En Kenjo, cada ausencia se basa en dos niveles:

Cada tipo de ausencia necesita al menos una política antes de estar disponible para los empleados. Puedes crear varias políticas por tipo de ausencia, por ejemplo reglas distintas para empleados a jornada completa y parcial, pero a cada empleado solo se le asigna una política por tipo de ausencia.

Impacto en el registro horario: Activa esta opción si el tipo de ausencia debe reducir las horas de trabajo previstas del empleado (p. ej. ausencia no remunerada). Para los tipos de ausencia en los que el empleado sigue considerándose en activo (p. ej. Teletrabajo), déjalo desactivado.

Visibilidad:

Ausencia justificada/no justificada: Determina cómo se contabiliza la ausencia en el panel de tasas de ausencia.

Adjunto de documentos: Permite o exige la subida de documentos. Puedes configurar a partir de cuántos días de ausencia el adjunto es obligatorio, p. ej. justificante médico a partir del 4.º día de baja.

Haz clic en Añadir para guardar el tipo de ausencia.

Ve a Ausencias > Configuración, selecciona el tipo de ausencia que quieras y haz clic en (+) Añadir nueva política.

El asistente te guía a través de seis pasos.

Tipo de saldo:

El ciclo de saldo comenzará el:

Haz clic en Siguiente.

Configura incrementos automáticos de saldo en función de la antigüedad.

Haz clic en (+) Añadir regla de saldo extra e introduce:

Ejemplo: ciclo comienza el 1 de enero, saldo base 24 días, concedido al inicio del ciclo.

Cronograma para un empleado con fecha de incorporación el 15 de marzo de 2024:

Puedes añadir tantas reglas como quieras. Haz clic en Siguiente.

Define si el saldo base debe prorratearse para ciertos empleados. Las siguientes opciones están disponibles:

Basado en la fecha de incorporación del empleado: ejemplo, el empleado se incorpora el 15 de marzo:

Basado en la fecha de fin de contrato: ejemplo, el contrato finaliza el 22 de agosto:

Haz clic en Siguiente.

Asegúrate de notificar a tus empleados con suficiente antelación.

Haz clic en Siguiente.

La regla de deducción determina qué días de una solicitud de ausencia se restan del saldo. Tomas dos decisiones independientes:
(1) ¿Qué días se deducen?
(2) ¿Cuántas horas vale cada día?

Selecciona en (1) Días deducidos una de las tres opciones:

Cuando seleccionas Días de calendario, verás una casilla Deducir 0h en días festivos.

Si seleccionas Semana de trabajo personalizada: Listo. Ignora el siguiente paso.

Para (2) Horas por día deducido (solo si no seleccionas Semana de trabajo personalizada):

Cuando seleccionas Horas diarias promedio y Días laborales en el horario de trabajo en (1), ves esta opción:

Cuando seleccionas Horas diarias promedio y Días de calendario en (1), elige la base:

Haz clic en Guardar. La política queda creada.

Los tipos de ausencia solo aparecen para los empleados en Ausencias > Personal una vez que se les ha asignado una política de ausencia.

Asignar un solo empleado

Kenjo calcula automáticamente el saldo inicial según las reglas de la política y el perfil del empleado.

Haz clic en Guardar cambios.

Haz clic en Acciones > Eliminar asignación. Esto archiva todos los saldos acumulados, las solicitudes pendientes y las solicitudes futuras. El historial no se restaura si reasignas la política.

Con la aprobación en dos pasos, una solicitud de ausencia solo se confirma tras dos aprobaciones independientes: primero por el responsable directo del empleado y después por un segundo aprobador.

Requisito previo: la opción Requiere aprobación debe estar activada en la política correspondiente (Paso 6 en Crear una política de ausencia).

Ve a Ausencias > Configuración > Aprobación en dos pasos y haz clic en la regla correspondiente:

Una regla de aprobación puede activarse o desactivarse en cualquier momento con el interruptor junto a Habilitar regla de aprobación. Para eliminar una regla de forma permanente, haz clic en el icono de papelera y confirma con ELIMINAR REGLA DE APROBACIÓN. ⚠️ Nota: La eliminación no se puede deshacer.

Los festivos en Kenjo se gestionan mediante un calendario de festivos, configurado por separado en Configuración > Festivos y asignado a la empresa o a la oficina en Ajustes > Mi empresa.

Decide qué perfiles personalizados deben tener qué permisos de ausencias.

Ve a Ajustes > Perfiles y permisos > Ausencias y selecciona:

Sí, puedes editar una política existente. Ve a Ausencias > Configuración, selecciona la política mediante el menú de tres puntos y haz clic en Editar. Al guardar, Kenjo pregunta desde cuándo debe aplicarse el cambio: desde el ciclo actual, el siguiente ciclo o una fecha personalizada. Nota: la unidad (días u horas) no se puede cambiar después de la creación. En ese caso, crea una nueva política y reasigna a los empleados.

Un tipo de ausencia solo aparece en Ausencias > Personal si se ha creado al menos una política y se ha asignado al empleado. Comprueba tanto en Ausencias > Configuración como en Ausencias > Resumen.

En la vista Ausencias > Resumen, los filtros activos se guardan entre sesiones. Si anteriormente filtraste por un tipo de ausencia concreto, los empleados sin política asignada no se muestran. Elimina todos los filtros activos para ver a todos los empleados.

Esto ocurre cuando la política usa Días naturales como regla de deducción. En ese caso, todos los días del calendario se contabilizan, independientemente del calendario de festivos. Cambia a Horario de trabajo para que los festivos no se deduzcan.

La opción de aprobación en dos pasos solo aparece si existe al menos una política con la opción Requiere aprobación activada. Activa primero esta opción en el Paso 6 de la configuración de la política.

No, un empleado solo puede estar asignado a una política por tipo de ausencia. Si cambias la política, la anterior se reemplaza automáticamente.

Todos los valores asociados a este tipo de ausencia, incluidos el traspaso, los días disponibles, los días disfrutados y los días planificados, se archivan. El historial no se restaura si reasignas la política.

Los empleados no aparecen si ya están asignados a esta política o a otra con una unidad diferente (días vs. horas). En este último caso, debes eliminar primero la política existente antes de asignar la nueva.

La fecha de fin de contrato en el perfil del empleado por sí sola no tiene ningún efecto sobre el saldo. Debes activar la opción Prorrateo basado en la fecha de fin en la política, en el Paso 3. Por defecto está configurado como Sin prorrateo.

Los cambios en las reglas de prorrateo para los empleados ya asignados entran en vigor a partir del siguiente ciclo o de la siguiente concesión de saldo. Ajusta los saldos de los empleados afectados manualmente si necesitas una corrección inmediata.