Nota: Solo los empleados y admins activados en Kenjo reciben notificaciones de workflows.
Paso 1: Crear una plantilla de correo electrónico
Ve a Ajustes > Plantillas de email y haz clic en (+) Crear plantilla de correo electrónico.
Rellena los siguientes campos:
Nombre — nombre interno de la plantilla
Asunto — línea de asunto del correo electrónico
Detalles de la plantilla (panel derecho)
Campo | Descripción |
Categoría | RRHH, Recruiting u Otros — elige la que corresponda a tu workflow |
Empresa | Si tienes varias empresas, selecciona la correspondiente |
Idioma | Idioma de la plantilla; determina también el idioma de los campos que se rellenan automáticamente |
Objeto | Debe ser idéntico al objeto del workflow asociado — p. ej. Solicitud de ausencia, Empleado, Tarea. Para workflows recurrentes: selecciona Workflow recurrente |
Campo | Marcadores de posición que se rellenan automáticamente (p. ej. nombre, fecha). Cópialos y pégalos en el cuerpo del correo |
Contenido
Usa los marcadores de posición copiados en el cuerpo del correo para personalizar los mensajes:
{!relatedUser.displayName} ha solicitado {!_timeOffTypeName} del {!_from} al {!_to}.Haz clic en Guardar.
Paso 2: Crear un workflow
Ve a Ajustes > Workflows y haz clic en (+) Crear workflow.
Definición del workflow
Ejemplo:
Asigna un nombre al workflow y elige el tipo:
Workflow basado en eventos (predeterminado) — se activa cuando ocurre un evento concreto, p. ej. una nueva solicitud de ausencia. Deja el botón Workflow recurrente desactivado.
Workflow recurrente — se activa en un momento determinado o de forma periódica, p. ej. para recordar contratos próximos a vencer. Activa el botón Repetir workflow y rellena:
Campo | Descripción |
Frecuencia | Anual, mensual, semanal, diaria o una sola vez |
Fecha de inicio | Fecha de la primera ejecución |
Fin | Nunca o El (con fecha de fin) |
Nota: Para workflows recurrentes, selecciona Workflow recurrente como objeto en la plantilla de correo electrónico (Paso 1).
Para workflows recurrentes haz clic en Guardar y continuar.
Objeto
El objeto determina a qué datos hace referencia el workflow — p. ej. Solicitud de ausencia, Empleado, Tarea o Documento.
⚠️ El objeto en la plantilla de correo electrónico y en el workflow debe ser siempre idéntico. Si no coinciden, la plantilla no aparecerá como opción en el workflow.
Activador — solo para workflows basados en eventos
El activador define qué evento inicia el workflow. Los activadores disponibles dependen del objeto seleccionado, por ejemplo:
Se crea una solicitud de ausencia
Se actualiza una solicitud de ausencia
También puedes definir activadores personalizados mediante Crear activador personalizado.
Programación — solo para workflows basados en eventos
Define cuándo se activa el workflow — inmediatamente después, antes o al mismo tiempo que el evento.
Filtros (opcional)
Los filtros restringen cuándo se activa el workflow. Se componen de condiciones y valores:
(+) Y — añade otra condición al mismo filtro (todas las condiciones deben cumplirse)
(+) O — añade una nueva condición de filtro (al menos una debe cumplirse)
Ejemplo Y: Estado = Pendiente Y Tipo de ausencia = Vacaciones
Ejemplo O: Estado = Pendiente O Estado = Aprobado
Haz clic en Guardar y continuar.
Paso 3: Añadir acciones
En la página Añadir acciones al workflow, haz clic en (+) Añadir acción y rellena:
Campo | Descripción |
Nombre de la acción | Nombre interno, p. ej. Correo al responsable |
Tipo de acción | Notificación por correo electrónico, Tarea o Publicación en Slack (requiere integración con Slack) |
Tipo de acción: Notificación por correo electrónico
Campo | Descripción |
Plantilla de correo electrónico | Selecciona la plantilla del Paso 1 — el objeto debe coincidir |
Dirección de correo del remitente | Por defecto: [email protected] o [email protected]; se puede personalizar con tu propio dominio |
Destinatarios | Empleado, responsable, empleado concreto, departamento, oficina o empresa |
Por defecto se utiliza la dirección de correo electrónico laboral. Mediante Correo electrónico de campo existente puedes seleccionar una alternativa, p. ej. un correo de contacto de emergencia o un campo de correo personalizado.
Tipo de acción: Tarea
El workflow crea automáticamente una tarea en Kenjo y la asigna a uno o varios empleados. Indica una fecha de vencimiento en el último paso.
Haz clic en Añadir acción para guardar, luego añade más acciones o haz clic en Finalizar.
Paso 4: Activar el workflow
Tras la creación, todos los workflows están inactivos por defecto.
Desliza el botón en el resumen de workflows hacia la derecha para activarlo.
Nota: Solo los workflows activos se activan. Un workflow inactivo no ejecuta ninguna acción.
