Todos los empleados deben solicitar sus próximas ausencias
Antes de que termine el ciclo, todos tus empleados deben solicitar los días de vacaciones que quieran tomar en el ciclo actual, para evitar tener que hacer cambios retroactivos. Ya que hablamos de solicitudes: te sugerimos que este es también un buen momento para recordarles tus políticas de vacaciones y el traspaso de días pendientes.
Sigue estos pasos para asegurarte de transmitir la información correcta sobre las configuraciones de traspaso establecidas para el ciclo actual:
Ve a Ausencias > Configuración y haz clic en uno de tus tipos de ausencia para comprobar si incluyen traspasos.
Haz clic en los tres puntos junto a los tipos de ausencia que tienen días de traspaso para revisar los detalles.
Comprueba en Configuración de la política > Saldo la fecha límite para el traspaso y el número máximo de días que tus empleados pueden tomar.
Nota:
Si quieres cambiar esta configuración antes de fin de año, ten en cuenta que los cambios en las políticas pueden afectar a los empleados activos en este ciclo.
Buenas prácticas
Usa la función de anuncios de Kenjo para informar y recordar a los empleados sobre las políticas de gestión de ausencias.
Ve a Inicio > Mensaje
Añade una Descripción y una Fecha a partir de la cual el post debe ser visible, y todos los empleados quedarán informados.
Aquí tienes un pequeño ejemplo:
Hola,
estamos en la recta final de este año. Si todavía tienes días de vacaciones pendientes que quieras tomar este año, recuerda enviar tu solicitud de ausencia ANTES del *FECHA*. Pasada esta fecha, ya no será posible registrar ausencias del año actual en el sistema. También queremos recordarte que puedes traspasar un máximo de XX días al año siguiente y utilizarlos antes del XXX del año que viene. Si aún no lo has hecho, es el momento de planificar tus vacaciones. Puedes solicitarlas en Kenjo en Ausencias > Vacaciones.
Un cordial saludo,
Tu equipo de RRHH
Nota:
Este mensaje general sobre los días de vacaciones no es suficiente desde el punto de vista del derecho laboral.
Añadir festivos personalizados para el próximo año
Revisa los calendarios y añade los nuevos festivos personalizados para el próximo año
Recuerda que los festivos personalizados no se renuevan automáticamente para el año siguiente, así que repite este proceso para todos los calendarios que tengas.
Buenas prácticas:
Crea un workflow que recuerde a todos los responsables (y a ti) aprobar las solicitudes de ausencia pendientes.
Plantilla de correo electrónico
Hola,
si aún tienes solicitudes de ausencia pendientes, recuerda aprobarlas a la mayor brevedad. El año está llegando a su fin y todas las solicitudes deben aprobarse antes del *FECHA*. Haz clic aquí para ver todas las solicitudes abiertas.
Gracias de antemano.
Un cordial saludo,
Tu equipo de RRHH
Configuración del workflow:
Añadir una acción al workflow:
Crear restricción de ausencias
Con la función de bloqueos de ausencias en la Configuración de ausencias, puedes definir de forma automática y transparente períodos en los que algunos o todos tus empleados no pueden solicitar ausencias. Añádelos ahora para el año que viene. Puedes seleccionar a qué políticas de ausencias se aplicará el bloqueo.
Selecciona restricción en el menú vertical y haz clic en Configuración
Haz clic en AÑADIR RESTRICCIÓN
Para más detalles, lee este artículo.
Revisar los aprobadores de ausencias
Revisa tu Configuración de aprobadores de ausencias y aprobación delegada. Puedes modificar los aprobadores de ausencias por empleado en su perfil de empleado en el campo Aprobador de ausencias.
Si todavía no has configurado aprobadores adicionales, aprobación delegada o aprobación en dos pasos, puedes hacerlo en Ausencias > Configuración en el menú de la izquierda.
Asignar políticas de ausencias para el próximo año
¿Tienes nuevas políticas para el año que viene? Recuerda que aún debes asignarlas a los empleados correspondientes.
Ve a Ausencias y selecciona cualquier política para asignarla de forma masiva mediante la función Asignar empleados.
Para más detalles, lee también nuestros artículos Asignar políticas de ausencias a empleados y Crear tipos de ausencia.
Revisar la configuración actual de las políticas
Recuerda que hemos añadido muchas funciones nuevas a las políticas, muchas de las cuales afectan a la transición a un nuevo ciclo. Revisa tus políticas de ausencias predeterminadas, especialmente en lo relativo al derecho adicional, las proraciones y la deducción.
Asignación extra
En el siguiente paso, puedes configurar las reglas de derecho adicional. Estas reglas aumentan automáticamente el derecho base en función del tiempo que lleva el empleado en la empresa. Puedes añadir una regla adicional haciendo clic en (+) AÑADIR REGLA DE ASIGNACIÓN EXTRA.
Antigüedad (años): Duración en años, calculada desde la fecha de incorporación del empleado
Días/horas de derecho adicional: Derecho adicional al derecho base
Ejemplo:
Ciclo anual: 1 de enero
Método de asignación: Una vez al inicio del ciclo (1 de enero)
Derecho base: 24 días
Reglas | Cronología y asignación del derecho |
Regla 1 Antigüedad (años): 1 Días de asignación extra: 1 Derecho total = 25
| 15 mar '24: Fecha de incorporación del empleado
1 ene '25: El empleado recibe 24 días (asignación base)
15 mar '25: El empleado recibe 1 día adicional (Regla 1)
1 ene '26: El empleado recibe 25 días
15 mar '26: El empleado recibe 1 día adicional (Regla 2)
Nota: Los días adicionales resultan de la diferencia
Derecho total Regla 2 - Regla 1
1 ene '27: El empleado recibe 26 días
15 mar '27: Sin reglas de asignación extra
1 ene '28: El empleado recibe 26 días |
Regla 2 Antigüedad (años): 2 Días de asignación adicional: 2 Derecho total = 26 |
|
Proraciones
La prorración es el cálculo proporcional de derechos como vacaciones o ausencias, basado en el tiempo de trabajo del empleado en comparación con el tiempo completo.
Verifica que tu configuración es correcta.
Para todas las opciones:
Inicio del año de vacaciones: 1 de enero
Método de asignación: Una vez al inicio del ciclo
Vacaciones base: 24 días
Definición de jornada completa: 40h / semana |
Opción 1: Basada en la fecha de incorporación del empleado a jornada completa: 24 días
Fecha de incorporación: 15 de marzo de 2024
Derecho de vacaciones a jornada completa: 24 días
Tipo de ajuste | Cálculo | Resultado |
Sin ajuste | Derecho de vacaciones completo, independientemente de la fecha de incorporación. | 24 días |
Ajuste por día exacto | Días del 15 de marzo al 31 de diciembre: 292 días | 19,14 días |
Ajuste mensual | Meses completos de abril a diciembre: 9 meses (marzo no se cuenta) | 18 días |
Opción 2: Basada en la fecha de fin de contrato
Fecha de fin de contrato: 22 de agosto de 2024
Derecho de vacaciones a jornada completa: 24 días
Tipo de ajuste | Cálculo | Resultado |
Sin ajuste | Derecho de vacaciones completo, independientemente del fin de contrato. | 24 días |
Ajuste por día exacto | Días del 1 de enero al 22 de agosto: 235 días | 15,4 días |
Ajuste mensual | Meses completos de enero a julio: 7 meses (agosto no se cuenta) | 14 días |
Opción 3: Basada en el horario de trabajo, por ejemplo para empleados a tiempo parcial
Referencia de jornada completa: 5 días laborables/semana o 40 horas/semana
Horario de trabajo del empleado: 3 días laborables/semana o 20h/semana
Derecho de vacaciones a jornada completa: 24 días
Tipo de ajuste | Cálculo | Resultado |
Sin ajuste | Derecho de vacaciones completo, independientemente de las horas de trabajo. | 24 días |
Ajuste por días laborables/semana | El empleado trabaja 3 de 5 días/semana | 14,4 días |
Ajuste por horas/semana | El empleado trabaja 20 de 40 horas/semana | 12 días |
Deducción
Para personalizar esta política de ausencias al máximo, puedes definir los días en que los empleados de la política están ausentes y no trabajan. Un caso de uso típico sería cuando algunos empleados tienen una semana de 4 días y no trabajan los viernes, por ejemplo.
Selecciona en el menú desplegable si las reglas de deducción se basan en el horario de trabajo de los empleados, en los días calendario o en una semana laboral personalizada que definas aquí.
Con una semana laboral personalizada:
Define los días laborables haciendo clic en los días de la semana que trabaja el empleado.
Define las horas de trabajo especificando el número de horas por día laborable.
Haz clic en GUARDAR
Cuando un empleado de esta política solicite una ausencia en el futuro, los días que no sean laborables aparecerán como no seleccionables. En nuestro ejemplo, el lunes y el viernes se muestran como Día no laborable y por tanto no se pueden seleccionar en una solicitud de ausencia.
Revisar workflows recurrentes
Si has creado workflows recurrentes durante el año, recuerda que un workflow recurrente se repite cada año sin necesidad de configurarlo de nuevo. Por eso es buena idea comprobar si quieres que estos workflows se activen también el año siguiente.
Los workflows con el objeto workflow recurrente son los que debes revisar.