In Kenjo kannst du alle Abwesenheiten deiner Mitarbeiter erstellen, verwalten und kontrollieren. Aktiviere dazu zunächst unter Einstellungen die Funktion Abwesenheiten. Ein neues Flugzeugsymbol erscheint im Menü auf der linken Seite der Homepage.  

INHALTSVERZEICHNIS

• Registerkarte Allgemein
  • Delegierte Genehmigung erlauben
• Unterschied zwischen Abwesenheitsarten und -richtlinien
• Erstellen von Abwesenheitsarten
• Erstellen von Abwesenheitsrichtlinien
• Zweistufige Genehmigung
• Weitere wichtige Informationen

Registerkarte Allgemein

Delegierte Genehmigung erlauben

Wenn diese Funktion aktiviert ist, können Manager einen Mitarbeiter bestimmen, der die Abwesenheitsanfragen seiner Mitarbeiter genehmigt oder ablehnt, wenn diese nicht da sind.

Hinweis: Wenn keine Person angegeben ist, ist der Vorgesetzte des Managers für die Bearbeitung dieser Anfragen zuständig.

Um diese Funktion zu aktivieren, folge den nächsten Schritten:

• Aktiviere unter Einstellungen > Überblick > Funktionen > Abwesenheiten > Einstellungen die Umschalttaste, um eine delegierte Genehmigung zu ermöglichen.

Um einen beauftragten Genehmiger zuzuweisen, folge den nächsten Schritten:

• Wähle unter Mitarbeiter > Verzeichnis > Mitarbeiter auswählen > Persönlich > Delegierter Genehmigender einen Mitarbeiter, der als delegierter Genehmigender fungieren soll, je nach den Anforderungen

Unterschied zwischen Abwesenheitsarten und -richtlinien

Nachdem du die allgemeinen Einstellungen für deine Abwesenheiten festgelegt hast, ist es an der Zeit, die Abwesenheitsarten und Richtlinien hinzuzufügen. Bevor du damit beginnst, ist es wichtig, dass du den Unterschied zwischen den beiden Arten verstehst:

• Abwesenheitsarten: Abwesenheitsarten stellen die Kategorien von Abwesenheiten dar, die die Mitarbeiter nehmen können, wie z. B. Urlaub, Krankheit, Mutterschafts- oder Elternurlaub und andere. Wenn sie sich freinehmen wollen, beantragen sie dies unter Angabe der Abwesenheitsart.
• Abwesenheitsrichtlinien: Richtlinien sind die Regeln, nach denen jede Art von Abwesenheitsart funktioniert. Sie spezifizieren den Zyklus, die Art der Vergütung, die Verfügbarkeit und andere erweiterte Optionen. 

Hinweis: Da die Abwesenheitsrichtlinien sozusagen die Regeln sind, nach denen sich die Abwesenheitsarten richten, kannst du die Abwesenheitsarten erst dann zuordnen, wenn du die Richtlinien erstellt hast. 

Erstellen von Abwesenheitsarten

Zunächst musst du alle für dein Unternehmen relevanten Arten von Abwesenheitsarten erstellen. 

• Klicke auf das (+) Symbol
• Trage den Namen der Abwesenheit ein
• Klicke auf ERSTELLEN 

Es erscheint ein neues Fenster, in dem du die folgenden Einstellungen vornehmen kannst:

• Farbe: Wähle eine Farbe, um diese Abwesenheitsart in anderen Funktionen, z. B. in deinem Kalender, hervorzuheben. Wir empfehlen, für jede Abwesenheitsart eine andere Farbe zu verwenden. Hinweis: Die Farbe der Abwesenheitsart ist nur dann für das gesamte Unternehmen sichtbar, wenn diese Abwesenheitsart öffentlich ist (siehe "Sichtbarkeit der Abwesenheitsart"). 

• Aktivitätstyp: Wähle eine der drei im Dropdown-Menü angezeigten Optionen aus, je nachdem, wie du die Abwesenheitsart konfigurieren möchtest. Hinweis: Diese Auswahl wird auf alle Richtlinien angewendet, die du unter dieser Abwesenheitsart erstellen wirst.
  
  • Keine Arbeitszeit, bezahlt: Diese Option kann gewählt werden, wenn es sich um nicht geleistete Arbeitszeit handelt, die aber dennoch an den Arbeitnehmer gezahlt wird, z. B. Urlaub, Krankheit oder andere Leistungen, die du in Betracht ziehst.
  • Keine Arbeitszeit, unbezahlt: wie Sonderurlaub oder Sabbatical, usw.
  • Arbeitszeit, bezahlt: dies kann zum Beispiel bei einer Home Office-Abwesenheitsart gewählt werden

• Sichtbarkeit der Abwesenheitsart: Wenn du diese Option nicht aktivierst, sehen nur der Mitarbeiter, der abwesend ist, der Vorgesetzte und die Verwaltung im Kalender, warum er abwesend ist, und nicht die anderen Kollegen. Es wird empfohlen, die Abwesenheitsart öffentlich zu halten, wenn es sich um Krankheit, Urlaub oder ähnliche Arten von Abwesenheit handelt.
  

• Dokumente hinzufügen: Hier kannst du deinem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, Dokumente über seine Abwesenheit hochzuladen. Dies wird für Krankheit, Elternzeit oder Weiterbildung empfohlen. 

• Begründete/ Unbegründete Abwesenheit: Wähle aus, wie die Art der Abwesenheit im Dashboard der Abwesenheitsrate angezeigt werden soll. Begründete Abwesenheiten werden nicht als Abwesenheitszeit gewertet, während nicht begründete Abwesenheiten als Abwesenheitszeit gewertet werden.
  
  • Begründete Abwesenheit - wenn der Antrag im Voraus/am Tag der Abwesenheit bewilligt wurde.
  • Unbegründete Abwesenheit - wenn ein Arbeitnehmer nicht zur Arbeit erscheint, ohne einen Grund für seine Abwesenheit anzugeben oder seinen Arbeitgeber über seine Abwesenheit zu informieren.
  • Nur mit Anlage - wenn die Abwesenheit ungerechtfertigt ist, bis der Arbeitnehmer einen Nachweis über seine Abwesenheit erbringt.

Nach Abschluss dieses Teils hast du alle grundlegenden Einstellungen für die Freistellung vorgenommen und kannst nun die einzelnen Richtlinien verwalten.

Erstellen von Abwesenheitsrichtlinien

Um zu erfahren, wie du Abwesenheitsrichtlinien erstellt, besuche diesen Artikel. 

Zweistufige Genehmigung

Für Abwesenheitsrichtlinien, bei denen die Option "Genehmigung erforderlich" aktiviert ist, kannst du einen zweistufigen Genehmigungsprozess einrichten. Wie du das machst, erfährst du in diesem Artikel.

Weitere wichtige Informationen

• Zuordnung von Abwesenheiten
• Best Practice: Beispiele für die Einrichtung der Abwesenheitsarten für
  • Spanien
  • Deutschland
• Was tun mit der freien Zeit vor Jahresende?