In Kenjo kannst du alle Abwesenheiten deiner Mitarbeiter erstellen, verwalten und kontrollieren. Bevor du diese Funktion nutzen kannst, musst du in den Einstellungen > Übersicht > Funktionen > Abwesenheit > Einstellungen alle für dein Unternehmen relevanten Abwesenheitsarten, sowie deren Richtlinien hinzufügen.



Vergangene Abwesenheiten im Kalender ausblenden


Wenn du diese Funktion aktivierst, kannst du vergangene Abwesenheiten aus dem Kalender ausblenden. 


Außerdem wird eine Abwesenheit, wenn sie vorbei ist, innerhalb der nächsten 24 Stunden aus dem lokalen Kalender entfernt. Eine Abwesenheit von Montag bis Freitag wird hier beispielsweise bis zum nächsten Montag angezeigt.


Um diese Funktion zu aktivieren folge bitte den folgenden Schritten: 

  • Unter Einstellungen > Überblick > Funktionen > Abwesenheit > Einstellungen kannst du den Toggle aktivieren, um vergangene Abwesenheiten im Kalender auszublenden 




Hinweis:


Wenn diese Funktion aktiviert ist, können nur die folgenden Personen die vergangenen Abwesenheiten aller Mitarbeiter einsehen: 

  • Admins, HR Admins, Finanz Admins können die vergangenen Abwesenheiten aller Mitarbeiter sehen
  • Vorgesetzte können die vergangenen Abwesenheiten ihrer untergeordneten Mitarbeiter sehen
  • Benutzerdefinierte Profile können mit der Berechtigung erstellt werden, vergangene Abwesenheiten aller Mitarbeiter zu sehen. Dies kannst du durch das Aktivieren von Abwesenheitsdetails aller Mitarbeiter ansehen unter Einstellungen > Profile und Berechtigungen > Abwesenheiten





Delegierte Genehmiger ernennen


Durch die Aktivierung dieser Funktion können Vorgesetzte Mitarbeiter bestimmen, die Abwesenheitsanfragen während ihrer Abwesenheit genehmigen oder ablehnen können.


Hinweis: Wenn kein Mitarbeiter ernannt wurde, muss der Vorgesetzte der Führungskraft diese Anfragen bearbeiten.

Folge diesen Schritten, um die Funktion zu aktivieren:

  • Aktiviere in Einstellung > Überblick > Funktionen > Abwesenheiten > Einstellungen "Delegierte Genehmigung erlauben"



Einen delegierten Genehmigenden kannst du wie folgt ernennen: 

  • In Mitarbeiter > Verzeichnis > wähle einen Mitarbeiter > Persönlich > Delegierter Genehmigender, wähle einen Mitarbeiter, der unter Berücksichtigung der Vorgaben der delegierte Genehmigende wird.



Abwesenheitsarten anlegen


Lege zunächst über das + Symbol alle für dein Unternehmen relevanten Abwesenheitsarten an. 

Häufig verwendete Abwesenheitsarten sind zum Beispiel: 

  • Krankheit

  • Urlaub 

  • Homeoffice

  • Mutterschutz

  • Elternzeit

  • Kind krank

  • Weiterbildung 

  • Sabbatical 

  • Sonderurlaub (Umzug, Heirat, Todesfall, etc.) 


Du kannst beliebig viele Abwesenheitsarten in Kenjo hinterlegen und schaffst somit volle Transparenz in diesem Bereich. 


Sobald du alle Abwesenheiten angelegt hast, geht es nun an die Grundeinstellungen der Abwesenheit: 

  1. Arbeitszeit: Lege fest ob die Abwesenheitsart Arbeitszeit ist und somit für Mitarbeiter gedacht ist, die außer Haus sind (zum Beispiel Homeoffice, Weiterbildung, etc.) oder ob die Abwesenheitsart keine Arbeitszeit ist (zum Beispiel Urlaub, Krankheit, etc.).

  2. Sichtbarkeit der Abwesenheitsart: Hier kannst du einstellen, ob die Abwesenheitsart für die Kollegen des abwesenden Mitarbeiters sichtbar ist. Die Abwesenheit als solches ist zwar im Kalender eingetragen aber nur der Mitarbeiter selbst, Admins und der Manager des Mitarbeiters können die Art sehen. 

  3. Abwesenheiten Dokumente: Hier kannst du deinen Mitarbeitern die Möglichkeit geben Dokumente zur Abwesenheit hochzuladen. Dies empfiehlt sich bei zum Beispiel Krankheit, Mutterschutz oder Fortbildung. 


Nun hast du alle grundlegenden Einstellungen zu den Abwesenheiten vorgenommen und kannst die einzelnen Richtlinien verwalten. 



Füge eine neue Richtlinie hinzu, indem du auf das + Symbol klickst. Du kannst einer Abwesenheitsart beliebig viele Richtlinien hinzufügen. 




Im nächsten Schritt musst du den Richtlinientyp definieren. Hierfür hast du die folgenden Richtlinientypen zur Auswahl:

  • Tages-basiert: Erlaubt Mitarbeitern die Abwesenheit nach Tagen zu berechnen
  • Stündlich: Erlaubt Mitarbeitern die Abwesenheit nach Stunden zu berechnen 


Tages-basierter Richtlinientyp:


  • Name: Lege zunächst fest wie die Richtlinie heißen soll (Beispiel: Abwesenheitsart “Sonderurlaub” - Richtlinie “Umzug” oder Abwesenheitsart “Urlaub” - Richtlinie “Urlaub 30 Tage).
  • Wähle nun den Beginn der Berechnung. Dies ist üblicherweise der erste Januar und relevant für alle Richtlinien mit einer Anzahl von Tagen (zum Beispiel Urlaub).
  • Wähle nun die Bildung des Anspruches aus:
    • Basierend auf den Arbeitstagen pro Woche, gebildet pro Monat oder Jahr: Diese Auswahl wird meistens bei der Abwesenheitsart Urlaub gewählt. Das bedeutet, dass nur eine bestimmte Anzahl an Tagen pro Jahr gewährt wird. Bei Teilzeitkräften oder Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, rechnet Kenjo somit automatisch den Urlaubsanspruch für dich aus. 
    • Unbegrenzt: Diese Auswahl bedeutet, dass dem Mitarbeiter kein Limit bei der Richtlinie hinterlegt wird. Diese Auswahl wird meist bei zum Beispiel Krankheit oder Homeoffice gewählt.
    • Jährlich fixer Wert: Falls es sich nicht wie in der ersten Auswahl um einen Wert handelt, der von der Unternehmenszugehörigkeit oder der wöchentlichen Arbeitsstunden abhängt, kannst du einen jährlich fixen Wert wählen. Dies bietet sich vor allem für Sonderurlaub wie zum Beispiel Umzug oder Heirat an. 




Falls du eine nicht unbegrenzte Richtlinie einstellst, kannst du nun als nächstes die Anzahl der Tage wählen. 

  • Wenn deine Richtlinie auf Arbeitstagen pro Woche basiert kannst du nun auswählen ob:
    • diese im voraus  
    • oder monatlich berechnet werden



Eine Auswahl des Übertrags in das nächste Jahr kannst du ebenfalls tätigen, wenn die Abwesenheit nicht unbegrenzt ist. Wähle hier noch das Datum der Übertragsgrenze (zum Beispiel 31.03. für Urlaub) sowie die maximalen Tage (zum Beispiel fünf für Urlaub) aus.

Zum Schluss kannst du noch auswählen, ob deine Richtlinie eine Genehmigung beinhaltet. Abwesenheiten können immer von den Managern des Mitarbeiters oder einem Admin genehmigt werden. 


  • Basiert die Richtlinie auf den Arbeitstagen der Woche, z.B. verdienter Anspruch, hast du die folgenden Auswahlmöglichkeiten in den erweiterten Optionen:
    • Aufrunden  - rundet die Verfügbarkeit auf ganze Werte auf, wenn verdienter Anspruch hinzukommt
    • Abrunden - rundet die Verfügbarkeit auf ganze Werte runter, wenn verdienter Anspruch hinzukommt


Hinweis: Es kann immer nur eine der Optionen aktiviert werden und nicht beide gleichzeitig.




Halbe Tage


Diese Funktion erlaubt oder untersagt das Anfragen von halben Tagen für Abwesenheiten. Du kannst dich entscheiden, ob du diese Möglichkeit für deine Mitarbeiter zulassen möchtest oder nur die Anfrage ganzer Tage aktivieren willst. 




Feiertage und arbeitsfreie Tage zählen


Wenn du Feiertage und arbeitsfreie Tage bei der Kalkulation einer Abwesenheit mitzählen möchtest, aktiviere die Option "Feiertage und arbeitsfreie Tage ignorieren". Das bedeutet, dass bei Einreichung einer Abwesenheit, welche auch diese Tage umfasst, Kenjo diese auch mitzählt und vom Guthaben subtrahiert. 




Übertrag in das folgende Jahr und Genehmigung der Abwesenheit


Insofern deine Abwesenheitsart keine unbegrenzten Tage hat, kannst du eine Regel für den Übertrag in das nächste Jahr festlegen. Aktiviere hierzu diese Option und wähle die Übertragsgrenze (zum Beispiel 31.03.) sowie die maximalen Tage (zum Beispiel 5).



Negativen Kontostand im aktuellen Zyklus zulassen

Wenn diese Option aktiviert ist, kann ein Mitarbeiter Abwesenheiten beantragen, auch wenn er dadurch einen negativen Saldo bekommt. Wenn diese Option jedoch deaktiviert ist, können deine Mitarbeiter keine Anträge stellen, wenn sie nicht genügend Guthaben haben.



Stündlicher Richtlinientyp



  • Name: Lege zunächst fest wie die Richtlinie heißen soll (Beispiel: Abwesenheitsart “Sonderurlaub” - Richtlinie “Umzug” oder Abwesenheitsart “Urlaub” - Richtlinie “Urlaub 30 Tage).
  • Wähle nun den Beginn der Berechnung. Dies ist üblicherweise der erste Januar und relevant für alle Richtlinien mit einer Anzahl von Tagen (zum Beispiel Urlaub).
  • Wähle nun die Bildung des Anspruches aus:
  • Bezahlt: Bezahlte Ansprüche werden als aufgezeichnete Stunden gezählt und für die Berechnung von Überstunden verwendet, falls dies erforderlich ist
  • Unbezahlt: Unbezahlte Anfragen werden nicht als aufgezeichnete Stunden betrachtet und daher bei den Überstunden ignoriert
    • Anzahl der bezahlten Stunden: Hier kannst du die Anzahl der bezahlten Stunden für die Richtlinie dieser Abwesenheitsart definieren


Hinweis: Stündliche Abwesenheiten (Bezahlt/Unbezahlt) haben keinen Einfluss auf die erwarteten Stunden. Sobald eine stündliche Abwesenheit beantragt wird, wird eine "schreibgeschützte" Schicht in der Anwesenheitsübersicht erstellt, lediglich um diese Abwesenheitsanfrage zu berücksichtigen.





Genehmigung von Abwesenheiten


Wenn die Abwesenheit eine Genehmigung erfordert, treffe bitte diese Auswahl auch in der Richtlinie. Somit kann der Vorgesetzte des Mitarbeiters (oder der Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung) den Antrag unter Abwesenheiten > Unternehmen genehmigen oder ablehnen.



Möchtest du wissen, wie du die Richtlinien für Abwesenheiten deinen Mitarbeitern zuweisen kannst, sieh dir gerne den Artikel "Zuordnen und Änderung von Abwesenheiten" an.