Erstellen von Abwesenheitsarten

INHALTSVERZEICHNIS

• Unterschied zwischen Abwesenheitsart und Abwesenheitsrichtlinie
• Hinzufügen von Abwesenheitsarten
• Einstellungen 
• Genehmigungen
  • Abwesenheiten–Genehmigender Rolle hinzufügen
  • Delegierte Genehmigung erlauben
• Workflow erstellen 
• Erstellen von Abwesenheitsrichtlinien
• Zweistufige Genehmigung

In Kenjo kannst du alle Abwesenheiten deiner Mitarbeiter erstellen, verwalten und kontrollieren. Aktiviere dazu zunächst unter Einstellungen die Funktion Abwesenheiten. 

Ein neues Flugzeugsymbol erscheint im Menü auf der linken Seite der Homepage. 

Unterschied zwischen Abwesenheitsart und Abwesenheitsrichtlinie

Bevor du damit beginnst Abwesenheitsarten anzulegen ist es wichtig, dass du den Unterschied zwischen Abwesenheitsarten und Abwesenheitsrichtlinien kennst:

• Abwesenheitsarten repräsentieren die Abwesenheitskategorien die Mitarbeiter in deinem Unternehmen verwenden können. Das sind z.B. Urlaub, Krankheit, Mutterschaftsurlaub, Elternzeit usw. Sobald ein Mitarbeiter z.B. Urlaub nehmen will muss er eine Abwesenheitsanfrage für die Abwesenheitsart Urlaub stellen.

• Abwesenheitsrichtlinien sind Richtlinien, auf Grundlage derer jede Abwesenheitsart fußt. Sie sind sozusagen verbindliche Regeln, die das Gerüst für Abwesenheitsarten bilden. Sie legen den Zyklus, den Anspruch und die Art des Anspruchs fest, auf die eine Abwesenheitsart beruht. Lies dir den dazugehörigen Artikel zum Erstellen von Abwesenheitsrichtlinien hier durch. 

Hinzufügen von Abwesenheitsarten

Zunächst musst du alle für dein Unternehmen relevanten Arten von Abwesenheitsarten erstellen. 

• Klicke auf das (+) Symbol.
• Trage den Namen der Abwesenheit ein
• Farbe: Wähle eine Farbe, um diese Abwesenheitsart in anderen Funktionen, z. B. in deinem Kalender, hervorzuheben. Wir empfehlen, für jede Abwesenheitsart eine andere Farbe zu verwenden. Hinweis: Die Farbe der Abwesenheitsart ist nur dann für das gesamte Unternehmen sichtbar, wenn diese Abwesenheitsart öffentlich ist (siehe Sichtbarkeit der Abwesenheitsart).
• Vergütungseinstellungen: Wähle eine der drei im Dropdown-Menü angezeigten Optionen aus, je nachdem, wie du die Abwesenheitsart konfigurieren möchtest. Hinweis: Diese Auswahl wird auf alle Richtlinien angewendet, die du unter dieser Abwesenheitsart erstellen wirst.
  • Bezahlte Abwesenheit: Wenn der Mitarbeiter bezahlt wird, obwohl er nicht arbeitet. Typischerweise während eines Urlaubs, Krankheit, persönliche Gründe etc.
  • Unbezahlte Abwesenheit: Wenn der Mitarbeiter nicht bezahlt wird, während er abwesend ist. Typischerweise während eines unbezahlten Urlaubs, eines Sabbaticals oder aufgrund von unentschuldigtem Fehlen.
  • Andere Abwesenheit: Für standortungebundenes Arbeiten wie Home Office, Geschäftsreisen oder Überstundenausgleich. Mitarbeiter müssen hierbei ihre Arbeitszeit erfassen.
• Klicke auf HINZUFÜGEN, um die Abwesenheitsart zu speichern.  

• Auswirkung auf die Anwesenheit: Wähle aus, ob sich die neue Abwesenheitsart auf die erwarteten Arbeitsstunden auswirkt. Zum Beispiel bei einer unbezahlten Abwesenheit wie einem Sabbatical reduziert sich die erwartete Arbeitszeit. Bei einer bezahlten Abwesenheit wie einer Dienstreise reduziert sich die erwartete Arbeitszeit nicht. 

Wenn dein Unternehmen keine erwarteten Arbeitsstunden verwendet, kannst du diese Option ignorieren. 

Einstellungen 

 1 + 2  Alle von dir angelegten Abwesenheitsarten siehst du in der linken Spalte unter Bezahlt, Unbezahlt und Andere angeordnet. 

 3  Sichtbarkeit der Abwesenheitsart: Wenn du diese Option nicht aktivierst, sehen nur der Mitarbeiter, der abwesend ist, der Vorgesetzte und die Verwaltung im Kalender, warum er abwesend ist, und nicht die anderen Kollegen. Es wird empfohlen, die Abwesenheitsart öffentlich zu halten, wenn es sich um Krankheit, Urlaub oder ähnliche Arten von Abwesenheit handelt. 

 4  Begründete/ Unbegründete Abwesenheit: Wähle aus, wie die Art der Abwesenheit im Dashboard der Abwesenheitsrate angezeigt werden soll. Begründete Abwesenheiten werden nicht als Abwesenheitszeit gewertet, während nicht begründete Abwesenheiten als Abwesenheitszeit gewertet werden.

• Begründete Abwesenheit: Wenn der Antrag im Voraus/am Tag der Abwesenheit bewilligt wurde.
• Unbegründete Abwesenheit: Wenn ein Arbeitnehmer nicht zur Arbeit erscheint, ohne einen Grund für seine Abwesenheit anzugeben oder seinen Arbeitgeber über seine Abwesenheit zu informieren.
• Nur mit Anlage: Wenn die Abwesenheit ungerechtfertigt ist, bis der Arbeitnehmer einen Nachweis über seine Abwesenheit erbringt.

 5  Dokumenten-Anhang: Hier kannst du deinem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, Dokumente über seine Abwesenheit hochzuladen. Dies wird für Krankheit, Elternzeit oder Weiterbildung empfohlen. Du hast die Option nach einer bestimmten Anzahl an Tagen einen Dokumentenanhang verpflichtend hinzuzufügen. Zum Beispiel ist es in Deutschland gängige Praxis nach 3 Krankheitstagen ein Attest einzureichen. Je nach deiner Konfiguration kannst du es aber auch z.B. nach einem Tag oder gar nicht verlangen. 

Genehmigungen

Standardmäßig genehmigt ein Vorgesetzter die Abwesenheiten seiner Mitarbeiter (berichtet an). Wenn du unter (+) ZWEISTUFIGE GENEHMIGUNG HINZUFÜGEN eine zweistufige Genehmigung mit zwei Schritten konfiguriert hast, wird der Vorgesetzte der Genehmigende im ersten Schritt sein.

Abwesenheiten–Genehmigender Rolle hinzufügen

Wenn andere Mitarbeiter Abwesenheiten genehmigen sollen:

• klicke auf Abwesenheiten > Einstellungen > Genehmigungen Allgemein > Abwesenheiten–Genehmigender Rolle hinzufügen
• Einmal aktiviert, wähle nun das Profil eines Mitarbeiters aus und bestimme unter Persönlich > Geschäftliche Informationen > Abwesenheiten-Genehmigender, wer dessen Abwesenheiten genehmigen soll.  Bitte beachte, dass der Vorgesetzte des Mitarbeiters die Anfrage stets ebenfalls erhält. 

Delegierte Genehmigung erlauben

Durch Aktivierung dieser Funktion können Vorgesetzte einen Kollegen bestimmen, der Abwesenheitsanträge ihrer Mitarbeiter genehmigt oder ablehnt, wenn sie selbst abwesend sind.

• Wähle das Profil eines Mitarbeiters aus und bestimme unter Persönlich > Geschäftliche Informationen > Delegierter Genehmigender für Abwesenheiten denjenigen Kollegen, der die Genehmigung übertragen bekommen soll.

Hinweis: Wenn niemand festgelegt wird, ist der Vorgesetzte des Vorgesetzten für die Bearbeitung dieser Anträge verantwortlich. 

Workflow erstellen 

Wenn du einen Workflow konfigurieren möchtest, um eine E-Mail bei einer Abwesenheitsanfrage zu erhalten:

• Navigiere zu Einstellungen > Workflows 
• Klicke auf (+) WORKFLOW ERSTELLEN

• Benenne deinen Workflow und wähle > Objekt > Abwesenheitsanfrage
• Konfiguriere deinen Workflow nach deinen Bedürfnissen und klicke auf SPEICHERN UND WEITER

Erstellen von Abwesenheitsrichtlinien

Um zu erfahren, wie du Abwesenheitsrichtlinien erstellt, lies diesen Artikel.

Zweistufige Genehmigung

Für Abwesenheitsrichtlinien, bei denen die Option Genehmigung erforderlich aktiviert ist, kannst du einen zweistufigen Genehmigungsprozess einrichten. Wie du das machst, erfährst du in diesem Artikel.