meses laborables completos ÷ 12 × 24 | 14 días |
⚠️ Importante: Añadir una fecha de fin de contrato en el perfil del empleado por sí solo no es suficiente. El saldo solo se prorratea cuando se activa una opción de prorrateo aquí, en Prorrateo basado en la fecha de fin. Por defecto está configurado como Sin prorrateo, lo que significa que el empleado recibe el saldo anual completo aunque el contrato finalice a mitad de año.
Recomendación: Elige Prorrateo mensual: el saldo se calcula en función de los meses completos restantes del ciclo. Corresponde al principio estándar de 1/12 y es la opción más sencilla para nóminas. Elige Prorrateo diario si necesitas un cálculo más preciso día a día.
Basado en el horario de trabajo: ejemplo, empleado a tiempo parcial, 3 días/semana (jornada completa = 5 días/semana):
Opción | Cálculo | Resultado |
Sin prorrateo | Saldo completo | 24 días |
Prorrateo por días semanales | 3 ÷ 5 × 24 | 14,4 días |
Prorrateo por horas semanales (20h en lugar de 40h) | 20 ÷ 40 × 24 | 12 días |
⚠️ Empleados ya asignados: Los cambios en las reglas de prorrateo se aplican inmediatamente a los empleados recién asignados. Para los empleados ya asignados, los cambios entran en vigor a partir del siguiente ciclo o de la siguiente concesión de saldo, no de forma inmediata. Si se necesita una corrección inmediata, ajusta el saldo de los empleados afectados manualmente en Ausencias > Resumen > menú de tres puntos > Ajustar saldo. Consulta el artículo relacionado para más detalles.
Haz clic en Siguiente.
Paso 4: Configurar el saldo y el traspaso
Opción | Significado |
Permitir saldo negativo en el ciclo actual | Los empleados pueden solicitar ausencias por encima de su saldo disponible. Puedes limitar esto a un número máximo de días u horas. |
Permitir que el saldo no utilizado se traspase al siguiente ciclo | Importante: consulta la nota debajo de la tabla. Los días u horas no utilizados se transfieren al siguiente ciclo. Puedes limitar el número máximo y establecer una fecha de vencimiento para el traspaso. |
Redondear el saldo actual a días completos | Solo para políticas en días con acumulación mensual. Elige entre redondear hacia arriba o hacia abajo. |
Mostrar detalles de la política en las fichas de ausencia de los empleados | Los empleados pueden ver las fechas del ciclo, el prorrateo y el saldo extra en la página Ausencias > Personal. Recomendación: déjalo activado. |
⚠️ Nota: Si configuras una fecha de vencimiento para el traspaso, Kenjo establece automáticamente los días de traspaso a cero en la fecha configurada y reduce el saldo total en consecuencia. No hay notificación automática a los empleados ni a los Admins antes del vencimiento.
Asegúrate de notificar a tus empleados con suficiente antelación.
Haz clic en Siguiente.
Paso 5: Seleccionar la regla de deducción
La regla de deducción define qué días se restan del saldo cuando se envía una solicitud de ausencia. Elige una de las tres opciones en Deducción basada en. Resumen de las opciones:
Opción | Significado | Cuándo elegirla |
Horario de trabajo | Deduce solo los días en que el empleado tiene previsto trabajar según su horario, excluyendo los festivos | Recomendado para la mayoría de los casos: gestiona automáticamente los horarios individuales y los festivos |
Días naturales | Deduce todos los días del período solicitado, incluidos fines de semana y festivos | Exigido legalmente, o cuando no hay horario de trabajo individual disponible |
Semana laboral personalizada | Deduce días en función de un horario semanal definido manualmente | Modelo de jornada uniforme para todos los empleados de esta política, sin horario de trabajo individual |
Recomendación: Elige Horario de trabajo si tus empleados tienen un horario configurado en Kenjo. Es la opción correcta para la mayoría de las empresas. Semana laboral personalizada solo tiene sentido si no hay horario de trabajo individual configurado.
⚠️ Nota: Un cambio en la regla de deducción entra en vigor de inmediato y se aplica a todas las solicitudes nuevas, así como a todas las solicitudes existentes con fechas de inicio futuras.
Horario de trabajo
No se necesita configuración adicional. Kenjo deduce automáticamente solo los días en que el empleado tiene previsto trabajar según su horario asignado. Los festivos del calendario de festivos asignado no se deducen.
Activa Usar horas contratadas para la deducción horaria (desactivado por defecto):
Cuando está activado: Kenjo deduce la media diaria de horas de trabajo definida contractualmente.
Cuando está desactivado: Kenjo deduce las horas planificadas reales para ese día.
Nota: Empleados sin horario de trabajo
Si seleccionas Horario de trabajo en Deducción basada en y esta política está asignada a empleados sin horario configurado, Kenjo calcula 0 horas por día de ausencia para esos empleados. La solicitud se procesa pero no se deduce nada del saldo.
Para evitarlo: activa Usar horas contratadas para la deducción horaria. Kenjo calculará entonces la deducción como la media diaria a partir de las horas semanales registradas (horas semanales ÷ días laborables por semana). Asegúrate de que el campo Horas semanales contractuales en el perfil del empleado, en Personal, esté siempre actualizado.
Días naturales
Se deducen todos los días del período solicitado, incluidos fines de semana y festivos.
Solo para políticas en horas: elige también cómo se calculan las horas por día:
Opción | Significado |
Horario de trabajo | Las horas deducidas provienen del horario de trabajo asignado al empleado. Los días no laborables cuentan como 0 horas. |
Valor personalizado por día | Defines un número fijo de horas que se aplica a cada día del calendario, independientemente del horario de trabajo. |
En Horario de trabajo, Usar horas contratadas para la deducción horaria también está disponible, tal como se describe arriba.
⚠️ Nota sobre festivos y días naturales:
Si seleccionas Días naturales, por defecto se deducen todos los días, incluidos los festivos. Activa la casilla Los festivos siempre cuentan como 0 horas, independientemente del día de la semana para excluir los festivos de la deducción.
Semana laboral personalizada
Define manualmente qué días de la semana son laborables y cuántas horas se trabajan cada día. Las ausencias se deducen según este horario.
Haz clic en los días de la semana que sean laborables, de lunes a domingo
Introduce el número de horas por día laborable
Comprueba el total de horas
Haz clic en Guardar
Ejemplo: semana de 4 días (lun-jue):
Día | Día laborable | Horas |
Lunes | ✅ | 8h |
Martes | ✅ | 8h |
Miércoles | ✅ | 8h |
Jueves | ✅ | 8h |
Viernes | ❌ | - |
Total horas |
| 32h |
Para una solicitud de ausencia de lunes a viernes, se deducen 4 días, no 5.
Error frecuente: la deducción es incorrecta
Síntoma | Causa probable | Solución |
Se deducen fines de semana o festivos del saldo | Se ha seleccionado Días naturales en lugar de Horario de trabajo | Cambia la regla de deducción a Horario de trabajo |
Un día de jornada parcial (p. ej. miércoles 4h) deduce un día completo | Semana laboral personalizada configurada con horas incorrectas | Revisa las horas introducidas o cambia a Horario de trabajo |
Haz clic en Siguiente.
Paso 6: Configurar las solicitudes
Opción | Significado |
Requiere aprobación | Todas las solicitudes deben aprobarse. Obligatorio para la aprobación en dos pasos. |
Recalcular la deducción al aprobar | Solo visible cuando Requiere aprobación está activado. Si la deducción calculada cambia entre la solicitud y la aprobación, define si Kenjo usa el valor original o el actual. |
Bloquear solicitudes de ausencia durante el período de prueba | Los empleados no pueden enviar solicitudes mientras el campo Fecha de fin del período de prueba en su perfil no haya vencido. |
Solo los Admins o HR Admins pueden crear o editar esta solicitud de ausencia | Los empleados no pueden enviar sus propias solicitudes. Solo los Admins o HR Admins pueden registrar ausencias en su nombre. |
Permitir a los empleados solicitar medias jornadas | Solo para políticas en días. Los empleados pueden solicitar mañanas o tardes de forma individual. |
Permitir a los empleados solicitar ausencias recurrentes | Los empleados pueden crear solicitudes recurrentes, p. ej. todos los lunes para teletrabajo. |
Haz clic en Guardar. La política queda creada.
4. Asignar empleados a una política
Los tipos de ausencia solo aparecen para los empleados en Ausencias > Personal una vez que se les ha asignado una política de ausencia.
Asignar un solo empleado
Ve a Ausencias > Resumen
Haz clic en los tres puntos al final de la fila del empleado
Selecciona Gestionar políticas
En Asignar política, selecciona la política deseada
En Aplicar desde, elige cuándo debe entrar en vigor la política
Opción | Significado | Cuándo elegirla |
Fecha de incorporación del empleado | La política se aplica retroactivamente desde la fecha de incorporación | Empleado nuevo, primera asignación |
Fecha de inicio personalizada | Eliges cualquier fecha | La asignación debe comenzar en una fecha concreta |
Inicio del ciclo | La política se calcula como si se hubiera asignado al comienzo del ciclo anual | Empleado sin asignación previa, saldo anual completo deseado |
Siguiente ciclo | La política solo se activa a partir del siguiente ciclo | Planificación de la asignación para el año que viene |
Kenjo calcula automáticamente el saldo inicial según las reglas de la política y el perfil del empleado.
Haz clic en Guardar cambios.
Asignar varios empleados (acción masiva)
Haz clic en los tres puntos junto a la política deseada
Selecciona Gestionar empleados
Selecciona los empleados individualmente o mediante Añadir todos
Haz clic en Siguiente y elige la fecha de inicio (las mismas opciones que para una asignación individual)
Haz clic en Asignar empleados
Nota: Solo aparecen en la lista los empleados que aún no tienen asignada una política para este tipo de ausencia y que no tienen una política con una unidad diferente (días vs. horas).
Eliminar o reasignar una política
Reasignar
Ve a Ausencias > Configuración > Política > Gestionar empleados
selecciona los empleados, haz clic en Acciones > Reasignar y elige la nueva política. La reasignación solo es posible dentro del mismo tipo de ausencia.
Eliminar
Haz clic en Acciones > Eliminar asignación. Esto archiva todos los saldos acumulados, las solicitudes pendientes y las solicitudes futuras. El historial no se restaura si reasignas la política.
Usar la aprobación en dos pasos
Configurar la aprobación en dos pasos
Con la aprobación en dos pasos, una solicitud de ausencia solo se confirma tras dos aprobaciones independientes: primero por el responsable directo del empleado y después por un segundo aprobador.
Requisito previo: la opción Requiere aprobación debe estar activada en la política correspondiente (Paso 6 en Crear una política de ausencia).
Ve a Ausencias > Configuración y haz clic en (+) bajo Aprobación en dos pasos.
Introduce un nombre para la regla de aprobación.
Selecciona la política de ausencia a la que debe aplicarse la regla.
Opcional: haz clic en (+) Añadir regla para restringir la segunda aprobación a condiciones específicas, p. ej. solo para solicitudes de más de 5 días. Sin una regla, la aprobación en dos pasos se aplica a todas las solicitudes de esta política.
Haz clic en Siguiente.
Haz clic en (+) Añadir aprobadores y selecciona al menos un aprobador final.
Haz clic en Añadir aprobadores para completar la configuración.
⚠️ Nota:
La aprobación en dos pasos solo puede aplicarse a políticas en las que se seleccionó la opción Requiere aprobación durante la creación
Si no se definen reglas, la aprobación en dos pasos se aplica a todas las solicitudes de ausencia de las políticas seleccionadas
Se pueden seleccionar varios aprobadores para la aprobación final. La aprobación de uno de ellos es suficiente para la confirmación definitiva
Editar la aprobación en dos pasos
Ve a Ausencias > Configuración > Aprobación en dos pasos y haz clic en la regla correspondiente:
Haz clic en Editar en Resumen de parámetros para cambiar el nombre, la política o las condiciones.
Haz clic en Editar en Resumen de aprobadores para cambiar, añadir o eliminar aprobadores.
Activar, desactivar o eliminar la aprobación en dos pasos
Una regla de aprobación puede activarse o desactivarse en cualquier momento con el interruptor junto a Habilitar regla de aprobación. Para eliminar una regla de forma permanente, haz clic en el icono de papelera y confirma con ELIMINAR REGLA DE APROBACIÓN. ⚠️ Nota: La eliminación no se puede deshacer.
Festivos y ausencias
Los festivos en Kenjo se gestionan mediante un calendario de festivos, configurado por separado en Configuración > Festivos y asignado a la empresa o a la oficina en Configuración > Mi empresa.
⚠️ Nota: Si un festivo se deduce del saldo de ausencias de un empleado depende exclusivamente de la regla de deducción de la política (Paso 5 en Crear una política de ausencia en este artículo), no del calendario de festivos en sí. Si usas Horario de trabajo como regla de deducción, los festivos correctamente configurados no se deducen automáticamente.
⚠️ Nota: Los festivos personalizados en el calendario deben actualizarse manualmente cada año. Si un festivo no está introducido, el día se contabiliza como un día laborable normal, aunque sea un festivo oficial.
Si tu empresa tiene varias ubicaciones: el calendario de la oficina siempre tiene prioridad sobre el calendario de la empresa.
Configurar permisos de ausencias
Decide qué perfiles personalizados deben tener qué permisos de ausencias.
Ve a Configuración > Perfiles y permisos > Ausencias y selecciona:
Solicitudes: quién puede editar o cancelar solicitudes pasadas, pendientes o futuras.
Gestión de ausencias: quién puede ver y gestionar saldos y datos a nivel de empresa.
Aprobaciones: quién puede aprobar y para qué empleados (subordinados directos vs. área de responsabilidad).
Nota: Los permisos de los perfiles estándar de Kenjo como HR Admin, Admin y Empleado no se pueden modificar.
Preguntas frecuentes
¿Puedo editar una política de ausencia existente?
Sí, puedes editar una política existente. Ve a Ausencias > Configuración, selecciona la política mediante el menú de tres puntos y haz clic en Editar. Al guardar, Kenjo pregunta desde cuándo debe aplicarse el cambio: desde el ciclo actual, el siguiente ciclo o una fecha personalizada. Nota: la unidad (días u horas) no se puede cambiar después de la creación. En ese caso, crea una nueva política y reasigna a los empleados.
¿Por qué no aparece el tipo de ausencia para mis empleados?
Un tipo de ausencia solo aparece en Ausencias > Personal si se ha creado al menos una política y se ha asignado al empleado. Comprueba tanto en Ausencias > Configuración como en Ausencias > Resumen.
Los empleados nuevos no aparecen en la lista de asignación de política. ¿Por qué?
En la vista Ausencias > Resumen, los filtros activos se guardan entre sesiones. Si anteriormente filtraste por un tipo de ausencia concreto, los empleados sin política asignada no se muestran. Elimina todos los filtros activos para ver a todos los empleados.
¿Por qué se sigue deduciendo un festivo del saldo?
Esto ocurre cuando la política usa Días naturales como regla de deducción. En ese caso, todos los días del calendario se contabilizan, independientemente del calendario de festivos. Cambia a Horario de trabajo para que los festivos no se deduzcan.
¿Por qué falta la opción de menú de aprobación en dos pasos?
La opción de aprobación en dos pasos solo aparece si existe al menos una política con la opción Requiere aprobación activada. Activa primero esta opción en el Paso 6 de la configuración de la política.
¿Puede un empleado estar asignado a varias políticas del mismo tipo de ausencia?
No, un empleado solo puede estar asignado a una política por tipo de ausencia. Si cambias la política, la anterior se reemplaza automáticamente.
¿Qué ocurre si elimino una política de un empleado?
Todos los valores asociados a este tipo de ausencia, incluidos el traspaso, los días disponibles, los días disfrutados y los días planificados, se archivan. El historial no se restaura si reasignas la política.
¿Qué empleados no veo en la lista de asignación?
Los empleados no aparecen si ya están asignados a esta política o a otra con una unidad diferente (días vs. horas). En este último caso, debes eliminar primero la política existente antes de asignar la nueva.
He establecido una fecha de fin de contrato para un empleado pero el saldo no se está prorrateando. ¿Por qué?
La fecha de fin de contrato en el perfil del empleado por sí sola no tiene ningún efecto sobre el saldo. Debes activar la opción Prorrateo basado en la fecha de fin en la política, en el Paso 3. Por defecto está configurado como Sin prorrateo.
He cambiado la regla de prorrateo de una política existente pero los saldos de los empleados no se han actualizado. ¿Por qué?
Los cambios en las reglas de prorrateo para los empleados ya asignados entran en vigor a partir del siguiente ciclo o de la siguiente concesión de saldo. Ajusta los saldos de los empleados afectados manualmente si necesitas una corrección inmediata.