En Kenjo puedes crear y gestionar todos los tipos de ausencias que necesites y asignarlos a tus empleados. Crea todos los tipos de Ausencias y las políticas que sean relevantes para tu empresa en Ajustes > Ausencias > Ajustes.

TABLA DE CONTENIDOS

• Pestaña General
  • Aprobación delegada
• Tipos y Políticas de Ausencias
• Crear Tipos de ausencias
• Añadir Políticas de ausencias
• Aprobación de ausencias
• Otra información importante

Nota: Consulta este video sobre la configuración de los tipos y políticas de ausencias para una explicación más detallada y visual.

Pestaña General

Aprobación delegada

Esta función permite que los managers y responsables con empleados a su cargo puedan escoger a un compañero de trabajo para que les sustituya en la tarea de aprobar o rechazar las solicitudes de ausencia de sus subordinados cuando ellos estén ausentes.

Nota: Si no se especifica a nadie, el responsable de cada empleado (la persona a la que reporta) será el empleado designado para aprobar o rechazar estas solicitudes.

Para activar esta función, sigue los siguientes pasos:

• En Ajustes > Vista general > Funcionalidades > Ausencias > Ajustes, habilita el botón Permitir aprobación delegada

Para asignar un aprobador delegado, sigue los siguientes pasos:

• En Empleados > Directorio > Elige un empleado > Personal> Aprobador delegado, elige un empleado en la lista. Al hacerlo, quedará designado como Aprobador delegado.

Tipos y Políticas de Ausencias

Una vez que hayas especificado la configuración general de las ausencias, es hora de agregar los tipos y políticas de ausencia de tu empresa. Antes de comenzar, es importante que comprendas la diferencia entre ambas:

• Tipos de ausencia: los tipos de ausencia representan las categorías de ausencias que los empleados pueden tomar, como vacaciones, enfermedad, licencia por maternidad o paternidad, entre otras. Cuando desean solicitar una ausencia, los empleados verán los tipos de ausencias. 
• Políticas de ausencia: Las políticas son las reglas bajo las cuales opera cada tipo de ausencia opera. Especifican el ciclo, el tipo de asignación y la disponibilidad, además de otras opciones avanzadas.

Nota: Dado que las políticas de ausencia constituyen las "reglas" bajo las cuales se establecen los tipos de ausencia, no podrás asignar tipos de ausencia hasta que hayas creado cada una de sus políticas.

Crear Tipos de ausencias

Primero, debes crear todos los tipos de ausencias relevantes para tu organización.

Para ello,

• Haz clic en el botón "(+) Agrega tipo de ausencia"
• Agrega el nombre del tipo de ausencia
• Ha clic en CREAR

Una nueva ventana se abrirá donde podrás configurar las siguientes opciones:

Cuando creas un tipo de ausencia debes configurar las siguientes opciones:

• Color para el tipo de ausencia: Elige un color para cada tipo de ausencia. Recomendamos usar distintos colores para diferenciar los tipos de ausencia en distintas seccionas, como en el Calendario.

• Tiempo de trabajo: Es necesario especificar si este tipo de ausencia cuenta como tiempo de trabajo. Funciona para los casos donde el empleado está fuera de la oficina, pero trabajando en remoto (por ejemplo: teletrabajo, viajes de negocios, eventos, etc.).

• Tipo de Actividad: Selecciona una de las tres opciones mostradas en la lista desplegable, dependiendo de cómo quieras configurar el tipo de ausencia. Nota: esta selección se aplicará a todas las políticas que cree bajo este tipo de ausencias.
  • No trabajado, remunerado: puede seleccionarse cuando se trata de una ausencia en la que no se trabaja, pero es pagada al empleado, como vacaciones, baja por enfermedad, o cualquier otro que se considere.
  • No trabajado, no remunerado: está creada para usarse con permisos especiales o tiempo sabático, excedencias, etc.
  • Trabajado, remunerado: este tipo puede ser elegido por ejemplo para un tipo de tiempo libre de Home Office / Trabajo remoto.

• Visibilidad del tipo de ausencia: Esto permite establecer si el tipo de ausencia debe ser visible o no para los colegas del empleado ausente. Si lo habilitas, este tipo ausencia se podrá ver en el Calendario, pero solo el propio empleado, los administradores de la cuenta y el responsable del empleado podrán ver los detalles. Para los demás empleados, se mostrará que la persona está ausente, pero no por qué (no se mostrará el tipo de ausencia).

• Documento adjunto de la ausencia: Aquí puedes dar al empleado la oportunidad de subir documentos relacionados con su ausencia. Recomendado para las bajas por enfermedad, maternidad o formación.

• Ausencia justificada/no justificada: selecciona cómo la ausencia debe aparecer en el panel del balance de ausencias.  
  • Ausencia justificada: Cuando la solicitud se haya concedido por adelantado al día de la hora de salida.
  • Ausencia no justificada: Cuando un empleado no asiste al trabajo y no ha dado una razón para su ausencia o se ha puesto en contacto con su empleador para informarles de su ausencia.
  • Solo si hay adjuntos: Cuando la ausencia no está justificada hasta que el empleado la certifique con el documento correspondiente

Después de haber completado esta parte, habrás finalizado de establecer las configuraciones básicas de tus tipos de ausencias y podrás agregar las políticas de cada una. 

Añadir Políticas de ausencias

Para aprender cómo crear las políticas de ausencia, visita este artículo.

Aprobación de ausencias

Para las políticas de ausencia que requieren de aprobación, puedes establecer un proceso de aprobación en dos pasos. Visita este artículo para aprender cómo.

Otra información importante

• Asignar Ausencias
• Mejores prácticas: ejemplos de cómo configurar las políticas de ausencia en:
  • España
  • Alemania
• Qué hacer con las ausencias antes de que finalice el año