En este artículo aprenderás a crear plantillas de documentos con campos personalizados y asignarlas a tus empleados en el sistema. Descubrirás cómo importar archivos .docx, vincular marcadores de posición con campos de Kenjo y generar documentos con información automáticamente poblada. Este artículo es relevante para administradores de recursos humanos que necesitan gestionar documentos estandarizados para sus empleados.
Crea el contenido de tu plantilla en un archivo .docx
Agrega todos los campos de texto que necesites en el documento. Estos campos o marcadores de posición se pueden nombrar como quieras, lo único importante es que se produzcan entre corchetes y sin espacios.
Por ejemplo, puedes nombrar tu campo para "apellido" de cualquiera de las siguientes formas:
{Campo1}
{Apellido}
Importa el archivo .docx en Documentos > Plantillas > (+) SUBIR PLANTILLA.
Una vez que se cargue el documento, haz clic en él y, en el menú ubicado a la derecha de la pantalla, haz coincidir todos los marcadores de posición con sus respectivos campos de Kenjo. Por ejemplo, {Apellido} con "Apellido".
Haz clic en GUARDAR. En tu nueva plantilla aparecerá un nuevo menú en el lado derecho de la pantalla con todos los campos y la información de Kenjo correspondiente:
Asignar plantillas a los empleados
Una vez que todos los marcadores de posición coincidan con su campo correspondiente en el archivo, puedes asignar el documento a tus empleados. Para hacerlo, sigue los siguientes pasos:
Haz clic en la plantilla que desea asignar
Haz clic en CREAR DOCUMENTO
En la barra de búsqueda, escribe el nombre del empleado
Selecciona si deseas que el documento sea visible para el empleado haciendo clic en la casilla de verificación
Verifica que todos los marcadores de posición coincidan con la información correcta del perfil del empleado. En caso de que falte esta información en el perfil del empleado, puedes agregarla manualmente. En el siguiente ejemplo, la empleada Amanda no agregó su dirección, pero puedes escribirla directamente aquí:
Finalmente, haga clic en CREAR DOCUMENTO
Ahora el documento debería aparecer en los documentos personales del empleado con la información poblada. Por ejemplo:
Nota:
Para agregar más marcadores de posición a una plantilla antigua, deberás descargar el documento, agregar el marcador de posición y cargarlo nuevamente en Documentos > Plantillas.
Solo se pueden cargar ".docx" como plantillas.